Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins
d'exploration de ressources
Table des matières
Aperçu
Nous devons trouver de nouvelles façons d'organiser et de décrire nos incroyables ressources en matière d'information, y compris un contenu numérique croissant pour en faciliter l'accès et en favoriser une utilisation plus répandue et variée. C'est l'évaluation, la description, l'indexation et la diffusion du contenu qui nous permettent de devenir une « institution du savoir », et c'est à partir de ce contenu qu'il y aura création d'un savoir nouveau, contribuant ainsi à l'épanouissement de la société canadienne.
-- Bibliothèque et Archives Canada. Orientations pour le changement, 15 novembre 2003. p.5.
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Introduction
Pour pouvoir s'acquitter du mandat qui lui est confié par la loi, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) se doit d'établir un cadre de création et de gestion des métadonnées aux fins d'exploration des ressources, de façon à faire connaître le patrimoine documentaire national aux Canadiennes et aux Canadiens ainsi qu'à leur en faciliter l'accès.
Ce Cadre sera la base des démarches subséquentes. En 2006-2007, BAC préparera des plans de travail détaillés pour les principales orientations décrites dans les pages qui suivent et entreprendra des travaux d'élaboration de politiques spécifiques sur la création et la gestion de métadonnées aux fins d'exploration de ressources.
Le Cadre est basé sur les résultats d'un atelier auquel ont participé les intervenants institutionnels en vue d'établir les principales stratégies d'ensemble pour répondre aux besoins perçus de création et de gestion des métadonnées ainsi que de découverte des solutions nécessaires. C'est un produit attendu de l'Initiative catalytique sur la stratégie en matière de métadonnées (ICSM), qui a pour mandat de faire preuve de leadership dans l'élaboration et l'application des normes sur les métadonnées; créer et valider un cadre axé sur la clientèle visant à faciliter l'intégration et la fourniture sans faille des produits et services axés sur la description en faisant appel à une approche holistique de la description. Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources a été préparé par le Comité consultatif de l'ICSM et par les membres de l'équipe de l'ICSM, avec la contribution des principaux intervenants internes.
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Définitions
Métadonnées
Ensemble normalisé d'éléments de description et d'autres renseignements organisationnels servant à contextualiser, décrire et gérer les ressources du patrimoine documentaire sous toutes leurs formes, ainsi qu'à y donner accès.
Exploration de ressources
Activités liées à la découverte de renseignements par couplage des termes de recherche des utilisateurs avec la terminologie utilisée dans les notices décrivant les ressources d'information.
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Objet
Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources est un ensemble de principes d'orientation pour la création et la gestion des métadonnées; les métadonnées liées à ces activités précises ainsi qu'aux activités connexes dans tous les secteurs opérationnels de BAC. C'est un outil stratégique conçu pour permettre à BAC d'évoluer vers les nouvelles approches de description envisagées dans Orientations pour le changement1. Il établit une orientation stratégique globale dans le contexte de laquelle les politiques, les pratiques et les plans liés à la description des ressources documentaires de BAC seront élaborés.
Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources vise à :
- Améliorer la planification stratégique
Le Cadre facilite une approche holistique intégrée de planification stratégique à l'égard des métadonnées, en définissant une orientation globale des activités d'exploration de ressources.
- Améliorer le processus décisionnel organisationnel
Le Cadre facilite le processus décisionnel organisationnel de création et de gestion des métadonnées. Les décisions de l'organisation sur les métadonnées, comme la répartition des ressources, l'intégration, les décisions sur les systèmes, la conception et le développement seront basées sur les principes énoncés dans le Cadre.
- Servir de véhicule de communication
Le Cadre communique les principes et les lignes directrices sur les métadonnées de BAC aux intervenants internes et externes ainsi qu'à leurs communautés.
- Assurer le leadership en matière de métadonnées
Le Cadre met à l'avant le leadership de BAC en ce qui concerne la création et la gestion des métadonnées pour ses secteurs opérationnels internes et pour ses intervenants. Cette focalisation reconnaît la longue tradition de partenariat avec les organismes responsables de l'établissement de normes et le leadership dont BAC a fait preuve en produisant des outils propices à une exploration générale des ressources au Canada, voire dans le monde entier, tout en tenant compte des préoccupations exprimées par les intervenants, qui souhaitent l'uniformisation de normes minimales de catalogage ou de gestion des métadonnées2.
