3. Signalement des notices au Catalogue collectif national

Une bibliothèque souhaitant signaler ses notices lisibles par machine au Catalogue collectif national peut inclure des notices concernant des documents dans tous les formats et tous les domaines. Les notices reçues dans le format MARC sont converties au format MARC 21 d'AMICUS. AMICUS repose sur le principe d'une notice maîtresse par manifestation unique d'un document bibliographique où l'on ajoute toutes les localisations. Les notices sont chargées en différé au moyen d'un ensemble de programmes généralisés conçus pour empêcher que des notices en double ne soient ajoutées à la base de données et pour préserver les différences qui distinguent ces documents bibliographiques.

Pour verser des notices lisibles par machine dans le Catalogue collectif canadien, la bibliothèque participante doit convertir ses notices du format local au format MARC si tel n'est pas déjà leur format. Il se peut que la structure de la notice locale soit révisée afin de faire ressortir les éléments de données exigés pour l'identification et la conversion, et il se peut que le système lui-même ait besoin d'améliorations pour permettre le signalement régulier de notices lisibles par machine.

3.1 Préparation au signalement

Avant de signaler les notices au Catalogue collectif national, la bibliothèque doit s'assurer que les exigences concernant les données « obligatoires » et « essentielles si applicables » soient respectées et que ses notices présentent le format qui se prête le mieux au signalement (i.e., le format de communication MARC 21). La présence d'éléments de données convenablement codés « obligatoires » et « essentiels, si applicables » dans les notices lisibles par machine nous assure que les programmes de chargement et d'assortiment des notices AMICUS fonctionnent le plus efficacement possible lorsque les notices lisibles par machine sont ajoutées dans la base de données AMICUS.

Les données requises pour répondre aux exigences du format MARC qui ne se trouvent pas dans la notice locale peuvent poser un problème. Les zones bibliographiques obligatoires qui ne se trouvent pas dans la notice locale peuvent parfois être signalées sous forme schématique (e.g., « [s.l.] » et « [s.n.] » pour le lieu de publication et l'éditeur, respectivement, de façon à fournir une adresse bibliographique). Dans certains cas, Bibliothèque et Archives Canada peut générer les données et/ou la désignation de contenu manquantes au cours du processus de conversion. Dans d'autres cas, il peut être nécessaire d'améliorer le format local de façon à y inclure les éléments exigés.

Les numéros de contrôle doivent être analysés soigneusement, puisqu'ils sont des points d'accès primordiaux. Il faut utiliser des numéros de contrôle normalisés pour chaque notice. Par exemple, le numéro international normalisé des publications en série (ISSN) doit s'écrire en deux groupes de quatre chiffres chacun, séparés par un trait d'union (e.g., « 1234-5678 »). Il est possible que le système local enregistre les données différemment (e.g., sans trait d'union). Si cette donnée n'est pas convertie suivant la notation appropriée, la zone ne sera pas chargée et le numéro ne sera plus valide comme point d'accès.

Tous les caractères devraient être représentés au moyen du jeu de caractères élargi ASCII exigés pour le signalement, et l'on devrait pouvoir distinguer séparément les diacritiques, les signes de ponctuation et les autres marques aux fins de la conversion. Le cas échéant, les diacritiques doivent précéder le caractère auquel ils se rapportent.

3.2 Envoi d'un fichier d'essai

Lorsqu'une bibliothèque est certaine que ses notices répondent aux exigences de signalement des notices lisibles par machine, elle peut préparer un fichier d'essai qu'elle envoie au Catalogue collectif de Bibliothèque et Archives Canada pour analyse et conversion.

Les fichiers d'essai devraient contenir des échantillons d'une vaste gamme de notices. Le fichier d'essai des ressources continues devrait contenir des ressources continues avec des dates de début et de fin, des ressources continues gouvernementales et des ressources continues sur différents supports (e.g., microformes, fichiers informatiques). Les fichiers des monographies devraient contenir des notices concernant des documents en plusieurs volumes, des collections monographiques et des monographies produites sur différents supports (e.g., des documents visuels, de la musique et des enregistrements sonores).

