Présentation améliorée des rapports au Parlement Document pilote

Chaque année, le gouvernement établit son Budget des dépenses, qui présente l'information à l'appui des autorisations de dépenser demandées au Parlement pour l'affectation des fonds publics. Ces demandes d'autorisations sont présentées officiellement au moyen d'un projet de loi de crédits déposé au Parlement. Le Budget des dépenses du gouvernement du Canada est divisé en plusieurs parties.

Commençant par un aperçu des dépenses totales du gouvernement dans la Partie I, les documents deviennent de plus en plus détaillés. Dans la Partie II, les dépenses sont décrites selon les ministères, les organismes et les programmes. Cette partie renferme aussi le libellé proposé des conditions qui s'appliquent aux pouvoirs de dépenser qu'on demande au Parlement d'accorder.

Le Rapport sur les plans et les priorités fournit des détails supplé mentaires sur chacun des ministères ainsi que sur leurs programmes qui sont principalement axés sur une planification plus stratégique et les renseignements sur les résultats escomptés.

Le Rapport sur le rendement met l'accent sur la responsabilisation basée sur les résultats en indiquant les réalisations en fonction des pré visions de rendement et les engagements à l'endroit des résultats qui sont exposés dans le Rapport sur les plans et les priorités .

Le Budget des dépenses, de même que le budget du ministre des Finances, sont le reflet de la planification budgétaire annuelle de l'État et de ses priorités en matière d'affectation des ressources. Ces documents, auxquels viennent s'ajouter par la suite les Comptes publics et les rapports ministériels sur le rendement, aident le Parlement à s'assurer que le gouvernement est dûment comptable de l'affectation et de la gestion des fonds publics.

©Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada -- 2001

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Éditions du gouvernement du Canada - TPSGC

Ottawa, Canada K1A 0S9

No de catalogue BT31-4/26-2001

ISBN 0-660-61672-6

Avant-propos

Au printemps 2000, la présidente du Conseil du Trésor a déposé au Parlement le document intitulé Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada. Ce document expose clairement les mesures qu'entend prendre le gouvernement pour améliorer et moderniser les pratiques de gestion des ministères et organismes fédéraux.

En ce début de millénaire, l'approche utilisée par le gouvernement pour offrir ses programmes et services aux Canadiens et Canadiennes se fonde sur quatre engagements clés en matière de gestion. Tout d'abord, les ministères et les organismes doivent reconnaître que leur raison d'être est de servir la population canadienne et que tous leurs programmes, services et activités doivent donc être « axés sur les citoyens ».

Deuxièmement, le gouvernement du Canada s'est engagé à gérer ses activités conformément aux valeurs les plus élevées de la fonction publique. Troisièmement, dépenser de façon judicieuse, c'est dépenser avec sagesse dans les secteurs qui importent le plus aux Canadiens et Canadiennes. En dernier lieu, le gouvernement du Canada entend mettre l'accent sur les résultats, c'est-à-dire sur les retombées et les effets des programmes.

Les rapports ministériels sur le rendement jouent un rôle de premier plan dans le cycle de planification, de suivi, d'évaluation ainsi que de communication des résultats, par l'entremise des ministres, au Parlement et aux citoyens. Plus tôt cette année, les ministères et les organismes ont été invités à rédiger leurs rapports en appliquant certains principes. Selon ces derniers, un rapport ne peut être efficace que s'il présente un tableau du rendement qui soit non seulement cohérent et équilibré mais bref et pertinent. Un tel rapport doit insister sur les résultats, soit les avantages dévolus aux Canadiens et Canadiennes, plutôt que sur les activités. Il doit mettre le rendement du ministère en contexte et le rattacher aux engagements antérieurs, tout en expliquant les écarts. Et comme il est nécessaire de dépenser judicieusement, il doit exposer clairement les liens qui existent entre les ressources et les résultats. Enfin, un tel rapport ne peut être crédible que si le rendement décrit est corroboré par la méthodologie utilisée et par des données pertinentes.

