Politique de développement des collections numériques

4.2 Lignes directrices relatives à la sélection et à l'acquisition de publications en réseau

4.2.1 Contexte et portée

Bibliothèque et Archives Canada adoptera une méthode progressive en vue d'acquérir des publications en réseau, ceci afin de mettre en place le système et les ressources humaines nécessaires au traitement, à la préservation, à l'organisation et à la description visant à permettre l'accès à la vaste production de publications en réseau sous son mandat. Dans le cadre de la première phase de l'acquisition, l'accent sera mis sur les publications de textes. L'acquisition d'autres types de documents comme les fichiers audio, image et géomatiques aura lieu lors de la deuxième phase. Puisque ces formats posent des défis à différents niveaux - taille du fichier, gestion du système, format, etc. – on procèdera à leur acquisition par étape, en même temps que l'élaboration de l'infrastructure technologique nécessaire. Des directives liées au matériel audio, visuel et géomatique seront dès lors ajoutées ultérieurement.

Ces lignes directrices seront aussi élargies et mises à jour, au besoin, afin d'y inclure de nouvelles formes de publications à mesure qu'elles apparaissent.

De façon générale, un niveau de sélectivité sera appliqué à l'acquisition des publications en réseau, dont celles reçues par le truchement du dépôt légal. Le grand nombre de publications en réseau produites, l'expansion exponentielle qu'elles connaissent et la vitesse à laquelle elles peuvent disparaître ou devenir inaccessibles constituent des défis considérables en matière d'acquisition, y compris en ce qui a trait à la capacité de réunir assez de renseignements pour savoir quelles publications existent et d'en d'effectuer une sélection. Les lignes directrices suivantes clarifient quelles publications en réseau sont acquises et lesquelles ne le sont pas en raison du développement des collections, de la réglementation ou de la technologie.

Les lignes directrices sont sous-divisées selon la méthode d'acquisition et la couverture :
(1) les publications acquises pour la collection de BAC à l'aide du mécanisme de dépôt légal;
(2) les publications acquises pour la collection à l'aide d'une sélection de titres individuels;
(3) les publications auxquelles BAC donne un accès en ligne (celles qui sont acquises par abonnement, par exemple, pour soutenir les services de recherche) mais qui ne sont pas préservées en tant que partie de la collection permanente.

L'acquisition et la sélection des publications en réseau sont régies par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et le Règlement sur le dépôt légal de publications afférent, le Cadre de travail du développement de la collection, la Politique de développement des collections numériques et les priorités et les plans d'acquisitions de Bibliothèque et Archives Canada, plus particulièrement ceux du Secteur de la collection du patrimoine documentaire (CPD).

4.2.2 Définitions

Publication : Article de bibliothèque mis à la disposition - quel que soit le média, la forme ou le support utilisé, notamment imprimé, enregistrement ou en ligne - du grand public ou d'un segment particulier du public, par abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou à plusieurs endroits, à titre gratuit ou contre rémunération. (Loi sur la Bibliothèque et les Archives nationales du Canada, article 2, Définitions)

Publications en réseau : une publication numérique diffusée en réseau comprend habituellement les liens jugés intrinsèques à la publication vers un domaine de réseau de communication. (Politique de développement des collections numériques, article 2)

(Remarque : « publication Internet », « publication électronique », « publication en ligne » et « publication Web » sont des termes synonymes présents dans l'usage.)

Site Web : un ensemble de pages Web liées, comprenant habituellement une page d'accueil et partageant un contenu ou un domaine connexe, préparé et entretenu comme une collection d'information par une personne, un groupe ou une organisation. Une page Web est un dossier électronique, un document graphique ou un groupement de textes qui est accessible par Internet et peut être lié par un lien hypertexte et visionné ou imprimé par un utilisateur à l'aide d'un navigateur. (Politique de développement des collections numériques, article 2)

Éditeur : personne ¹ qui distribue une publication au Canada, dont elle détient les droits de reproduction ou contrôle le contenu. Ne comprend pas une personne qui ne peut que distribuer la publication. (Règlement sur le dépôt légal de publications)

