4. Éléments de données obligatoires ou essentiels

Voici de brèves descriptions de certains des éléments de données « obligatoires » ou « essentiels, si applicables » exigés pour le signalement des notices lisibles par machine. Voir l'Annexe A, intitulée « Éléments de données exigés » pour connaître tous les éléments de données exigés pour le signalement des notices lisibles par machine.

4.1 Guide (000)

Le guide est un champ fixe à 24 caractères (i.e., les caractères 00 à 23) au début de chaque notice MARC. Celui-ci renferme les informations essentielles sur les critères de traitement de chaque notice MARC. Les positions de caractère 06 et 07 (i.e., 000/06 et 000/07) sont cruciales pour les programmes d'assortiment et de chargement dans AMICUS c'est pourquoi il est important de les coder correctement.

4.2 Zones de contrôle (001-00X)

Les numéros de contrôle, apparaissant dans les zones de contrôle, sont essentiels aux programmes d'assortiment des notices AMICUS. Lorsque bien formatés et codés, ces numéros contribuent à empêcher l'ajout de notices en double dans AMICUS. Il est important que le signalement et la mise en forme des numéros de contrôle s'effectuent avec exactitude. Les instructions sur la mise en forme des numéros de contrôle se trouvent dans le Format MARC 21 pour les données bibliographiques.

4.2.1 Numéro de contrôle de la notice bibliographique (001)

Le numéro de contrôle de la notice bibliographique est une chaîne de caractères unique et consistante qui permet d'identifier la notice dans le système de signalement d'une bibliothèque et où débute le processus d'appareillage des notices chargées dans la base de données AMICUS.

Les bibliothèques participantes doivent inscrire un numéro de contrôle de la notice bibliographique dans l'étiquette 001 de chaque notice fournie. Ce numéro devient un numéro de contrôle de la notice lisible par machine. Toutes les transactions (i.e., notice nouvelle, corrigée ou révisée, ou supprimée) doivent présenter le même numéro de contrôle dans l'étiquette 001.

4.2.2 Éléments de données de longueur fixe (008)

Les données placées dans des positions de caractère définies à l'intérieur de cette étiquette sont des caractères qui présentent des informations bibliographiques codées sur le document catalogué ou qui fournissent des instructions utiles pour le traitement et la manipulation par machine de la notice. Les éléments de données varient d'une notice à l'autre suivant le type de document traité.

p.c. 7-10: 1ère date
Les données fournies dans cette zone sont essentielles pour l'appariement des notices dans la base de données AMICUS. Si le système de la bibliothèque ne prévoit pas l'inscription de cette information dans la section des zones fixes, il est possible, lorsque les notices sont exportées, de copier les données soit à partir de la section d'adresse bibliographique (i.e., l'étiquette 260, sous-zone $c pour les notices de monographie), soit à partir de la section intitulée « Dates de publication et/ou désignation séquentielle » (i.e., l'étiquette 362, sous-zone $a pour les notices de ressource continue).

p.c. 15-17: Lieu de publication, production ou exécution
Ce code de trois caractères fournit d'importantes données pour l'appariement des notices dans la base de données AMICUS. Si possible, le code « xxc » est essentiel pour les adresses bibliographiques canadiennes. La liste complète des codes de pays figure dans le document MARC 21 Liste des codes de pays. ⁽¹⁰⁾

p.c. 23; p.c. 29: Support matériel du document
Il faut produire des notices séparées pour chaque forme distincte d'un même document bibliographique (e.g., microforme, gros caractères, Braille). Par exemple, la version imprimée d'un document et sa reproduction sur microfiche doivent être signalées comme des notices distinctes, au moyen du code approprié correspondant au support matériel du document. Ceci garantie que les formes distinctes d'un même document bibliographique sont bien ajoutées dans AMICUS. (Remarque : la zone 008/23 est le « Support matériel du document » correspondant aux livres, ressources continues, ouvrages musicaux et ouvrages mixtes. La zone 008/29 correspond au « Support matériel du document » comprenant les cartes et documents visuels. La zone 008 pour « Fichiers informatiques » ne présente aucun caractère réservé au « Support matériel du document ».)

4.3 Source du catalogage (040)

La sous-zone $a renferme le code de l'organisme ayant à l'origine procédé au catalogage, alors que la sous-zone $c renferme le code de l'organisme qui s'est occupé de la transcription. Il faut que l'une de ces zones, ou les deux, contiennent le code de la bibliothèque participante. La sous-zone $b indique la langue utilisée pour le catalogage.

Si cette étiquette ne se trouve pas dans les notices de la bibliothèque participante, le système peut alors fournir l'étiquette voulue au cours du processus de conversion à Bibliothèque et Archives Canada.

4.4 Zones de la vedette principale (1xx)

Chaque notice doit contenir une vedette principale codée, pourvu que cette vedette est autre que le titre. Seulement une vedette principale par notice est permise.

