Vérification de la Recherche scientifique et du développement expérimental
Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
décembre 2005
Sommaire exécutif
Contexte: Le programme de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE) est un programme fédéral d'incitation fiscale qui vise à encourager les entreprises canadiennes à mener des recherches et à se consacrer au développement au Canada, afin d'assurer des produits et des processus nouveaux, améliorés ou techniquement avancés. Le programme de la RS&DE est la source de financement fédéral la plus importante pour la recherche et le développement industriels canadiens. Ce programme a pour but d'offrir, à tous les demandeurs admissibles, une incitation fiscale tout en encourageant l'observation des lois. En 1999, environ 1,8 milliards de dollars de crédits d'impôt de la RS&DE ont été remboursés à ou appliqués à l'impôt d'environ 11 000 demandeurs.
Le gouvernement du Canada offre des crédits d'impôt pour les activités de la recherche et du développement depuis 1977. La version actuelle du programme fédéral, qui prévoit des remboursements en espèces pour les sociétés privées sous contrôle canadien, a été mise en place en 1985. En novembre 1998, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a créé la Direction de la RS&DE au sein de la Direction générale des programmes d'observation (DGPO) en vue de gérer le programme. En 2001, on a restructuré cette Direction, entre autres en créant la Section des experts sectoriels nationaux en technologie à l'Administration centrale (AC) afin de mieux répondre aux besoins particuliers des diverses industries.
La Direction de la RS&DE à l'Administration centrale appuie 10 Bureaux des services fiscaux coordonnateurs (BSFC), situés partout au Canada, qui traitent les demandes, effectuent les examens et assurent la prestation des services à la clientèle. Le programme est administré par environ 50 équivalents temps plein (ETP) à l'Administration centrale (AC) à l'aide d'un budget de 5 millions de dollars et par environ 475 ETP aux BSFC à l'aide d'un budget de 36 millions de dollars.
Objectif: Le principal objectif de cette vérification était de s'assurer que le cadre de gestion en place pour le programme de la RS&DE appuie la réalisation de ses buts et de ses objectifs.
La vérification comprenait deux phases distinctes. Les responsables régionaux de la Vérification interne de l'ARC se sont occupés de la phase 1, laquelle concernait des sites déterminés dans les régions de l'Atlantique, du Sud de l'Ontario, des Prairies et du Pacifique. Cette phase a permis de cerner des questions nationales abordées à la phase 2.
La phase 1 s'est déroulée entre août 2003 et décembre 2003, et la phase 2, entre avril 2004 et décembre 2004.
Conclusion: La vérification a permis de constater que le cadre de gestion en place pour le programme de la RS&DE appuie la réalisation de ses buts et de ses objectifs. En fait, les résultats d'un sondage mené auprès des clients ont indiqué que la mise en oeuvre des procédures de restructuration avait permis d'améliorer l'exécution globale du programme. Par contre, pendant la vérification, on a décelé des secteurs que l'on doit améliorer.
Au début de la vérification, la Division de la statistique au sein de la Direction générale de la politique et de la planification (DGPP) recueillait manuellement les données de la RS&DE sur les Crédits d'impôt à l'investissement (CII) et, par conséquent, il y avait un risque d'erreurs dans les montants déclarés au ministère des Finances. La Division de la vérification interne a été informée que la Division de la statistique recueille les données en matière des CII du Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés depuis au moins le début de 2005.
Bien qu'aucune politique ne l'exige, certains bureaux effectuent des examens concertés, pour lesquels des conseillers en recherche et technologie et des réviseurs financiers visitent les clients afin de discuter à la fois de leur admissibilité et du montant auquel ils ont droit. La fonction de la RS&DE devrait suivre ces examens concertés afin de déterminer s'ils permettent d'améliorer l'efficience et l'efficacité. Dans l'affirmative, on devrait en effectuer pour tous les dossiers.
La vérification a permis de cerner la possibilité d'améliorer l'établissement de rapports pour le programme en élaborant un cadre de rapport entre les régions et l'AC. De plus, on devrait mettre en place un processus efficace d'examen des dossiers en vue de s'assurer que les lois et les politiques sont appliquées de façon uniforme dans l'ensemble du pays.
On doit réévaluer la communication entre les régions et l'AC afin de s'assurer qu'elle est efficace et qu'elle permet l'échange des renseignements en temps opportun.
Plan d'action: La Direction de la RS&DE a pris des mesures et établi des plans d'action en vue de donner suite aux recommandations de la Division de la vérification interne.
