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Les présentes lignes directrices sur la
reclassification reposent sur les principes de
l’observation de la politique, de la surveillance centrale
et de la transparence accrue. Elles fourniront aux
administrateurs généraux un cadre de travail dans
lequel ils pourront exercer leurs pouvoirs
délégués de classification pour la
reclassification des postes existants.
Reclassification – Il y a reclassification
d’un poste lorsque, à la suite d’une
évaluation de la description de travail, on modifie soit
le groupe professionnel, soit le niveau ou les deux, à
cause d’un changement important des fonctions qui lui sont
assignées. Le poste peut être reclassifié
à la hausse si le travail devient plus exigeant ou
à la baisse, s’il devient moins exigeant.
Conversion de la classification – Il y a
conversion de la classification lorsqu’un changement est
apporté à la méthode
d’établissement de la valeur relative du travail
d’un groupe professionnel donnant lieu à
l’adoption d’une nouvelle structure salariale.
Le
Code de valeurs et d’éthique de la fonction
publique met de l’avant les valeurs et
l’éthique de la fonction publique pour guider et
soutenir les fonctionnaires dans toutes leurs activités
professionnelles. Les valeurs démocratiques,
professionnelles, liées à l’éthique et
liées aux personnes y sont énoncées.
De plus, le
Cadre de surveillance de la classification définit
un certain nombre de valeurs plus spécifiques à la
classification qui vont de pair avec ces valeurs de
l’ensemble de la fonction publique. Les administrateurs
généraux, les gestionnaires et les conseillers en
ressources humaines doivent exercer leurs pouvoirs de
classification en respectant toutes ces valeurs.
L’Agence de gestion des ressources humaines de la
fonction publique du Canada (AGRHFPC) détient toujours la
responsabilité générale d’assurer
l’intégrité du système de
classification, y compris de la reclassification.
Aux termes de la
Politique sur le système de
classification et la délégation de pouvoir, les administrateurs
généraux peuvent classifier les postes au sein de
leur ministère respectif conformément à la
politique, à la norme de classification pertinente et aux
lignes directrices émises par l’AGRHFPC. Les
représentants des ministères devraient
sélectionner les pratiques de gestion et les mesures qui
leur permettront de répondre à leurs besoins selon
les paramètres du cadre de travail prescrit dans la
politique et les renseignements fournis dans ces lignes directrices.
Il incombe aux administrateurs généraux de
garantir :
que les gestionnaires et les conseillers en ressources
humaines au sein de leur ministère comprennent le
système de classification, y compris les normes de
classification utilisées par le ministère, et
qu’ils suivent une formation adéquate sur
l’évaluation des emplois;
que les descriptions de travail au sein de leur organisation
sont exactes;
que des consultations avec les représentants de
l’AGRHFPC et d’autres ministères se tiennent
lorsque les circonstances le justifient;
que toutes les décisions en matière de
classification ont été prises de façon
transparente, équitable et uniforme et que ces
décisions sont justes et défendables;
qu’un contrôle efficace du système de
classification du ministère est exercé au moyen
d’activités de surveillance et de
vérification interne qui garantiront
l’intégrité des résultats en
matière de classification et le dépôt de
rapports aux organismes centraux, au besoin.
Il incombe aux gestionnaires de garantir :
qu’ils comprennent le système de classification,
y compris l’utilisation des normes de classification et
l’attribution des postes aux groupes professionnels;
qu’ils obtiennent des conseils de personnes
qualifiées sur la conception organisationnelle et sur le
contenu des descriptions de travail au sein de leur contexte
organisationnel;
que leur conception organisationnelle et que
l’affectation des fonctions aux différents postes
sont efficientes, efficaces et respectent le budget;
en qualité de parrains des postes, qu’ils
fournissent des renseignements précis et complets au
conseiller en ressources humaines ou aux membres du comité
de classification, au besoin;
qu’ils relèvent de façon
régulière les importants changements aux fonctions
assignées à un poste;
que les descriptions de travail font
précisément état des fonctions
assignées et exercées;
qu’ils établissent des dates
d’entrée en vigueur raisonnables et
justifiables;
qu’ils approuvent les descriptions de travail et
qu’ils encouragent les employés à lire et
à signer leur description de travail pour confirmer
qu’ils ont bien lu les renseignements qu’elle
contient;
que les descriptions de travail révisées font
l’objet d’une évaluation en temps
opportun.