Par l'intermédiaire des rapports sur le rendement, les ministères et organismes visent à répondre au besoin croissant d'information des parlementaires et des Canadiens et Canadiennes. Par leurs observations et leurs suggestions, les parlementaires et les autres lecteurs peuvent contribuer grandement à améliorer la qualité de ces rapports. Nous invitons donc tous les lecteurs à évaluer le rendement d'une institution gouvernementale en se fondant sur les principes précités et à lui fournir des commentaires en vue du prochain cycle de planification.

Le présent rapport peut être consulté par voie électronique sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l'adresse suivante: http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/dpr/dprf.aspLes observations ou les questions peuvent être adressées directement au webmestre de ce site Web ou à l'organisme suivant : Direction de la Gestion des résultats et des rapports Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada L'Esplanade Laurier Ottawa (Ontario) K1A 0R5 Téléphone : (613) 957-7167 - Télécopieur : (613) 957-7044

Table des matières

Partie I : Message

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme qui fournit les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de réunions intergouvernementales de niveau supérieur au Canada. Il a été créé en 1973 par les premiers ministres canadiens. Étant donné que le SCIC est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux, il a le statut d'organisme intergouvernemental neutre. Les relations intergouvernementales sont un élément dynamique et fondamental pour gérer la fédération canadienne. Les réunions que sert le Secrétariat constituent en effet des tribunes où les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux discutent de questions d'intérêt commun et coordonnent leurs divers programmes et politiques.

En 2000-2001, le Secrétariat a servi 99 conférences. Six de ces réunions se situaient au niveau des premiers ministres. En mai 2000, le SCIC a fourni ses services au Conseil des premiers ministres de l'Atlantique ainsi qu'à la Conférence des premiers ministres de l'Ouest. En juillet et août de la même année, il a servi respectivement la 25e Conférence annuelle des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l'Est du Canada et la 41e Conférence annuelle des premiers ministres provinciaux. Le 11 septembre 2000, le SCIC a aussi servi la Réunion fédérale-provinciale des premiers ministres, tenue à Ottawa. En octobre 2000, il assurait des services d'interprétation au Forum national sur la construction navale, la fabrication de produits marins et la technologie qui a eu lieu à St-John's.

Au cours du dernier exercice, à l'instar du précédent, l'activité a continué d'être intense dans le secteur des ressources humaines et des services sociaux qui a tenu 18 réunions. Par ailleurs, ayant compté chacun 10 réunions, le secteur de la santé, d'une part, et celui de la justice et du solliciteur général, d'autre part, nous ont également apporté beaucoup de travail. En outre, pour la première fois, le Secrétariat a servi la Conférence sur les régimes de retraite du secteur public.

Le site Web du Secrétariat, qui affiche entre autres les communiqués dès que les conférences les rendent publics, suscite de plus en plus d'intérêt. En effet, plus de 1 400 000 visiteurs l'ont consulté en 2000-2001.

Partie II : Aperçu de l'organisme

Mandat, mission et vision

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat consiste essentiellement à exceller en matière de planification et d'organisation de conférences intergouvernementales de niveau supérieur, ainsi qu'au chapitre de la prestation de services à de telles conférences. L'objectif du programme est de libérer les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activité gouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue des conférences en question afin de leur permettre de se concentrer sur les questions de fond. Le Secrétariat fournit ses services non seulement à des réunions fédérales-provinciales-territoriales, mais aussi à des réunions provinciales-territoriales.

Au nombre des services offerts par le SCIC figurent l'aménagement des locaux de la conférence; l'affectation d'un secrétaire; l'interprétation; la traduction, l'impression, la distribution et le contrôle des documents; la rédaction de comptes rendus des travaux; les relations avec les médias; la sécurité; la mise en place de matériel technique; et la prestation de services de secrétariat. En plus de fournir ces services de conférences partout au Canada, le Secrétariat garde des archives qu'il met à la disposition des gouvernements.

Organisation du Secrétariat

Description du secteur d'activité

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes est un petit organisme, à un seul programme, qui fournit des services administratifs pour la planification et l'organisation de conférences intergouvernementales de niveau supérieur dans presque tous les secteurs de l'activité gouvernementale.

Structure de l'organisation

De ses bureaux à Ottawa, le SCIC assure des services de conférences partout au pays où se tiennent des réunions intergouvernementales. Le Secrétaire, qui est le principal dirigeant, est nommé par le gouverneur en conseil après consultation des premiers ministres provinciaux. L'organisation rend compte au Parlement par l'entremise du Premier ministre du Canada.

