La case à cocher sous la rubrique Pour limiter la recherche aura pour effet de réduire la portée aux seules descriptions de photographies disposant d'une copie numérisée consultable en direct.

La recherche par Mots-clés permet de repérer tout terme ou ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui conviennent (voir Syntaxe de recherche pour plus de renseignements). Comme il s'agit d'un système de recherche de texte intégral, la recherche, une fois lancée, se fait dans tous les champs de la base de données.

Par exemple :

Tapez Laurier, vous obtiendrez la liste de toutes les notices descriptives disponibles où l’on retrouve ce nom, qu’il soit auteur ou récipiendaire d’un document ou simplement mentionné dans la description.

Par exemple :

Tapez Laurier Macdonald, vous obtiendrez la liste de toutes les notices descriptives où l’on retrouve ces deux noms.

La recherche par Cote permet de retrouver des notices descriptives correspondant à un fonds précis :

Par exemple :

Tapez MG18-M, vous obtiendrez la liste des notices descriptives qui proviennent de ce fonds (ici la collection Northcliffe).

La recherche par Date permet de retrouver des notices descriptives dont la date correspond à celle que vous aurez inscrite: année seule; mois, année; jour, mois, année (en ordre ou dans le désordre).

Par exemple :

Tapez 1715, vous obtiendrez ici la liste de toutes les notices descriptives qui touchent cette année-là.

Tapez mars 1715, vous obtiendrez la liste des notices descriptives concernant ce mois-là.

Tapez 1715 mars 03, vous obtiendrez la liste des notices descriptives portant cette date précise, s’il y en a.

L'option Nombre de références par page permet de changer le nombre de références qui apparaîtront sur une page des résultats. Par défaut, ce nombre est de vingt.

Inscrivez dans la champ de recherche appropriée les termes ou expressions qui vous semblent le mieux décrire le document que vous recherchez. Ce pourrait être le nom d'une personne, le nom d'un lieu, un sujet ou toute combinaison pertinente. Si nécessaire, effectuez de nouvelles recherches en utilisant des synonymes.

À moins que vous ne désiriez retrouver une notice bien précise, conduisez votre recherche initiale à l'aide d'un nombre limité de termes. Ne craignez pas d'utiliser les caractères de substitution pour contourner d'éventuelles coquilles ou variantes orthographiques : le point d'interrogation (?) remplace un seul caractère ; le signe de dollar ($) remplace une chaîne de caractères.

Par exemple :

Tapez Den?s, vous obtiendrez Denys et Denis

Tapez colon$, vous obtiendrez colon, colons, colonie, colonies, colonial, colony, coloniaux, colonel, colonels, colonisation, colonisateur, etc.

Si la recherche fournit un nombre de références trop élevé, il vous sera toujours possible de la préciser en vous servant des guillemets ou des Connecteurs logiques qui conviennent. Veuillez suivre le lien Syntaxe de recherche pour en savoir davantage.

Par exemple :

Tapez Montréal OR Ville-Marie, vous obtiendrez un ensemble de notices descriptives où cette ville est nommée, qu'elle soit identifiée de l'une ou de l'autre façon.

Tapez Den?s de la Ronde, vous obtiendrez toute description combinant ces mots, peu importe le rapport entre eux.

Tapez Den?s ADJ de ADJ la ADJ Ronde vous obtiendrez toute occurrence de ces mots lorsqu’ils se présentent de manière adjacente dans les descriptions et cela dans l'ordre où vous les aurez inscrits.

Pour obtenir des renseignements au sujet d'une personne, d'une institution ou d'un lieu, essayez diverses formes du nom afin de vous assurer de trouver tous les enregistrements pertinents. Par exemple, il se peut qu'une personne soit connue sous des noms différents, comme c'est le cas pour les noms de famille et les titres de noblesse.

Par exemple : Guy Carleton, lord Dorchester

Pour satisfaire à des considérations techniques, certains mots et caractères fréquemment utilisés ne sont généralement pas pris en charge lors de l’exécution d’une recherche : ce sont le point (.) et certains adverbes, adjectifs, prépositions ou conjonctions en anglais comme, par exemple, the, by, it, at, near, or, with, not, etc. On peut néanmoins effectuer une recherche sur ces mots-là si on les inscrit entre des guillemets. Nous conseillons cependant aux utilisateurs de s’en tenir à des expressions qui ne contiendraient pas de tels termes.

La recherche d’initiales ou d’abréviations est soumise à des conditions spéciales ; vous devez placer les initiales entre guillemets sans aucun signe de ponctuation.

Par exemple :

Tapez "L.P.", vous n’obtiendrez aucun résultat

Cependant, tapez "L P", vous obtiendrez tous les L.P., L.-P., L. P.

