Le service actuel des bibliothèques fédérales :
en transition

Mémoire du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral à la Table ronde de recherche-action du Centre canadien de gestion (CCG) sur les services internes.

Le 11 janvier 2002

Sommaire

La Bibliothèque nationale du Canada (BNC) a mis sur pied le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (CBGF) en 1976 pour obtenir des conseils en matière de coordination et de leadership en ce qui touche les bibliothèques du gouvernement fédéral. Le Conseil coordonne diverses co-entreprises, avec l'appui et l'orientation que lui prodigue la Bibliothèque nationale du Canada. Il constitue aussi une tribune de discussion, pour en informer le gouvernement du Canada, sur les politiques, programmes et procédés liés aux bibliothèques du gouvernement fédéral, aux produits d'information et aux technologies de l'information.

L'organisation des quelque 300 bibliothèques du gouvernement fédéral découle d'une foule de modèles, au sein de l'organisme ou du ministère concerné; en outre, ces bibliothèques sont interreliées de nombreuses façons. Les dispositions de coopération les plus courantes se font au besoin et de gré à gré : mise en commun des systèmes de catalogue et d'information, emprunt de documents, report de questions à une autre instance, collections spécialisées, perfectionnement professionnel, etc. Il serait possible d'améliorer le modèle plutôt décentralisé qui a cours présentement pour en rehausser l'efficacité et l'économie dans les divers services de bibliothèque du gouvernement fédéral. Cela mérite que l'on s'y penche plus avant. Il faut à cet égard renforcer le rôle principal de la Bibliothèque nationale et perfectionner les politiques sur la prestation des services d'information aux fonctionnaires.

De plus en plus, les bibliothécaires du gouvernement fédéral se tournent vers les questions de gestion des connaissances, de ressources électroniques et de renforcement des réseaux au sein des groupes clients. L'apparition et la croissance en importance de ces rôles viennent s'ajouter aux responsabilités de collecte, de conservation et d'accès aux publications du gouvernement fédéral. L'information prend sa place au titre des ressources essentielles à la gestion efficace du gouvernement, tout comme les ressources financières et humaines.

Pour évaluer l'importance que prennent l'information et le savoir pour un organisme, il faut notamment songer aux retombées de ces domaines sur la qualité et l'à-propos des décisions, des conseils en matière d'orientation et des programmes. Il s'agit-là d'une fonction difficile mais nécessaire pour que l'on soit un jour en mesure d'évaluer et de financer de façon rationnelle les projets liés aux questions d'information.

La contribution attendue de la communauté bibliothécaire du gouvernement fédéral est de toute première importance dans l'atteinte des objectifs du projet de Gouvernement en direct, bien que l'on en reconnaisse peu la portée. Pour régler les problèmes relevés dans le présent document, la haute direction du gouvernement devra demeurer vigilante et agir de façon concertée, afin que les services bibliothécaires puissent bien contribuer aux efforts du gouvernement, aujourd'hui mais aussi demain.

Antécédents

Le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral

Nature du CBGF. La Bibliothèque nationale du Canada (BNC) a mis sur pied le CBGF en 1976 afin d'encourager l'utilisation des ressources bibliothécaires fédérales par la coordination et le partage des ressources, de conseiller l' Administrateur général de la Bibliothèque nationale sur les questions liées aux services bibliothécaires et à l'accès à l'information au sein du gouvernement fédéral et de promouvoir la coordination et le perfectionnement professionnel des employés des bibliothèques du gouvernement fédéral. Le Conseil coordonne diverses co-entreprises, avec l'appui et l'orientation que lui prodigue la Bibliothèque nationale du Canada. Il constitue aussi une tribune de discussion, pour en informer le gouvernement du Canada, sur les politiques, programmes et procédés liés aux bibliothèques du gouvernement fédéral, aux produits d'information et aux technologies de l'information.