Les responsables de la RS&DE ont effectué un examen des politiques, des directives et des pratiques des Bureaux des services fiscaux relatives aux examens concertés et ont achevé un rapport de la situation en juin 2005. On rédigera des lignes directrices et une stratégie de suivi nationales aux fins de consultation au plus tard en décembre 2005. On doit ensuite les mettre en oeuvre à l'échelle nationale au plus tard en mars 2006.
En collaboration avec les régions, on élaborera un cadre de rapport d'ici mars 2006. De plus, on a créé un sous-comité interne en vue de s'occuper de la priorité, liée au cadre de gestion, de « l'assurance de la qualité des processus ». Ces deux mesures permettront de s'assurer que le programme est appliqué de façon uniforme partout au Canada.
Les responsables de la RS&DE évalueront les diverses voies de communication entre les régions et l'AC et, au besoin, publieront des directives de comunication révisées à l'automne 2005.
Introduction
Le programme de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE) est un programme fédéral d'incitation fiscale qui vise à encourager les entreprises canadiennes à mener des recherches et à se consacrer au développement au Canada, afin d'assurer des produits et des processus nouveaux, améliorés ou techniquement avancés. Le programme de la RS&DE est la source de financement fédéral la plus importante pour la recherche et le développement industriels canadiens.
Ce programme est un élément important de la stratégie du gouvernement visant à améliorer la compétitivité, étant donné le lien étroit entre les investissements en sciences et en technologie et la croissance économique. En 1999, environ 1,8 milliards de dollars de crédits d'impôt de la RS&DE ont été remboursés à ou appliqués à l'impôt d'environ 11 000 demandeurs.
Le gouvernement du Canada offre des crédits d'impôt pour les activités de la recherche et du développement depuis 1977. La version actuelle du programme fédéral, qui prévoit des remboursements en espèces pour les sociétés privées sous contrôle canadien, a été mise en place en 1985. En novembre 1998, l'Agence du revenu du Canada (ARC) a créé la Direction de la RS&DE au sein de la Direction générale des programmes d'observation (DGPO) en vue de gérer le programme. En 2001, on a restructuré cette Direction, entre autres en créant la Section des experts sectoriels nationaux en technologie à l'Administration centrale (AC) afin de mieux répondre aux besoins particuliers des diverses industries.
La Direction de la RS&DE à l'Administration centrale est dotée d'environ 50 équivalents temps plein (ETP) et dispose d'un budget de 5 millions de dollars. On exécute le programme à partir de 10 Bureaux des services fiscaux coordonnateurs (BSFC) et y sont affectés environ 475 ETP et un budget d'environ 36 millions de dollars.
Portée de la vérification
En raison de la restructuration de la Direction, on a déterminé que le cadre de gestion représentait un élément-clé pour ce programme et que la vérification le viserait principalement.
On a effectué la vérification en deux phases. À la première phase, les vérificateurs régionaux ont tenu des entrevues dans les régions de l'Atlantique, du Sud de l'Ontario, des Prairies et du Pacifique et ont signalé à la Vérification interne à l'AC des questions nationales possibles.
L'objectif de la deuxième phase de la vérification était de s'assurer que le cadre de gestion en place pour le programme de la RS&DE appuie la réalisation de ses buts et de ses objectifs. De plus, on a examiné plus en profondeur les questions cernées à la première phase.
La phase 1 s'est déroulée entre août 2003 et décembre 2003, et la phase 2, entre avril 2004 et décembre 2004.
Constatations, recommandations et plans d'action
La vérification a permis de confirmer des aspects positifs de la gestion du programme de la RS&DE, tels que la planification intégrée selon des buts et des objectifs clairement définis. Les résultats d'un sondage mené auprès des clients ont également indiqué que la mise en oeuvre des procédures de restructuration avait permis d'améliorer l'exécution globale du programme. Par contre, pendant la vérification, on a décelé des secteurs que l'on doit améliorer.
Données statistiques fournies aux intervenants
La Division de la statistique de la Direction générale de la politique et de la planification fournit un résumé statistique annuel des Crédits d'impôt à l'investissement (CII) de la RS&DE au ministère des Finances. Ce dernier présente ensuite les résultats dans son rapport annuel intitulé Dépenses fiscales et évaluations.
Avant la mise en vigueur en 2000 du système de déclaration de revenus des sociétés de l'ARC, la Division de la statistique procurait les renseignements sur les CII à partir de photocopies des formules de demande de la RS&DE, lesquelles étaient acheminées des centres fiscaux, de la Direction générale des appels, et de la Vérification de la RS&DE. La saisie des données des formules de demande était faite au système de validation par ordinateur de la Division de la statistique.
