Le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (CBGF) est un organisme créé en 1976 par l'administrateur général de la Bibliothèque nationale du Canada qui souhaitait s'en servir pour la coordination des services de bibliothèque dans les ministères et organismes du gouvernement du Canada.
La mission du Conseil consiste : à améliorer l'utilisation des moyens et des installations dont disposent les bibliothèques du gouvernement fédéral grâce à la coordination et à la mise en commun des ressources; à conseiller l'administrateur général de la Bibliothèque nationale au regard de questions relatives aux services de bibliothèque et à l'accès à l'information au sein de l'administration fédérale; et à promouvoir la communication, la coopération et le perfectionnement parmi le personnel des bibliothèques du gouvernement fédéral. Dans le but d'informer le gouvernement du Canada, le Conseil sert aussi de lieu de discussion des politiques, modalités et programmes relatifs aux bibliothèques du gouvernement fédéral, à l'information et à la technologie de l'information. Un des principaux objectifs du Conseil consiste à promouvoir les services de communication les plus rentables et les plus efficaces auprès du personnel des organismes d'attache, des autres organismes gouvernementaux et du pays dans son ensemble.
Le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral a rédigé ces statuts aux fins de définir son mode d'organisation et de fonctionnement sous la direction de l'administrateur général de la Bibliothèque nationale, dont mention est faite au paragraphe 7(2) de la Loi sur la Bibliothèque nationale, et avec l'aide d'autres organismes fédéraux.
- Nom
Le nom officiel de cet organisme est le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral, appelé ci-après "le Conseil".
- Cadre légal
Le Conseil a été créé par l'administrateur général de la Bibliothèque nationale en vertu de la Loi sur la Bibliothèque nationale, article 7(2).
Article 7 :
(2) Sous réserve des instructions du gouverneur en conseil, le directeur général (aujourd'hui l'administrateur général) peut coordonner les services de bibliothèque des ministères et organismes fédéraux, notamment en ce qui concerne :
(a) l'acquisition et le catalogage de documents;
(b) la fourniture de services professionnels de consultation et de supervision ainsi que de personnel spécialisé;
(c) la fourniture de services modernes de stockage et de recherche de l'information, notamment pour la photocopie et le microfilmage ainsi que pour l'informatisation ou toute autre forme de traitement électronique des données, et pour la communication de l'information par télécopie ou tout autre mode.
- Objectifs du Conseil
Les fonctions et responsabilités du Conseil sont les suivantes.
3.1 Servir d'organe chargé d'étudier les recommandations et de les présenter à l'administrateur général de la Bibliothèque nationale du Canada, notamment les recommandations relatives :
- aux questions et politiques qui ont un effet sur les bibliothèques et les centres d'information du gouvernement fédéral;
- aux besoins et aux priorités en matière de prestation de services d'information au gouvernement fédéral et au pays dans son ensemble;
- à l'utilisation efficace et rentable des ressources et des services de bibliothèque et d'information du gouvernement fédéral.
3.2 Faciliter la coordination des actions de collaboration et des services entre les bibliothèques et les centres d'information du gouvernement fédéral.
3.3 Contribuer à l'élaboration de politiques et de programmes visant à assurer l'accès à l'information du gouvernement fédéral ainsi que sa diffusion.
3.4 Encourager et promouvoir :
un meilleur accès à l'information;
la recherche et le développement dans le domaine de l'application des nouvelles technologies aux bibliothèques et aux centres d'information du gouvernement fédéral;
l'amélioration de la coordination et de la gestion des bibliothèques et des centres d'information du gouvernement fédéral;
les possibilités de formation et de perfectionnement appropriées;
des communications efficaces au sein des milieux bibliothéconomiques fédéraux.
- Composition
Seuls les employés du gouvernement fédéral sont admissibles à un siège au Conseil. L'Administrateur générale de la Bibliothèque nationale invitera le sous-ministre ou un homologue de chaque ministère, organisme ou autre corps constitutif du gouvernement à nommer comme membre le bibliothécaire ou le gestionnaire de bibliothèque responsable de la prestation des services bibliothéconomiques et d'information au niveau de l'organisation, ou, s'il n'y a pas de tel poste, un bibliothécaire ou gestionnaire de bibliothèque principal. L'Administrateur général de la Bibliothèque nationale invitera aussi le sous-ministre ou un homologue à nommer comme membres d'autres bibliothécaires ou d'autres membres du personnel de bibliothèque, en proportion du nombre des postes de bibliothécaire professionnel que compte le ministère, organisme ou autre organisation du gouvernement, à raison de 1 vote pour un volume jusqu'à 5 postes professionnels de bibliothécaire dans l'organisme, de 2 votes quand il y a de 6 à 15 de tels postes, de 3 votes pour représenter un volume de 16 à 25 de tels postes au sein de l'organisme et de 4 votes pour représenter un volume de 26 ou plus de tels postes.