Si cela est possible, cherchez des termes équivalents en français et en anglais. Sauf exception, les notices descriptives sont rédigées dans la langue du document. Les documents écrits en d'autres langues sont décrits soit en anglais ou en français.

Votre recherche repérera les caractères accentués même si votre clavier ne peut les inscrire.

Par exemple :

Taper Québec ou Quebec produira les mêmes résultats.

Comme la base de données décrit des documents anciens, il faut être attentif aux changements de sens de certains mots, aux changements dans la toponymie, aux nombreuses variantes dans les noms d’origine autochtone de même qu’aux traductions utilisées par les créateurs des documents.

Par exemple :

La liste des résultats, quelles que soient les options choisies, va contenir des renseignements vous permettant de juger rapidement de la pertinence des descriptions trouvées : la cote du fonds, la date du document ou les premières lignes de la description qui identifient l’auteur du document, le destinataire et le lieu de la rédaction. En fonction des paramètres que vous aurez sélectionnés dans l’écran de recherche, chaque page de la liste contiendra de 1 à 200 références liées aux descriptions elles-mêmes.

La liste des résultats et les descriptions détaillées comportent, au haut et au bas de chaque page, quelques boutons de navigation.

Retour à la page d’introduction de la base de données

Retour à l’écran de recherche

Retour à la page de résultats précédente (inactif à la première page)

Retour à la liste de résultats

Avancer à la page de résultats suivants (inactif à la dernière page)

Retour au premier enregistrement de la page en cours

Retour à l’enregistrement précédent (inactif au premier enregistrement de la page)

Document actif (inactif)

Avancer à l’enregistrement suivant (inactif au dernier enregistrement de la page)

Avancer au dernier enregistrement de la page en cours

Avancer au bas de l’enregistrement en cours

Bouton inactif

Aide contextuelle

Les descriptions proprement dites comprennent certaines des rubriques dont l’énumération suit.

Titre du fonds (Title of fonds): Le titre du fonds dans lequel on retrouve le dossier ou le document décrit.

Cote (Call number): Expression alphanumérique qui sert à l'identification et au repérage des documents.

Description physique (Physical description): Mention du support (s’agit-il d’un document original, d’une transcription), des numéros et des titres de série, de dossier, de pièce et de microfilm s'il y a lieu.

Date (Date): La date de création du ou des document(s).

La date de certains documents reste difficile à lire, soit parce que le jour est indéchiffrable, soit parce que la lecture d'un mois est impossible: dans le premier cas, la mention 00 est apposée, et, dans le second, le mois supposé est placé entre crochets.

Généralement, la date retenue est celle inscrite sur le document original; on ne mentionne pas s’il s’agit du calendrier julien ou grégorien. Dans certains cas, on ajoute, après la date, la mention [a..s.] (ancien style) ou [n.s.] (nouveau style) pour préciser s’il s’agit du calendrier julien ou grégorien.

L’adoption du calendrier grégorien par la France, les États italiens, le Portugal et l’Espagne remonte à 1582; Les États catholiques de l’Allemagne l’adoptèrent en 1583, le Royaume-Uni en 1752, la Suède en 1753, la Prusse en 1774 et la République de Russie en 1918.

Lieu : Le lieu où le document a été rédigé.
Auteur : L'auteur du document décrit.
Destinataire : La personne à qui est adressé le document.
Langue du document : La langue de rédaction du document.
Contenu : L'intitulé et la description du contenu du document.
Remarque : S'il y a lieu.
Source : Le nom de la base de données d'où l'enregistrement est extrait.
ISN : Le numéro de l'enregistrement dans la base de données originale.

La base de données comprend des descriptions de dossiers et de pièces et en identifie clairement le numéro de référence. Muni d’une référence complète - titre du fonds, cote, titre de la série, numéro du contenant, numéro du dossier, de la bobine de microfilm, s’il y a lieu - le chercheur sera en mesure de consulter les documents qui ne sont pas sujets à des restrictions d’accès, soit en consultant le microfilm pertinent, soit en commandant une photocopie.

Les microfilms peuvent être consultés dans nos locaux. Les chercheurs qui habitent à l'extérieur de la région de la Capitale nationale peuvent avoir accès à des copies sur microfilm de nombreux documents de nos collections par l'entremise du service de prêt entre institutions (offert aux services d’archives et aux bibliothèques). Les demandes de prêt doivent être soumises par l'institution emprunteuse et doivent indiquer clairement les références trouvées et les numéros de bobines de microfilm demandées.

Lorsque les fonds ne sont pas sujets à des restrictions d’accès, on peut se procurer des photocopies de documents. Veuillez suivre les liens Obtenir des copies et Consulter les archives pour plus de renseignements sur nos services de reproduction et de consultation.