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Les documents
Chaque année, le gouvernement fédéral produit et reçoit des millions de
documents concernant les affaires gouvernementales. Le mandat des Archives
nationales consiste en partie à faciliter la gestion efficace de ces documents,
à déterminer ceux qui ont une valeur archivistique et à les sauvegarder.
Les fonds gouvernementaux comprennent plus de 80 kilomètres de documents
textuels, de cartes, de photos, de dessins et d'estampes, 14 000 bobines de
microfilm et plus de 2 700 fichiers de données. Ils portent sur toutes les
facettes de l'histoire du Canada depuis le XVIIIe siècle jusqu'à nos
jours.
Les Archives nationales conservent les documents du personnel qui concernent environ 5 500 000
d'anciens militaires et fonctionnaires. On y trouve également des milliers de
documents apparentés, tels que des listes d'embarquement en temps de guerre, des
ordres courants de l'Aviation royale canadienne, des feuilles de paie et des
dossiers médicaux.
Les fonds se présentent sous des formes très variées : chemises, registres
d'enregistrement du courrier, rapports, enquêtes, bases de données, registres,
index et autres documents semblables manuscrits, dactylographiés et
informatiques.
Le personnel des Archives nationales indexe ou répertorie les documents
textuels jusqu'au dossier individuel qui constitue l'unité de base. La panoplie
des instruments de recherche va des registres contemporains de correspondance et
d'index aux répertoires, catalogues topographiques, listes de dossiers, index sur
fiches et index-matières informatisés pour les groupes d'archives plus vastes et
plus utilisés. Quant aux documents informatiques, chaque fichier informatique
fait l'objet d'un dossier documentaire qui indique la disposition des documents, décrit
les rubriques et le système, fournit des organigrammes de données, mentionne les
publications connexes et les sorties d'imprimantes, etc.
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La base de données
La base de données contient des renseignements sur un certain nombre de
dossiers qui ont été créés et gérés par les ministères et agences du
gouvernement fédéral canadien à des fins légales, administratives et opérationnelles.
Ces données peuvent être utile à toute personne intéressée par les dossiers
du gouvernement fédéral conservés aux Archives nationales du Canada. La
consultation de la base de données peut par exemple aider à repérer des
dossiers qui contiennent des renseignements sur les documents importants du point
de vue historique et sur les activités passées des commissions, des organismes
et des ministères du gouvernement fédéral. Les dossiers décrits touchent à
tous les aspects de l'histoire du gouvernement canadien depuis le dix-huitième siècle
jusqu'à nos jours.
La base de données contient environ 1,2 million de descriptions de dossiers.
Plus de 1 000 documents numerisés des décisions et des documents du Cabinet de
1970 sont consultables en direct. On y retrouve certes un grand nombre de
descriptions de documents portant sur une foule de sujets, mais il demeure que la
vaste majorité des documents n'y figurent pas. La plupart de nos fonds demeurent
décrits dans des instruments de recherche ou inventaires disponibles dans nos
locaux à Ottawa seulement. Comme la recherche dans ces fonds est sujette à de
nombreuses contraintes, dont celle non négligeable de l'obligation de
consultation des pièces originales à Ottawa, nous invitons les chercheurs intéressés
par ces collections à nous écrire pour
obtenir de plus amples renseignements. Nous croyons cependant qu'une grande
partie des besoins des chercheurs peut être comblée par le truchement de la présente
base de données.
Les descriptions sont en principe rédigées dans la langue du créateur du
document, mais on constatera que l'anglais domine largement. Les pratiques en
description ayant changé au fil des années où a été constituée la base de
données, il est fort probable que la quantité de détails sur chaque dossier
varie d'une notice à l'autre. Il faut de plus signaler que les bases de données
d'origine sont en constante évolution et que des corrections, ajouts et retraits
peuvent y être faits à n'importe quel moment.
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Les écrans de recherche
Deux écrans de recherche permettent au chercheur de naviguer dans la base de
données, soit l'écran de recherche générale, qui apparaît par défaut,
et l'écran de recherche détaillée auquel on accède en cliquant sur le
bouton portant son nom. Une case à cocher et une liste à choix multiples
permettent de raffiner la recherche.
Écran de recherche générale
Cet écran offre les deux champs de recherche suivants :
Une recherche par Mots clés permet de repérer tout terme ou
ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui
conviennent (consultez le lien Syntaxe de recherche
pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche
de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de
la base de données.
- Par exemple :
- Tapez King, vous obtiendrez toutes les mentions de ce nom, fût-il
sujet d'un dossier, créateur du document, élément de toponyme, etc.
