Rapports efficaces au public et principes de présentation
De quoi s’agit‑il?
Des rapports efficaces au public permettent de fournir aux citoyens une information à jour, exacte, limpide, objective et complète sur les politiques, les
programmes, les services et les initiatives du gouvernement. Dans notre système canadien de démocratie parlementaire et de responsabilité
gouvernementale, le gouvernement a l’obligation d’expliquer ses politiques et décisions, d’informer les Canadiens de ses priorités
nationales et de faire la preuve des avantages qui en découleront. Les Canadiens ont besoin de cette information pour pouvoir – individuellement ou par
l’entremise de groupes représentatifs ou de députés – participer activement et concrètement au processus démocratique.
Les RPP et RMR figurent parmi les principaux outils de reddition de comptes au Parlement. Il s’agit de documents de planification et de
présentation du rendement rédigés par chacun des ministères; ils découlent donc de la responsabilité des ministres et de leur
ministère de communiquer au Parlement leurs plans et les résultats prévus, de même que le rendement affiché. Une explication des
résultats prévus et des moyens utilisés pour les obtenir permet d’établir la confiance à l’égard de la gestion des
ressources publiques par le gouvernement.
Quelles sont les caractéristiques d’un RPP/RMR efficace?
Pour constituer un rapport au public efficace sur la planification, le RPP doit renfermer une information claire et concise sur les plans, les priorités, les
résultats prévus et les ressources nécessaires sur une période de planification de trois ans.
Un RMR efficace présente une information claire, concise et équilibrée sur ce qui a été accompli à l’égard des
plans, des priorités, des résultats prévus et des ressources mentionnés dans le RPP. Le RMR porte sur le dernier exercice achevé.
Par conséquent, les deux documents doivent :
- fournir des renseignements complets et crédibles sur la situation financière et non financière du ministère;
- faire la preuve de l’optimisation des ressources et d’une saine gestion;
- servir de fondement au dialogue entre les Canadiens et leur gouvernement;
- refléter la planification interne et les systèmes de mesure du rendement d’un ministère qui sont basés sur son AAP, et qui y sont
conformes.
Les deux documents se complètent; l’un faisant état des plans et des résultats prévus, l’autre, des résultats obtenus et
des réalisations. Ils devraient renfermer une information suffisante pour démontrer de quelle façon les ressources et les activités, de
même que les programmes et services, appuient logiquement l’atteinte des objectifs stratégiques. Les leçons tirées de la
préparation du rapport sur le rendement devraient être appliquées à la série suivante de plans afin de veiller à ce que le
ministère puisse profiter de son expérience.
À qui s’adressent ces rapports?
Les parlementaires s’avèrent le principal public visé, car ils utilisent ces rapports pour exécuter leur travail,
c’est‑à‑dire exiger que le gouvernement rende des comptes sur les fonds publics qu’il gère. Les parlementaires ont besoin de rapports
qui répondent clairement à leurs principales interrogations et fournissent de l’information de grande qualité facile à comprendre.
Plusieurs autres publics variés utilisent les rapports, mais on pourra satisfaire aux besoins de ces groupes avec des rapports qui respectent les exigences
s’appliquant aux parlementaires. Ces deux rapports doivent logiquement démontrer, tant aux parlementaires qu’aux Canadiens, comment les
réalisations des ministères ont une incidence sur leur vie.
Évaluer les besoins des parlementaires?
Pour préparer les RPP et les RMR, il faut se rappeler que les préoccupations clés des parlementaires peuvent inciter ces derniers à soulever
des questions de haut niveau au sujet des priorités pangouvernementales et de la valeur des résultats stratégiques existants, ou des questions
très précises à propos d'un programme ou d'un service donné.
Quelle que soit la cible de ces préoccupations, l'information présentée sur la planification et le rendement doit permettre de répondre aux
quatre grandes questions suivantes :
- De quoi s'agit-il? (le cas échéant, p. ex., une brève description du programme ou du service, son élaboration, les ressources qui y
sont consacrées et son emplacement s'il est offert, etc.)
- D’après le RPP, pourquoi le ministère exécute-t-il ce programme? (p. ex. les avantages durables pour les Canadiens, les besoins
réels, les résultats prévus, etc.)
- D’après le RMR, l'initiative est-elle une réussite? (p. ex. description des résultats, choix opérationnels faits, extrants et
résultats à court terme obtenus dans le contexte plus large des résultats stratégiques, ainsi qu’une comparaison aux renseignements
de base).
