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Comment utiliser les documents

Les documents

Cet outil de recherche permet d'accéder directement aux descriptions et aux copies numérisées des conclusions du Cabinet datant de 1944 à 1974.

Les conclusions du Cabinet sont un résumé des discussions qui se déroulent au cours des réunions du Cabinet fédéral et des décisions qui sont alors prises. À quelques exceptions près, ces documents sont préparés lors de chaque réunion du Cabinet par le secrétaire du Cabinet, qui est également le greffier du Conseil privé. Bien qu'on les désigne aussi sous le nom de procès-verbaux du Cabinet, il ne s'agit pas d'un compte rendu textuel des discussions. Ils reflètent plutôt la nature du débat et des discussions qui ont eu lieu au Cabinet.

Ces documents concernent tous les sujets qui sont abordés au Cabinet, qu'il s'agisse de développement local et régional, de soins de santé, de politique sociale, d'économie ou d'affaires internationales. Ils offrent donc un aperçu du processus d'élaboration des décisions au gouvernement fédéral et des forces à l'œuvre dans l'édification des politiques nationales.

Le Bureau du Conseil privé, qui sert de secrétariat au Cabinet, n'a commencé à consigner les conclusions du Cabinet qu'en 1944. Étant donné que les délibérations du Cabinet fédéral sont confidentielles, l'idée de documenter les discussions et les décisions était vue comme pouvant compromettre la sécurité du Cabinet. Cependant, lorsque la Deuxième Guerre mondiale a éclaté, le Comité de guerre du Cabinet est devenu le Cabinet de facto, et la nécessité de documenter les décisions est devenue plus importante que toute autre préoccupation. En 1944, cette pratique était instituée pour le Cabinet plénier. Même s'il n'y avait pas de document officiel du Cabinet avant cette date, une recherche dans les fonds des premiers ministres et des ministres conduira souvent à des informations liées aux discussions du Cabinet.

Le Cabinet est constitué et dirigé par le premier ministre et la coutume canadienne veut que tous les ministres en exercice en fassent partie. Le Cabinet formule les politiques et les priorités du gouvernement, il est responsable de l'administration de tous les ministères, ainsi que de l'élaboration et de la mise en vigueur de la législation et de la politique financière du gouvernement. Bien que l'existence du Cabinet n'ait aucun fondement légal, celui-ci agit officiellement en tant que Conseil privé; et il utilise divers instruments juridiques, notamment des décrets, pour s'acquitter de ses responsabilités. Le Conseil privé a été institué par la Loi de 1867 sur l'Amérique du Nord britannique en vue d'aider et de conseiller le gouvernement du Canada, puisque les membres du Cabinet forment un sous-groupe du Conseil privé.

Le Cabinet se réunit régulièrement lorsque le Parlement siège, mais il peut également se réunir pendant les vacances parlementaires et au cours de l'été. Il se réunit plus fréquemment lorsque survient une situation urgente qui nécessite une action immédiate et peut même être convoqué spécialement pour régler cette seule question. Les réunions ordinaires peuvent cependant permettre d'aborder une gamme de sujets étonnamment variés, aussi bien nationaux qu'internationaux.

Une série de conclusions est préparée pour chaque réunion du Cabinet. Elle est accompagnée d'une liste des personnes présentes et d'un ordre du jour. La liste des présents énumère les ministres qui participent à la réunion et indique leur portefeuille. Elle mentionne également le secrétaire du Cabinet présent au moment de la réunion et les autres fonctionnaires assistant à une réunion particulière. L'ordre du jour dresse la liste des questions à discuter et indique l'endroit, dans le document, à partir duquel la discussion débute. Les questions à discuter peuvent être très brèves ou couvrir de nombreuses pages. De même, les ordres du jour peuvent contenir un seul point lorsqu'une seule question urgente doit être discutée, ou ils peuvent être longs et énumérer de nombreux points à discuter au cours d'une même réunion. Il est possible de faire des recherches dans les ordres du jour et les listes de présences en utilisant cet outil de recherche.

Documents du Cabinet

Les discussions du Cabinet sont souvent centrées sur des rapports circonstanciels ou des mémoires portant sur une question ou un sujet particulier. Ces documents d'appui sont connus officiellement sous le nom de « documents du Cabinet », et ils sont souvent mentionnés dans les conclusions du Cabinet lorsqu'ils ont été diffusés. Les références apparaissent sous la forme suivante : Doc.duCab. 389-71. Il est à noter que les documents du Cabinet ne sont pas disponibles en ligne. Cependant, vous pouvez les consulter à Bibliothèque et Archives Canada, ou en commander des photocopies en utilisant le « Formulaire de demande de référence ».

Les conclusions du Cabinet et les documents du Cabinet sont conservés par le Bureau du Conseil privé pendant trente ans et sont ensuite déposés aux Archives nationales du Canada. Chaque année, les Archives nationales reçoivent les conclusions et les documents du Cabinet qui remontent à la trente et unième année précédente. Actuellement, nous conservons les conclusions du Cabinet des années 1944 à 1973.

Pour des reseignments additionels d'après le contexte, veuillez consulter la déscription au niveau de la série des Conclusions du Cabinet.