4.5 Mention du titre (245)

Chaque notice doit contenir une mention du titre. Sans cela, la notice ne pourra être chargée dans AMICUS.

4.6 Publication, distribution, etc. [adresse bibliographique] (260)

L'adresse bibliographique est une donnée obligatoire, même s'il s'agit de « [S.l.: s.n.] ». Les deux indicateurs sont indéfinis et on devrait les laisser vides. L'indicateur $a (lieu de publication) est obligatoire pour les ressources continues; $b (éditeur) et $c (date de publication) sont obligatoires pour les monographies.

4.7 Description matérielle (300)

La description matérielle ou « collation » est particulièrement importante si le document signalé est une monographie, un microfilm, un disque informatique ou un enregistrement sonore, entre autres. Au besoin, l'étiquette peut être codée au niveau minimal (e.g., si la pagination ou le nombre de volumes n'est pas disponible).

4.8 Dates de publication et/ou de désignation des volumes (362)

Cette étiquette est obligatoire pour les ressources continues. Elle renferme la désignation des volumes et/ou les dates de début et/ou de fin d'une ressource continue. Étant donné que cette étiquette sert à signaler les dates de parution, c'est souvent le seul élément qui permet de faire la distinction entre des ressources continues similaires. Cette étiquette ne devrait pas refléter les fonds de la bibliothèque participante.

4.9 Localisations et mentions de fonds (850)

4.9.1 Ajout de l'étiquette 850 aux notices lisibles par machine

Toutes les notices lisibles par machine doivent contenir une étiquette 850 avant qu'on ne puisse les charger dans AMICUS. Les notices ne présentant pas une telle étiquette sont rejetées avant le chargement. Certaines bibliothèques peuvent ajouter une étiquette 850 aux notices qu'elles envoient à Bibliothèque et Archives Canada. Tel est habituellement le cas lorsque les notices sont exportées du système local dans un fichier qu'on doit envoyer à Bibliothèque et Archives Canada. Si les bibliothèques sont incapables d'exporter leurs notices du système local avec une étiquette 850, de telles étiquettes seront créées pour leurs notices au cours du processus de conversion à Bibliothèque et Archives Canada (voir la section 3.3, intitulée « Conversion par Bibliothèque et Archives Canada »).

Notices envoyées avec des étiquettes 850
On peut reproduire l'étiquette 850. Les systèmes des bibliothèques peuvent signaler les fonds de plusieurs bibliothèques secondaires sur une même notice en reproduisant l'étiquette 850 pour chaque bibliothèque secondaire possédant son propre symbole d'identification canadien. De même, les centres régionaux et les réseaux peuvent signaler les fonds de plusieurs institutions sur une notice en reproduisant l'étiquette 850. Alors que plusieurs étiquettes 850 puissent être attribuées à une même notice, chaque étiquette 850 doit représenter un seul sigle de bibliothèque (i.e., qu'on doit retrouver un même sigle de bibliothèque dans la sous-zone $a). Une notice donnée ne peut contenir plusieurs étiquettes 850 présentant le même sigle de bibliothèque dans la sous-zone $a.

Notices envoyées sans étiquettes 850
Les bibliothèques ne pouvant exporter les étiquettes 850 de leur système local peuvent également signaler les fonds de plusieurs bibliothèques secondaires ou autres institutions sur la même notice. Celles-ci doivent simplement s'assurer que l'information sur les localisations et les fonds apparaissent dans la notice envoyée à Bibliothèque et Archives Canada (e.g., sur une étiquette 9XX). Au moment de la conversion, cette information sera transférée aux étiquettes 850 correspondantes, permettant ainsi de charger les notices dans AMICUS.

4.9.2 Prêts entre bibliothèques

Si plusieurs bibliothèques utilisent une institution donnée en tant que centre de prêts entre bibliothèques (PEB), le sigle de bibliothèque de l'institution concernée doit apparaître clairement sur les notices envoyées à Bibliothèque et Archives Canada pour s'assurer de bien acheminer les demandes de PEB et de photocopies.

Pour éviter de recevoir des demandes de prêt de documents signalés au Catalogue collectif national, les bibliothèques ne participant pas au PEB doivent s'assurer que les notices qu'elles envoient au Catalogue collectif national reflètent clairement leur non-participation.

4.9.3 Exemplaires multiples

Les exemplaires multiples d'un ouvrage appartenant à une institution ne devraient pas être signalés; seulement une copie devrait être signalée (e.g., la monographie offerte en prêt, la ressource continue la plus complète). Les numéros d'exemplaires ne devraient pas être mentionnés.

4.9.4 Informations supplémentaires sur l'étiquette 850

Pour connaître les données minimales requises à l'étiquette 850, voir l'Annexe A, intitulée « Éléments de données exigés ». Pour de plus amples renseignements sur les codes de sous-zones employés sur l'étiquette 850, voir l'Annexe B, intitulée « Notes sur les codes de sous-zones 850 ».