Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

Table des matières

Introduction

Chaque année, les institutions de l'administration fédérale¹ créent et gèrent de l'information consignée sur divers supports au soutien des politiques d'ordre public, de l'administration du gouvernement, de l'exécution de programmes et de la prestation de services à la population canadienne.

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004) impose à Bibliothèque et Archives Canada diverses obligations concernant l'élimination de l'information; elle leur confie notamment la responsabilité d'autoriser les institutions fédérales à détruire des documents (article 12) et celle de préserver les documents dotés d'une valeur archivistique ou historique (article 13).

Afin de répondre à ces exigences législatives, le Bibliothécaire et Archiviste du Canada émet des autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

Le Bibliothécaire et Archiviste du Canada délivre les autorisations de disposer de documents de l'une ou l'autre des façons suivantes  :

1. ou bien l'autorisation s'adresse à une institution fédérale en particulier; ce type d'autorisation vise les documents gérés par cette seule institution et habilite l'institution à disposer de ses documents en autant qu'elle respecte les modalités qui sont contenues dans un accord négocié entre le Bibliothécaire et Archiviste du Canada et l'institution;

2. ou bien l'autorisation s'adresse à plusieurs institutions fédérales à la fois; ce type d'autorisation pluriinstitutionnelle vise les documents que gèrent toutes les institutions fédérales ou du moins un bon nombre d'entre elles et habilite les institutions à disposer des documents en autant qu'elles respectent certaines modalités.

La reliure à anneaux contient un répertoire d'autorisations qui ne vise que les consentements donnés par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada à plusieurs institutions fédérales – sinon à toutes – afin de leur permettre de disposer de leurs documents.

Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents et les objectifs visés

Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents contenues dans ce répertoire sont délivrées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada afin de guider les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada qui désirent disposer des documents gérés par toutes les institutions fédérales ou du moins un grand nombre d'entre elles. Elles ont été conçues pour libérer les institutions fédérales de l'obligation de préparer individuellement des demandes d'autorisation et de négocier des accords avec le Bibliothécaire et Archiviste du Canada pour pouvoir disposer de documents essentiellement de même nature – qu'elle soit administrative ou opérationnelle.

La reliure à anneaux contient également d'autres documents rédigés ou colligés par la Bibliothèque et Archives du Canada – politiques, accords, lignes directrices, etc. – qui ont une application pluriinstitutionnelle en matière d'élimination des documents à l'échelle de l'administration fédérale.

Le cadre législatif de l'élimination des documents de l'administration fédérale : la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

L'élimination des documents que gèrent les institutions fédérales s'effectue aux termes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Toute institution fédérale dont le nom figure à l'Annexe 1 de la Loi sur l'accès à l'information ou à l'Annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels est assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Or, c'est cette loi qui consacre l'autorité de le Bibliothécaire et Archiviste du Canada de contrôler la destruction de documents par les institutions fédérales, de préserver les documents dotés d'une valeur archivistique ou historique et d'adopter les mesures jugées nécessaires pour atteindre ces objectifs. La loi précise aussi quelles sont les responsabilités, les devoirs et les obligations de rendre compte des institutions fédérales relativement aux processus d'élimination des documents.

Il importe de noter que l'autorisation de le Bibliothécaire et Archiviste du Canada de détruire des documents ne constitue pas une exigence de détruire non plus qu'elle ne comporte la moindre implication quant au moment approprié de détruire les documents.

Le fait que le Bibliothècaire et Archiviste accorde sa permission de détruire des documents – et cette permission ne peut être donnée qu'au moyen d'une autorisation de disposer de documents – indique simplement que la Bibliothèque et Archives du Canada ont jugé que ces documents ne doivent pas être préservés pour l'usage futur de la population canadienne à des fins archivistiques ou historiques. L'obligation de rendre compte concernant la décision de détruire les documents et le moment auquel les documents sont détruits relèvent des institutions fédérales prises individuellement.

Les délais de conservation des documents

Les autorisations de disposer de documents délivrées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada aux institutions fédérales, y compris les autorisations pluriinstitutionnelles, ne fixent pas les délais de conservation des documents non plus qu'elles ne sanctionnent.

Lorsque des documents ont été identifiés comme possédant une valeur archivistique ou historique et que leur transfert à la garde et au contrôle de Bibliothèque et Archives du Canada est exigé, le Bibliothécaire et Archiviste du Canada négocie plutôt des accords avec les institutions fédérales concernant le moment où les transferts seront effectués (ou d'autres mesures prises) en tenant compte de ce qui est nécessaire pour assurer la préservation des documents dotés de valeur archivistique.

Qui peut avoir recours aux autorisations pluriinstitutionnelles?

À moins d'indication contraire, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada peuvent avoir recours aux autorisations pluriinstitutionnelles pour disposer de leurs documents dépourvus de valeur archivistique ou historique.

Les exceptions à l'application d'une autorisation pluriinstitutionnelle sont contenues dans les Modalités qui y sont annexées, notamment dans l'énoncé sur la Portée de l'autorisation et dans celui sur l'autorisation de détruire.

Comment faut-il appliquer les autorisations pluriinstitutionnelles?

Les institutions fédérales doivent appliquer les autorisations pluriinstitutionnelles dans l'ordre suivant :

1. Les autorisations spécifiques qui visent exclusivement les documents gérés par des institutions agissant à titre particulier. Les autorisations spécifiques ont préséance sur toutes les autres autorisations de disposer de documents émises par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada.

2. Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents d'exploitation (ou opérationnels) ou des documents consignés sur un support particulier.

3. Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents administratifs communs.

Vous avez des questions?

Veuillez adresser toute question relative aux autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents au Centre de coordination des activités de disposition des documents au Centre des activités des archives gouvernementales, au 819-934-7305, qui la transmettra à l'archiviste affecté à votre institution.

Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) Exclusions spécifiques selon les cinq APDD pour documents administratifs communs

Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) Exclusions de base selon les cinq APDD pour documents administratifs communs

Les Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) administratifs communs comprennent des exclusions de base selon les Modalités pour disposer des documents - Annexe 1. La portée de chaque APDD peut également décrire se qu'elle couvre et ne couvre pas, par ex. s'applique à tous les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, s'applique aux documents électroniques et bases de données au soutien d'une fonction spécifique couverte par l'APDD.

Les exclusions de base sont tous documents crées, recueillis ou conservés sur quelque support que ce soit par une institution fédérale au soutien de la fonction [spécifiquement couverte par un ASDD] administratif commun de l'administration fédérale qui :

• sont foncièrement des documents d'exploitation;
• sont de nature mixte, c'est-à-dire en partie documents administratifs et en partie documents d'exploitation;
• servent à étayer une fonction administrative dans un bureau de premier intérêt;
• sont soustraits à l'application de l'Autorisation [spécifique] en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figurent à la présente annexe;
• sont des documents antérieurs à 1946; et
• possèdent des délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction de ses exigences juridiques et opérationnelles - qui ne sont pas expirés.

¹Quand il est question de disposer de documents, « institution de l'administration fédérale » ou « institution fédérale » s'entend de tous les organismes assujettis à l'application de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

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Table des matières

Première partie : Documentation corrélative — législation, politiques et lignes directrices

Deuxième partie : les documents éphémères

Troisième partie : les documents administratifs communs