Document d'orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil

Contexte

Le 12 décembre 2003, le gouvernement a diffusé le Guide du ministre et du ministre d'État et les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres, qui stipulent que tous les frais de voyage et d'accueil des ministres, des ministres d'État, des secrétaires parlementaires et du personnel exonéré doivent être affichés sur les sites Web institutionnels. Selon cet engagement, cette exigence s'applique aussi aux cadres supérieurs du gouvernement du Canada.

Ce document vise à conseiller les institutions pour les aider à assurer que les informations requises sur les dépenses sont recueillies et présentées de façon uniforme à l'échelle du gouvernement, de manière à promouvoir la transparence et à faciliter l'accès du public aux renseignements.

Entrée en vigueur et portée

Cette exigence est entrée en vigueur le 12 décembre 2003 et s'applique à tous les ministres, les ministres d'État, les secrétaires parlementaires et leur personnel exonéré. Elle s'applique aussi aux cadres supérieurs du gouvernement du Canada des niveaux de sous-ministre, de sous-ministre délégué, de sous-ministre adjoint et de niveaux équivalents des institutions figurant aux annexes I, I.1, et II de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les personnes qui assument de tels postes à titre intérimaire et engagent des frais de voyage et d'accueil pendant cette période sont également assujetties à cette exigence. Ce sont les institutions qui doivent désigner les employés aux échelons supérieurs qui sont tenus de respecter cette directive.

Les renseignements sur les frais doivent être affichés dans les trente jours suivant la fin de la période de rapport, tel qu'indiqué ci-dessous.

Remarques

• Lorsque le délai expire une fin de semaine ou un congé férié, les institutions doivent afficher l'information au plus tard le dernier jour ouvrable avant la fin de semaine ou le congé férié.
• Lorsque l'information affichée doit être corrigée, les institutions peuvent attendre la période de consignation suivante pour apporter les corrections nécessaires.

1. Champs d'information : Voyage

Les institutions figurant aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques devraient consulter la Directive sur les voyages, les Autorisations spéciales de voyager et les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres pour obtenir des informations supplémentaires sur les taux et indemnités de voyage. En ce qui concerne les frais de voyage, les institutions doivent recueillir les informations indiquées ci-dessous et les consigner sous les noms et titres des ministres, des ministres d'État et des secrétaires parlementaires, ainsi que sous les noms et titres du personnel exonéré et des cadres supérieurs désignés du gouvernement du Canada.

• But du voyage : Description des raisons justifiant le voyage gouvernemental en question. Cette description doit être brève (une seule ligne si possible) et indiquer aux usagers l'objectif général du voyage. On doit éviter l'emploi d'acronymes.

Exemples

« Participation à une mission commerciale relative à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) »

« Exposé - Atelier sur la gestion de l'information d'Affaires indiennes et du Nord canadien »

« Participation à une conférence du gouvernement du Canada sur le leadership »

« Réunions - Mission commerciale d'Équipe Canada »

• Date(s) : Période entière du départ au retour.
• Destination(s) : Indication de tous les lieux visités pour exécuter les activités gouvernementales durant le voyage concerné.
• Frais aériens : Coût total du billet d'avion, le cas échéant.

Remarque : Si la personne a voyagé dans un avion appartenant au gouvernement du Canada ou exploité pour le compte du gouvernement, des frais pourraient ne pas être exigibles dans certains cas; toutefois, il devrait être indiqué qu'un tel avion a été utilisé. En outre, si des frais sont imputés pour un avion appartenant au gouvernement du Canada ou exploité pour le compte du gouvernement, ces frais doivent être indiqués. Veuillez vous reporter à l'article 6.3 de l'annexe D des Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres.

• Autres frais de transport : Coût total de tous les autres modes de transport (p. ex. train, autocar, voiture de location, voiture privée, taxi, etc.), le cas échéant.
• Frais d'hébergement : Coût total de l'hébergement.
• Frais de repas et frais accessoires : Coût total des repas et des indemnités accessoires.
• Autres dépenses : Tous les autres frais engagés non indiqués dans les champs susmentionnés (p. ex. coût d'un passeport spécial, visas et photographies connexes, appels au bureau ou à domicile, garde de personnes à charge le cas échéant, etc.)
• Montant total : Coût total du voyage en question.

