Les procédures de dépôt légal des publications électroniques : lignes directrices générales

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a pour mandat de préserver le patrimoine documentaire du pays pour les générations actuelles et futures. La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada a été adoptée en avril 2004 (voir : http://lois.justice.gc.ca/fr/L-7.7/index.html) et, en vertu du règlement sur le dépôt légal, BAC peut bâtir et conserver une collection complète du patrimoine documentaire du Canada. Le mandat de BAC est particulièrement important dans un environnement numérique où le matériel en ligne est exposé à un risque élevé d'être perdu. En vertu de la Loi, tous les éditeurs canadiens doivent déposer des copies de leurs publications auprès de BAC. Le 1^er janvier 2007, la législation portant sur le dépôt légal sera élargie pour inclure le dépôt des publications en ligne.

Qui est assujetti au dépôt?

Le dépôt légal s'applique à l'éditeur, qui est largement défini comme « une personne qui distribue une publication au Canada, dont elle détient les droits de reproduction ou dont elle contrôle le contenu. Ne comprend pas une personne qui ne peut que distribuer la publication. » Cette Loi touche les personnes, les associations, les ministères et organismes du gouvernement fédéral et les éditeurs de périodiques de publications en ligne.

Quels documents devrait-on déposer?

Ce ne sont pas tous les documents en ligne qui sont assujettis à la portée de la législation sur le dépôt légal. BAC se concentre sur les documents en ligne qui sont considérés comme sous une forme de « publication ». Les publications en ligne ont habituellement un titre distinct, un auteur particulier ou une autorité auteure ainsi qu'une date particulière et sont destinées à être lues par le public. Les catégories de publications en ligne qui devraient être déposées sont les livres, les magasines, les rapports annuels, les mémoires de recherche, les revues savantes, entre autres. Les catégories de publication en ligne qui ne devraient pas être déposées sont les formulaires, la correspondance électronique, les résumés analytiques, les communiqués de presse, les portails, les annonces, les horaires, les calendriers, les bases de données, entre autres.

Au moment du dépôt des publications en ligne, il est très important que les éditeurs fournissent des exemplaires de la publication complète. BAC ne peut accepter un document partiel, comme les tables des matières sans les articles, les résumés analytiques, les sommaires ou les annonces décrivant le document au complet.

Comment fait-on le dépôt d'une publication en ligne?

BAC offre les options suivantes pour le dépôt.

• Courriel (principalement pour les abonnements)
• Protocole de transfert de fichiers (PTF) (pour les grandes quantités de fichiers)
• Par la poste régulière au moyen d'un CD-ROM et d'autres outils d'entreposage (ils ne sont pas retournés aux éditeurs)
• Par la plate-forme de téléchargement de la Collection électronique (un fichier à la fois - de 10 Mo ou moins)
  (www.collectionscanada.ca/collectionelectronique/003008-220-f.html)

Selon la quantité des fichiers, les formats et la disposition du site Web, le personnel de BAC peut décider de télécharger les publications directement du site Web de l'éditeur. Pour prendre des dispositions afin d'envoyer vos publications par courrier électronique, PTF ou la poste régulière, ou pour discuter des options de téléchargement, veuillez communiquer avec l'Unité de dépôt légal - Internet, à l'adresse électronique suivante : epe@lac-bac.gc.ca. Lorsque vous envoyez un message, joignez toujours les renseignements suivants : l'URL de la publication, le titre, l'auteur, la date de publication, le nom de l'éditeur, l'adresse électronique et les autres renseignements pertinents. Comme cela a été indiqué précédemment, vous pouvez également déposer vos publications directement en ligne à l'aide de la plate-forme de téléchargement de la Collection électronique.

Quelles versions doit-on déposer?

Habituellement, on devrait déposer toutes les formes de publications sous lesquelles elles ont été publiées. Les éditeurs doivent déposer tousles formats de publication, même si leur contenu est identique. Par exemple, si une publication est publiée en format imprimé et en ligne, on devrait déposer ces deux formats auprès de BAC.

De même, si un document en ligne est publié en formats multiples, comme HTML, PDF et RTF, tous les formats doivent être déposés auprès de BAC.

Qu'arrive-t-il après le dépôt d'une publication?

Après le dépôt d'une publication en ligne et son traitement par Bibliothèque et Archives Canada, elle est archivée sur un serveur de BAC et ajoutée à la Collection électronique de BAC à l'adresse suivante :

www.collectionscanada.ca/collectionelectronique/

À l'heure actuelle, BAC offre aux éditeurs le choix de deux niveaux d'accès pour leurs publications en ligne dans notre Collection électronique : libre accès et accès limité. Les éditeurs doivent choisir l'une de ces options.

Avec l'option libre accès, tout le monde peut consulter et télécharger la publication à l'aide d'Internet. Lorsque cela est possible, nous demandons aux éditeurs de choisir l'option libre accès.

Au moyen de l'option accès restreint (habituellement pour les publications à prix marqué), le public peut consulter les publications à certains terminaux de l'édifice principal de BAC à Ottawa. On ne peut pas imprimer, télécharger ni transférer des fichiers à partir de ces terminaux à accès restreint.

Pour nous joindre à BAC

Pour consulter la Collection électronique de BAC et en savoir davantage sur le sujet, cliquez sur le lien suivant :
www.collectionscanada.ca/electroniccollection/
Pour obtenir de plus amples renseignements, s'adresser à :

Unité de dépôt légal - Internet
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0N4
Téléphone : 819-997-9565
Ligne téléphonique sans frais au Canada : 1-866-578-7777
Téléc. : 819-953-8508
Courriel : epe@lac-bac.gc.ca