Il incombe aux conseillers en ressources humaines
détenant des pouvoirs délégués de
classification de garantir :
que les gestionnaires reçoivent des renseignements sur
la conception organisationnelle et le contenu des descriptions de
travail dans le contexte organisationnel;
que les gestionnaires obtiennent de l’information sur
la mise en application du système de classification, sur
l’interprétation des définitions relatives
aux groupes professionnels et sur la mise en application des
normes de classification;
que le groupe et niveau d’un poste sont
attribués correctement;
que les personnes détenant les pouvoirs de dotation
sont consultées et qu’une décision est prise
quant à savoir si un nouveau poste doit être
créé ou si l’évolution des fonctions a
donné lieu à la reclassification d’un poste
existant.
Il revient aux gestionnaires ayant des pouvoirs
délégués de classification :
d’approuver les décisions relatives à
l'attribution du groupe et du niveau du poste;
d’approuver, de concert avec les conseillers en
ressources humaines (classification et dotation ), les
décisions prises quant à savoir si un nouveau poste
doit être créé ou si l’évolution
des fonctions a donné lieu à la reclassification
d’un poste existant.
Toutes les décisions judicieuses prises sur la
conception organisationnelle et l’affectation des fonctions
font partie intégrante d’une saine gestion des
ressources humaines. Ces décisions ont une incidence sur
la capacité à long terme des ministères et
organismes à fournir les programmes et services, à
concurrencer pour l’obtention de ressources et à
retenir du personnel compétent.
Les gestionnaires sont responsables d’assigner ou
réassigner les fonctions en temps opportun et de
façon systématique et analyser les
conséquences à court et à long terme de
leurs décisions dans le cadre d’une planification
efficace des ressources humaines; sinon, ces décisions
pourraient changer par mégarde le niveau des postes,
influer sur la mobilité professionnelle et la
productivité de l’employé ou accroître
les coûts pour la fonction publique. De plus, si l’on
ne connaît pas l’incidence des décisions ou si
l'on attend trop longtemps pour prendre des mesures correctives,
le ministère peut subir une hausse considérable des
coûts salariaux tout comme la fonction publique, dans
certains cas.
se pencher sur les répercussions des changements
permanents ou temporaires proposés aux fonctions sur le
groupe et niveau des postes; et discuter des répercussions
de ces changements avec un conseiller en ressources humaines
dès qu’ils sont prévus;
donner suite aux changements temporaires aux fonctions en
créant un nouveau poste pour une période
précise ou une affectation intérimaire;
donner suite aux nouvelles fonctions permanentes soit en
créant un nouveau poste ou soit en assignant ces fonctions
aux titulaires de postes existants, le cas échéant,
et en prenant les mesures de dotation pertinentes.
l’issue d’une vérification de
classification, d’un exercice de contrôle par un
organisme central ou un ministère, ou d’un processus
de règlement des différends (utiliser selon le
cas : code F = Examen ou contrôle CT; code G =
Vérification ou contrôle par le ministère; ou
code D = Règlement d’un différend autre
qu’un grief);
l’issue d’une décision rendue à la
suite d’un grief de classification (utiliser le code C =
Grief);
la promotion d’employés faisant partie de
groupes professionnels axés sur les titulaires (le code
fait l’objet d’un examen – jusqu’à
nouvel ordre, laisser le champ en blanc et ajouter une note dans
la section Remarques);
dans le cadre d’un Programme d’apprentissage ou
de formation professionnelle (PAFP) ministériel
établi conformément à l’Annexe 9
du Guide de délégation des pouvoirs en
dotation de la Commission de la fonction publique
(utiliser le code H = Formation et perfectionnement).
Il est en outre possible de procéder à une
reclassification lorsque les fonctions ont
considérablement évolué au cours d’une
période donnée, c'est-à-dire habituellement
de six à 12 mois. Voici les motifs pouvant être
à l’origine de l’évolution des
fonctions (utiliser le code de motif du SIPC A = Changement dans
les fonctions) :
des changements législatifs donnant lieu à de
nouvelles exigences de programme;
une politique d’un organisme central ou d’un
ministère qui entraîne des changements aux
programmes existants ou aux mandats organisationnels;
une réorganisation des fonctions en raison de
circonstances qui augmentent ou diminuent les ressources
disponibles, afin de rendre l’utilisation des ressources
humaines et financières plus efficiente et efficace, ou en
raison d’autres changements, y compris des innovations
technologiques.
La date d’entrée en vigueur de la
reclassification d’un poste occupé ne peut pas
précéder l’assignation et
l’exécution des nouvelles fonctions.
