Initiative des systèmes partagés

Contexte
Objectifs
Rôles et responsabilités
Conclusion de l'examen des systèmes partagés de 1999
Au-delà de l'horizon de 2000

Contexte

L'Initiative des systèmes partagés (ISP) est une composante majeure de la stratégie du gouvernement visant à améliorer la réalisation des programmes et à réaliser des économies. Son mandat porte sur un horizon de cinq ans et prévoit plusieurs objectifs touchant l'utilisation plus efficace et plus efficiente des ressources pour la gestion des finances, du matériel, des ressources humaines et autres composantes administratives. Il existe actuellement une pléthore de systèmes administratifs propres à chaque ministère, et le gouvernement désire instaurer un environnement coordonné dans lequel les ministères partageront un nombre minimal de systèmes conformes à la fois aux stratégies de renouvellement du gouvernement et aux besoins de chaque ministère. Cette initiative favorise la coopération entre les ministères en vue d'adopter ce qu'il y a de meilleur en fait de systèmes administratifs et de systèmes de soutien connexes, et afin de partager les stratégies de mise en oeuvre et les leçons apprises.

Le 18 avril 1996, le Conseil du Trésor a présenté un Aide-mémoire en vertu duquel les ministères ont réaffirmé l'orientation et les objectifs de l'Initiative des systèmes partagés. Les ministères ont également approuvé les principes de fonctionnement et les pratiques de l'ISP, l'établissement d'un Centre de soutien des systèmes partagés et un plan d'action pour l'implantation du Centre et la consolidation des éléments des systèmes partagés.

Objectifs

L'Initiative des systèmes partagés a été établie afin de réduire le nombre de systèmes de gestion (finances, personnel, matériel) utilisés par les ministères et, grâce à l'harmonisation des systèmes, de réaliser des économies appréciables. L'Aide-mémoire publié et approuvé par le Conseil du Trésor (18 avril 1996) constitue l'acceptation, par le gouvernement, de systèmes administratifs spécifiques destinés à être utilisés dans l'administration publique.

Les ministres ont approuvé les principes et pratiques de fonctionnement suivants pour ce qui est des systèmes partagés :

• Tous les membres d'une grappe doivent signer un protocole d'entente interministériel qui définit les modalités d'utilisation des logiciels partagés, et conclure des ententes de partage des coûts.
• En faisant l'acquisition et la maintenance des systèmes partagés, les grappes s'assureront que ces systèmes sont compatibles avec l'architecture de l'infrastructure technologique gouvernementale et avec les principes connexes du Plan directeur.
• Le mandat de la grappe fera l'objet d'un examen annuel par les directeurs du comité de gestion et sera soumis à son approbation.
• On approuvera un plan opérationnel et un budget annuels.
• On s'entendra sur une formule de partage des coûts.
• Les membres apporteront des contributions obligatoires pour les améliorations aux systèmes et produits essentiels.
• Les membres apporteront des contributions facultatives pour les activités non essentielles.
• On cherchera à améliorer les systèmes.
• On apportera un minimum de modifications aux systèmes.

Rôles et responsabilités

L'Initiative des systèmes partagés est une activité de gestion horizontale du Secrétariat du Conseil du Trésor et des ministères visant à rationaliser le développement, la gestion et l'utilisation efficace des technologies de l'information (TI) dans l'administration publique et pour la prestation des services. Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'est vu confier la tâche d'établir les orientations stratégiques et politiques du programme des systèmes partagés

Il a également mis sur pied le Centre d'appui aux systèmes partagés (CASP) au sein de Conseils et Vérification Canada (CVC), un organisme de TPSGC, afin de coordonner et de gérer le bon fonctionnement de ces systèmes au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le Centre d'appui aux systèmes partagés (CASP) :

• assure un soutien administratif aux gestionnaires des applications dans les différentes grappes;
• est le centre d'expertise en matière de soutien des grappes et des applications;
• administre les accords contractuels et financiers des grappes.

Quatorze grappes ont ainsi été établies. Le niveau de coordination s'est amélioré grâce à la structure de gestion des grappes. Grâce à leur adoption rapide, les systèmes administratifs étaient fins prêts pour le problème du bogue de l'an 2000.