Activités du CBGF. Le Conseil est actif. Il tient une assemblée générale annuelle et un colloque d'automne annuel portant sur un sujet d'intérêt professionnel. Il décerme le Prix Agatha Bystram, un prix en leadership de la gestion de l'information, pour une période de huit ans. En 1995, il a établi un consortium permettant d'utiliser le pouvoir d'achat collectif des bibliothèques du gouvernement fédéral, réalisant ainsi des économies au nom de ses membres. Le Consortium a graduellement pris une telle importance qu'il est désormais autosuffisant. Les volumineux états de service du Conseil dressent un portrait d'offre de services d'éducation permanente à ses membres, de soutien moral et de réseautage, de soutien des exercices de mise en commun de pratiques professionnelles exemplaires et d'encouragement à constituer des co-entreprises. Ses équipes d'intervention travaillent à trois projets : les mesures favorisant les projets de métadonnées au sein des organismes et ministères fédéraux par l'entremise de leur bibliothèque; la création et la prestation de toute une gamme d'outils d'information en partage informatique, à l'usage des fonctionnaires fédéraux; l'élaboration d'options de carrière à offrir à la communauté des employés de bibliothèque du gouvernement fédéral, pour susciter la croissance des compétences des membres.

Organisation du CBGF. Le Conseil prend ses orientations d'un comité directeur présidé par l'Administrateur général de la bibliothèque nationale. Le vice-président est le directeur général de l'Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST), lequel fait partie du Conseil national de recherches du Canada et de la Bibliothèque scientifique nationale du Canada. Les dirigeants des bibliothèques du gouvernement fédéral élisent, parmi leurs rangs, les autres membres du Comité directeur. En vertu du règlement de régie du Conseil, les seuls chefs de bibliothèques éligibles sont fonctionnaires fédéraux (employés de ministères, de direction générales, d'organismes définis aux articles I, I.1, II et III de la Loi sur la gestion des finances publiques). À l'échelle du gouvernement fédéral, la communauté bibliothécaire tire essentiellement ses ressources humaines d'un même bassin de compétences, comme elle met en commun l'information et l'expérience qu'elle possède, etc.

La Bibliothèque nationale du Canada

Mandat. La BNC représente le Centre d'excellence du Canada en matière bibliothéconomique. Elle est responsable de l'entretien et de la croissance des collections et de l'offre aux citoyens de matériel publié en tous formats et médias, dans tous les sujets et disciplines, y compris les publications gouvernementales. Elle est également mandatée du soutien aux bibliothèques et à la profession bibliothéconomique. Elle est responsable de la coordination des services bibliothécaires des ministères, succursales et organismes du gouvernement du Canada depuis 1969. En 1976, elle a mis sur pied le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral, auquel elle offre des services de secrétariat. La BNC doit, en vertu de la directive de gestion de l'information gouvernementale, surveiller l'organisation et la distribution aux points d'accès des renseignements publiés par le gouvernement du Canada. Elle a fait en sorte que les fonds bibliographiques détenus par les bibliothèques fédérales sont inclus à la base de données nationale AMICUS, accessible à tous les Canadiens.

Rapports avec les autres bibliothèques du gouvernement fédéral. La Loi sur la Bibliothèque nationale, dans ses présentes dispositions, donne à la BNC l'autorité de coordonner les services bibliothécaires des ministères, directions générales et organismes du gouvernement du Canada, y compris toute une liste de fonctions, comme le catalogage, et ainsi de suite. La Loi est présentement en cours de révision. La BNC étudie diverses options en vertu desquelles elle pourrait rehausser son rôle de chef de file et de coordonnatrice dans la prestation des services bibliothécaires aux ministères et organismes du gouvernement fédéral.