4.2.3 Publications en réseau acquises à l'aide du dépôt légal

4.2.3.1 Objectifs
Une des difficultés à étendre le dépôt légal aux publications en réseau est que le dépôt légal est une méthode d'acquisition systématique qui vise l'intégralité, tandis que dans un environnement en ligne, toute personne qui a accès à Internet peut être un éditeur. De ce fait, le processus d'édition ne comprend pas toujours l'étape de sélection initiale au stade du manuscrit, une composante habituelle de la publication sur papier. De plus, puisque l'édition en ligne est innovatrice et change constamment de par sa nature, l'acquisition doit être assez extensible pour inclure une multitude de genres de publications, existants et en cours d'élaboration.

BAC s'engage à être aussi inclusif que possible dans cet environnement, mais il reconnaît que sa capacité à acquérir et à archiver le vaste univers des publications en réseau est limitée. Il précisera ultérieurement ce qu'il désire acquérir par voie de dépôt légal de sorte à assurer la collecte des publications censées posséder une valeur durable culturelle ou archivistique. Un des principaux domaines d'acquisition par voie de dépôt légal, par exemple, est celui des publications en réseau par le gouvernement du Canada.

En acquérant une publication en réseau auprès du desserveur dès qu'elle est diffusée, BAC est en position de préserver l'intégrité d'une publication telle qu'elle fut diffusée à l'origine. BAC est aussi en mesure de vérifier et de s'assurer que la publication est dans un format lisible par les logiciels standard et, ainsi, accessible par les générations actuelles et futures de lecteurs et de chercheurs.

4.2.3.2 Cadre législatif
La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canadafait état des prescriptions juridiques à l'intention des éditeurs canadiens afin qu'ils remettent à BAC un nombre requis d'exemplaires de toute publication, dans n'importe quel format, disponible au Canada, y compris les publications en ligne. Depuis 1952, avec l'adoption de la Loi sur la Bibliothèque nationale, le dépôt légal a été déterminant dans la création d'une collection qui comprend une importante partie de l'ensemble du patrimoine documentaire publié du Canada.

Les dispositions du dépôt légal qui s'appliquent aux publications en ligne sont séparées et distinctes des autres dispositions de la Loi qui régit l'échantillonnage représentatif des sites Web en ligne (voir la section 4.1, Lignes directrices relatives à la sélection et à l'acquisition de sites Web canadiens).

La réglementation prend de l'ampleur avec le Règlement sur le dépôt légal de publications (en vigueur dès le 1er janvier 2007) qui fournit de plus amples renseignements aux éditeurs sur les types de publications sujets au dépôt et sur les dispositions particulières qui doivent être respectées concernant le dépôt à Bibliothèque et Archives Canada. Les éditeurs ont d'autres documents à leur disposition, en plus du Règlement et de ces lignes directrices, pour les aider à comprendre les prescriptions liées précisément au dépôt des publications en ligne.

4.2.3.3 Critères pour le dépôt légal effectué par les éditeurs
Tant selon la Loi (paragraphe 10(1)) que selon le Règlement (article 1), l'obligation de faire le dépôt incombe à « l'éditeur d'une publication au Canada ». L'éditeur est la personne ou l'entité qui a distribué une publication au Canada dont elle a le contrôle ou dont elle détient les droits de reproduction du contenu. Une personne qui ne fait que distribuer une publication n'est pas considérée comme ayant l'obligation d'en faire le dépôt légal.

Un éditeur est perçu comme ayant « diffusé une publication au Canada » si au moins un des critères suivants est respecté :

• l'emplacement de la publication, l'URL, a le suffixe « .ca » dans son nom de domaine;
• le nom de domaine de la publication est enregistré au Canada;
• l'emplacement géographique mentionné dans la publication ou accompagnant les documents descriptifs (les métadonnées produites par l'auteur ou l'éditeur, p. ex.) est au Canada;
• il est possible de déterminer, à l'aide d'autres sources, que l'emplacement géographique de l'éditeur est au Canada.

Dans le cas où l'éditeur du document original ne peut plus être joint et où la publication n'est offerte que par l'entremise d'une source secondaire, des arrangements peuvent être pris avec cette source (voir la section 4.2.4, Publications en réseau acquises au moyen de la sélection).