Conclusion de l'examen des systèmes partagés de 1999

Le mandat initial pour les systèmes partagés s'est terminé en 1998, et le dirigeant principal de l'information (DPI) a entrepris un examen de l'Initiative des systèmes partagés afin d'évaluer les progrès, de déterminer s'il y existe un besoin constant pour de tels systèmes et de formuler des recommandations au sujet de l'avenir de l'Initiative. Le consensus était que celle-ci devait se poursuivre, mais que plusieurs modifications à son fonctionnement et sa gestion s'imposaient.

Les parties intéressées ont indiqué que des correctifs étaient requis afin d'optimiser les retombées de l'Initiative. L'examen a fait ressortir la nécessité de clarifier le modèle de financement. L'adhésion aux processus administratifs n'était pas encore totale; par conséquent, on ne se conformait pas aux systèmes essentiels. On a également suggéré qu'il serait nécessaire d'élaborer des directives pour les analyses de rentabilisation des systèmes partagés. De plus, la stratégie de la « meilleure solution » ne répondait plus aux besoins des ministères et il y avait lieu de la réexaminer.

Enfin, les parties intéressées ont souligné la nécessité de renforcer la structure globale de gouvernance et de responsabilité pour l'Initiative. Les deux principaux organismes de gestion interministérielle (Conseil du renouveau administratif et Comité des systèmes gouvernementaux) qui avaient supervisé l'Initiative n'existaient plus. On a recommandé de créer un comité directeur composé de SMA afin d'assurer la supervision et l'orientation pangouvernementales de l'ISP. C'est ainsi que le Comité directeur des systèmes administratifs a été créé en janvier 2000 et que l'on a convenu de ses modalités de fonctionnement.

Au-delà de l'horizon de 2000

En février 2000, une mise à jour de l'Initiative des systèmes partagés a été présentée au Comité consultatif du Secrétariat du Conseil du Trésor (CCSCT), qui s'est engagé à examiner le modèle du Centre d'appui aux systèmes partagés.

Un poste de directeur des systèmes partagés et des postes d'agents administratifs et autres ont été créés et dotés. Les titulaires de ces postes ont reçu le mandat d'élaborer un plan de travail pour renouveler l'Initiative et assurer des services suivis de planification stratégique et de soutien en communications au CDSA.

Afin de mettre en oeuvre les plans de travail approuvés par le CDSA, le SCT a créé un groupe de travail composé de membres du Groupe des systèmes partagés de la DDPI, de Jim Libbey de Direction du contrôleur, de Jim Lloyd de la Direction des ressources humaines et de Niall Sinclair de la Division de la gestion de l'information de la DDPI.

L'événement le plus important en 2000 aura probablement été la préparation et la présentation de l'ébauche d'un Plan stratégique pour l'Initiative des systèmes partagés. À la suite de la présentation de cette ébauche au CDSA, il a été reconnu que l'ISP constitue un volet important de l'infrastructure dynamique du GED, et qu'elle devrait donc être harmonisée avec l'Initiative. L'acceptation d'une stratégie de financement à court terme a démontré le soutien du CDSA à l'ISP et la nécessité de se préparer pour le GED. Les objectifs spécifiques suivants ont été atteints au printemps 2001 :

• Plan stratégique pour l'ISP revu et harmonisé avec les plans et projets de GED;

• Détermination des impacts du GED sur les services administratifs et les systèmes partagés, évaluation de l'état de préparation et de la capacité de ces systèmes à s'adapter, détermination des principaux processus administratifs communs, notamment deux processus définis et déjà prêts à être mis en oeuvre en 2001-2002;

• Informer et mieux équiper les domaines fonctionnels pour qu'ils puissent analyser les besoins et les solutions recommandées qui respecteront les exigences de l'infrastructure et répondront aux besoins fonctionnels permettant des transactions électroniques de bout en bout.

Un plan de travail visant à réaliser ces objectifs est en cours d'élaboration. Dans deux projets, on évalue l'efficacité de l'ensemble actuel de systèmes administratifs pour soutenir le GED à long terme, ce qui pourrait mettre au premier plan la question de la rationalisation d'un certain nombre de systèmes partagés requis.

Pour réaliser ce plan de travail, les ministères et organismes intéressés participeront à des sessions d'information et des ateliers interactifs (les heures, dates et endroits seront indiqués ultérieurement). On prévoit tenir une session plénière et des ateliers avec les clients, les parties intéressées et les administrateurs afin d'élaborer plus à fond les orientations et les plans stratégiques pour les futurs systèmes administratifs et la prestation de services par le GED.