Guide pour la préparation de la partie III du budget des dépenses : RPP et RMR

Information générale

Dépôt au Parlement

Les rapports sur les plans et les prioritéssont normalement déposés à la Chambre des communes à la fin de mars et le rapport ministériel sur le rendement à la fin d’octobre. Les dates exactes seront transmises aux agents financiers supérieurs et aux coordonnateurs des RPP/RMR par une lettre d’appel.

Responsabilités du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et des ministères

Même si le président du Conseil du Trésor dépose ces rapports au nom des ministres, les ministères sont responsables de la qualité, de l’intégralité, de l’exhaustivité et de la traduction de l’information présentée au Parlement.

Chaque ministère doit apposer sa signature organisationnelle sur la première page intérieure, si cette dernière a été approuvée par le Programme de coordination de l’image de marque ou si elle fait l’objet d’une exemption.

Le ministère doit continuer de fournir la signature de son ministre sur la première page intérieure du document prêt pour l’impression s’il n’a pas signé le message du Ministre. Le Secrétariat se chargera d’imprimer, de déposer et de distribuer tous les RPP et RMR.

Le ministère sera tenu d’acquitter les frais liés aux heures supplémentaires si un document complet (et signé par le ministre) n’a pas été remis à la date limite officielle de remise.

Le ministère continuera d’être facturé pour les copies envoyées au Parlement et au Programme des services de dépôt.

Demandes de renseignements

Toute question doit être adressée à la personne pertinente mentionnée dans la liste des personnes‑ressources.

Ce qu’il faut envoyer

Veuillez prendre note que le Secrétariat n’acceptera plus de document incomplet. Les ministères doivent fournir avant ou à la date d’échéance :

• un document original signé, recto seulement, accompagné de trois copies (dans chacune des langues officielles);
• une demande de travaux d’impression;
• deux fichiers PDF (un pour chaque langue officielle). Chaque fichier PDF doit être une version finale et une copie conforme de la version papier. L’imprimeur utilisera le fichier PDF pour l’impression et numérisera les pages où sont apposées les signatures;
• quatre fichiers HTML – deux fichiers du document complet (un fichier pour chaque langue officielle) et deux fichiers des tableaux spéciaux (un fichier pour chaque langue officielle). Les six tableaux spéciaux sont Renseignements sur les dépenses de projets, Rapport d’étape sur les grands projets de l’État, Renseignements sur les programmes de paiements de transfert, Subventions conditionnelles (fondations), Diversification des modes de prestation des services et Initiatives horizontales. Voir la section sur la reddition de comptes électronique pour de plus amples renseignements sur les exigences de formatage de fichier HTLM.

Conformément à la politique de Gouvernement en direct, les documents relatifs à la planification et au rendement doivent être affichés sur Internet. Les archives des versions antérieures sont aux adresses suivantes :

http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/estimF.asp;
http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/estime.asp.

Le Secrétariat affichera les RPP et les RMR en formats HTML et PDF sur son site Web.

Chaque ministère est prié de clairement étiqueter toutes les disquettes ou DC en précisant le nom d’une personne-ressource et son numéro de téléphone, ainsi que le logiciel et la version utilisés (p. ex., WordPerfect 8.0). Le ministère peut copier les fichiers du Secrétariat ou établir des liens à son site après le dépôt des documents.

Adresse d’envoi des documents

Nous vous recommandons d’envoyer votre RPP et RMR au Secrétariat par service de messagerie.

Site Web du Secrétariat

Les présentes lignes directrices et les autres documents du Budget des dépenses sont affichés sur le site Web du Secrétariat, aux adresses suivantes :

http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/estimF.asp;
http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/estime.asp.

Reddition de comptes électronique

En plus des versions papier, les RPP et RMR doivent être soumis électroniquement au Secrétariat en formats HTML et PDF.

La présente section vous indique comment les versions électroniques des RPP et RMR doivent être formatées et programmées. Ce texte est relativement technique et s’adresse au personnel responsable de la production de ces fichiers électroniques. Par conséquent, ces instructions présupposent que le lecteur est familier avec la programmation HTML et la manipulation de fichiers PDF.

Notez que le terme « document » réfère aux RPP et au RMR à soumettre, et le terme « ministère » aux ministères qui ont rédigé ces derniers.

Processus de présentation des versions électroniques des RPP/RMR

Les ministères peuvent envoyer les versions électroniques du document, dans les deux langues officielles, par courriel ou sur disquette ou DC, à l’agent du Secrétariat approprié (voir la liste de personnes‑ressources).