Une recherche par Groupe d'archives permet de retrouver
l'ensemble des dossiers créés par un ministère ou un organisme du gouvernement
fédéral à partir de la cote «RG» qui a été assignée aux archives du ministère
lors de l'arrivée des documents aux Archives nationales. Un menu déroulant vous
permet de consulter la liste des groupes d'archives incluant la cote «RG» qui
leur a été assignée. Vous pouvez sélectionner tous les groupes d'archives ou
en choisir un en particulier.
- Par exemple :
- Choisissez Ministère des Affaires indiennes (RG 10), vous devriez
obtenir la liste des dossiers du ministère des Affaires indiennes (RG 10).
Sachez par contre que cette liste ne constitue qu'une portion des dossiers créés
par ce ministère, sous la garde des Archives nationales. Suivez le lien
Inventaire des archives du ministère des Affaires indiennes pour obtenir des
renseignements sur l'ensemble de la collection.
L'option Opérateur implicite entre les zones de recherche permet
de changer le connecteur entre les champs de recherche seulement et non entre les
termes que vous inscrivez dans un champ.
L'option Nombre de références par page permet de changer, pour
la durée de la recherche en cours, le nombre de références qui apparaîtront
sur une page de la liste générale de résultats. Au préalable, ce nombre est de
vingt.
Écran de recherche détaillée
L'écran de recherche détaillée possède les mêmes attributs que l'écran de
recherche générale, mais offre en plus la possibilité d'interroger des champs
précis.
Une recherche par N° de versement permet de retrouver des
descriptions de dossiers acquis par les Archives en un moment bien précis. Le numéro
doit être connu d'avance, mais il est possible de se faire une idée de numéros
de versements pertinents grâce à une recherche générale.
- Par exemple :
- Tapez 1983-84/215, vous n'obtiendrez que des descriptions de dossiers
portant ce numéro de versement, dans ce cas-ci des dossiers du ministère de
la Défense nationale (RG 24). Plusieurs numéros de versement ne figurent pas
dans la base de données. Le cas échéant, adressez-vous auprès de nos
services aux chercheurs pour en savoir davantage.
Une recherche par N° de volume/boîte permet de retrouver un
dossier à partir du numéro de volume ou de boîte que vous auriez pu trouver au
cours de vos recherches dans des publications ou ailleurs.
- Par exemple :
- Tapez 170, vous devriez obtenir les dossiers contenus dans les
volumes ou les boîtes portant le numéro 170. Plusieurs numéros ne figurent
pas dans la base de données. Le cas échéant, adressez-vous auprès de nos
services aux chercheurs pour en savoir davantage.
Une recherche par N° de dossier permet de repérer un dossier
bien précis ou, si l'on utilise les caractères de substitution, un ensemble de
dossiers appartenant à une série précise. Vous aurez sans doute à préciser le
fonds dont devront provenir les références désirées.
- Par exemple :
- Tapez 2001-12/989, vous devriez obtenir la référence complète du
dossier portant ce numéro.
- Tapez 2001-12/$, vous devriez obtenir une liste de dossiers dont le
numéro débute par le préfixe 2001-12.
Une recherche par N° de microfilm permet de repérer des
dossiers à partir des numéros de bobines de microfilm sur lesquels ils ont été
copiés. Les numéros de bobines sont habituellement composés d'un lettre suivie
d'une série de chiffres.
- Par exemple :
- Tapez C-13624, vous devriez obtenir les descriptions des dossiers qui
ont été copiés sur la bobine de microfilm portant ce numéro, dans ce
cas-ci des dossiers du ministère des Affaires indiennes (RG 10).
Une recherche par Instrument de recherche permet de repérer les
dossiers décrits dans un instrument de recherche particulier à partir du numéro
qu'il porte. Le numéro d'un instrument de recherche est généralement composé
de la cote «RG» suivi d'un numéro séquentiel qui identifie chacun des
instruments de recherche dans un groupe d'archives donné.
- Par exemple :
- Tapez 10-1, vous devriez obtenir les descriptions des dossiers décrits
dans l'instrument de recherche numéro 1 des archives du ministère des
Affaires indiennes (RG 10). Le numéro doit être connu d'avance, mais il est
possible de se faire une idée des numéros pertinents grâce à une recherche
générale ou en suivant le lien Inventaire des archives du gouvernement fédérale
pour consulter l'inventaire général des fonds gouvernementaux. Plusieurs numéros
d'instruments de recherche ne figurent pas dans la base de données. Le cas échéant,
adressez-vous auprès de nos services aux chercheurs pour en savoir davantage.