Suite à la mise en oeuvre du système de déclaration de revenus des sociétés, la Division de la statistique continuait à recevoir les photocopies des formules de demande de la RS&DE. Ceci permettait à la Division de la statistique de faire la comparaison des données qui figuraient sur les formules de demande photocopiées avec les données du système. Toutefois, ce processus constituait un risque plus élevé d'erreurs en raison des formules de demande photocopiées non imputées ou égarées.
Au cours de l'automne 2005, la Division de la statistique a informé la Vérification interne qu'elle avait modifié le processus pour effectuer la collecte de données de la RS&DE. Les données sont désormais extraites principalement du sytème, ce qui diminue le risque d'erreurs au moment du recueil des données.
Examens concertés
Le programme de la RS&DE est fondé sur un examen scientifique qui vise à établir l'admissibilité de l'investissement et un examen financier qui vise à déterminer le montant admissible des dépenses. Ces examens sont effectués séparément par les conseillers en recherche et technologie (CRT) et les réviseurs financiers (EF) ou, dans certains cas, tous à la fois sous forme d'examens concertés.
Actuellement, aucune politique de la RS&DE n'exige que les bureaux effectuent des examens concertés, quoique certains d'entre eux le fassent. Des employés ont indiqué que la conduite d'examens concertés a des incidences positives, comme la prestation d'un meilleur service aux clients.
Les responsables de la RS&DE ne suivent pas les examens concertés, et aucune donnée statistique ne permettrait de déterminer l'efficacité totale des examens de ce type et les économies qu'ils permettent de réaliser.
Certains employés de la RS&DE ont mentionné que les demandeurs sont parfois dérangés par le fait de recevoir des visites distinctes du CRT et de l'EF et qu'il arrive qu'ils ne comprennent pas la différence entre ce à quoi ils sont admissibles et ce à quoi ils ont droit. Toutefois, le personnel de certains bureaux locaux a souligné qu'il n'est pas toujours possible d'effectuer des examens concertés en raison d'une incompatibilité entre l'horaire du CRT et celui de l'EF.
Recommandation
Les responsables de la RS&DE devraient promouvoir et suivre les examens concertés des demandeurs. On devrait analyser les examens, selon, par exemple, le délai d'achèvement du dossier et la satisfaction du client, afin de déterminer leur efficacité et leur efficience respectives. Si, à la suite de l'analyse, on détermine que les examens concertés sont plus efficaces et efficients, ils devraient devenir obligatoires.
Plan d'action
On encourage la conduite d'examens concertés depuis plusieurs années et on en fait la promotion active depuis la mise en oeuvre du cadre de gestion de la RS&DE en novembre 2004.
La Direction de la RS&DE reconnaît que, bien qu'un certain nombre de bureaux procèdent activement à des examens concertés avec succès, il faut déployer des efforts supplémentaires en matière de coordination et de promotion afin d'assurer l'adoption d'une approche uniforme à l'échelle nationale.
Les responsables de la RS&DE effectueront un examen exhaustif des politiques, des directives et des pratiques actuelles des Bureaux des services fiscaux (BSF) liées aux examens concertés, y compris les pratiques exemplaires et les obstacles. On a achevé un rapport de la situation sur les examens concertés en juin 2005. Une stratégie de suivi et des lignes directrices nationales seront prêtes aux fins de consultation auprès des régions en décembre 2005. Leur mise en oeuvre à l'échelle nationale doit avoir lieu en mars 2006.
Assurance de la qualité
On effectue deux types d'examens relativement aux dossiers de la RS&DE. La Direction de la RS&DE de la Direction générale de l'observation assure le suivi interne des dossiers, ce qui comprend l'examen de la gestion de l'arrivage, de la charge de travail et de l'inventaire. La Division de l'assurance de la qualité de la Direction générale des programmes d'observation effectue aussi des examens de l'observation des lois et des politiques.
La portée et le choix du moment des divers examens d'assurance de la qualité entraînent des divergences dans les renseignements fournis à la direction. Le processus s'étend souvent sur un an et demi avant qu'un rapport soit produit. Au moment de la vérification, on n'avait établi aucun plan d'action pour l'un ou l'autre des rapports produits. Par conséquent, on ne surveille pas convenablement, et, le cas échéant, on n'atténue pas, le risque d'incohérence dans l'application des lois et des politiques relatives à la RS&DE dans les bureaux locaux des diverses régions.
Recommandations
Les responsables de la RS&DE devraient assurer la coordination, la documentation et l'établissement de rapports pour un processus d'examen des dossiers qui permettrait de mesurer efficacement la conformité avec les lois et les politiques, et ils devraient également fournir des rapports détaillés sur les activités aux bureaux locaux qui font l'objet d'un examen.