4.2.3.4 Caractéristiques d'une publication en réseau
La définition de « publication » dans la Loi est intentionnellement large de façon à englober les divers genres de publications offerts au public à l'heure actuelle et dans le futur. La portée initiale de l'application du dépôt légal aux publications en réseau, en vigueur à compter du 1er janvier 2007, devrait être assez restreinte. Au départ, l'acquisition sera axée sur les publications en réseau qui ressemblent aux articles publiés de façon traditionnelle et qui respectent le niveau d'élaboration que BAC est en mesure d'appliquer au processus d'archivage. Les caractéristiques d'une publication en réseau acquise par voie de dépôt légal énumérées ci-dessous reflètent donc ce que BAC collectera à ce moment. Les caractéristiques des publications qui seront touchées par la deuxième étape de l'acquisition, comme les fichiers audio, image et géomatiques, seront fournies à une date ultérieure.

Afin de déterminer si une publication sera acquise grâce au dépôt, il faut considérer les caractéristiques suivantes :

(a) dans le monde de l'édition traditionnelle, le document aurait été publié sous forme de livre, de périodique, de brochure, de journal, etc.;

(b) le document est une copie en ligne d'un travail originalement publié de façon traditionnelle;

(c) il y a des signes d'édition traditionnelle ou une structure ou des éléments semblables à ceux d'un document publié de façon traditionnelle, soit un titre, le nom de l'auteur, l'ISBN ou l'ISSN, une table des matières, un index, etc.;

(d) des termes comme « étude », « rapport de recherche », « ligne directrice », « répertoire », « biographie », « roman » et « poésie » sont utilisés pour qualifier la publication;

(e) quand la publication constitue un site Web au complet, comme c'est le cas de certains dictionnaires, revues, encyclopédies, etc., elle est considérée comme une publication sujette au dépôt plutôt que comme un site Web assujetti à la sélection;

(f) un simple ensemble de renseignements sur un site Web qui aide l'utilisateur à naviguer sur le site ou qui est de nature informationnelle, comme une description des services offerts, des coordonnées, etc., n'est pas considéré comme étant une publication.

4.2.3.5 Éditions
BAC fait l'acquisition de la première édition d'une publication et de ses éditions subséquentes. Afin de déterminer si une publication en réseau devrait être envisagée comme une nouvelle édition, le critère suivant doit s'appliquer :

• la publication est annoncée à titre de nouvelle édition, c.-à-d., par des lettres, des chiffres, une date ou un code;
• l'éditeur considère la publication comme une nouvelle édition;
• les changements apportés à la publication sont importants.

La fréquence d'acquisition des nouvelles éditions de publications dynamiques qui changent fréquemment est établie au cas par cas. La sélection peut passer d'exhaustive à représentative selon les critères suivants :

• l'importance des changements entre les mises à jour;
• l'importance de la publication;
• les ressources liées à la manipulation, à l'entreposage et à la préservation de la publication.

La fréquence des dépôts peut être négociée avec l'éditeur.

4.2.3.6 Formats
BAC recommande fortement que les formats soient standardisés pour l'ensemble des éditeurs en ligne, en vue d'optimiser l'efficacité à long terme de la préservation et de l'archivage. Néanmoins, il reconnaît qu'il doit élaborer une méthode d'acquisition pour la variété de formats de publication qui existent actuellement, de même que pour les nouveaux formats qui seront créés.

(a) La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada exige le dépôt légal de tous les formats disponibles (paragraphe 10(4)) dans lesquels le document est publié. En matière de publications en réseau, cependant, ce ne sont pas tous les formats d'une publication qui devront être acquis.

(b) Les politiques générales sur les formats décrites dans les Énoncés de politiques fondamentales de la Politique de développement des collections numériques devront être appliquées à l'acquisition des publications en réseau.

(c) Lorsqu'il y a des différences dans le contenu, la présentation ou la finalité des formats d'une publication et que ces différences semblent importantes, un certain format pourrait être acquis en tant qu'édition distincte.

