5. Procédures de signalement

Une bibliothèque peut signaler la totalité des fichiers, monographies, ressources continues, documents audiovisuels, cartes géographiques, etc. Le genre et la portée des notices bibliographiques sont déterminés d'un commun accord par la bibliothèque participante et le Catalogue collectif. Il s'agit là d'une entente ouverte qu'on peut modifier en tout temps (e.g., une bibliothèque peut signaler dans un premier temps que les monographies courantes et décider plus tard de signaler les monographies et/ou les ressources continues rétrospectives). Pour modifier une entente de signalement, la bibliothèque participante doit aviser Bibliothèque et Archives Canada.

5.1 Choix des notices

Le choix des notices pour le signalement régulier devrait se faire en tenant compte des points suivants:

• Les notices nouvelles ou ajoutées au fichier depuis le dernier signalement effectué.
• Les notices et/ou les mentions de fonds corrigées ou révisées depuis le dernier signalement effectué.
• Les notices supprimées du fichier depuis le dernier signalement effectué.

NOTA : Les bibliothèques sont priées d'omettre, dans la mesure du possible, les notices créées uniquement afin de gérer la circulation et le prêt entre bibliothèques. S'il n'est pas possible d'omettre ces notices avant d'envoyer le fichier MARC, les bibliothèques devraient aviser le Catalogue collectif de la présence de ces notices dans leur fichier.

On doit signaler des notices complètes tout en indiquant le statut approprié de chacune. Le statut de la notice apparaît dans le guide, à la position de caractère 5. Cet élément est obligatoire.

5.1.1 Nouvelles notices

Les nouvelles notices doivent porter le code « n » dans le guide, position de caractère 5. Pendant le signalement continu, toutes les notices qui n'ont pas déjà été transmises devraient porter le code de notices nouvelles.

5.1.2 Notices changées

Les notices changées peuvent être codées « c » ou « n » dans le guide, position de caractère 5. Les changements apportés aux notices déjà transmises sont indiqués sous forme d'ajouts ou de retraits aux renseignements sur la localisation et de changements dans les fonds. L'appariement d'une notice à une autre chargée antérieurement dans AMICUS se fait au moyen du numéro de contrôle MARA (i.e., étiquette MARC 001), et des changements seront effectués dans l'étiquette 850 (i.e., mentions de fonds). Les changements bibliographiques ne seront pas transférés dans la notice AMICUS.

5.1.3 Notices supprimées ou retirées

Lorsqu'un document est retiré de la collection de la bibliothèque participante, celle-ci devrait envoyer une notice supprimée.

Pour toutes les notices supprimées, le guide, position de caractère 5, doit être fixé à « d ». Les notices supprimées générées pour des notices rétrospectives ne devraient pas être envoyées avant que le fichier rétrospectif ait été chargé.

Si une bibliothèque ne peut envoyer les notices à être supprimées sur support lisible par machine, elle peut utiliser la Mise à jour des localisations dans AMICUS Web pour supprimer le fonds approprié. Pour de plus amples renseignements sur la Mise à jour des localisations dans AMICUS Web, veuillez communiquer avec le Catalogue collectif.

5.2 Procédures pour le signalement régulier

5.2.1 Calendrier

À la fin de l'essai, la bibliothèque participant au programme des notices lisibles par machine sera prête à effectuer des signalements réguliers. Un calendrier de signalement sera établi de concert avec le Catalogue collectif. On recommande que les grandes bibliothèques procèdent aux signalements au moins trois fois l'an. Les bibliothèques plus petites préfèreront peut-être effectuer le signalement sur une base annuelle. Le Catalogue collectif surveille le signalement des notices lisibles par machine et on doit l'aviser lorsqu'une bibliothèque souhaite modifier le calendrier de signalement déjà établi.

5.2.2 Modifications au système de gestion automatisée de la bibliothèque

Si une bibliothèque participant au programme MARA modifie ou change son système de gestion automatisée, elle doit aviser le Catalogue collectif et présenter un nouveau fichier d'essai pour vérification. Aucune notice de cette bibliothèque ne sera chargée lors de la vérification du fichier d'essai. Au besoin, on modifiera le processus de conversion de la bibliothèque en fonction du format d'exportation des notices MARC que présente le nouveau système de gestion automatisée. Ce n'est qu'une fois les modifications terminées et vérifiées que reprendront la conversion et le chargement des notices de la bibliothèque participante.