Remarques

• Les montants déclarés doivent être exprimés en dollars canadiens.
• Les institutions devraient consigner l'information lorsque la demande de remboursement a été traitée. En raison des courts délais pour la consignation des renseignements de dépenses, il est particulièrement important de s'assurer que la présentation et le traitement des réclamations soient ponctuels.
• Si une réclamation couvrant des frais encourus pour un voyage entrepris durant la période de consignation n'est pas traitée dans les trente jours suivant la fin de la période, les frais doivent quand même être compris dans le rapport. Si l'information déjà affichée doit être corrigée, les institutions peuvent attendre la période de consignation suivante pour apporter les corrections nécessaires.
• Les articles de dépenses doivent apparaître dans les sites Web en ordre chronologique selon la ou les dates auxquelles les frais de voyage ont été engagés.
• Les institutions doivent préciser si les montants indiqués incluent ou non les taxes.
• Voyage d'un conjoint : Pour des raisons ayant trait au protocole officiel, les conjoints des personnes désignées peuvent les accompagner lors des voyages d'affaires du gouvernement. Les frais de voyage du conjoint doivent être inclus dans les demandes de remboursement des frais de voyage de la personne désignée et doivent être divulgués.
• Voyage d'une personne à charge : Les Autorisations spéciales de voyager et la Directive sur les voyages permettent d'encourir des frais de voyage pour des personnes à charge dans des situations très spécifiques. Les frais de voyage d'une personne à charge doivent aussi figurer dans les demandes de remboursement et être divulgués (p. ex. si une personne effectue un voyage d'affaires pour le gouvernement durant une période prolongée). En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par la personne désignée, le conjoint et/ou les personnes à charge peuvent être autorisés à rendre visite à la personne désignée si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Ces frais de voyage doivent être divulgués sous le nom de la personne désignée.
• Les employés peuvent indiquer le voyage d'un conjoint ou d'une personne à charge dans le champ « but » (p. ex. Présence à des funérailles nationales - Accompagnement par le conjoint).
• Dans certaines circonstances, un ou des députés peuvent accompagner le ministre à titre d'invités ou voyager au nom de ce dernier. Si les frais de voyage engagés sont couverts par le budget du ministre, ils devraient être divulgués. Les frais de voyage d'un député couverts par le budget du ministre devraient apparaître dans le champ « but » (p. ex. « Annonce dans le cadre d'Infrastructure Canada - accompagné par Pierre Untel, député »; « Annonce dans le cadre d'Infrastructure Canada - Pierre Untel, député, au nom du ministre Jones »).
• Réinstallation : Les frais engagés à des fins de réinstallation ne sont pas assujettis aux obligations en matière de communication.

2. Champs d'information : Accueil

Les institutions figurant aux annexes I, I.1, et II de la Loi sur la gestion des finances publiques devraient consulter la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor et les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres pour obtenir des indications supplémentaires sur les taux et indemnités d'accueil. En ce qui concerne les frais d'accueil, les institutions doivent recueillir les informations indiquées ci-dessous et les consigner sous les noms et titres des ministres, des ministres d'État et des secrétaires parlementaires, ainsi que sous les noms et titres du personnel exonéré et des cadres supérieurs désignés du gouvernement du Canada. Tous les frais d'accueil imputés au budget d'une personne désignée doivent être divulgués, que la personne ait été présente ou non.

• Description : La description doit traiter du type (p. ex. petit déjeuner, déjeuner, dîner, réception, rafraîchissements, café et muffins, billet de théâtre) d'activité d'accueil et des circonstances (c.-à-d. son but) y ayant trait.

