2. Normes

2.1 Normes de catalogage

Les notices de la base de données AMICUS ne suivent pas une seule norme de catalogage. La base de données contient des notices provenant de diverses sources de diffusion, par exemple, la Library of Congress, Bibliothèque et Archives Canada, CONSER, des notices créées en direct par des bibliothèques participantes, y compris les notices imprimées reçues et entrées par le personnel du Catalogue collectif de Bibliothèque et Archives Canada, ainsi que des notices fournies par les bibliothèques participant au programme des notices MARA. Ces notices sont produites au moyen d'une gamme de pratiques de catalogage mais, pour la plupart, elles suivent les règles de catalogage exposées dans les Anglo-American Cataloguing Rules (AACR), 1st and 2nd editions, et dans les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA), 1ère et 2e éditions ^{(5), (6)}. Pour répondre aux exigences du signalement de notices lisibles par machine, il faut que les notices produites par la bibliothèque respectent les règles de catalogage des RCAA 2. Cependant, les notices cataloguées avant la mise en oeuvre des RCAA 2 sont exempts de ce critère.

Les bibliothèques peuvent soumettre les notices lisibles par machine en anglais ou en français, quelle que soit la langue du document catalogué.

Les bibliothèques participantes peuvent utiliser diverses tables de romanisation pour le catalogage. La bibliographie nationale Canadiana utilise les tables de romanisation de l'ALA pour les notices de catalogage en anglais et les tables de translittération de l'ISO pour les notices de catalogage en français. Les bibliothèques qui participent au programme MARA peuvent faire de même, mais ce n'est pas obligatoire. ^(7),(8)

2.2 Format de communication

Les notices de format MARC présentées sous forme de notices lisibles par machine doivent pouvoir être converties au Format du MARC 21 pour les données bibliographiques. Les désignateurs de contenu, c'est-à-dire les codes et les conventions qui identifient les données réelles à l'intérieur de la notice et qui servent à la manipulation des données, sont définis dans le Format. Le Format identifie également ce que doivent contenir tous les éléments MARC, soit les étiquettes, les indicateurs et les sous-zones.

Pour conserver la structure MARC tout en réduisant le nombre de codes précis exigés, on utilise le caractère de remplissage qui remplace un code représentant des données explicites. La présence d'un caractère de remplissage signifie que le format MARC prescrit une valeur que la bibliothèque participante n'a pas fournie. L'utilisation de ce caractère de remplissage se limite aux étiquettes, aux indicateurs, aux codes de sous-zones et aux étiquettes fixes, suivant les indications du Format du MARC 21 pour les données bibliographiques. Dans le guide, le caractère « @ » représente le caractère de remplissage.

2.2.1 Éléments obligatoires ou essentiels

Les données de base exigées pour faire la distinction entre un document bibliographique et un autre sont considérées comme des éléments « obligatoires » ou « essentiels, si applicables ».

Lorsque la bibliothèque participante soumet une notice MARA, elle doit fournir les éléments de données qui sont « obligatoires ». Les éléments considérés comme « essentiels, si applicables » doivent être fournis s'ils s'appliquent au genre de notice signalée (monographie, ressource continue, enregistrement sonore, etc.) ou s'ils sont nécessaires pour répondre aux exigences bibliographiques (e.g., dates de publication dans le cas des ressources continues).

Si les éléments « obligatoires » ou « essentiels, si applicables » ne se trouvent pas dans la notice MARA ou si le désignateur de contenu de ces éléments est invalide, la notice sera, ou rejetée pendant le chargement, ce qui entraînera la production de registres d'erreurs qui devront ensuite être traités manuellement par le Catalogue collectif, ou bien elle ne sera pas correctement identifiée et les programmes d'assortiment d'AMICUS ne pourront fonctionner correctement pendant le chargement. Lorsque les programmes de chargement ne peuvent identifier correctement une notice, celle-ci est jointe à une notice concernant un autre document bibliographique (i.e., non-concordance) ou bien une notice en double est créée dans la base de données.

Pour connaître les données minimales exigées dans le cas d'une notice lisible par machine complète, voir l'Annexe A, intitulée « Éléments de données exigés ».

2.2.2 Jeu de caractères

En règle générale, on utilise le jeu de caractères ASCII (code standard américain pour l'échange d'information) pour la transmission des notices MARC, ce qui comprend les lettres majuscules et les lettres minuscules. Dans les notices lisibles par machine, les éléments de données bibliographiques doivent être signalés en majuscules et en minuscules. Les codes de sous-zones sont inscrits en lettres minuscules ou en chiffres. Les valeurs fournies dans le guide sont également inscrites en minuscules.

Dans le jeu de caractères ASCII, le caractère de remplissage est représenté par une barre verticale (i.e., « | ») correspondant à la valeur hexadécimale « 7C ».

2.2.3 Organisation de la notice

Une notice MARC se compose de quatre sections : le guide, le répertoire de la notice, les zones de contrôle et les zones variables.

Guide
Le guide est la longueur fixe et il contient l'information codée relative au traitement de la notice.

Répertoire
Le répertoire de la notice contient des entrées de longueur fixe pour chaque étiquette figurant dans la notice. Ces entrées, d'une longueur de 12 caractères chacune, définissent l'étiquette et indiquent la longueur de la zone et le point de départ de la notice. Le répertoire permet de faire la distinction entre les différents éléments de données de la notice et d'effectuer des manipulations par machine.