Portée
Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources établit les principes de description des ressources à BAC; ces principes s'appliquent aux ressources publiées et non publiées du patrimoine documentaire sous quelque support/quelque forme que ce soit. Tous les secteurs de BAC sont représentés dans ce Cadre qui établit un point de vue organisationnel global sur les métadonnées.
Le Cadre est un volet de la nouvelle orientation stratégique de BAC; il est relié aux cadres des fonctions et des activités connexes comme le développement de la collection3 et sa préservation.
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Orientation stratégique organisationnelle et Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées
Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources est conforme aux orientations organisationnelles stratégiques de BAC et aux principaux moteurs de ces activités.
Priorité à l'accès
BAC est bien décidé à accorder la première priorité aux citoyens et à considérer l'accès à ces ressources comme son principal moteur, ainsi qu'à leur en faciliter l'utilisation et la compréhension. Les métadonnées nous aident à atteindre notre but qui est de servir les Canadiennes et les Canadiens simplement, efficacement et rapidement, en faisant en sorte qu'il soit possible pour les utilisateurs de trouver, d'identifier et de sélectionner les ressources pertinentes du patrimoine documentaire et d'y avoir accès.
Numérisation fondamentale
La numérisation est un élément essentiel des activités de BAC, qui en fait une priorité stratégique primordiale. Elle doit être considérée comme fondamentale, parce que le contenu numérique répond aux attentes de l'utilisateur du XXIe siècle. Le paradigme numérique a de grandes répercussions sur la quantité des métadonnées normalisées requises pour l'accès ainsi que sur les méthodes que BAC emploie pour créer ou saisir les métadonnées.
Service au Gouvernement
Son mandat d'assurer la gestion efficace et efficiente des renseignements détenus par le gouvernement du Canada oblige BAC à assumer le leadership et la direction nécessaire pour de nombreuses fonctions de gestion de l'information, y compris les métadonnées, en ce qui concerne la gestion tant des documents que du contenu. Son mandat de collecte et de gestion des documents et des publications du gouvernement pour en assurer l'accès et la préservation à long terme lui offre une possibilité d'intégration des activités liées aux métadonnées.
Inclusivité
La Stratégie d'exploration de ressources de BAC l'amène à offrir le soutien voulu aux collectivités identifiées comme ayant des besoins particuliers, par exemple les personnes handicapées, les Autochtones et les groupes multiculturels. Les métadonnées jouent un rôle clé dans l'offre de services conçus pour répondre aux besoins de ces collectivités.
Rôle national
BAC a conclu que l'élaboration de normes est un de ses principaux rôles nationaux. Son leadership dans de nombreux aspects de l'établissement des normes relatives aux métadonnées garantit qu'il jouera un rôle central dans la création d'un réseau intéroperable facilitant l'échange de documents et la réutilisation des métadonnées de sources externes.
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Un cadre établissant un continuum
Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources établit pour BAC des principes fondamentaux sur les métadonnées et définit comment ces principes s'harmonisent avec les orientations stratégiques de l'institution.
Les principes qui constituent la pierre angulaire du Cadre feront l'objet d'un examen périodique, afin qu'on puisse déterminer s'ils ont conservé leur efficacité. Ce processus d'examen pourrait entraîner des ajouts ou des changements afin d'assurer la conformité du Cadre aux orientations stratégiques de BAC.
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Principes directeurs
pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources
Les métadonnées favorisent l'accessibilité, étayent la diversité culturelle du Canada, sont conformes aux normes et constituent une importante ressource institutionnelle. Les principes suivants ne sont pas présentés dans un ordre particulier.
Accès. BAC décrit dans une optique privilégiant l'accès, une orientation qui influe sur la quantité et sur les types de métadonnées qu'il offre. Il reconnaît les limites légitimes à l'accès imposées par la loi afin de respecter les droits des créateurs / donateurs, les intérêts de la sécurité nationale, etc.
Accès intégré. Les métadonnées, les normes qui facilitent un réseau interopérable et les systèmes à l'échelle de toute organisation rendent possible un accès intégré aux ressources du patrimoine documentaire publié et non publié de BAC pour toutes les Canadiennes et tous les Canadiens.
Rapidité de prestation. BAC est bien décidé à assurer l'accès à ses ressources documentaires aussi rapidement que possible. Les procédures de travail, les normes de service et les systèmes de gestion de l'information sont conçus et mis en oeuvre de façon à assurer rapidement l'accès aux métadonnées aux fins d'exploration de ressources.