Les formats électroniques à envoyer sont les suivants :

• une version PDF (lisible avec Adobe Acrobat, version 4.0 et subséquentes);
• une version HTML accompagnée des images appropriées en format GIF ou JPG;
• un fichier source (MS Word, WordPerfect ou autre).

Inscrire sur l’étiquette de chaque disquette ou DC le titre du document, le nom du ministère, le type de fichier, le nom d’une personne-ressource au ministère et son numéro de téléphone.

Par exemple : 

Hyperliens aux fichiers PDF et HTML

Les versions PDF et HTML seront affichées sur le site Web du Secrétariat. Il est important de s’assurer que les hyperliens fournis pour ces fichiers sont fonctionnels et à jour. De plus, il faut s’assurer que toutes les adresses électroniques ont le préfixe « http:// ».

Exigences spécifiques pour les fichiers HTML

Organisation des fichiers sur disque compact ou disquette

Le document devrait être présenté dans un fichier HTML pour chaque langue officielle afin que tout le contenu de chaque version linguistique apparaisse dans une seule page Web. Chaque fichier HTML devrait inclure une table des matières suivie du corps du texte.

Les images devraient être insérées dans un sous-répertoire distinct.

Remplacement des références aux numéros de page par des hyperliens et des signets

Les numéros de page utilisés dans les versions originales et PDF du document ne servent à rien pour la version HTML. Les références textuelles aux numéros de page, incluant celles dans la table des matières devraient être remplacées par des hyperliens menant aux endroits appropriés du document.

Notes en bas de page

Les renvois en bas de page aux tableaux et au corps du texte devraient contenir des hyperliens menant à l’information correspondante. Le texte devrait être situé directement sous la section ou le tableau en question.

Problèmes de conversion en HTML lors de l’utilisation de logiciels de traitement de textes populaires

Si vous utilisez MS Word ou WordPerfect pour votre document d’origine, n’employez pas la fonction « Enregistrer sous HTML », car vous obtiendrez une version remplie de codes de formatage qui entrent en conflit avec la feuille de style pour la Normalisation des sites Web; le résultat ainsi obtenu est donc inacceptable. Vous pouvez utiliser d’autres logiciels, comme Microsoft Front Page, pour préparer votre fichier HTML et éliminer les codes inutiles.

Utilisation d’un service de validation HTML

Une fois le fichier HTML prêt, il est recommandé que le ministère utilise un service de validation HTML. Celui-ci indique la présence de codes inutiles et d’instructions illégales. Il existe un service de validation gratuit à http://validator.w3.org/file-upload. HTML. Les codes devraient être testés avec l’outil HTML 4.01 Transitional réglé aux spécifications acceptables minimales. Deux lignes de code doivent être ajoutées au début de chaque fichier HTML avant d’effectuer la validation.

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html, charset=iso-8859-1">

Normalisation des sites Internet - Normes gouvernementales

Le Secrétariat utilise une trousse spécialisée qui transpose l’apparence visuelle du fichier HTML reçu afin de satisfaire aux normes d’éditique des sites Internet (NSI) pour la diffusion Web (voir http://www.tbs-sct.gc.ca/clf-nsi/index_f.asp). La réussite de ce processus dépend du respect strict des règles suivantes en ce qui concerne les fichiers reçus des ministères.

Corps du texte

Le corps du texte du fichier HTML devrait être en une seule colonne mesurant 450 pixels.

Formatage et conflit avec la feuille de style NSI

De nombreuses balises HTML entrent en conflit avec la feuille de style NSI et ne peuvent être utilisées, par exemple la balise <font>. N’utilisez que les balises suivantes :

• En-têtes <h1>, <h2>, <h3>, <h4>
• Police en caractères gras <strong>
• Police en italiques <em> 

Les fichiers HTML soumis ne devraient contenir aucun langage de script (JavaScript, VBScript, ASP, etc.) ou de cadres.

Nous vous demandons de limiter l’utilisation des sauts de ligne (<br>) qui empêchent souvent de formater le texte en bonne et due forme à l’aide de la feuille de styles de la NSI.

Tableaux

Il faut essayer le plus possible de restreindre les tableaux à une largeur de 450 pixels.

S’il est impossible de le faire sans réduire la clarté de l’information, une taille maximale de 650 pixels est tolérée. La plupart des utilisateurs d’ordinateur seront encore capables de visionner et d’imprimer un tableau de cette taille dans sa totalité.