Exemples

« Café et muffins - Réunion du Comité de la gestion de l'information et des politiques »

« Réception - Délégation maltaise »

« Dîner - Discussions commerciales avec des représentants des États-Unis et du Mexique »

« Rafraîchissements - Cérémonie de remise de prix à des employés du Secrétariat du Conseil Trésor »

« Repas et rafraîchissements - Retraite du Comité de la haute direction du Secrétariat du Conseil du Trésor »

• Date(s) : La ou les date(s) où s'est déroulée l'activité d'accueil.
• Participant(s) : Nombre total de personnes présentes et indication du nombre de fonctionnaires du gouvernement du Canada et d'invités. La Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor n'exige pas la collecte des noms des participants.
• Lieu : Indication de la ville où s'est tenue l'activité d'accueil ainsi que le nom de l'établissement commercial (c.-à-d. restaurant ou autre emplacement) et/ou du traiteur (pour les activités d'accueil à l'interne) concerné.
• Montant total : Coût total de l'activité d'accueil en question.

Remarques

• Les montants déclarés doivent être exprimés en dollars canadiens.
• Les institutions ne devraient consigner l'information que lorsque la demande de remboursement a été traitée. En raison des courts délais pour la consignation des renseignements de dépenses, il est particulièrement important de s'assurer que la présentation et le traitement des réclamations soient ponctuels.
• Si une réclamation couvrant des frais encourus pour une activité d'accueil engagée durant la période de consignation n'est pas traitée dans les trente jours suivant la fin de la période, les frais doivent quand même être compris dans le rapport. Si l'information déjà affichée doit être corrigée, les institutions peuvent attendre la période de consignation suivante pour apporter les corrections nécessaires.
• Les articles de dépenses doivent apparaître dans les sites Web en ordre chronologique selon la ou les dates auxquelles les frais d'accueil ont été engagés.
• Les institutions doivent préciser si les montants indiqués incluent ou non les taxes.

3. Exemptions

Certaines situations peuvent empêcher la consignation d'informations sur les frais de voyage et d'accueil du gouvernement dans les sites Web institutionnels (p. ex. si de tels renseignements nuisaient à la sécurité nationale, à la sécurité publique, à des enquêtes criminelles en cours, etc.) En pareils cas, les institutions devraient consulter leur coordonnateur de l'accès à l'information pour obtenir des conseils sur l'invocation des dispositions pertinentes de la Loi sur l'accès à l'information.

4. Consignation dans les sites Web institutionnels

Les informations sur les frais de voyage et d'accueil doivent être affichées dans les sites Web institutionnels selon les modalités des Normes de la normalisation des sites Internet du Conseil du Trésor. Afin d'assurer l'uniformité et de faciliter la navigation, les institutions devraient adopter l'approche présentée sur le site Web démonstrateur http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pd-cp/index_f.asp pour l'affichage de l'information requise.

A) Page d'accueil de l'institution

La page d'accueil de l'institution devrait contenir un lien clair aux informations sur les frais de voyage et d'accueil (voir démonstration).

B) Page d'information sur les frais

Les usagers devraient être conduits à une page (voir démonstration) contenant des liens aux informations sur les frais, classées comme suit :

• ministres, ministres d'État, secrétaires parlementaires et personnel exonéré; et
• cadres supérieurs du gouvernement du Canada.

Cette page devrait contenir des informations contextuelles et des avis importants, avec les liens appropriés, tel que ci-dessous :

« Le 12 décembre 2003, le Premier ministre a annoncé une nouvelle politique sur la divulgation obligatoire des frais de voyage et d'accueil de cadres supérieurs désignés.

Cette page Web fournit des renseignements sur les frais de voyage et d'accueil engagés au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada par le ministre, le secrétaire parlementaire et le personnel exonéré ainsi que par des cadres supérieurs des niveaux de sous-ministre, de sous-ministre délégué, de sous-ministre adjoint et de niveaux équivalents.

Les règles et principes régissant les voyages gouvernementaux sont énoncés dans les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres ainsi que dans la Directive sur les voyages et dans les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor. Ces directives prévoient le remboursement des frais raisonnables qui ont dû être engagés lors des voyages d'affaires du gouvernement.