Les membres auront le droit de voter ainsi que celui d'être élus ou nommés à un poste.
- Observateurs
Les membres non votants de la communauté des bibliothèques du gouvernement fédéral, le personnel de la Bibliothèque nationale du Canada (BNC) et celui de l'Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST) auront droit d'assister aux délibérations du Conseil à titre d'observateurs; ils auront la possibilité d'y être nommés à des postes.
- Président
L'administrateur général de la Bibliothèque nationale sera président du Conseil.
- Vice-présidents
Les vice-présidents du Conseil sont le Directeur général de l'Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST), l'Archiviste national du Canada et le dirigeant principal de l'information au Secrétariat du Conseil du Trésor.
- Secrétaire
Le secrétaire du Conseil est le directeur général responsable du secrétariat du Conseil, ou la personne qu'il désigne à cette fin.
- Comité de direction
Un comité de direction agira au nom du Conseil entre les réunions annuelles; il approuvera les plans; il surveillera le plan de travail et le budget du Conseil et de ses comités; il adoptera au besoin des procédés fonctionnels.
Le Comité de direction se composera de douze membres du Conseil, notamment :
- du président du Conseil qui sera également président du Comité de direction;
- Les vice-présidents du Conseil. Le directeur général de l'Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST) présidera le Comité de direction en l'absence du président du Conseil.
- de huit membres élus par le Conseil. Les mandats de deux ans se chevaucheront, et quatre nouveaux membres seront élus chaque année. Les membres élus ne pourront pas se faire représenter aux réunions du Comité de direction.
Quatre des huit membres élus au Conseil le seront à partir d'une liste de candidats parmi les bibliothécaires ou gestionnaires de bibliothèques responsables de la prestation des services bibliothéconomiques et d'information au niveau de l'organisation, bibliothécaires ou gestionnaires de bibliothèque principaux.
Quatre des huit membres élus au Conseil le seront à partir d'une liste de candidats recrutés parmi d'autres bibliothécaires ou personnel de bibliothèques.
Le secrétaire du Conseil sera aussi secrétaire du Comité de direction. Il n'aura pas le droit de voter.
- Comité de la planification et des priorités
Les membres élus du Comité de direction déjà en place formeront et constitueront un Comité de la planification et des priorités.
10.1 Avec l'approbation du Comité de direction, le Comité de la planification et des priorités planifiera les projets et les activités du Conseil et il établira les priorités; il sera autorisé à créer des groupes de travail qu'il chargera de réaliser les projets et d'exercer les activités prévues.
10.2 À l'assemblée générale annuelle du Conseil, au printemps, le Comité de la planification et des priorités présentera un rapport annuel. Peu après, le Comité élaborera un plan de travail établissant les activités et les projets des comités et des groupes de travail du Conseil, faisant état de leurs objectifs, des échéances à respecter, des frais prévus et des noms des responsables de chaque activité ou projet de l'exercice financier en cours. Le Comité de direction examinera et approuvera ce plan de travail au début de septembre. Avec l'approbation du Comité de direction, le Comité de la planification et des priorités pourra par la suite modifier le nouveau plan de travail.
10.3 Le Comité de la planification et des priorités sera formé d'un président, d'un vice-président (président-élu), d'un trésorier, d'un secrétaire (trésorier-élu) et de quatre membres sans fonction déterminée. Le président et le trésorier seront, à titre de membres qui sont bibliothécaires ou gestionnaires de bibliothèques responsables de la prestation de services biblioconométriques, bibliothécaires ou gestionnaires de bibliothèques principaux, qui sont à la deuxième année de leur mandat de deux ans. Le vice-président (président-élu) et le secrétaire (trésorier-élu) seront, à titre de membres de ce groupe nommé ci-dessus, à la première année de leur mandat de deux ans. Les membres sans fonction déterminée seront tous recrutés parmi les autres bibliothécaires ou le personnel des bibliothèques.
10.4
Les responsabilités du président seront les suivantes : convoquer les réunions du Comité de la planification et des priorités, diriger la préparation de l'ordre du jour; présider les réunions; assumer le leadership et la direction du comité; veiller à la bonne exécution des engagements du comité.