Diagrammes

Tout diagramme ou très grand tableau devrait être converti en un fichier image. Ce dernier devrait être soumis sous format JPG ou GIF et afficher une résolution assez élevée pour que le texte soit lisible à un agrandissement de 100 p. 100.

Tous les fichiers images, qu’il s’agisse de diagramme, tableau ou photo, doivent avoir une description appropriée (instruction « alt ») pour les lecteurs d’écrans utilisés par les personnes ayant une déficience visuelle.

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Relation du RPP et du RMR aux autres documents de gestion des dépenses

Le rapport sur les plans et priorités et le rapport ministériel sur le rendement représentent 2 des 11 documents du cycle normal des dépenses gouvernementales qui sont déposés au Parlement.

1. Budget du ministre des Finances
2. Plan des dépenses du gouvernement et Budget principal des dépenses (parties I et II du Budget des dépenses)
3. Crédits provisoires pour le Budget principal des dépenses
4. Totalité des crédits pour le Budget principal des dépenses
5. Budget supplémentaire des dépenses (A)
6. Totalité des crédits pour le Budget supplémentaire des dépenses (A)
7. Budget supplémentaire des dépenses (B)
8. Totalité des crédits pour le Budget supplémentaire des dépenses (B)
9. Rapports sur les plans et priorités (partie III du Budget des dépenses)
10. Comptes publics
11. Rapport ministériel sur le rendement (partie III du Budget des dépenses)

Budget – Le budget est l’énoncé du gouvernement de ses politiques fiscales, économiques et sociales, et il établit les priorités pangouvernementales pour l’année à venir. Il est préparé par le ministère des Finances et le ministre des Finances annonce ces politiques dans le cadre d’un énoncé, appelé le « Discours du budget ». Le budget indique les grandes lignes des plans et programmes du gouvernement en matière de dépenses pour l’année à venir, incluant le montant requis pour financer ces activités et comment l’argent sera obtenu. Il s’agit d’un plan directeur quant à la façon dont le gouvernement veut déterminer le programme économique annuel du Canada. Le budget est habituellement déposé au début du printemps et, parfois, peut être précédé d’une Mise à jour économique et financière. Les plans de dépenses des ministères, tels qu’ils sont indiqués dans les documents budgétaires qui sont déposés au Parlement pour approbation, sont fondés sur les priorités et les initiatives décrites dans le Budget du gouvernement.

Budget principal des dépenses et Budget supplémentaire des dépenses – Le but ces documents est de fournir, à l’avance, au Parlement de l’information à l’appui de ses autorisations budgétaires et non budgétaires de dépenser qui seront présentées par l’entremise des projets de loi de crédits[27]. Ces autorisations sont divisées en deux catégories – votées et législatives.

Les autorisations votées sont celles pour lesquelles le gouvernement doit demander l’approbation du Parlement chaque année par l’entremise d’une loi portant affectation de crédit. Les autorisations législatives sont celles que le Parlement a approuvées par l’entremise d’autres lois, qui établissent tant le but des dépenses que les modalités de celles-ci. Les dépenses législatives sont incluses dans les documents budgétaires à titre d’information seulement.

Les documents budgétaires renferment plusieurs parties, parmi lesquelles les parties I et II sont jointes.

La partie I du Budget des dépenses – Le Plan de dépenses du gouvernement donne un aperçu des dépenses fédérales (les besoins de dépenses proposés pour le prochain exercice) et résume les rapports entre les principaux éléments du Budget principal des dépenses et le Plan de dépenses, tel qu’il est établi dans le Budget.

La partie II du Budget des dépenses – Le Budget principal des dépenses (aussi désigné Livre bleu) indique la majorité[28] des dépenses proposées du gouvernement pour le prochain exercice financier. En plus de plusieurs énumérations sommaires figurant au début du document, les besoins de ressources du ministère, de l’organisme ou de la société d’État qui sont dépendants des crédits sont montrés par « activité de programme » et ventilés, si nécessaire, selon divers éléments, dont les dépenses en capital; les dépenses de fonctionnement; les paiements de transfert; les prêts, les investissements et les avances; et les revenus.

Les parties I et II du Budget des dépenses sont déposées simultanément le 1^er mars ou avant, conformément à l’article 81(4) du Règlement de la Chambre des communes.