- Le coût est‑il acceptable? (p. ex. coût prévu ou réel, historique des ressources, etc.)
Les RPP et les RMR doivent toujours répondre à ces questions fondamentales, directement ou par la création de liens précis aux sites Web du
ministère. Ces questions appuient les principes de présentation décrits ci-après. Elles résument l'information dont les parlementaires
ont besoin pour évaluer le rendement et la planification ministériels et décider de la nécessité d'une enquête plus
poussée.
Les lignes directrices préparées par le Secrétariat au sujet des RPP et des RMR ont pour objet de veiller à ce que chaque ministère
puisse présenter au Parlement un tableau cohérent et efficace de sa planification sur trois ans et du rendement connexe.
Le (RPP) fournit de l’information sur les dépenses prévues selon les activités de programme et les résultats
stratégiques, d’après l’AAP, et décrit les priorités du ministère, les résultats prévus et les besoins en
ressources qui y sont rattachés sur une période de trois ans.
Le (RMR) fait état des réalisations et des résultats obtenus pendant le dernier exercice par rapport au rendement prévu
dans le RPP correspondant et décrit les progrès réalisés à l’égard des objectifs stratégiques visés par le
ministère.
Au cours des 10 dernières années, divers principes ont été suggérés aux ministères fédéraux pour les
aider à élaborer leurs rapports au Parlement. Ces principes ont évolué selon l’expérience et les besoins des ministères et
en consultation avec les parlementaires, le Bureau du vérificateur général du Canada et la Fondation canadienne pour la vérification
intégrée (CCAF-FCVI Inc.).
Le Secrétariat propose ici une série de principes intégrés pour la préparation des RPP et RMR. Il y conserve tous les principaux
éléments soulignés dans les lignes directrices antérieures. Les principes ont été intégrés pour tenir compte des
aspects complémentaires du RPP et du RMR. Ensemble, ces documents illustrent les liens entre les plans, le rendement et les réalisations et démontrent
l’engagement du ministère à l’égard d’une gestion axée sur les résultats. Essentiellement, le contenu de ces rapports
devrait être pertinent, fiable, équilibré et comparable afin de brosser à l’intention des parlementaires et des Canadiens
un tableau exhaustif et efficace des plans du gouvernement et de l’utilisation qui est faite de l’argent des contribuables.
Les principes établis pour la présentation des rapports visent à aider les ministères à assumer leurs responsabilités à
cet égard, sans être excessivement normatifs. Cela dit, ils doivent être bien respectés dans chaque rapport pour faire des RPP et des RMR des
outils précieux pour les ministères, les parlementaires et les citoyens. Ils continueront d’évoluer afin d’assurer une amélioration
continue du processus.
Principe 1 : Mettre l’accent sur les avantages pour les Canadiens, expliquer les aspects cruciaux de la
planification et du rendement, et les mettre en contexte
L’information fournie dans un RPP et un RMR doit être pertinente pour les parlementaires et les Canadiens. Ces rapports doivent présenter de
manière concise l’éventail des initiatives et des réalisations du ministère pendant la période visée. Ils devraient aider
les parlementaires à exiger du gouvernement des comptes sur les crédits approuvés et à engager un dialogue permanent sur
l’établissement des priorités du gouvernement et l’affectation des ressources.
- Il faut mettre l’accent sur les activités de programme et, s’il y a lieu, les programmes et les services clés, de même que leurs
résultats prévus en fonction de l’AAP, et la façon dont ils favorisent des objectifs stratégiques qui profitent directement aux
Canadiens et à la société canadienne. On devrait indiquer aussi comment les résultats obtenus de votre ministère touchent ou
contribuent aux grandes priorités du gouvernement, tel qu’il est établi dans le discours du Trône ou le budget.
- L’information doit être présentée de manière simple avec un enchaînement logique des principaux éléments du
rapport (c.‑à‑d. les priorités, les activités des programmes et les résultats prévus ou obtenus) et une explication de
leur contribution aux objectifs stratégiques.
- L’environnement opérationnel et le contexte stratégique du ministère pour la période visée par le rapport doivent
être décrits clairement. Les défis internes et externes, les risques et les possibilités (y compris les aspects liés à la
capacité en matière de gestion et de ressources humaines) avec lesquels le ministère doit composer devraient être soulignés, avec une
explication de la façon dont ils affecteront vos plans et votre rendement et comment ils seront gérés dans le cadre de la réalisation des
activités de programme ou de l’exécution des programmes et de la prestation des services clés.