Niveaux de description. Les niveaux de description, autrement dit « l'exhaustivité » des métadonnées aux fins de l'exploration de ressources fournies pour différentes catégories de ressources documentaires sont basés sur les besoins d'accès actuels et prévus des utilisateurs. BAC fournit un niveau minimum de métadonnées pour assurer l'accès complet à toutes ses ressources ainsi qu'à toutes celles liées au patrimoine documentaire national. Un niveau de description plus poussé est aussi offert sur une base sélective, lorsque la demande ou les besoins des utilisateurs le justifient.
Exploitation des métadonnées. BAC encourage l'exploitation innovatrice des métadonnées afin d'assurer l'accès convivial à la collection du patrimoine documentaire canadien.
Ressources documentaires numériques. Les métadonnées de gestion des ressources numériques sont saisies dès qu'une ressource est acquise. Les caractéristiques particulières des ressources numériques influent à la fois sur l'ampleur de l'intervention humaine requise et sur la nature des métadonnées disponibles.
Focalisation sur la clientèle. Les métadonnées sont créées pour faciliter l'accès des utilisateurs à la collection de BAC ainsi qu'à la collection nationale des ressources du patrimoine documentaire. Les normes, politiques et pratiques relatives aux métadonnées sont basées sur la recherche et sur les données liées aux besoins et aux comportements des clients de BAC en quête d'information.
Langues. En tant qu'institution fédérale, BAC se doit d'assurer l'accès à ses ressources documentaires dans les deux langues officielles du Canada. Il reconnaît par ailleurs l'importance de la langue auprès des groupes autochtones et multiculturels et étudie des moyens d'assurer la création, le partage et l'utilisation des métadonnées aux fins d'exploration des ressources dans d'autres langues que le français et l'anglais.
Normes. BAC se sert de normes professionnelles sur les métadonnées pour améliorer l'exploration de ressources dans tous les domaines du patrimoine documentaire. Dans ce contexte, il assume un rôle déterminant de la contribution canadienne quant à l'élaboration des normes internationales sur les métadonnées grâce à sa participation aux comités internationaux de normalisation. En outre, il établit et maintient des normes sur les métadonnées nationales et fédérales en plus d'en faire la promotion de leur utilisation dans ses activités et dans celles des autres institutions canadiennes.
Catégories d'accès et méthodes de recherche. Les catégories d'accès et les méthodes de recherche comme l'indexation par nom et par sujet ainsi que la recherche plein texte facilitent l'exploration de ressources. BAC tient à se servir de méthodes éprouvées de création de catégories d'accès et de techniques à la fois nouvelles et innovatrices dans sa démarche d'exploration et d'utilisation, par exemple le forage de données, les outils d'autocatégorisation et la recherche fédérée, afin d'améliorer et d'intégrer la recherche dans sa collection et d'en maximiser l'accès.
Ressource institutionnelle. Tout comme la collection de BAC, les métadonnées sont une ressource institutionnelle de valeur. Les principes et les politiques de la gestion moderne sont appliqués dans leur création, leur utilisation et leur préservation.
Métadonnées provenant de l'extérieur. BAC encourage les utilisateurs ainsi que les créateurs et les donateurs de matériel documentaire patrimonial y compris les ministères et les organismes fédéraux, les éditeurs et les auteurs, à lui fournir des métadonnées aux fins d'exploration de ressources. Les normes, les pratiques et les systèmes nécessaires sont conçus pour faciliter le transfert et pour optimiser l'utilisation des métadonnées de l'extérieur afin d'éviter la duplication des efforts et d'assurer une exploitation efficace des ressources.
Mise en commun des ressources. La création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources pour la collection de BAC et pour la collection nationale exigent énormément de ressources, et ce, sur une base permanente. BAC participe à divers programmes de partage de ressources aux paliers régional, national et international, en dirigeant même certains d'entre eux, de façon à maximiser l'utilisation efficace des ressources financières, humaines et matérielles en vue de rendre le patrimoine documentaire du Canada accessible à ses citoyens.
1 Bibliothèque et Archives Canada, Orientations pour le changement, 15 novembre 2003.
2 Consultation avec les intervenants sur les orientations de Bibliothèque et Archives Canada : Rapport d'aperçu des constatations, 2005.
3 Bibliothèque et Archives Canada, Cadre de travail du développement de la collection, mars 2004.
www.collectionscanada.ca/collection/024/003024-200-f.html
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