Une recherche par Groupe d'archives permet de retrouver
l'ensemble des dossiers créés par un ministère ou un organisme du gouvernement
fédéral à partir de la cote «RG» qui a été assignée aux archives du ministère
lors de l'arrivée des documents aux Archives nationales.
- Par exemple :
- Choisissez Ministère des Affaires indiennes (RG 10), vous devriez
obtenir la liste des dossiers du ministère des Affaires indiennes (RG 10).
Sachez par contre que cette liste ne constitue qu'une portion des dossiers de
ce ministère sous la garde des Archives nationales. Suivez le lien Inventaire
des archives du ministère des Affaires indiennes pour obtenir des
renseignements sur l'ensemble de la collection.
Une recherche par Mots clés permet de repérer tout terme ou
ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui
conviennent (consultez le lien Syntaxe de recherche
pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche
de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de
la base de données.
- Par exemple :
- Tapez King, vous obtiendrez toutes les mentions de ce nom, fût-il
sujet d'un dossier, nom d'un créateur de document, élément de toponyme,
etc.
L'option Opérateur implicite entre les zones de recherche permet
de changer le connecteur entre les champs de recherche seulement et non entre les
termes que vous inscrivez dans un champ. Cette option ne fonctionne qu'avec l'écran
de recherche détaillée.
L'option Nombre de références par page permet de changer, pour
la durée de la recherche en cours, le nombre de références qui apparaîtront
sur une page de la liste générale de résultats. Au préalable, ce nombre est de
vingt.
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Quelques conseils de recherche
Inscrivez dans le champ approprié les termes qui vous semblent le mieux décrire
le document que vous recherchez. Ce peut être le nom d'une personne, le titre
d'un dossier, sa description générale, le nom d'un lieu, etc.
À moins que vous ne désiriez retrouver un dossier bien précis, conduisez
d'abord votre recherche initiale à l'aide de peu de termes. Ne craignez pas
d'utiliser les troncatures ? (remplace un seul caractère) ou $
(remplace une chaîne de caractères) pour contourner d'éventuelles fautes de
frappe et le problème des variantes orthographiques. Si la recherche donne trop
de références, il vous sera toujours possible d'en réduire le nombre en vous
servant des opérateurs qui conviennent.
Tapez Sm?th, vous obtiendrez Smith, Smyth.
Tapez patriot$, vous obtiendrez patriote, patriotes, patriotisme,
patriotique, patriotic, patriotism, etc.
Les connecteurs logiques AND, OR, ADJ permettront
davantage de raffinement (suivez le lien Syntaxe de
recherche pour en savoir davantage).
Tapez Ottawa OR Bytown, vous obtiendrez des dossiers portant sur cette
ville, qu'elle soit identifiée de l'une ou de l'autre façon.
Tapez war AND ship, vous obtiendrez toute description combinant ces deux
mots.
Tapez war ADJ ship, vous obtiendrez toute occurrence de ces deux mots
ensemble, dans l'ordre où ils sont inscrits.
Si possible, cherchez en français et en anglais. S'il est aujourd'hui
coutume de décrire les documents dans la langue du créateur, il faut savoir que
cela n'a pas toujours été le cas. La majorité des descriptions sont en anglais
seulement. Sauf exception, les titres des dossiers ne sont pas traduits.
Tapez d'abord navire et ensuite ship, les résultats ne se
recouperont pas et le second terme donnera sans doute une bien meilleure récolte.
Attention aux dates. Vous n'obtiendrez que les dates qui correspondent
strictement à ce que vous avez demandé.
Tapez 1940-1950, vous n'obtiendrez que des descriptions comportant
cette expression précise, s'il y en a, et vous passerez à côté de 1941,
1942, 1943, etc. Utilisez les troncatures pour augmenter vos chances de succès.
Tapez 194$, les résultats seront améliorés.
Comme la base de données décrit des documents anciens, il faut savoir la
questionner en prenant un certain recul.
Soyez attentifs aux changements de sens de certains mots :
Sauvage, savage, eskimo.
Sachez aussi qu'on a souvent anglicisé les noms de lieu du Québec :
Trois-Rivières devient Three Rivers.
Pointe-Lévis devient Point Levi.
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Comment interpréter les résultats obtenus ?