Organigramme

Partie III : Rendement de l'organisme

Contexte socio-économique Position au sein du gouvernement

Même s'il a été désigné ministère fédéral aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrétariat est en réalité un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux. Non seulement les deux ordres de gouvernement contribuent-ils à son budget (voir l'annexe 2), mais en outre, son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux et provinciaux.

L'organisation compte en ce moment 30 postes équivalents à temps plein. Chaque année, le Secrétaire fait rapport à tous les gouvernements. De hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs passent en revue les activités du SCIC. Ce dernier relève du Parlement par l'entremise du Premier ministre du Canada.

Objectifs et priorités stratégiques

Le SCIC fournit des services d'administration et de soutien aux réunions des premiers ministres ainsi qu'à des réunions multilatérales de ministres et de sous-ministres fédéraux-provinciaux-territoriaux ou provinciaux-territoriaux.

Défis

Il importe de signaler que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. L'organisme est plutôt appelé à répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs.

Certaines questions intergouvernementales importantes pourraient surgir et exiger un grand nombre de réunions au cours d'un exercice. Comme il est impossible de prévoir ces questions avec un quelconque degré de certitude, il se peut que des crédits supplémentaires soient requis pendant le prochain exercice pour les raisons suivantes :

Pour aider à couvrir les frais découlant d'un accroissement considérable de l'activité sur le plan des conférences, on a obtenu, en 2000-2001, des ressources financières additionnelles de 300 000 $ sous la forme d'un budget supplémentaire des dépenses.

Le SCIC doit être en mesure de continuer à fournir aux gouvernements des services de conférences de grande qualité alors que l'on assiste à une évolution rapide sur le plan technologique. Une attention particulière sera constamment accordée à l'adaptation et à l'exploitation de la technologie de pointe pour la gestion des communications et de l'information, en vue d'assurer la prestation de services aux conférences.

Attentes en matière de rendement et Tableau des résultats stratégiques

Réalisations en matière de rendement

La prestation, à des conférences, de services administratifs qui sont adaptés, souples et efficaces par rapport au coût

Au cours des années, le Secrétariat a non seulement simplifié sa structure, mais aussi élaboré et

mis en oeuvre des politiques et des méthodes souples et innovatrices destinées à améliorer la prestation de services à ses clients.

Parce que les coûts d'exploitation augmentent sans cesse et que la technologie évolue à un rythme rapide, le Secrétariat doit constamment revoir sa méthode d'exécution du programme de soutien aux conférences pour essayer de répondre aux demandes de ses clients, tout en gardant les frais au minimum et en continuant d'offrir des services de grande qualité.

La capacité d'organiser des conférences efficacement dans un court délai

Ses clients informent habituellement le Secrétariat de la tenue de chaque conférence au moins deux mois à l'avance. Des communications améliorées et plus fréquentes avec les clients ont permis à l'organisation de pouvoir compter sur des périodes de planification encore plus longues. Néanmoins, grâce à la compétence et à l'esprit d'initiative de son personnel, le Secrétariat est parvenu à répondre à des demandes dans des délais beaucoup plus courts qui, dans certains cas, ne dépassaient pas une ou deux semaines. En outre, les excellents rapports que le SCIC a établis avec de nombreux fournisseurs au fil des ans se traduisent par des réactions extrêmement rapides lorsque le besoin s'en fait sentir et permettent habituellement d'éviter les frais supplémentaires qui sont souvent prévus pour les urgences.

Des évaluations entièrement satisfaisantes à la suite des conférences

Le Secrétariat reçoit régulièrement, de la part de présidents, d'hôtes et d'organisateurs de conférences, des lettres qui font l'éloge de l'organisme et de son personnel pour leur compétence, leur professionnalisme et la qualité des services fournis. Cette rétroaction constitue un instrument fondamental pour évaluer le degré de satisfaction des clients et cerner les domaines dans lesquels des améliorations s'imposent. Nous citons ci-dessous certaines lettres reçues au cours de la dernière année :

Les séances de réflexion qui suivent une conférence et, à plus forte raison, les réunions plus complexes, constituent un élément capital de notre méthode de fonctionnement. Elles nous permettent en effet d'évaluer convenablement le rendement du Secrétariat, de discuter des difficultés rencontrées et d'examiner diverses possibilités ou mesures correctrices pour l'avenir.