Bibliothèques du gouvernement fédéral

Nombre et lieux. On compte à l'heure actuelle près de 300 bibliothèques au gouvernement fédéral. Ces dernières peuvent aller de la petite bibliothèque n'employant qu'une seule personne, avec une petite collection de quelques centaines de titres, à des organisations au personnel nombreux offrant, grâce à des systèmes complexes, des services liés à d'immenses collections. La plupart de ces quelque 300 bibliothèques sont de petite envergure (un à cinq employés). Les deux intervenants les plus importants, la BNC et l'ICIST, dominent la scène bibliothécaire fédérale.

Bibliothécaires isolés dans des endroits éloignés. La plupart des bibliothèques sont dans la région de la Capitale nationale et les autres sont réparties d'un bout à l'autre du pays et (dans certains cas) à l'échelle mondiale. Les bibliothécaires les plus isolés doivent souvent relever des défis de taille dans la prestation des services à la clientèle. Ils sont clairement désavantagés en ce qui touche les possibilités de perfectionnement professionnel, de transfert des connaissances et d'avancement de leur carrière.

Mandats. Les bibliothèques du gouvernement fédéral, étant des bibliothèques spéciales typiques, ont une clientèle bien définie, notamment le personnel du ministère et des clients de l'extérieur aux activités concentrées. Elles sont financées par leur ministère, recueillent des renseignements sur le sujet de spécialisation de cet organisme et disposent d'un personnel formé et éduqué dans la spécialisation en question. Les sujets des collections et les connaissances particulières du personnel des bibliothèques fédérales à cet égard varient considérablement d'un organisme à l'autre : administration publique, sciences, santé, droit, finances, affaires commerciales, agriculture, histoire, etc. La grande majorité des bibliothèques du gouvernement fédéral ont vu le jour au moment où leur ministère, direction générale, institut ou organisme a estimé avoir besoin de tels services, et leur orientation est par conséquent souvent locale, du moins du point de vue de la haute direction. La " perspective d'ensemble " des services bibliothécaires à l'échelle du gouvernement a rarement fait l'objet de l'intérêt des cadres supérieurs.

Cadre de politique. Le cadre de politique au sein de la BNC et des autres bibliothèques du gouvernement fédéral fait une place d'honneur à la politique sur la gestion de l'information gouvernementale, celle sur les communications, à diverses politiques et lignes directrices liées à Internet, au Programme des services de dépôt et à la politique sur l'accès à l'information.

Liens hiérarchiques. Sur le plan fonctionnel, les niveaux hiérarchiques sous l'autorité desquels sont les bibliothécaires du gouvernement fédéral varient considérablement selon l'organisme. Certains sont sous l'autorité de programmes tels que les politiques ou la recherche alors que d'autres sont responsables devant un secteur de soutien ministériel. Par conséquent, de nombreux bibliothécaires n'ont pas une affinité étendue avec les services internes de leur organisme dans leur ensemble. Quand ils doivent rendre compte devant un secteur de soutien ministériel, par contre, le plus souvent les bibliothèques sont sous la férule de cadres supérieurs dont la spécialité est tout autre (souvent les finances ou la technologie de l'information) et qui peuvent n'apprécier que fort peu la valeur de l'information et des services qu'offrent les bibliothèques. De plus en plus d'organisations gouvernementales adjoignent les services de gestion de l'information, y compris les bibliothèques, aux services de technologie de l'information. Bon nombre d'organisations ont déjà fusionné leurs services de gestion des dossiers ou encore ceux des affaires publiques à leurs services bibliothécaires. Cette tendance semble vouloir se confirmer.

La bibliothèque virtuelle. La croissance de la "bibliothèque virtuelle" a modifié le paysage des bibliothèques et des collections. Une poignée de bibliothèques du gouvernement fédéral sont uniquement de " nature virtuelle ", avec le personnel nécessaire au soutien du service mais sans collection traditionnelle. Un petit nombre de bibliothèques possèdent une collection très modeste de ressources électroniques, en plus de collections traditionnelles; la plupart des bibliothèques sont quelque part entre ces deux pôles.

Profil démographique. Comme d'autres communautés professionnelles au gouvernement fédéral, le milieu des bibliothèques doit faire face à la perspective de la retraite imminente de nombre de ses membres d'ici les deux ou trois prochaines années.