Zones de contrôle
Les zones de contrôle sont les zones dont l'étiquette de trois chiffres se présente sous la forme 00X (i.e., les étiquettes 001-009; l'étiquette 000 est réservée au guide). Ces étiquettes contiennent les numéros de contrôle, par exemple, l'étiquette 001, ou bien on peut y trouver des informations codées dans une zone de longueur fixe (e.g., l'étiquette 008) qui contient des informations sur le document décrit.

Zones variables
Les zones variables sont identifiées par des étiquettes à trois chiffres et contiennent des mentions bibliographiques en rapport avec l'élément catalogué (e.g., l'auteur, le titre). Deux indicateurs numériques permettent d'identifier chaque zone variable. Ces indicateurs font état des exigences en matière de traitement des données contenues dans la zone ou bien fournissent des informations additionnelles à leur sujet. Les codes de sous-zones qui se trouvent dans chaque étiquette (e.g., $a, $b) servent à préciser davantage les éléments de données pour que l'on puisse distinguer ces éléments et les manipuler par machine.

2.2.4 Autres informations sur MARC

Le didacticiel intitulé Understanding MARC Bibliographic: Machine-Readable Cataloging sur le site Web de la Library of Congress constitue une excellente source d'informations sur la nature et la structure du format MARC. On peut le consulter à l'adresse http://www.loc.gov/marc/umb/. ⁽⁹⁾

2.3 Détails techniques des médias

2.3.1 Transfert de fichiers

Pour signaler des notices au moyen du transfert de fichiers, la bibliothèque doit posséder le protocole de transfert de fichiers et le protocole de contrôle de la transmission/protocole Internet (FTP/TCPIP).

Voici la marche à suivre pour installer les services de transfert de fichiers lisibles par machine.

Entrée en communication
Les paramètres d'entrée en communication ci-contre doivent toujours être en minuscules:

1. Se brancher à l'Internet en spécifiant l'adresse « mara-ftp » (e.g., ftp mara-ftp).
2. Inscrire le nom d'utilisateur attribué par Bibliothèque et Achives Canada(e.g., oonl_ft).
3. Inscrire le mot de passe attribué par Bibliothèque et Archives Canada.
4. Envoyer le fichier.

Conventions pour les noms de fichier
Toutes les combinaisons de caractères alphabétiques et numériques, de traits de soulignement et de points sont acceptées. Les majuscules et les minuscules peuvent s'utiliser sans restriction.

Des noms de fichier courts et uniques de 15 caractères ou moins sont préférables.

L'utilisation d'une numérotation séquentielle pour distinguer les fichiers entre eux est recommandée (e.g., « mara-lot1 », « mara-lot2 », etc.). Voici quelques exemples de noms de fichier significatifs et valides :

• Monlot_001
• Lun_970901_001
• Mar_12.oct.002

Fichiers de test
Les fichiers de test requièrent une attention spéciale et on les utilise généralement pour les bibliothèques qui viennent de se joindre au programme MARA. Une bibliothèque doit également envoyer des fichiers de test lorsqu'elle modifie son système d'automatisation.

Un trait de soulignement (i.e., « _ ») dans la première position d'un nom de fichier définit automatiquement celui-ci comme un fichier de test. Par exemple :

• _Monlot_001
• _Lun_970901_001

Fichiers rétrospectifs
Les fichiers rétrospectifs (« fichiers rétro ») renferment tout le contenu d'une base de données d'une bibliothèque. On reçoit habituellement ce genre de fichiers dans deux situations : a) lorsqu'une bibliothèque n'ayant encore jamais signalé au Catalogue collectif national lui envoie tout le contenu de sa base de données pour la première fois; ou b) lorsqu'une bibliothèque ayant déjà envoyé des notices au Catalogue collectif national souhaite « rafraîchir » ses fonds dans AMICUS en y retirant premièrement ses fonds actuels pour ensuite recharger au complet sa base de données dans AMICUS.

Les traits de soulignement (i.e., « _ ») aux deux premières positions d'un nom de fichier indiquent automatique qu'il s'agit d'un fichier rétro. Par exemple:

• __Monlot_001
• __Lun_970901_001

Restrictions quant à la taille des fichiers
Les fichiers doivent contenir idéalement de 40 000 à 60 000 notices, puisque le transfert de fichiers très imposants doit s'effectuer sous la surveillance de la Direction des services de technologie de l'information de Bibliothèque et Archives Canada.

Mode de transfert des fichiers
L'envoi des fichiers devrait s'effectuer à l'aide du mode de transfert BINAIRE de façon à préserver le format MARC.

Les bibliothèques souhaitant envoyer des fichiers très volumineux (e.g., un fichier rétrospectif ou un arriéré important) ne peuvent le faire qu'en vertu d'une entente spéciale avec le Catalogue collectif.

2.3.2 Autres médias

Les bibliothèques souhaitant signaler leurs notices en faisant appel à un autre moyen (i.e., autre que FTP), doivent consulter premièrement le Catalogue collectif afin de déterminer si on pourra lire leurs fichiers après réception.