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Le programme a pris la forme d’un arbre de décision
qui a d’abord été formulé par
le comité de programme et raffiné ensuite
par Tom Strang, de l’ICC, et Bruce Walton, de BAC.
Les choix les plus importants que doit faire une institution
et les décisions clés qu’elle doit
prendre au moment de penser à l’acquisition
et à la préservation des documents électroniques
a mené à l’établissement de
cinq catégories principales de séances :
Évaluation des documents électroniques;
Authenticité des documents électroniques;
Élaboration d’une stratégie de préservation
des documents électroniques et Connaissance des
supports. Cette approche a été soulignée
dans la demande de communications, et plus de 45 résumés
ont été soumis. Grâce à la
structure du programme en arbre de décision, le
processus de sélection a été très
précis. Le programme final a consisté en
29 communications, de six pays : le Canada (14); les États-Unis
(8); l’Australie (3); le Royaume-Uni (2); la France
(1) et l’Allemagne (1). En plus du programme principal,
quatre affiches qui cadraient avec la structure du programme
furent également présentées (une
du Canada, deux des États-Unis et une de la France).
Un autre objectif du programme consistait à présenter
une grande variété de petites à moyennes
institutions comprenant non seulement des archives et
des bibliothèques, mais aussi des institutions
culturelles telles que des musées qui doivent conserver
des documents électroniques. Les musées,
par exemple, incluent souvent de l’art vidéo
dans leurs collections, mais les besoins de ces documents
électroniques sont bien différents de ceux
qu’on retrouve habituellement dans les archives
et les bibliothèques. Ainsi, la liste des conférenciers
comprenait plusieurs personnes du monde muséal.
Enfin, il était important que le programme comprenne
des histoires de cas qui illustrent ce que diverses
institutions ont fait ou font concrètement pour
préserver leurs documents électroniques.
La discussion des stratégies de préservation
est certes importante, mais le fait de connaître
des stratégies qui sont mises en œuvre et
qui fonctionnent dans une situation réelle permet
d’obtenir de l’information utile et d’avoir
des modèles à suivre. Parmi les cas présentés,
il y a eu la préservation des enregistrements
sonores des aînés autochtones des Territoires
du Nord-Ouest, au Canada, la préservation des
fichiers de l’ordinateur du poète américain
Robert Creeley et la mise en application de la stratégie
VERS pour les documents électroniques de l’État
de Victoria, en Australie.
Les histoires de cas ont sans doute été
les éléments les plus utiles dans un programme
où chacun pouvait trouver son compte.
Les communications présentées au cours du Symposium seront publiées sous forme d'actes au printemps 2004. Visitez la librairie pour obtenir des nouvelles de sa parution.
Activités spéciales
En plus du programme officiel, plusieurs activités
spéciales ont été intégrées
au symposium, y compris « À la sauvegarde
de votre patrimoine : Comment préserver vos films,
CD, cassettes et autres documents électroniques
», un après-midi spécial offert au
grand public (voir le
lien).
Après les séances de la première
journée, tous les délégués
ont été invités à une réception
d’accueil offerte par BAC à laquelle plusieurs
dignitaires des institutions hôtes ont assisté.
En plus des mots de bienvenue de Ian Wilson, archiviste
national, et de Roch Carrier, administrateur général
de la Bibliothèque nationale, l’invité
spécial, l’honorable Laurier Lapierre, sénateur,
a fait un discours divertissant. Dans cette atmosphère
de détente, tout le monde a pu circuler et faire
connaissance.
Plusieurs visites ont été proposées
tout au long de la semaine. Chaque jour, à l’heure
du midi, les délégués avaient la
possibilité de visiter le Studio des enregistrements
sonores de la Division de la musique de BAC, qui est
le dernier cri de la technologie actuelle. C’était
un des éléments forts du symposium, et
tous ceux qui ont fait cette visite en sont revenus
très impressionnés. Le mercredi après-midi
a été réservé exclusivement
aux visites, avec le choix entre le Centre de préservation
de Gatineau du BAC, les réserves du matériel
électronique du Musée des sciences et
de la technologie du Canada, les installations de restauration
du Musée des beaux-arts du Canada et un service
de récupération des données chez
Tunstall & Tunstall Inc. Comme les délégués
ne pouvaient faire qu’une visite dans l’après-midi,
ils ont beaucoup discuté de leurs expériences
respectives ce soir-là, au gala qui a eu lieu
au Musée canadien des civilisations.
Une réception au salon de la Rivière
offerte par l’ICC a ouvert la soirée de
festivités, suivie immédiatement par un
banquet dans la Grande Galerie, un site spectaculaire
offrant une vue imprenable sur des mâts totémiques,
les édifices du Parlement et la rivière
des Outaouais. Charles Costain, directeur par intérim
de l’ICC, a été le maître
de cérémonies. Après un délicieux
dîner, la conteuse autochtone Louise Profeit-Leblanc
a présenté un autre point de vue sur la
préservation de la tradition orale (c’est-à-dire
par la transmission d’un conteur à l’autre
au fil des siècles). Un spectacle de musique
par le Mick Armitage Band et une soirée dansante
complétaient les activités.
Le dévoilement d’une merveilleuse nouvelle
exposition sur la préservation des documents électroniques
a constitué un autre moment fort du symposium.
Créée par le Musée des sciences et
de la technologie du Canada et l’ICC, cette exposition
a été présentée toute la semaine.
Elle est maintenant retournée au Musée des
sciences et de la technologie du Canada où on pourra
la voir pendant plusieurs mois, après quoi elle
sera transportée vers diverses institutions hôtes
un peu partout au pays.
Un petit salon commercial où exposaient B.F.B.
Sales Limited, l’Institut canadien de microreproductions,
Crowley Micrographics Inc. et Carr McLean Limited a terminé
les activités de la semaine. Le Trust pour la préservation
de l’AV du Canada et tous les partenaires organisateurs
avaient également des kiosques et du personnel
au salon commercial pendant la semaine.
Conclusion
Somme toute, les principaux objectifs du symposium
ont été atteints. Les délégués
sont repartis avec une vue d’ensemble des grandes
questions relatives à la collection et à
la préservation des documents électroniques
de même qu’une connaissance des problèmes
auxquels se heurtent d’autres institutions ainsi
que de la manière dont ils les résolvent.
Quant à nous de l’ICC, l’organisation
de ce symposium nous a confortés dans notre conviction
au sujet de la valeur des partenariats avec d’autres
institutions. Cette activité comportait de nombreux
aspects et la réussite de chacun d’eux
a été le résultat de la collaboration
entre les partenaires organisateurs et leurs nombreux
bénévoles qui ont été si
généreux de leur temps.
Tous ceux qui étaient présents se souviendront
de Symposium 2003.
Le comité organisateur de Symposium 2003 aimerait
remercier les entreprises suivantes pour leurs commandites
(p. ex. les pauses-café, les CD ou les boîtiers
de CD) : Crowley Micrographics Inc., PromoMedia Group
Inc., Tunstall & Tunstall Inc., Zomax Canada Company
et ROMifications Publishing Inc.
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