- Les liens horizontaux importants et la participation à des initiatives pangouvernementales[5] devraient être mentionnés, et leur incidence sur la planification et le rendement expliquée.
- Les principaux mécanismes (p. ex., politiques, programmes, règlements, subventions, participation du public, défense des
intérêts) sur lesquels reposent l’exécution des programmes et la prestation de services aux Canadiens devraient être mis en relief.
Bien‑fondé, saine gestion des ressources et traitement équitable des gens sont les valeurs régissant l’utilisation des méthodes
employées pour obtenir du rendement. Elles doivent ressortir dans les deux rapports, soit celui sur la planification et celui sur le rendement.
- En réponse aux recommandations formulées dans le Sixième rapport du Comité permanent des opérations et des
prévisions budgétaires (septembre 2003), le RMR doit contenir un bref sommaire des rapports des comités parlementaires qui se sont
penchés sur les réalisations du ministère, et offrir un hyperlien ou un renvoi pour des renseignements additionnels. En outre, les
ministères doivent résumer les chapitres des rapports de la vérificatrice générale et ajouter les liens aux réponses du
gouvernement.
- Le RPP doit déterminer toute prochaine vérification et(ou) évaluation interne et faire renvoi (par liens électroniques) aux
constatations importantes qui en découlent et qui n’ont pas encore été cernées dans un RMR ou un RPP précédent. Les RMR
doivent faire renvoi aux constatations importantesissues des rapports d’évaluation et de vérification internes et externes, expliquer leur lien
avec le rendement ministériel et le prochain plan d’action pour améliorer les résultats ministériels.
Principe 2 : Présenter une information crédible, fiable et équilibrée
Le lecteur ne devrait avoir aucune raison de mettre en doute la validité et la fiabilité de l’information présentée dans le RPP et le
RMR.
Il importe, plus particulièrement, de brosser un tableau cohérent et équilibré du rendement dans le RMR. Pour ce faire, le ministère
doit reconnaître qu’un rendement n’a pas été à la hauteur des attentes et en expliquer les raisons. Une telle démarche
témoigne d’un besoin de s’adapter ou de la reconnaissance de ce fait et doit se refléter dans les RPP suivants.
- Les renseignements présentés dans les rapports doivent concorder avec la SGRR, et l’AAP plus particulièrement.
- Les résultats prévus et les indicateurs de rendement doivent être tirés des systèmes de gestion ministériels internes
utilisés pour la planification, l’établissement des budgets et la mesure du rendement, et concorder avec ceux employés dans
l’AAP.
- Il faut faire état des éléments positifs et négatifs du rendement. On ne s’attend pas à ce que tous les résultats
prévus soient atteints chaque année. Une reconnaissance de cette réalité évidente améliorera la crédibilité de
votre rapport. Il faut également expliquer de quelle façon le ministère utilise ses résultats positifs et négatifs pour faire des
rajustements et apporter des améliorations en vue de réaliser ses objectifs stratégiques.
- Il convient d’expliquer les modifications apportées aux plans et aux priorités, aux ressources affectées, ou les mesures prises en
fonction des leçons tirées de l’expérience. Il faut également décrire comment celles-ci affecteront la mesure des
résultats et la reddition de comptes en matière de rendement.
- Les données fournies dans les tableaux financiers doivent être exactes et exhaustives, car ces tableaux font état des crédits
accordés aux ministères et constituent un élément fondamental de la reddition de comptes au Parlement.
- On doit pouvoir se fier à la méthodologie et aux données utilisées pour étayer les rapports sur le rendement. Utilisez des
données de référence[6] ou comparatives pour aider le lecteur à mieux
comprendre l’information fournie et lui permettre d’évaluer le rendement du ministère de façon réaliste. Indiquez la source de
l’information, surtout si des graphiques et des tableaux sont présentés.Utilisez des données factuelles, qui peuvent être
vérifiées de façon indépendante, telles les données provenant de vérifications ou d’évaluations de programmes,
de politiques ou d’initiatives.