Les enjeux actuels de la communauté bibliothécaire du gouvernement fédéral

Prestation des services des bibliothèques du gouvernement fédéral

Situation actuelle. Les quelque 300 bibliothèques du gouvernement fédéral semblent, à première vue, fonctionner de façon indépendante les unes des autres, ce qui est certainement vrai dans certains aspects, comme celui du financement. Cependant, à bien y regarder, on peut voir leur interrelation au sein d'un réseau complexe de rapports vécus.

Réseaux et interdépendances. Beaucoup de ministères et d'organismes du gouvernement fédéral ont plusieurs services bibliothécaires au sein de leur organisation respective. Ces bibliothèques sont officiellement en réseau; ainsi une bibliothèque centrale ou principale a souvent autorité fonctionnelle sur tous les autres services de bibliothèque dans un même organisme gouvernemental; dans un autre scénario, elle pourrait avoir autorité directe sur le personnel et les budgets de ses organismes satellites. En outre, les bibliothécaires fédéraux se sont toujours fortement appuyés sur les réseaux officieux et les dispositions de partage des ressources, arrangements qu'ils instituent eux-mêmes, aussi bien dans un ministère ou un organisme donné qu'entre divers organismes. On compte de nombreux types d'arrangements officieux. La mise en commun des renseignements de catalogue et les emprunts de matériel, les références faites entre bibliothèques en vue de trouver réponse à des questions et les partages d'information professionnelle en sont des exemples. La pratique de collection en profondeur de sujets spécialisés s'est poursuivie en dépit de l'augmentation des prix et de la stagnation des budgets d'acquisition, notamment en laissant tomber les acquisitions de collection dans des domaines marginaux. Les techniques de balayage électronique et autres outils électroniques ont donné aux bibliothèques les moyens d'acquérir des documents rapidement, sur demande. Par conséquent, beaucoup de bibliothèques du gouvernement fédéral, déjà fortement spécialisées, se spécialisent encore davantage, tout en devenant de plus en plus interdépendantes les unes des autres. Bon nombre d'entre elles servent de source de consultation dans une discipline particulière ou une spécialité pour l'ensemble du gouvernement, pour tout le pays et même sur la scène internationale. Les pratiques efficaces de réseautage, qui dépassent souvent la scène gouvernementale en envergure, ont permis aux bibliothèques du gouvernement fédéral de demeurer sensibles à leur environnement et d'accroître leur efficacité, avec pour conséquence l'excellence de leurs services, compte tenu des ressources investies.

Bibliothèques virtuelles. Les moyens électroniques nous ont donné la possibilité de servir des clients traditionnellement mal servis auparavant, compte tenu de facteurs comme l'éloignement et les limites des formats ou médias traditionnels. Cependant, la négociation dans l'achat de ces outils électroniques (des bases de données de résumés analytiques et d'index périodiques en direct, etc.) à la pièce, ministère par ministère, est fort peu efficace. Dans certains ministères importants (notamment à Industrie Canada et à Agriculture et Agroalimentaire Canada, pour n'en nommer que deux) on exploite de façon dynamique le concept d'une bibliothèque, à l'administration centrale du ministère, qui dispense ce service à un portefeuille ministériel particulier, où les permis de portefeuille sont négociés par une seule bibliothèque au nom des secteurs, succursales et organismes d'un même portefeuille qui choisissent de participer. Le Consortium de la BNC amène ce concept un pas de plus en avant, en se faisant le négociateur central auprès du fournisseur et en organisant la mise en commun des permis interministériels liés aux produits électroniques. L'octroi à la Couronne d'une licence de surveillance des médias électroniques, qui date déjà de quelques années, démontre clairement la valeur des licences d'exploitation par la Couronne en ce qui touche les produits électroniques; la communauté bibliothécaire cherche à étendre ce concept à un éventail élargi de produits électroniques d'information pour lesquels elle estime que le besoin des fonctionnaires est clairement établi, à l'échelle de tout le gouvernement.