(d) Dans le cadre de l'acquisition de publications en réseau, la préférence est accordée aux formats standard les plus propices à la préservation à long terme. Vous trouverez des renseignements sur les formats à choisir aux adresses suivantes : Guide des pratiques exemplaires à l'intention des éditeurs canadiens et Lignes directrices relatives aux types de fichiers informatiques, aux formats de transfert et aux normes d'information.

(e) Des contraintes techniques ou systémiques, plus particulièrement en rapport avec l'acquisition de nouveaux formats, peuvent influencer une acquisition et se traduire par une non-acquisition d'une publication en réseau à un moment donné. Dans de telles situations, l'existence de la publication est notée, et un accès via un lien électronique est fourni, lorsque c'est possible.

4.2.3.7 Publications en réseau pour lesquelles le dépôt légal ne se fait que sur demande
Catégories particulières
Certaines catégories de publications sont indiquées, dans le Règlement sur le dépôt légal des publications, comme étant sujettes au dépôt seulement sur demande en tant que catégorie de publications par le bibliothécaire et archiviste. Les catégories suivantes propres aux publications en réseau sont énumérées dans le Règlement comme n'étant pas sujettes au dépôt systématique :

• les délibérations de groupes de discussion électronique, les listes de diffusion, les babillards et les courriels;
• les sites Web, y compris les portails, les sites Web personnels, les sites de services, les intranets et les sites Web principalement constitués de liens vers d'autres sites;
• les bases de données dynamiques et les données brutes.

Ces catégories sont de nature générale ou générique, incluent les récentes formes de publications comme les blogues et les wikis et peuvent s'appliquer aux nouveaux formats qui naîtront ultérieurement. Les lignes directrices concernant l'acquisition, sur une base sélective, de ces catégories de publications sont dictées dans la section 4.2.4 et dans les Lignes directrices relatives à la sélection et à l'acquisition de sites Web canadiens.

Catégories générales
Plusieurs autres catégories de publications générales sont sujettes au dépôt sur demande seulement en tant que catégorie, et le Règlement s'applique selon que les publications sont produites dans un environnement en ligne ou qu'elles sont le résultat d'une édition traditionnelle.
Les catégories de publications générales suivantes ne sont pas sujettes au dépôt systématique :

• les rééditions ou les parties de publications qui ne sont pas véritablement différentes des exemplaires déjà déposés;
• les programmes d'activités et d'événements;
• les catalogues commerciaux, les annonces, le matériel promotionnel, les prospectus et les listes de prix;
• les horaires ou la documentation afférente aux services de transport;
• les livres ou les formulaires en blanc sans texte d'accompagnement;
• les copies d'épreuves, les travaux en cours, les pré-impressions et les ébauches.

Les publications dans ces catégories peuvent être acquises individuellement ou sur une base sélective (voir la section 4.2.4, Publications en réseau acquises au moyen de la sélection).

4.2.4 Publications en réseau acquises au moyen de la sélection

4.2.4.1 Orientation de la sélection des publications en réseau

Les publications en réseau sont choisies dans le cadre des politiques générales de développement de la collection, de même que des priorités et des plans actuels en matière d'acquisition. La sélection est utilisée afin d'acquérir des publications canadiennes qui ne peuvent pas, pour diverses raisons, être obtenues par voie de dépôt légal, des publications canadiennes qui sont publiées dans d'autres pays, d'autres publications nécessaires à l'appui du mandat de collection, et des publications qui soutiennent les services au public. Ces publications deviennent partie de la collection de BAC.

La sélection se concentre sur certains types ou catégories de publications :

(a) Les publications qui décrivent des événements, des épisodes, des expériences et des incidents déterminants de l'histoire ou de l'actualité canadienne.

(b) Les publications qui appartiennent à :

• la culture canadienne (par exemple, les arts, la littérature);
• la société canadienne (par exemple, l'histoire et l'évolution, les tendances et les enjeux);
• la politique et l'administration publique au Canada;
• l'édition au Canada.

(c) Les publications portant sur d'importants auteurs, musiciens, personnages littéraires, interprètes, enseignants, personnalités politiques, chefs de file, gens d'affaires, etc., tous canadiens.