- Pour rendre compte des résultats de sondages ou y faire renvoi, il importe que le lecteur soit en mesure d’établir la qualité de ces
renseignements, ou qu’il en comprenne les limites. À cette fin, les ministères doivent voir à ce que les renvois aux données des
sondages soient accompagnés d’une brève description du sondage et de la manière dont il a été mené, ainsi que des
renseignements pertinents ou des indicateurs clés quant à la qualité et aux limites des données (comme le taux de réponse, la taille
de l’échantillon et l’intervalle de confiance). Cette information ne doit pas entraver la lecture et doit être facilement accessible sous
forme de notes en bas de page ou de notes en fin de chapitre dissimulées dans le RPP ou le RMR ou être publiquement accessible par le biais d’un
lien Web au rapport. En novembre 2005, le Bureau du vérificateur général (BVG) a publié un chapitre dans lequel il examine la
présentation des résultats de sondages dans les RMR de 2003-2004. Il recommande au Secrétariat de demander aux ministères, dans ses lignes
directrices sur les rapports, de fournir des renseignements suffisants sur la qualité et les limites des résultats des sondages afin d’assurer que
le lecteur puisse juger de la fiabilité des données publiées. Pour obtenir plus de renseignements sur ce chapitre du BVG, veuillez consulter
l’adresse http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20051102cf.html
- Il ne faut pas tenir pour acquis que le lecteur comprend complètement tous les enjeux en question ou les rouages du ministère. Vous devez
plutôt fournir l’information dont il a besoin pour comprendre ces éléments. Cette information peut être fournie au moyen de liens vers
des publications ou le site Web du ministère, ce qui vous aidera à contenir l’ampleur de votre rapport.
Principe 3 : Faire le lien entre le rendement et les plans, les priorités et les résultats
prévus; expliquer les modifications apportées; mettre en application les leçons tirées de l’expérience
L’information présentée dans les RPP et les RMR devrait faciliter la comparaison entre les rapports d’une année à
l’autre.
- Les renseignements relatifs à la planification (objectifs stratégiques, priorités, activités de programme, s’il y a lieu les
programmes et services clés, résultats prévus et ressources) doivent servir de point de départ au rapport sur le rendement du
ministère.
- Les renseignements relatifs au rendement doivent permettre une comparaison entre les attentes et les engagements antérieurs, énoncés dans les
RPP précédents, et les ressources et les résultats réels. Les connaissances tirées du processus doivent être mises en
application dans le document de planification suivant. La révision et l’amélioration des plans sont des signes de saines pratiques de gestion. Il
est normal que les plans des ministères soient modifiés en fonction de l’évolution du contexte ou de leçons tirées de
l’expérience. Les ministères peuvent également comparer leur rendement aux données de base ainsi qu’à celui de
ministères semblables afin de les aider à comprendre l’importance des résultats obtenus.
- Les rapports doivent être uniformes d’une année à l’autre. Si le point de comparaison change (réaffectations internes ou
nouvelles priorités), ce changement et les raisons qui le justifient doivent être expliqués clairement.
Principe 4 : Faire le lien entre les ressources et les résultats
Au niveau le plus fondamental, la reddition des comptes consiste à expliquer ce qu’un ministère a accompli avec les ressources qui lui ont
été confiées. Les dépenses prévues et réelles doivent être présentées de façon suffisamment
détaillée pour que le lecteur puisse comprendre les liens entre les activités des programmes, les résultats prévus et réels et
les ressources disponibles pour appuyer la réalisation des priorités et des objectifs stratégiques du ministère.
L’information financière doit être reliée à l’information non financière pour que les rapports au Parlement soient utiles.
Il importe de démontrer que les ressources sont utilisées de manière efficiente, efficace et compatible avec les priorités du ministère
et les résultats obtenus.
À noter plus particulièrement :
- Expliquez les réaffectations internes importantes apportées pour répondre à de nouvelles priorités internes ou des
priorités gouvernementales plus importantes ou, encore, pour favoriser la réalisation des objectifs stratégiques (c.‑à‑d. les
montants et les secteurs en question, y compris la source des fonds aux fins de réaffectation, l’incidence sur les ressources humaines et la
détermination du programme ou de l’initiative en bénéficiant). Les renvois pertinents doivent en outre être faits dans les tableaux
financiers.
- Les ministères dont les programmes non législatifs ont fait l’objet d’un examen dans le cadre de l’examen de la gestion des
dépenses doivent traiter des conclusions de cet examen dans leur rapport et expliquer leurs répercussions sur leurs activités.
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