Grappes. Les bibliothèques fédérales ayant des intérêts communs s'associent au sein de regroupements ou grappes correspondant à une masse critique de spécialité (par exemple, les bibliothèques spécialisées en matière scientifique et technique, les bibliothèques de droit et celles d'administration publique). Le Conseil soutient et encourage ces efforts car ils ont donné lieu à des démarches qui ont propulsé en avant la communauté. Ce peuvent être des grappes liées à des portefeuilles; ainsi, un musée à vocation scientifique ou technique pourrait avoir beaucoup en commun avec d'autres bibliothèques versées dans le domaine scientifique ou technique, en plus de trouver utile la possibilité de réseautage avec d'autres bibliothèques de musées au sein de son propre portefeuille.

Besoin d'autres modèles de prestation des services. Il faudra étudier le modèle réparti duquel découle le fonctionnement des bibliothèques du gouvernement fédéral, puis établir et évaluer des options d'amélioration ou de rechange de ce modèle. Il est clairement possible de rationaliser et d'améliorer la prestation des services bibliothéconomiques, dans le but de soutenir une main-d'œuvre de plus en plus capable d'un fonctionnement horizontal, à travers les diverses structures ministérielles.

Besoin de politiques en matière de services bibliothéconomiques. Outre le besoin d'un meilleur modèle de prestation des services, on note celui de mandater les services d'information aux fonctionnaires par le truchement des politiques gouvernementales rendant nécessaire la prestation de services d'information aux ministères.

Besoin de renforcer le rôle de la Bibliothèque nationale du Canada. Il faudra établir un point focal afin de permettre le développement maximal des services de bibliothèque au sein du gouvernement fédéral. Il faudra remettre à un ministère la responsabilité de mener les bibliothèques dans la voie d'une restructuration, de conseiller et informer le gouvernement du Canada et de travailler avec d'autres éléments de la communauté de la gestion de l'information.

La BNC est la seule organisation capable de devenir ce ministère principal : elle dirige la communauté bibliothéconomique du gouvernement fédéral depuis 1969, elle jouit de contacts de premier plan chez les bibliothécaires au Canada et ailleurs dans le monde, elle est crédible auprès des organismes centraux et elle est en mesure de soutenir les travaux d'un secrétariat. La BNC étudie des changements à apporter à la Loi sur la Bibliothèque nationale pour en renforcer le rôle de coordination et de conseillère en ce qui touche les services de bibliothèque du gouvernement fédéral.

Dans cette refonte de la Loi sur la Bibliothèque nationale, la BNC étudie aussi comment renforcer son rôle au sein du gouvernement, en tant qu'experte de l'élaboration et de l'institution de normes, de pratiques exemplaires, etc., en matière d'accès aux renseignements publiés (notamment pour favoriser l'interopération des systèmes et réseaux; pour organiser le matériel, peu importe le format ou médium utilisé; pour garantir la création et la conservation des publications électroniques; pour tout ce qui touche les métadonnées et les thésaurus).

La BNC est en outre la mieux placée pour travailler de concert avec le Bureau de gestion du changement, la communauté des bibliothèques du gouvernement fédéral et le reste de la communauté de la gestion de l'information afin d'élaborer des programmes centralisés de renouvellement, par le recrutement, l'orientation, la formation et le perfectionnement professionnel du personnel.