Les fichiers d'essai devraient contenir des notices reflétant les normes et les pratiques de catalogage adoptées et élaborées par la bibliothèque participante au cours des ans (e.g., RCAA 1, RCAA 2). Ceci est particulièrement important si la bibliothèque prévoit signaler ses fichiers rétrospectifs.

Tous les fichiers d'essai envoyés à Bibliothèque et Archives Canada doivent respecter les conventions régissant les noms de fichier (voir la section 2.3.1 ci-dessus). Les fichiers d'essai doivent faire l'objet d'un traitement spécial et ne peuvent être identifiés que par les ordinateurs de Bibliothèque et Archives Canada lorsque les noms de fichier sont conformes aux conventions établies.

La bibliothèque concernée ne recevra aucune analyse écrite de son fichier d'essai. Si aucune consultation n'est nécessaire, on communiquera à nouveau avec la bibliothèque au moment où la conversion sera en « production » (i.e., opérationnelle) et que Bibliothèque et Archives Canada sera prête à recevoir les fichiers de production.

3.3 Conversion par Bibliothèque et Archives Canada

Toutes les notices envoyées au Catalogue collectif national font l'objet de deux processus de conversion distincts avant qu'on ne puisse les charger dans AMICUS, soit une conversion générique et une conversion particulière à une bibliothèque.

Conversion générique
La conversion générique, qui permet de traiter toutes les notices, a pour but de modifier ou d'éliminer les données des notices reçues qui pourraient entraîner des problèmes au moment de les charger dans AMICUS (e.g., les données qui ne respectent pas la norme MARC 21). La conversion générique a également pour but d'ajouter certains éléments de données obligatoires aux notices lisibles par machine lorsque ces données n'existent pas déjà dans la notice reçue (e.g., l'étiquette 008).

Conversion particulière à une bibliothèque
Dû au grand nombre de systèmes d'automatisation utilisés dans les bibliothèques et de pratiques locales de catalogage, les notices envoyées à Bibliothèque et Archives Canada pour être ajoutées au Catalogue collectif font également l'objet d'une conversion particulière à la bibliothèque. Lorsqu'un éventuel signaleur du Catalogue collectif envoie un fichier d'essai de notices à Bibliothèque et Archives Canada, ces dernières sont analysées et la conversion s'effectue en fonction de la 'structure' particulière de l'éventuel signaleur. Les conversions particulières à une bibliothèque sont également révisées lorsque le signaleur du Catalogue collectif modifie ou remplace son système automatique à la bibliothèque.

Le rôle de la conversion particulière à une bibliothèque est double. Premièrement, ce mécanisme permet de remplacer ou d'éliminer toutes les données de la notice reçue qui n'ont pas déjà été corrigées lors de la conversion générique, et qui pourrait entraîner des problèmes au moment de charger les notices bibliographiques dans AMICUS. Deuxièmement, lorsqu'une bibliothèque est incapable d'exporter l'information sur ses localisations et ses fonds à partir du système local dans une étiquette 850, on doit créer cette dernière au cours du processus de conversion particulier à une bibliothèque. L'opération consiste habituellement à prendre les données des autres étiquettes des notices reçues et à les transférer dans la zone appropriée d'une étiquette 850 de la notice convertie (e.g., en prenant l'information relative au fond de l'étiquette 9XX d'une bibliothèque pour la transférer à l'étiquette 850$c de la notice convertie).

Précisons que l'étiquette 850 est utilisée localement par Bibliothèque et Archives Canada afin d'y inscrire des informations sur les localisations et les fonds dans les notices AMICUS. Aussi, il ne s'agit pas d'une étiquette MARC 21 autorisée pour AMICUS. Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation de l'étiquette 850 dans les notices du Catalogue collectif, veuillez consulter les sections 4.9, A.11, et A.12 sur les « Localisations et mentions de fonds » et l'Annexe B, intitulée « Notes sur les codes de sous-zones 850 ».

Lorsque les notices d'une bibliothèque ont subi avec succès les deux processus de conversion, elles sont prêtes à être chargées dans AMICUS.