L'AC devrait exiger des bureaux locaux qu'ils élaborent des plans d'action en vue de combler toute lacune liée à l'assurance de la qualité et/ou à l'examen des dossiers de la RS&DE et, par la suite, elle devrait assurer le suivi de ces plans d'action dans des délais raisonnables.
Plan d'action
Ces dernières années, la Direction de la RS&DE a pris de nombreuses mesures en vue d'améliorer l'uniformité du programme. On a créé la Section des experts sectoriels nationaux en technologie (ESNT) expressément pour appuyer la conduite des examens de dossier en vue d'assurer l'uniformité à l'intérieur des secteurs et entre eux. Ces experts rendent compte directement au directeur, Division de l'orientation technique à l'AC, en ce qui concerne l'examen de l'uniformité à l'échelle nationale.
Les responsables de la RS&DE sont d'accord pour que tous les types d'examens de programme et de dossier, y compris leurs résultats, soient effectués de façon coordonnée, soient documentés et donnent lieu à un suivi. Les mesures liées à la constatation sur l'établissement de rapports permettront de faire face dans une certaine mesure à ces besoins.
De plus, on a récemment créé un sous-comité interne qui doit s'occuper de la priorité, liée au cadre de gestion, de l' « assurance de la qualité des processus » et qui doit traiter, à son tour, de la question de l'assurance de la qualité. Le sous-comité a élaboré un plan d'action en avril 2005, et on a achevé un rapport de suivi sur le contrôle du programme et les examens d'assurance de la qualité en juin 2005. Les questions du « délai requis pour effectuer les examens » et de la coordination du travail de la Division de l'assurance de la qualité avec le processus d'examen des dossiers de la RS&DE sont aussi considérées comme faisant partie intégrante du mandat du sous-comité et sont abordées dans sa recommandation et son plan d'action.
Rapports
On devrait renforcer le cadre de rapport et de responsabilisation établi entre les bureaux locaux et l'AC. Actuellement, les bureaux locaux ne sont pas tenus de produire des rapports pour l'AC. On envisage l'établissement de rapports périodiques sur les priorités, les niveaux de stock, les tendances récentes, les questions actuelles et d'autres données statistiques pertinentes.
L'amélioration de l'établissement de rapports permettrait à l'AC de mieux gérer le programme de la RS&DE à l'échelle nationale et accroîtrait sa capacité à offrir des services efficaces et efficients qui répondent aux besoins des bureaux régionaux.
Recommandation
Les responsables de la RS&DE devraient élaborer un cadre normalisé pour l'établissement de rapports périodiques, en vertu duquel les bureaux régionaux devraient rendre compte de leurs activités et de leurs résultats au directeur général.
Plan d'action
La Direction de la RS&DE produit ses données statistiques internes tous les mois, ce qui permet de fournir un aperçu périodique des renseignements importants sur l'exécution du programme. Le directeur général examine cet aperçu et signale toute anomalie aux directeurs adjoints (DA). Ces derniers se réunissent régulièrement pour discuter des tendances, des questions et des préoccupations.
Bien que la Direction de la RS&DE estime que les méthodes actuelles d'établissement de rapports permettent de connaître de façon assez précise la situation du programme, elle reconnaît que l'élaboration d'un cadre de rapport serait un exercice utile pour ce qui est de la reddition de comptes pour ce programme.
On effectuera un examen des données statistiques, des mesures et des systèmes actuels qui sont utiles à l'établissement de rapports pour le programme, en vue de déterminer de façon plus exacte si des processus de rapport supplémentaires ou différents sont nécessaires. On publiera un rapport de situation sur l'établissement de rapports pour le programme en décembre 2005. En se fondant sur ce rapport, on élaborera un cadre de rapport pour le programme d'ici mars 2006. Les responsables de la RS&DE s'assureront également que le Système intégré de soutien d'infrastructure d'entreprise (SISIE), qui est actuellement de longue durée, tiendra compte des besoins en matière de rapport pour le programme.
Communication
Les procédures internes actuelles exigent que toutes les communications entre l'AC et les bureaux locaux soient établies par l'entremise du directeur adjoint au Bureau des services fiscaux (BSF) pertinent. Les entrevues avec les employés à l'Administration centrale et dans les bureaux locaux ont révélé que cette restriction ralentissait la circulation de l'information et la transmission des demandes d'assistance technique, qui, de plus, ne parviennent pas toujours aux bons employés à l'AC, menant ainsi les employés à prendre des décisions sans bénéficier des conseils techniques de l'AC. On a également constaté que les listes de personnes-ressources dans le site intranet de la RS&DE étaient périmées et/ou incomplètes.