Voici le processus à mettre en œuvre pour la
reclassification d’un poste existant dont les fonctions ont
considérablement évolué :
Valider la description de travail, habituellement par
l’entremise d’un examen sur place, pour garantir que
les fonctions assignées par le gestionnaire et
décrites dans la description de travail approuvée
correspondent bien aux fonctions exercées. Il faut mener
un examen sur place lorsque la reclassification aura une grande
incidence, comporte des questions litigieuses, ou toutes les fois
où une meilleure compréhension des fonctions est
requise.
Consulter d’autres conseillers en ressources humaines
au besoin, en particulier les conseillers chargés de la
planification des ressources humaines, de la dotation et des
relations de travail.
Il faut créer un nouveau poste plutôt que
procéder à la reclassification d’un poste
existant dans les circonstances suivantes :
Un changement important dans les fonctions donne lieu
à une augmentation de plus d’un niveau dans le
groupe professionnel actuel.
Le poste a été reclassifié au cours des
deux dernières années. La plupart des fonctions
n’évoluent pas à un rythme justifiant un
autre changement de niveau au cours de la même
période sauf si le poste s’inscrit dans un
Programme d’apprentissage ou de formation professionnelle
(PAFP) ministériel établi conformément
à l’Annexe 9
du Guide de délégation des pouvoirs en
dotation de la Commission de la fonction publique.
Les importants changements aux fonctions nuisent à la
continuité de leur évolution. Il peut s’agir
de changements comme l’établissement d’une
nouvelle relation hiérarchique, l’augmentation de
l’étendue des responsabilités, l’ajout
de nouvelles tâches ou l’assignation de
responsabilités accrues pour les ressources humaines.
Plus d’un poste au sein de l’organisation
comporte les mêmes fonctions, mais ces postes ne sont pas
tous reclassifiés. Il importe de faire preuve de
transparence et d’équité. Au lieu
d’assigner les nouvelles fonctions à un poste
plutôt qu’à un autre, il serait
préférable de créer un nouveau poste de
manière à donner à tous les membres du
personnel une occasion d’avancement.
Le processus de nomination utilisé sera
différent selon que la mesure de classification se
rapporte à une reclassification ou à
l’établissement d’un nouveau poste. Les
conseillers en ressources humaines devraient consulter leurs
conseillers en dotation et les gestionnaires avant de prendre la
mesure de classification afin de comprendre les
conséquences du processus de nomination
proposé.
Les ministères doivent conserver dans le dossier du
poste les documents suivants (exemplaire imprimé ou
électronique) pour tous les cas de reclassification :
la description de travail précédente avec la
date d’entrée en vigueur autorisée par la
signature du gestionnaire concerné;
la description de travail révisée avec la date
d’entrée en vigueur autorisée par la
signature du gestionnaire concerné;
l’organigramme;
les renseignements qui justifient la date
d’entrée en vigueur fixée;
un rapport sur l’examen sur place, s’il y a lieu,
confirmant que la description de travail décrit
fidèlement les fonctions assignées et
exercées par l’employé (concordance);
les renseignements qui montrent clairement
l’évolution des fonctions, le contexte
organisationnel et les raisons pour lesquelles il s’agit
d’une reclassification de poste plutôt que de la
création d’un nouveau poste; le rapport du
comité de classification signé par tous les membres
du comité; la décision de classification
autorisée par le conseiller en ressources humaines ou le
gestionnaire délégataire;
une justification à l’appui de la
décision de classification et tout autre document
pertinent.
Le rapport du comité de classification, la
décision de classification autorisée, la
justification ou les autres renseignements pertinents peuvent se
trouver dans le même document.
Outre le recours aux programmes de surveillance continue, le
ministère doit afficher, pour faire preuve de transparence
supplémentaire, l’information au sujet des
reclassifications des postes qui sont comblés, sur son site web. L’information doit
être mise à jour tous les trimestres.
nom de la composante organisationnelle du ministère ou
de l’organisme (comme Direction générale ou
Secteur) (utiliser le champ 9, Direction/direction
générale/division);
le numéro du poste et le titre du poste (utiliser le
champ 2, Numéro du poste; et le champ 5, Titre du poste
– Anglais ou le champ 6, Titre du poste –
Français);
la classification antérieure du poste (groupe,
sous-groupe, niveau) (utiliser le champ 12, Classification
antérieure);
la classification du poste reclassifié (groupe,
sous-groupe, niveau) (utiliser le champ 3, Code de classification
du poste);
le numéro d’emploi s’il est utilisé
pour une description de travail générique (utiliser
le champ 47, Numéro d’emploi);