(d) Les publications éphémères considérées comme des documents canadiens importants dignes d'intérêt.

(e) Les publications produites par les ordres de gouvernement du Canada qui ne sont pas assujetties au dépôt légal, soit les administrations provinciales, territoriales, municipales et autochtones.

(f) Les publications qui tirent parti des forces de la collection de BAC dans les domaines des sciences sociales, des arts, des lettres et des sciences humaines.

(g) Les publications destinées à servir d'outils de recherche (par exemple, les répertoires, les index ou les rapports de recherche).

(h) Les publications revêtant un intérêt particulier publiées au Canada, mais dont la catégorie ne fait pas partie de celles acquises par voie de dépôt légal, soit, par exemple, les programmes d'activités et d'événements, les ébauches, le matériel promotionnel, etc.

(i) Les publications qui revêtent un intérêt particulier publiées dans un format standard sont préférées; les documents en traitement de texte sont collectés seulement s'il s'agit du seul format disponible.

4.2.5 Les publications en réseau auxquelles BAC fournit l'accès

BAC fournit un accès organisé à une variété de publications en réseau dont la préservation à long terme relève d'autres institutions. Il garde un lien vers le site qui offre un accès direct à ces publications. Les publications gratuites diffusées par d'autres institutions en font partie. Dans certains cas, BAC acquiert le droit d'accès à une publication grâce à un permis, un accord d'achat ou une inscription. Ces liens vers des publications ne font pas partie de la collection permanente et ne sont pas archivés par BAC.

Les publications canadiennes diffusées en réseau acquises et préservées par d'autres institutions au Canada, les publications non canadiennes qui complètent la collection de BAC et les publications qui appuient la recherche ou les services à la clientèle de BAC sont comprises dans ce processus.

L'accès par le truchement de liens directs se concentre sur certains types ou catégories de publications.

(a) Les publications canadiennes à valeur patrimoniale collectées et préservées par d'autres institutions, organisations, groupes et personnes au Canada.

(b) Les publications officielles de pays étrangers.

(c) Les publications d'organisations internationales dont le Canada est membre.

(d) Les bibliographies nationales d'autres pays.

(e) Les publications destinées à servir d'outils de recherche (par exemple, les répertoires, les index ou les rapports de recherche).

(f) Les publications qui ne peuvent être physiquement acquises ou adéquatement préservées dans l'environnement technique actuel de BAC.

4.2.6 Gouvernance des publications en réseau
Les décisions d'acquisition quotidiennes liées au dépôt légal, de même que les négociations afférentes, relèvent de l'Unité du dépôt légal - Internet de la Direction du patrimoine de l'édition, Secteur de la collection du patrimoine documentaire (CPD).

Les décisions concernant la sélection des publications en réseau pour la collection de BAC ou en vue d'offrir l'accès à une publication par le truchement d'un lien sont prises par les autres unités d'acquisition de BAC et du secteur de la CPD et sont coordonnées avec les programmes d'acquisition liés à la sélection des sites Web et à la collecte de domaines. En général, les priorités et les plans d'acquisition relèvent d'une démarche intégrée et cette méthodologie holistique régit aussi la sélection et l'acquisition des publications en réseau.

Le personnel de BAC, les clients ou d'autres sources peuvent présenter des suggestions d'acquisition de publications en réseau à ACQInternet@lac-bac.gc.ca, et la pertinence de celles-ci est évaluée à l'aide de ces Lignes directrices.

4.2.7 Contrôle et révision

Le contrôle de la sélection et de l'acquisition des publications en réseau fait partie de l'évaluation globale des activités de collecte à BAC.

BAC contrôle avec assiduité les nouvelles tendances en matière de diffusion en ligne, de contenu, de format et d'utilisation, entre autres, pour s'assurer que les collections reflètent l'évolution constante d'Internet.

BAC examinera la pertinence et l'application de ces Lignes directrices chaque année, ou selon les besoins.

1. « Personne » est un terme juridique collectif qui s'applique aux organisations comme aux individus.

Précédent | Suivant