Recommandation
Les responsables de la RS&DE devraient examiner de nouveau les procédures de communication afin de déterminer si elles sont comprises et efficaces et s'assurer que les listes de personnes-ressources à l'AC sont tenues à jour.
Plan d'action
Les responsables de la RS&DE indiquent qu'il y a plusieurs années, les interactions au sein du programme étaient telles que les directeurs adjoints et les gestionnaires à l'AC n'étaient pas informés des questions discutées et qu'ils n'étaient donc pas toujours conscients des tendances, des cas délicats, des nouvelles questions et des besoins du personnel en matière de formation. Il y a deux ans, afin de remédier à cette situation, l'AC et les régions ont établi une approche plus normalisée à la communication, qui est fondée sur le modèle fonctionnel de l'Agence.
Bien que certains estiment que la communication entre l'AC et les régions devrait être plus ouverte, d'autres considèrent que l'approche actuelle est adéquate. La Direction de la RS&DE reconnaît que les communications internes sont importantes pour assurer le bon fonctionnement du programme et elle entreprendra un examen pour vérifier si l'approche actuelle est bien comprise et, au besoin, envisagera des façons de faciliter la communication davantage. On publiera des lignes directrices relatives à la communication à l'automne 2005, si nécessaire.
On a achevé la restructuration du site InfoZone de la RS&DE en juin 2005.
Modèle d'affectation des ressources
En 2003, les directeurs adjoints dans chacune des régions étaient engagés dans l'élaboration du nouveau modèle d'affectation budgétaire, qui visait à faciliter l'affectation des ressources, par l'AC, aux bureaux locaux partout au Canada. On s'attend à ce que la mise en oeuvre intégrale du modèle s'étende sur une période de trois (3) ans. De plus, en raison de l'adoption du nouveau modèle, certaines régions n'étaient pas sûres des priorités en fonction des ressources affectées.
Des bureaux dans certaines régions ont signalé que lors de la première année de mise en oeuvre, le modèle d'affectation des ressources ne tenait pas compte adéquatement des différences de charge de travail, y compris en ce qui concerne le volume de l'arrivage de nouveaux dossiers. Il ne tenait pas compte non plus de la nécessité de se déplacer sur de plus longues distances dans certaines régions géographiques. Bien que l'AC ait accordé à certains bureaux un délai plus long pour achever chacun de leurs dossiers, au moment de la vérification, il restait toujours des préoccupations à traiter.
On a informé la Vérification interne que, tel qu'il était prévu au processus, la RS&DE a revu le modèle lors de la réunion des directeurs adjoints de mars 2005, et on a rajusté les affectations de 2005-2006 en conséquence.
Conclusion
La vérification a permis de constater que le cadre de gestion en place pour le programme de la RS&DE appuie la réalisation de ses buts et de ses objectifs. En fait, les résultats d'un sondage mené auprès des clients ont indiqué que la mise en oeuvre des procédures de restructuration avait permis d'améliorer l'exécution globale du programme. Par contre, pendant la vérification, on a décelé des secteurs que l'on doit améliorer.
Au début de la vérification, la Division de la statistique au sein de la Direction générale de la politique et de la planification (DGPP) a recueilli manuellement les données de la RS&DE sur les Crédits d'impôt à l'investissement (CII) et, par conséquent, il y avait un risque d'erreurs dans les montants déclarés au ministère des Finances. La Division de la vérification interne avait été informée que la Division de la statistique recueille les données en matière des CII du Système de déclarations de revenus des sociétés depuis au moins le début de 2005.
Bien qu'aucune politique ne l'exige, certains bureaux effectuent des examens concertés, pour lesquels des conseillers en recherche et technologie et des réviseurs financiers visitent les clients afin de discuter à la fois de leur admissibilité et du montant auquel ils ont droit. La fonction de la RS&DE devrait suivre ces examens concertés afin de déterminer s'ils permettent d'améliorer l'efficience et l'efficacité. Dans l'affirmative, on devrait en effectuer pour tous les dossiers.
La vérification a permis de cerner la possibilité d'améliorer l'établissement de rapports pour le programme en élaborant un cadre de rapport entre les régions et l'AC. De plus, on devrait mettre en place un processus efficace d'examen des dossiers en vue de s'assurer que les lois et les politiques sont appliquées de façon uniforme dans l'ensemble du pays.
On doit réévaluer la communication entre les régions et l'AC afin de s'assurer qu'elle est efficace et qu'elle permet l'échange des renseignements en temps opportun.
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