Les responsabilités du vice-président (président-élu) sont d'appuyer le président dans ses fonctions et, en l'absence du président, d'en assumer les responsabilités et fonctions. Au cours de la deuxième année de son mandat, le vice-président assumera les fonctions du président.
Les responsabilités du trésorier sont d'agir comme agent de communication avec le secrétaire du Comité de direction ou son (sa) délégué(e) afin de voir à la préparation de tous les rapports financiers présentés au Conseil; de présenter les rapports financiers à l'assemblée générale annuelle du Conseil; d'aider à la préparation des soumissions portant sur les finances du Conseil.
Les responsabilités du secrétaire sont de préparer, pour le compte du Conseil, un compte rendu des réunions du Comité de la planification et des priorités; d'aider le secrétariat à maintenir un registre à jour des membres du Conseil.
Les responsabilités des autres membres sont celles d'agents de communication avec les diverses communautés d'intérêts de la collectivité des bibliothèques du gouvernement fédéral.
- Nomination et élection des membres du Comité de direction
11.1 Un comité des candidatures, composé de trois membres, sera formé avant la tenue de l'assemblée générale annuelle. Le Directeur general de l'Institut canadien de l'information scientifique et technique fera fonction de président du Comité des candidatures et nommera les deux autres membres du Comité choisis parmi tous les membres du Conseil qui ont le droit de voter.
11.2
Le comité de nomination nommera au moins huit candidats aux quatre postes vacants à remplir au Comité de direction.
Au moins quatre candidats seront des bibliothécaires ou des gestionnaires de bibliothèque responsables de la prestation de services bibliothéconomiques au niveau de l'organisation, bibliothécaires ou gestionnaires de bibliothèque principaux. Chacun de ces candidats doit être nommé pour agir à titre de membre du Comité de direction, et soit de vice-président (président-élu) ou secrétaire (trésorier-élu) du Comité de la planification et des priorités.
Au moins quatre candidats seront d'autres bibliothécaires ou membres du personnel de bibliothèque. Ils sont nommés afin d'y être membres du Comité de direction et membres sans fonction déterminée du Comité de la planification et des priorités.
11.3 L'élection se fera par scrutin secret. Les bulletins de vote seront envoyés aux membres par la poste trente jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle. Les résultats de l'élection seront rendus publics durant l'assemblée générale annuelle. Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix seront déclarés élus.
11.4 Au moins quatre membres seront élus chaque année au sein du Comité de direction.
11.5 Quand deux candidats ou plus obtiennent un nombre égal de voix lors d'une élection à un poste, on procédera à un nouveau vote.
11.6 Le président du Comité de direction nommera parmi les observateurs un président d'élection chargé de dépouiller le scrutin et d'annoncer les résultats à l'assemblée générale annuelle. Un rapport sera versé aux dossiers du Secrétariat.
11.7 Si un poste devient vacant au sein du Comité de direction avant la date des élections annuelles, le candidat qui a obtenu à la dernière élection le plus grand nombre de voix après les candidats élus y sera nommé d'office.
- Réunions
12.1 Généralement, les réunions du Conseil auront lieu deux fois par année, soit au printemps et à l'automne. Il est possible de tenir plus de deux réunions.
12.2 La réunion du printemps servira d'assemblée générale annuelle à laquelle pourront assister les membres, observateurs, présidents de comité et chefs de groupe de travail, de même que des invités. De plus, les membres ayant le droit de voter assisteront à une séance administrative où les résultats de l'élection des membres du Comité de direction seront annoncés. Il est possible, de façon exceptionnelle, de tenir l'assemblée générale annuelle à huis clos.
12.3 La réunion de l'automne pourra prendre la forme d'une conférence à laquelle sera invité le personnel des services de bibliothèque du gouvernement fédéral.
12.4 Le président pourra convoquer les membres à des assemblées générales du Conseil afin de s'assurer qu'ils sont bien tenus au courant et qu'ils ont l'occasion de soulever les questions préoccupantes pour les milieux bibliothéconomiques fédéraux.
12.5 Le Comité de direction se réunira au moins quatre fois l'an ou aussi souvent qu'il le faudra pour s'acquitter de ses fonctions.
12.6 Les avis de réunion des membres seront envoyés aux membres et observateurs au moins deux semaines avant la tenue de la réunion.
- Comités
13.1 Comite de la planification et des priorites
Il y aura un Comité de la planification et des priorités, tel que prévu à l'article 10 ci-dessus.