Le rôle des bibliothécaires du gouvernement fédéral

Introduction. Au fil du temps, les bibliothécaires du gouvernement fédéral ont vu leur rôle s'accroître très considérablement. Les activités traditionnelles de bibliothéconomie, comme l'évaluation, la sélection et l'achat de documents, le catalogage, la réponse aux demandes de référence, l'interaction avec les clients, la gestion des collections et la gestion des systèmes bibliothéconomiques existent toutes encore. S'y sont greffées une gamme d'autres activités comme l'animation auprès de la clientèle, la formation (y compris en mode virtuel), la conception de sites Web, la création et la gestion de métadonnées, l'architecture du savoir, la négociation de contrats, la commercialisation, les audits de l'information et l'accroissement des travaux liés aux systèmes et aux bases de données qui ont cours aujourd'hui, comme par exemple l'intégration des systèmes des bibliothèques avec d'autres systèmes ministériels. À de nombreuses reprises, les bibliothèques fédérales ont pris la responsabilité du contenu Internet ou intranet et de la construction des métadonnées et des thésaurus de tout un ministère. Souvent, les gestionnaires formés en bibliothéconomie sont passés à d'autres cadres que celui de la bibliothèque, pour assumer des projets ou la gestion fonctionnelle de ces secteurs.

Convergence au sein de la communauté de la gestion de l'information. Ces dernières années, divers facteurs ont donné à penser qu'il serait utile de voir une " convergence " de la communauté bibliothéconomique avec d'autres segments de la communauté de " gestion de l'information " (GI), en vue de la prestation des services et du développement de chacune. Le principal facteur a été le développement des technologies des communications, qui permettent l'accès et la transmission rapides de renseignements de toute sorte, par et vers tous les secteurs de la société. Le programme du Gouvernement en direct, qui vise la connexion de tout citoyen canadien aux principaux services d'information du gouvernement fédéral d'ici 2004, a éclairé tout particulièrement la communauté de la GI. Comme ce secteur était pratiquement méconnu, cela lui a fait grand bien et la communauté des travailleurs en GI a fort bien reçu cette attention.

Avantages pour les clients. Les clients des services bibliothéconomiques du gouvernement fédéral tireront parti d'une croissance de l'intégration, du transfert des compétences, comme aussi de l'échange des connaissances entre les intervenants en GI. Il nous faudra des outils innovateurs et intégrés ainsi que de nouvelles options de gestion de l'information. Les bibliothécaires ont de nombreuses compétences et de nombreux outils de GI et de prestation de services d'information. On pourra mieux en tirer parti dans un cadre où la convergence de la communauté de la GI sera chose acquise. Il sera possible d'utiliser les normes et les protocoles conçus et utilisés en bibliothéconomie à l'échelle internationale (catalogage, classification, vedettes-matière, notices lisibles par machine, protocole Z39.50 de recherche entre différentes banques de données, etc.) dans le cadre des nouvelles applications de GI; sinon, elles pourront servir de modèles.

Contribution de la GI à la gestion du savoir. La gestion du savoir (GS) est une discipline à laquelle un grand nombre de milieux distincts, y compris la communauté de la GI, peuvent et doivent participer pour optimiser leur efficacité. L'ensemble des compétences de la communauté bibliothéconomique peut contribuer considérablement à la discipline de la GS; en outre, il est évident que la communauté de la gestion des dossiers a également une contribution à faire à cet égard. Cependant, nombreux sont les organismes et ministères qui ne se préoccupent que de la présente crise de la gestion des dossiers, qui se fait sentir à l'entière échelle du gouvernement, et qui n'investissent que dans cette perspective. Pour l'instant, au sein du gouvernement, la contribution de la GI à la GS est rien de moins que fragmentée. Quelques ministères pilotent bien des projets intéressants, où participent des intervenants de la GI, mais à l'heure actuelle la communauté de la GI dans son ensemble n'y est pas engagée. Elle devra adopter une attitude dynamique envers un engagement davantage coordonné et visible, afin que la GS puisse s'épanouir de la façon la plus souhaitable.