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La base de données

Chaque dossier se compose des champs suivants : sujet à l'ordre du jour, date de la réunion et référence archivistique.

Il est possible d'extraire des dossiers de la base de données en utilisant l'une de ces deux stratégies de recherche. La première approche consiste à interroger la base de données en entrant un mot clé dans le champ correspondant au point à l'ordre du jour. Ce champ contient les termes exacts utilisés par le secrétaire du Cabinet pour décrire les points à l'ordre du jour. Dans certains cas, les termes utilisés parleront d'eux-mêmes et seront uniformes d'une réunion à l'autre. Dans d'autres cas, cependant, ces termes ne seront ni évidents ni cohérents. I est alors recommandé d'interroger la base de données pour consulter l'« Ordre du jour » et de vérifier les expressions ou les mots utilisés dans les documents réels.

La deuxième approche pour la recherche dans la base de données consiste à utiliser le champ « Date » pour chercher une date précise ou un éventail de dates. Dans la base de données, les dates sont présentées dans cet ordre : aaaa/mm/jj. En demandant la date 1970/10/15, vous pouvez obtenir les conclusions du Cabinet pour la réunion qui s'est tenue ce jour-là, ou vous pouvez faire une recherche en utilisant cette forme : 1970/10/$ ou 1970$.

Langue de la base de données

La langue de la base de données reflète l'utilisation des langues officielles au Cabinet. En février 1970, le Cabinet a convenu que les conclusions seraient consignées dans la langue utilisée lors des discussions. Par conséquent, pour les années 1970 et 1971, la base de données est bilingue, alors que pour les années antérieures à 1970 elle est en anglais seulement, comme le sont toutes les conclusions.

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L'écran de recherche

Comment effectuer une recherche par mots clés?

Une recherche par mots clés vous permet de repérer un terme ou une série de termes séparés par des opérateurs logiques (AND, NOT, ADJ) [voir Syntaxe de recherche]. Il faut noter qu'en utilisant ce champ, on n'effectue pas une recherche dans le texte intégral des conclusions du Cabinet, mais seulement dans les points à l'ordre du jour. Afin que la recherche par mots clés soit plus facile, les chercheurs ont accès aux ordres du jour complets du Cabinet. En voyant l'ensemble du contenu de l'ordre du jour, les chercheurs peuvent parcourir les points de discussion d'une réunion précise et adapter leur terminologie de recherche en conséquence. [Voir Consultation des ordres du jour]

Par exemple :

Tapez Chine et vous obtiendrez toutes les occurrences de ce mot qui ont trait aux conclusions du Cabinet.

Comment effectuer une recherche par date?

Comment augmenter le nombre de références par page?

The L'option Nombre de références par page vous permet de modifier le nombre de références apparaissant dans la page des résultats pour la durée de la recherche en cours. Par défaut, ce nombre est fixé à 20.

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Conseils de recherche

Recherche par mots clés

À moins que vous ne cherchiez un dossier bien précis, effectuez votre recherche en utilisant peu de termes. N'hésitez pas à utiliser les symboles ? (remplace un seul caractère) ou $ (remplace une chaîne de caractères) pour contourner d'éventuelles fautes de frappe et le problème des variantes orthographiques. Si la recherche donne trop de références, il est possible d'en réduire le nombre en vous servant des opérateurs logiques appropriés.

Par exemple :

Si vous tapez Sm?th, vous obtiendrez Smith, Smyth.

Si vous tapez financ$, vous obtiendrez finance, finances, financier, etc.

Les opérateurs logiques AND, OR, ADJ permettent de circonscrire la recherche (suivre le lien Syntaxe de recherche pour en savoir davantage).

Par exemple :

Si vous tapez cigarette OR tabagisme, vous élargirez le champ de recherche et obtiendrez un plus grand nombre de réponses.

Si vous tapez guerre AND vétéran, vous obtiendrez des descriptions contenant ces deux mots.

Si vous tapez guerre ADJ vétéran, vous obtiendrez toutes les occurrences de ces deux mots ensemble, dans l'ordre où vous les avez tapés.

Recherche par date

Attention aux dates. Vous n'obtiendrez que des résultats correspondant strictement aux dates que vous avez indiquées.

La recherche par date peut servir à repérer des descriptions liées à une date précise. Ce type de recherche vous permettra d'obtenir toutes les conclusions dont la date correspond à celle que vous avez indiquée. Il est possible d'effectuer cette recherche en se servant de l'année, de l'année et du mois, ou de l'année, du mois et du jour.

Par exemple :

Si vous tapez 1971/01/$, vous obtiendrez la liste des descriptions ayant trait à ce mois là.

Si vous tapez 1971/01/01, vous obtiendrez la liste des descriptions portant cette date précise, s'il y en a.

Si vous tapez 1970$, vous obtiendrez la liste des descriptions ayant trait à cette année là.

Consultation des ordres du jour

La consultation des ordres du jour du Cabinet pourrait permettre aux chercheurs de connaître la terminologie à employer et d'explorer la gamme de sujets qu'il serait possible d'utiliser dans une recherche par mots clés. Les ordres du jour du Cabinet ont été numérisés et peuvent être consultés au moyen de cette base de données.