13.2 Autres comités
Le Conseil, par l'entremise du Comité de direction, pourra créer des comités dont les activités lui permettront d'atteindre ses buts et objectifs. Ces comités pourront comprendre des personnes qui ne travaillent pas dans une bibliothèque mais qui sont toutefois des employés fédéraux. Si un groupe de bibliothèques du gouvernement fédéral souhaite créer un comité officiel, il devra aviser le Comité de direction de ses intentions.
- Mandat des comités
Tous les comités devront se conformer à un mandat écrit.
Le mandat des comités sera établi par le Comité de direction ou par les membres du comité en question qui le soumettront à l'approbation du Comité de direction.
Le Comité de direction examinera les travaux et le mandat des comités avant l'assemblée générale annuelle du printemps.
- Présidents des comités
Chaque comité aura un président dont la nomination sera confirmée par le Comité de direction. Pour les comités déjà formés, la nomination d'un président se fera normalement en fonction des recommandations des membres.
Chaque comité officiel s'assurera que les fonctions de secrétaire sont remplies par ses membres.
- Durée du mandat des présidents des comités
Tous les présidents de comité nommés par le Comité de direction rempliront un mandat de deux ans, à compter de la date de nomination. Un président ne pourra être nommé de nouveau que pour un seul autre mandat de deux ans.
- Composition des comités
Le président d'un comité demandera des volontaires et confirmera le choix fait parmi le personnel des ministères et organismes qui comptent des membres ou des observateurs au Conseil.
- Durée du mandat des membres des comités
Tous les membres des comités auront un mandat de deux ans, normalement renouvelable seulement pour deux autres années. Le président assumera la responsabilité de la composition de son comité, sous la direction générale du Comité de la planification et des priorités.
- Rapports
Avant l'assemblée générale annuelle, chaque comité devra présenter au Comité de la planification et des priorités un plan de travail et un budget pour l'exercice financier à venir, ainsi qu'un rapport annuel sur l'exercice financier en cours. Le plan de travail et le rapport annuel devront tous deux décrire les activités et les projets du comité en question et ceux de ses groupes de travail.
- Groupes de travail et projets
De concert avec le Comité de la planification et des priorités, les comités du Conseil pourront créer des groupes de travail et les charger d'étudier ou de réaliser des projets particuliers conformes à leur mandat. En règle générale, ces projets seront d'une durée déterminée. Ces groupes de travail et projets devront être mentionnés dans le plan de travail annuel établi par le Comité de planification et des priorités et approuvé par le Comité de direction.
- Examen des travaux des comités
Le Comité de direction procédera à l'examen des activités et réalisations de tous les comités, chaque année, avant l'assemblée générale annuelle.
Le Comité de direction effectuera cet examen avec l'aide et la collaboration de chaque comité qui pourra soumettre un rapport ou des recommandations, ou les deux.
L'examen consistera :
(a) à revoir le mandat du comité et à évaluer sa pertinence par rapport aux questions et problèmes actuels;
(b) à revoir les activités et les réalisations du comité durant l'année ou les années précédentes;
(c) à évaluer les réalisations du comité en fonction de son mandat, et
(d) à revoir la composition du comité et la manière dont il est dirigé.
À la suite de cet examen et de cette évaluation, le Comité de direction pourra :
(a) modifier le mandat en fonction de l'évolution de la situation et des besoins courants;
(b) nommer un président pour la période à venir;
(c) définir une nouvelle ligne de conduite;
(d) modifier la composition du comité ou l'abolir.
Cet examen permettra de s'assurer que tous les comités font oeuvre utile et qu'aucune question jugée pressante par les bibliothèques du gouvernement fédéral n'a été négligée.
- Forums ou groupes d'intérêt
Les membres pourront établir des forums ou des groupes d'intérêt pour toute raison cohérente avec les objectifs du Conseil et faire usage des outils de communication du Conseil. Un forum ou groupe d'intérêt pourra présenter au Comité de direction une requête de reconnaissance à titre de forum officiel ou de groupe d'intérêt officiel du Conseil. Si le Comité de direction accorde ce titre officiel, le forum ou groupe d'intérêt concerné devra faire rapport annuellement, à l'assemblée générale annuelle du Conseil. Si le rapport n'est pas présenté annuellement, le titre officiel sera automatiquement retiré.
- Modification des statuts
Le Conseil pourra adopter de nouveaux statuts ou encore révoquer ou modifier les statuts actuels par un vote des deux tiers des membres qui exercent leur droit de vote. L'avis de modification sera remis au secrétaire du Conseil au moins soixante jours avant la date d'entrée en vigueur proposée et soumis au vote des membres au moins trente jours avant cette même date. Le vote pourra se dérouler par la poste, par courrier électronique ou par tout autre moyen choisi par le Comité de direction.