Des services de communication et d'information à la fine pointe de la technologie

La clientèle du Secrétariat provient de 14 gouvernements et de quelque 30 secteurs d'activité gouvernementale. Pour cette raison, nous nous efforçons de munir nos employés d'outils qui leur donneront le plus de souplesse possible et qui faciliteront la compatibilité avec la technologie qu'utilisent les divers gouvernements. Qu'ils soient portatifs ou de bureau, les ordinateurs Pentium multimédia, équipés du plus récent ensemble complet d'applications pour le traitement de texte, le tableur, la base de données et les instruments de communication, constituent l'outil de travail ordinaire de notre personnel tant sur les lieux des conférences qu'à nos bureaux principaux.

Le site Web du Secrétariat, qui a fait l'objet de plus de 1 400 000 consultations au cours de l'exercice 2000-2001, demeure un instrument utile pour les représentants gouvernementaux, les chercheurs et le grand public. On trouve dans ce site non seulement des renseignements fondamentaux sur le Secrétariat et ses activités, mais aussi sur les communiqués de conférence ou de presse qui y sont versés dès qu'ils sont rendus publics sur les lieux des conférences. Notre site Web est à l'adresse suivante: http://www.scics.gc.ca.

Services aux conférences

Le Secrétariat a été très occupé au cours de l'année financière 2000-2001 puisqu'il a servi en tout 99 conférences, soit 25 % de plus que sa moyenne annuelle de 79 conférences sur une période de dix ans.

En 2000-2001, le Secrétariat a fourni des services à six réunions de premiers ministres:

Le Secrétariat a fourni ses services à 43 conférences ministérielles et à 50 conférences de sous-ministres (soit respectivement 43 % et 51 % de toutes les réunions servies en 2000-2001).

Une ventilation par région des conférences servies par le SCIC en 2000-2001 donne 23 conférences (23 % du total) dans les provinces de l'Ouest, 29 (29 %) dans la région de l'Atlantique, 23 en Ontario et 16 au Québec (ou 40 %) et 8 dans les territoires.

Les trois secteurs qui ont été les plus actifs pour ce qui est du nombre de conférences pour lesquelles on a fait appel aux services du SCIC en 2000-2001 sont ressources humaines/services sociaux, santé, et justice/solliciteur général avec respectivement 18, 10 et 10 conférences. L'annexe 1 du rapport présente une ventilation plus complète.

Services d'information (SI)

La collection unique, qui remonte à 1973, comporte maintenant 30 876 documents assortis ou non d'une cote de sécurité et elle s'étend à tous les secteurs qui font l'objet de conférences intergouvernementales.

Au cours de l'exercice 2000-2001, 1 334 nouveaux documents se sont ajoutés à cette collection. Les SI existent d'abord et avant tout pour les gouvernements. Néanmoins, le grand public peut aussi, sur demande, avoir accès aux documents non cotés.

Partie IV : Rendement financier

Aperçu du rendement financier

Le SCIC a commencé l'année avec des autorisations de 3,7 millions de dollars. Un budget supplémentaire des dépenses de 0,5 millions de dollars a par la suite été approuvé pour aider à couvrir les frais découlant d'un accroissement du nombre de conférences et des nouvelles conventions collectives négociées. Les autorisations totales ont donc augmenté à 4,2 millions de dollars. En 2000-2001, le Secrétariat a dépensé 4 millions de dollars ou 95 % de ses autorisations totales de 4,2 millions de dollars.

Au cours de l'exercice 2000-2001, le coût net du programme du SCIC s'est élevé à 3,3 millions de dollars (Tableau financier 2), soit environ 0,10 dollars pour chaque citoyen canadien. Le coût d'un organisme intergouvernemental neutre soucieux de servir des réunions intergouvernementales de niveau supérieur dans pratiquement tous les secteurs de l'activité gouvernementale est donc modeste comparativement aux frais qu'entraînerait, en son absence, la création d'une multitude de secrétariats.