Le gouvernement du Canada permet la tenue d'activités d'accueil conformes aux règles et aux principes établis dans les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres et dans la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor. Cette politique vise à assurer la tenue d'activités d'accueil économiques et abordables lorsqu'elles facilitent les affaires du gouvernement et sont considérées comme souhaitables sur les plans de la courtoisie et du protocole.

Les informations contenues dans ce site Web seront mises à jour à tous les trois mois, à compter du 31 mars 2004. »

Remarques

• Si les institutions sont dotées de leurs propres politiques de voyage ou d'accueil (p. ex. Directive sur les dépenses de représentation officielle du service extérieur et Directive concernant les chefs de postes du MAECI), c'est dans cette page qu'elles devraient y faire référence.
• Pour faciliter l'accès du public aux rapports sur les frais de voyage et d'accueil de l'ensemble du gouvernement, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada inclura sur son site Web des liens aux sites de dépenses de voyage et d'accueil des institutions. Ces dernières devraient fournir cet URL à la section des communications ministérielles du SCT, à : tbsweb@tbs-sct.gc.ca.

C) Page pour les cabinets des ministres/cadres supérieurs du gouvernement du Canada

Cette page devrait énumérer les titres et noms des ministres, des ministres d'État, des secrétaires parlementaires et du personnel exonéré ainsi que les noms et titres de poste des cadres supérieurs du gouvernement du Canada (voir démonstration). Les ministres et leurs cabinets devraient être indiqués distinctement des fonctionnaires du gouvernement du Canada.

D) Page pour les ministres/cadres supérieurs du gouvernement du Canada

Les frais devraient être indiqués par année civile (voir démonstration).

E) Page sur le sommaire des frais par année civile

Cette page devrait présenter un sommaire des frais engagés par la personne en question durant une année civile déterminée, frais devant être classés selon la catégorie voyage ou accueil. Les champs d'information ci-après figureront sur cette page pour chacune des demandes de remboursement de dépenses consignées :

En ce qui concerne les voyages : Date(s), but, coût total.

En ce qui concerne l'accueil : Date(s), description de l'activité, coût total.

On indiquera aussi de façon distincte le total des frais de voyage et le total des frais d'accueil pour l'année civile (voir démonstration).

Pour obtenir des informations supplémentaires sur chaque demande, les usagers pourront cliquer sur le champ « but » de l'élément désiré et avancer ainsi à la page suivante.

F) Page d'informations détaillées sur les demandes individuelles

Cette page devrait présenter une ventilation détaillée des demandes de remboursement individuelles des frais de voyage et d'accueil (voir démonstration).

Surveillance

Les institutions doivent s'assurer que les renseignements de dépenses de voyage et d'accueil sont exacts et consignés conformément à ce document d'orientation.

Références

Autorisations spéciales de voyager : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/STA_f.asp

Directive sur les voyages : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/index_f.asp

Guide du ministre et du ministre d'État : http://www.pco-bcp.gc.ca/default.asp?Language=F&page=publications&doc=guidemin/guidemin_toc_f.htm

Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/mg-ldm/gfmo_f.asp

Loi sur l'accès à l'information : http://lois.justice.gc.ca/fr/A-1/index.html

Loi sur la gestion des finances publiques : http://lois.justice.gc.ca/fr/F-11/index.html

Normes de la normalisation des sites Internet : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/clf-nsi/index_f.asp

Politique sur l'accueil : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/HOSP_f.asp

Site Web démonstrateur : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pd-cp/index_f.asp

Personnes-ressources pour obtenir plus d'informations

Pour toute question sur la mise en application des Autorisations spéciales de voyager, de la Directive sur les voyages (taux et indemnités) et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, veuillez vous adresser aux spécialistes fonctionnels de votre institution.

Pour obtenir des précisions supplémentaires sur la divulgation obligatoire des frais de voyage et d'accueil, veuillez communiquer avec Jean Plamondon (613-946-3047, Plamondon.Jean@tbs-sct.gc.ca) de la Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité du SCT.

Pour de plus amples informations sur les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres, veuillez communiquer avec Michel Haddad (613 946-4674, Haddad.Michel@tbs-sct.gc.ca) du Bureau de la gestion des ressources humaines du SCT.