Le Budget principal des dépenses vient étayer la présentation de deux projets de loi de crédits.   Les crédits provisoires pour le Budget principal de dépenses (en mars) fournissent normalement un financement de trois mois, ce qui laisse le temps aux comités permanents d’examiner les demandes de dépenses proposées. La totalité des crédits pour le Budget principal des dépenses (en juin) fournit le solde du financement après que les comités permanents ont terminé leur examen en utilisant l’information plus détaillée figurant dans les rapports sur les plans et les priorités.

Le Budget supplémentaire des dépenses sert à obtenir une autorisation de dépenser relativement à des postes qui n’étaient pas suffisamment établis lorsque le budget principal des dépenses a été préparé. Il fournit aussi de l’information sur de nouveaux postes et met à jour les prévisions concernant les programmes législatifs.

Le Budget supplémentaire des dépenses est normalement déposé deux fois par année, au début de novembre, et à la fin de février ou au début de mars. Dans des circonstances spéciales, de nombreux documents de budget supplémentaire des dépenses peuvent être déposés durant un exercice financier.

Les documents du Budget supplémentaire des dépenses viennent appuyer leurs projets de loi de crédits correspondants, qui sont déposés au Parlement en décembre et en mars selon les protocoles établis relatifs aux crédits parlementaires.

La partie III du Budget des dépenses – Le Plan de dépenses du ministère est divisé en deux documents : le rapport sur les plans et les priorités (RPP) et le rapport ministériel sur le rendement (RMR). À quelques exceptions près, tous les ministères et organismes mentionnés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques doivent préparer chaque année un RPP et un RMR. Les sociétés d’État ne préparent pas ces documents. 

Le rapport sur les plans et les priorités est un document de planification ministériel qui couvre une période de trois années. Il vise à donner aux ministères la chance d’expliquer et de justifier auprès du Parlement leurs priorités et leurs plans de dépenses détaillés en relation avec les autorisations proposées qui sont précisées dans la partie II du Budget principal des dépenses.

Les dépenses prévues sont présentées par activités de programme et sont reliées aux résultats stratégiques, aux priorités, aux programmes, aux services et aux résultats prévus du ministère. Sont aussi fournis de plus amples détails sur les principaux projets d’immobilisations et les grands projets de l’État, les subventions et contributions, les recettes, les fonds renouvelables, les prêts, les investissements et les avances, ainsi que sur les coûts nets des programmes. Des exigences spéciales en matière de rapports ont été ajoutées au cours des dernières années pour traiter les fondations, les frais externes, la diversification des modes de prestation de service, et les grandes initiatives réglementaires et horizontales.

Afin de s’assurer que les chiffres des dépenses prévues qui figurent dans le RPP sont conformes au Budget principal des dépenses et à l’annonce du budget, qui a lieu normalement à la fin de février, les RPP sont habituellement déposés devant le Parlement vers la fin de mars. Les comités permanents utilisent ces documents détaillés afin d’examiner les demandes des ministères avant d’en faire rapport au Parlement en juin (lorsque le solde des crédits du Budget principal des dépenses est demandé).

Le Rapport ministériel sur le rendement porte sur le dernier exercice financier achevé. Son objectif principal est de présenter aux parlementaires un rapport sur les résultats et les réalisations prévus qui sont décrits dans le RPP afin de les assurer de la saine gestion des ressources publiques par le gouvernement.

Les renseignements financiers présentés dans le RMR traitent des dépenses réelles qui sont reflétées dans les Comptes publics. Ces renseignements sont présentés par activité de programme et sont reliés aux objectifs stratégiques, aux priorités, aux programmes et services ainsi qu’aux résultats d’un ministère. Les détails supplémentaires et les exigences de reddition de comptes spéciales sont les mêmes que celles décrites ci-dessus dans le RPP. Le RMR est normalement déposé à la fin octobre ou au début de novembre.

Les parlementaires peuvent également utiliser ce document pour s’assurer que les ministères et organismes fonctionnent tel que prévu. Ils peuvent aussi l’utiliser pour effectuer l’examen d’un programme, d’un service ou d’une priorité le cas échéant.

Les Comptes publics du Canada sont un énoncé annuel et un examen des dépenses du gouvernement par le receveur général, tel qu’il est précisé dans l’article 64 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Le rapport couvre le dernier exercice du gouvernement, qui se termine au 31 mars, et il est préparé à partir de données contenues dans les comptes du Canada et de registres plus détaillés tenus par les ministères, les organismes et les sociétés d’État. Les comptes publics sont normalement déposés à l’automne, avant le dépôt des RMR.