Fables concernant l' Internet. Certaines fausses affirmations concernant les ressources électroniques menacent la prestation efficace des services de bibliothèque et, par voie de conséquence, la qualité du travail des fonctionnaires. Par exemple, celle qui veut que " tout se trouve sur Internet ". D'autres suppositions liées et tout aussi fausses sont à l'effet que la documentation érudite (et bien souvent tout genre de documentation) est déjà versée en format numérique, et qu'elle est disponible; que l'indépendance des chercheurs et des clients est complète, étant donné que tout est accessible à l'écran de son ordinateur; qu'il est possible de faire des économies en rendant les documents de bibliothèque disponibles à l'écran, éliminant ainsi le besoin de conserver des collections imprimées. Le danger de ces suppositions est qu'ainsi, les fonctionnaires fédéraux ne se donneront pas la peine de chercher plus loin que sur support informatique les sources d'information, parce qu'ils supposent que " tout " y figure de toute façon. Par conséquent, on passera à côté de sources de renseignements de toute première importance et la qualité des conseils et décisions découlant de ces recherches en souffrira, c'est inévitable.

Les faits. La dure réalité est que la disponibilité des documents pertinents sur Internet ou simplement en format numérique est loin d'être assurée. Les documents numérisés, tout particulièrement ceux offerts à tous sur Internet, comportent des éléments d'instabilité inhérents : adresses électroniques devenant rapidement désuètes, textes révisés sans consultation facile aux versions précédentes, etc. La qualité de l'information accessible sur le grand réseau Internet, et même par l'entremise de ressources électroniques licenciées, varie énormément et une partie importante des responsabilités du professionnel de l'information consiste à rassurer les clients qu'ils consultent bel et bien des sources pertinentes et authentiques. Les questions d'évaluation, de sélection, de permis, d'accès et d'utilisation des produits d'information par les clients liées à la production licenciée de documents numérisés peuvent s'avérer très complexe, étant donné que la technologie et les modèles commerciaux qui sous-tendent la prestation de ces services est loin d'être stabilisée. De fait, les bibliothèques se rendent compte du besoin d'accroître leur contingent professionnel afin de gérer les nouvelles technologies et méthodes de prestation des services, au moment même où on leur demande de conserver les procédés traditionnels de bibliothéconomie.

Conclusion. Les bibliothèques du gouvernement fédéral offrent leurs services par l'entremise d'une gamme mixte de moyens traditionnels et innovateurs à la fois, et cela n'est pas prêt de s'arrêter. On aura assurément besoin de moins d'espace de rangement des livres; le rôle de conservateur de documents diminuera dans le cas de la bibliothèque typique du gouvernement fédéral. Par ailleurs, le bibliothécaire sera de plus en plus perçu comme un guide, un " mentor du savoir " et un enseignant. Ces compétences auront leur utilité dans le concept global de la GI. En ce qui touche la GS, c'est un prolongement naturel de ce que font les bibliothécaires pour guider les clients et les mettre en rapport les uns avec les autres; les employés des bibliothèques, tout comme d'autres employés affectés à la GI, sont plus en demande que jamais, bien que les modes de prestation de leurs services soient appelés à un changement certain.

Valeur de l'information pour l'organisation

L'information est nécessaire pour engendrer les connaissances. La plupart des fonctionnaires sont des travailleurs davantage intellectuels que manuels; ils ont besoin d'un accès efficace et économique aux renseignements pertinents, de façon ponctuelle. Ils ne sont pas en mesure de fournir au gouvernement les conseils les mieux fondés, de créer des politiques, de concevoir des programmes ou de publier les meilleurs renseignements à moins de disposer d'une source d'information qui leur permettra de le faire. Cette source d'information devra inclure les renseignements produits par l'organisation même du fonctionnaire, mais aussi des organismes centraux et d'autres organismes gouvernementaux, de partenaires, de clients, de ministères provinciaux, de gouvernements étrangers, d'organismes internationaux, d'instituts de recherches, de publications sur le commerce, de périodiques de recherche scientifique, etc. Il faudra évaluer, sélectionner, authentifier et accéder cette information, et tout cela, de façon économique. Il faudra donner aux fonctionnaires une formation et des services constants d'aide pour leur permettre de bien accéder à l'information et de bien l'utiliser. Il s'agit là d'une fonction complexe, qui exige des ressources et la participation de professionnels compétents.