Pour trouver un ordre du jour, tapez l'année, l'année et le mois et/ou le jour de la réunion et limitez votre recherche en sélectionnant les ordres du jour seulement.

Si vous tapez 1971/01/$ et que vous limitez votre recherche aux ordres du jour, vous obtiendrez tous les ordres du jour du mois en question.

Pour obtenir tous les ordres du jour de toutes les réunions actuellement disponibles en ligne, limitez simplement votre recherche aux ordres du jour.

Consultation des registres des présences

Il est également possible de consulter le registre des présences de chacune des réunions du Cabinet. Ces registres contiennent la liste des ministres présents à une réunion et indiquent quel portefeuille ils détenaient à ce moment.

Pour consulter un registre des présences, tapez l'année et/ou le mois et/ou le jour d'une réunion et limitez votre recherche en sélectionnant les registres des présences seulement.

Si vous tapez 1970/01/$ et que vous limitez votre recherche aux registres des présences, vous obtiendrez le registre des présences de toutes les réunions qui ont eu lieu ce mois-là.

Quelle langue utiliser pour effectuer les recherches?

Les recherches dans les ordres du jour du Cabinet antérieurs à 1970 ne peuvent se faire qu'en anglais. À partir de 1970, les entrées descriptives ont été traduites avant d'être intégrées à la base de données. Par conséquent, les recherches peuvent se faire en anglais et en français.

Par exemple :

Si vous cherchez « financial assistance », vous obtiendrez toutes les occurrences de ces mots qui apparaissent dans la base de données complète.

Si vous cherchez « aide financière », vous n'obtiendrez que les occurrences apparaissant dans les documents datant de 1970 et des années subséquentes.

Il est à noter que la majorité des conclusions du Cabinet et des documents connexes ne sont disponibles qu'en anglais, puisque l'anglais était la principale langue de travail au gouvernement.

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L'interprétation des résultats

Une recherche fructueuse affichera une page contenant le nombre de résultats. Ceci est déterminé par le nombre de documents correspondants au sujet de recherche et le nombre de pages de références (jusqu'à un maximum de 20 références par pages).

Chaque page affichera une ligne au-dessus du premier résultat indiquant les termes utilisés pour la recherche et le nombre de résultats pertinents par référence.

Une référence pertinente contiendra les champs suivants :

• Titre du dossier
• Date de la Réunion
• Référence
• Images associées : Si vous cliquez sur le menu déroulant situé sous l'étiquette « images associées : », vous trouverez la liste des numéros de page associés au document. Mettre l'un de ces numéros de pages en surbrillance activera un deuxième navigateur sur votre écran dans lequel la page demandée sera trouvée. Vous devriez prendre note que lorsque vous cliquez sur une deuxième ou une troisième page, les nouvelles images seront récupérées par le deuxième navigateur. Veuillez S.V.P. noter que ce deuxième navigateur ne sera pas agrandi automatiquement et que vous devrez agrandir ce navigateur à partir de la barre de tâches.

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Comment utiliser les documents

Les images des décisions du Cabinet qui vous sont présentées se rapportent à un sujet spécifique tel qu'il est extrait de votre recherche. Les images sont généralement identifiées par un numéro de page et quelquefois par un numéro d'image (image 1). Le numéro de page correspond directement au numéro de page original dont il est question dans l'ordre du jour d'une réunion particulière. La description de chaque sujet peut varier de quelques phrases à plusieurs pages. Il peut s'avérer nécessaire de faire défiler la page vers le bas afin de voir le sujet puisque ce dernier risque de ne pas être le premier en liste.

Parfois, de l'information a été retranchée des décisions du Cabinet. La raison pour ce retrait est expliquée dans la section appropriée de la Loi sur l'accès à l'information et/ou dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le texte est retiré et remplacé par des annotations ou des extraits des lois indiquées précédemment.

Les Documents du Cabinet

Dans le texte des discussions, il peut y avoir des références au mémoire du Cabinet ou aux rapports circonstanciels liés à la question débattue. Les références à ces documents du Cabinet seront habituellement présentées sous la forme suivante : (Doc.duCab. 389-71).

Les documents du Cabinet sont également conservés aux Archives nationales, mais ils ne sont pas accessibles en ligne. Si vous désirez consulter un document du Cabinet, vous devez d'abord noter le numéro et l'année du document recherché. Les documents du Cabinet sont toujours classés sous la même cote, « C-20-5 », et par conséquent il est possible de les repérer en interrogeant la base de données « Recherche de documents d'archives » en combinant ce numéro de dossier avec l'instrument de recherche 2-15 et l'année du document du Cabinet.

Ces volumes sont classés selon le numéro du document du Cabinet, et il est possible de les consulter à Bibliothèque et Archives Canada, ou en commander des photocopies en utilisant le « Formulaire de demande de référence ».

Nous désirons remercier également le ministère du Patrimoine canadien qui a rendu possible l'élaboration de ce site grâce à un programme de financement de Culture canadienne en ligne.