Les descriptions contiennent des renseignements destinés à vous permettre de
juger rapidement de la pertinence des dossiers trouvés. L'information inscrite
entre parenthèses carrées reflète généralement les hypothèses émises par le
personnel des Archives à partir d'indices paraissant sur le dossier. Chaque page
décrira 20 dossiers, valeur par défaut que vous pouvez changer. Vous pouvez
exporter ces résultats vers une disquette ou vers votre propre ordinateur.
Chaque description comprendra toutes les rubriques décrites ci-dessous ou
seulement certaines d'entre elles. Si l'information paraît insuffisante ou
obscure, puisque des fautes d'orthographe ou des erreurs sont toujours possibles,
il faudra vous adresser auprès de nos services aux chercheurs pour en savoir
davantage.
Une description peut contenir un certain nombre de rubriques parmi les
suivantes :
Référence : Numéros attribués à un dossier ou à un document aux
fins d'identification et de repérage. Cette rubrique regroupe les numéros
suivants : le groupe d'archives, le versement, la série, le volume ou la boîte,
le microfilm et le code d'accès.
Groupe d'archives : Terme utilisé pour désigner l'ensemble de
documents provenant d'un ministère, d'un organisme ou d'une direction qui a fait
preuve d'une certaine continuité administrative. Chacun des groupes d'archives
est généralement consacré à un seul ministère ou à une direction importante
d'un ministère.
N° de versement : Numéro de contrôle administratif assigné à
l'ensemble des documents de la même source au moment de son arrivée aux Archives
nationales du Canada.
Séries : À l'intérieur des groupes d'archives, les séries
comprennent généralement les documents des subdivisions administratives du
ministère ou de l'organisme qui a produit le groupe d'archives dans son ensemble.
Volumes ou boîtes : Il s'agit du numéro d'identification assigné
au contenant des documents décrits. L'unité décrite peut toutefois correspondre
à un contenant ou à un élément à l'intérieur du contenant.
Code d'accès : Ce code décrit les règles de consultation pour
l'ensemble des documents contenus dans le volume ou la boîte de documents. Dans
les cas où l'unité décrite correspond à un des éléments du contenant, comme
par example dans le cas d'un dossier ou d'un registre, il est bon de se rappeler
que les restrictions peuvent différer pour chacune des pièces qui se trouvent à
l'intérieur du volume ou de la boîte. Suivez le lien Code d'accès pour connaître les règles
d'accès associées au contenant du dossier décrit.
Titre du dossier : Il s'agit du titre du dossier, comme il apparaît
généralement dans les listes qui accompagnaient les versements.
Dates extrêmes : Période couverte par les documents contenus
dans l'unité décrite. Cette date peut être exacte ou présumée.
Instrument de recherche : Numéro attribué à l'instrument de
recherche duquel a été tirée la description. Ce numéro est généralement
composé de la cote «RG» qui a été assignée au ministère ou à l'agence et
d'un numéro séquentiel attribué à chacun des instruments de recherche dans un
même groupe d'archives (par exemple le chiffre 10-1 réfère à l'instrument de
recherche numéro 1 du groupe d'archives 10).
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Pour consulter le document ou en commander
une reproduction
Pour acheminer une demande de consultation ou de reproduction, veuillez prendre
note du numéro de référence, incluant la cote «RG», le numéro du versement
(s'il y a lieu), la série, le volume ou la boîte, ainsi que la bobine de
microfilm (s'il y a lieu).
Les chercheurs qui habitent à l'extérieur de la région d'Ottawa peuvent
avoir accès à des copies de microfilms de nombreux documents de nos collections
par l'entremise d'un accord de prêt
entre institutions. Les demandes de prêt doivent être soumises par
l'institution emprunteuse et doivent indiquer clairement les numéros de source et
de bobine requis.
Veuillez suivre les liens Obtenir des
copies et Consulter les archives
pour plus de renseignements sur nos services de reproduction et de consultation.
La reproduction de certains documents de collections gouvernementales peut être
sujette à des restrictions en vertu du
droit d'auteur. De nombreux dossiers historiques du gouvernement du Canada déposés
aux Archives nationales sont soumis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information
et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels. Bien que ces lois prévoient un droit d'accès
aux dossiers fédéraux, elles comportent également des dispositions qui
restreignent l'accès à certains types de renseignements. En conséquence, avant
que les documents puissent être reproduits, ils doivent être examinés afin de s'assurer qu'aucun
des renseignements qu'ils contiennent n'est sujet aux dispositions susmentionnées
de ces lois.
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Nous désirons remercier également le ministère du Patrimoine canadien qui a rendu possible l'élaboration de ce site grâce à un programme de financement de Culture canadienne en ligne.
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