Comment évaluer les services de bibliothèque. La valeur de l'information est difficile à déterminer en soi. Les bibliothèques compilent habituellement des " statistiques d'utilisation ", à partir desquelles elles peuvent procéder à des analyses simples permettant, par exemple d'établir le coût de chaque consultation d'un article particulier, par opposition à ce qu'il en coûterait si l'on achetait cet article pour le consulter à loisir. On peut aussi, bien sûr, établir les coûts des procédés, comme ceux du catalogage d'un article ou ceux nécessaires pour retirer un article de la collection. L'analyse réelle de la valeur de l'information pour l'organisation, en ce qui concerne les retombées de cette information sur les décisions qui en découleront, par exemple, demeure cependant imprécise, coûteuse et longue. On a bien fait certaines études sur le coût de revient de tel ou tel outil électronique, mais ces études servent davantage à mesurer les économies de temps qu'un employé peut faire par l'emploi d'un outil au lieu d'un autre, ou encore la pertinence d'un outil commercial par rapport à celle de faire une recherche dans l'Internet etc. On procède rarement à l'étude des impacts relatifs à la disponibilité des divers niveaux et genres de services et de renseignements dans le calcul de la pertinence des décisions ou des interventions qui en découleront.

Les services des bibliothèques sont traditionnellement compris comme étant "bons " et "nécessaires", mais il demeure difficile de traduire ces concepts globaux dans une perspective monétaire d'investissement. La conséquence en est que lors de restrictions budgétaires, on cible davantage les bibliothèques. L'un des points de repère qu'utilisent les bibliothèques consiste à n'acheter que ce que le client est prêt à payer, titre par titre, mais la nature même de ce processus le rend fastidieux. De plus, étant local de nature, le recours à ce processus demeure inégal. Tout particulièrement en perspective des ressources électroniques, la conjoncture actuelle indique le bien-fondé d'une centralisation accrue des services, afin de les rendre plus économiques en élargissant la portée des arrangements liés aux licences et permis.

Conclusion. Les projets de GI n'ont pas poussé, dans le passé, vers l'obtention de fonds pourtant bien nécessaires, pour une foule de raisons. Parmi les principaux facteurs, notons l'absence des " moteurs " pertinents pour établir un contexte, le besoin de ces projets et celui de les financer adéquatement. Un autre facteur tient au fait qu'au sein d'un organisme donné, en règle générale, un projet de GI fera le plus souvent concurrence aux projets de technologie de l'information (TI) pour l'obtention de fonds. Là où le bât blesse, c'est que les projets de GI ne sont généralement pas en mesure d'établir aussi clairement que les projets de TI des résultats, des calendriers, des intrants, etc. Il faut pouvoir trouver les moyens d'évaluer les analyes de rentablisation de GI qui puissent correspondre aux profils des projets de GI, permettre de les comparer non seulement aux autres genres de projets qui les concurrencent dans la demande de fonds mais aussi de les comparer entre eux.

Conclusion

Le modèle actuel de prestation des services de bibliothèque du gouvernement fédéral est loin d'être aussi efficace qu'il pourrait l'être. Il faut renforcer le rôle de la Bibliothèque nationale du Canada comme organisme de pointe de la fonction bibliothécaire fédérale. Il faut aussi couvrir la prestation des services de bibliothèque au gouvernement fédéral d'une politique gouvernementale. Le bibliothécaire, au gouvernement fédéral, a vu son rôle s'accroître, et ce phénomène va se poursuivre. Les professionnels de la gestion de l'information ont un rôle important à jouer dans le cadre des activités de gestion du savoir. Il faut trouver un moyen pertinent d'évaluer les projets de gestion de l'information dans un contexte utile à la GI.

Par Julia Goodman
Agent de développement
Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral
Bibliothèque nationale du Canada