Tableaux financiers récapitulatifs

Les tableaux en question présentent des renseignements de trois ordres qui se rapportent aux éléments suivants :

Tableaux financiers inclus

Le SCIC est un petit organisme qui n'a qu'un seul secteur d'activité. Par conséquent, seuls les tableaux financiers suivants sont pertinents dans son cas :

Tableau 2 : Dépenses prévues de l'organisme par opposition aux dépenses réelles Tableau 3 : Comparaison historique des dépenses prévues par opposition aux dépenses réelles de l'organisme

Tableau financier 1

Tableau financier 2

Tableau financier 3

Tableau financier 4

Partie V: Autres renseignements

Liste de rapports de l'organisme

Personne-ressource pour plus de renseignements

Annexe 1 : Conférences servies par le SCIC - Ventilation par secteur et par niveau

Conférences servies par le SCIC - du 1 avril 2000 au 31 mars 2001
Secteur	Premiers Ministres	Ministres FPT	Sous- ministres FTP	Premiers minstres provinciaux	Ministres PT	Sous- minstres PT	Total
Agrilculture		2			2		4
Éducation			1		2	2	5
Environment (y comprs la faune, la conservation des espèces en peril et leschangements climatiques)	5	3					8
Finances					1		1
Pêches (y compris l'aquaculture)		3					3
Santé		2	3		2	3	10
Patrimoine (y compris les parcs et les affaires francophones)		2	1				3
Habitation		1			1	2	4
Ressources humaines et services sociaux (y compris le marché du travail et la refonte des politiques sociales)		4	6		3	5	18
Industrie (y compris le commerce intérieur, les sciences et la technologie, le tourisme et la consommation)		1	2		1	1	5
Affaires intergovernmentales	1		1	5		1	8
Justice et Soliciteur général (y compris les coroners chef et les médecins légistes en chef)		1	5		1	3	10
Administrations locales					1	2	3
Développement du nord		1					1
Ressources Naturelles (y compirs les forêts, l'énergie et kes mines)		4	1				5
Travaux publics et administration gouvernementale (y compris les Commissions de la fonction publiques et les travaux publiques)			2				2
Condition féminine		2	4				6
Commerce (voir Industrie)
Transports		1	2				3
Total	1	29	31	5	14	19	99

Pour Fournir auxCanadiens et auxCanadiennes:	Se Manifeste Par :	Réalisation Signalée à la (aux) :
dans une optique d'efficacité par rapport au coût, des services de soutien administratif spécialisés et impartiaux pour des conférences intergouvernementales de niveau supérieur	la prestation, à des conférences, de services administratifs qui sont adaptés, souples et efficaces par rapport au coût	pages 5 et 6
	la capacité d'organiser des conférences efficacement dans un court délai	page 6
	des évaluations entièrement satisfaisantes à la suite des conférences	pages 6 et 7
	des services de communication et d'information à la fine pointe de la technologie	page 8

Nombre de documents de conférences dans les archives au 31 mars 2001
fédéraux-provinciaux-territoriaux	21 556
provinciaux-territoriaux	9 320
Grand total	30 878

2000-2001
Conférence par genre et niveau	Genre et nombre de documents
fédérale-provinciale- territoriale	cotés	non cotés	total
premiers minitres	3	5	8
ministres	403	90	493
sous-ministres	375	7	382
sous-total			883
provinciale-territoriale
premiers ministres	25	36	81
ministres	72	13	85
sous-ministres	104	1	105
sous-total			251
nombre totale de nouveaux documents			1134

Présentation des renseignements financiers
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
	Dépenses prévues	3 666 000 $
	Autorisations totales	4 203 797 $
	Dépenses réelles	3 994 550 $

Besoins financiers par autorisation (en millions de dollars)
		2000-2001
Crédit		Dépenses prévues	Autorisations totales	Dépenses réelles
	Secrétariat des conférences intergouvernementales
10	Dépenses du programme	3,4	3,9	3,7
(L)	Contribution aux régimes de prestations aux employés	0,3	0,3	0,3
	Total pour l'organisme	3,7	4,2	4,0
Le total des autorisations correspond à la somme du budget principal des dépenses, du budget supplémentaire des dépenses et des autres autorisations.

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes RMR 2000-2001