Index des périodiques de musique canadiens de la Bibliothèque nationale du Canada

par S. Timothy Maloney Directeur, Division de la musique, Bibliothèque nationale du Canada

L'Index des périodiques de musique canadiens (IPMC) est une base de données automatisée qui comprend plus de 30 000 notices indexées de 475 revues, bulletins et périodiques musicaux canadiens de la fin du dix-neuvième siècle jusqu'à nos jours. Elle comprend des articles et des nouvelles sur tous les aspects de l'activité musicale au Canada. Actuellement, plus de 200 titres de périodiques sont examinés et indexés, au besoin, de façon continue, à la Bibliothèque nationale du Canada (BNC). Les groupes de titres d'articles sont chargés sur la base de données de l'IPMC environ tous les mois.

La création de l'IPMC remonte au milieu des années 70; l'index était sous forme de fiches de données contenant des articles biographiques sur les musiciens et les compositeurs canadiens. Lors du projet de publication de la première édition de l'Encyclopédie de la musique au Canada (Montréal: Fides, 1983), l'IPMC s'est avéré un outil utile pour la compilation des bibliographies et la vérification de renseignements pour les notices. Après une interruption en raison du manque de fonds, le projet a repris en 1983, lorsque la Division de la musique a reçu une subvention afin d'embaucher des indexeurs de l'Encyclopédie de la musique au Canada (EMC), selon un contrat annuel, afin de reprendre l'indexation des périodiques de musique canadiens. Depuis ce moment, et jusqu'à aujourd'hui, l'indexation a englobé un éventail plus large et n'a pas été limitée uniquement aux biographies; les contractuels de l'EMC ont également inclu l'indexation rétrospective des périodiques dont uniquement les biographies avaient été indexées, ainsi que de nombreux titres de périodiques qui ne l'avaient jamais été. Jusqu'en décembre 1992, l'indexation se faisait manuellement au moyen de fiches. En janvier 1993, l'indexation des périodiques de musique canadiens actuels a été automatisée et les données ont, dès lors, été entrées directement dans le programme de gestion de bases de données InMagic. Cette base de donées était disponible uniquement dans les bureaux de la BNC. Entre 1993 et 1997, plusieurs milliers de dossiers rétrospectifs ont également été entrés dans la base de données de l'IPMC.

Au cours de l'été 1996, grâce au financement du programme Collections numériques de Rescol, d'Industrie Canada, la BNC a mis sur pied quatre projets de numérisation afin de lui permettre de monter des outils d'accès et le contenu canadien sur le Web. Deux de ces projets ont été réalisés à la Division de la musique : un des projets consistait à créer l'exposition virtuelle et les pages Web du « Fonds d'archives Glenn Gould » (dont nous reparlerons l'an prochain -- la phase 3 étant toujours en cours au moment d'aller sous presse); et l'autre projet est la mise sur pied de l'IPMC. Le projet de numérisation de l'IPMC a été supervisé par la documentaliste musicale Florence Hayes, avec la contribution importante de Gilles St-Laurent (Conservateur de documents sonores, Division de la musique, et un génie de l'informatique) et Marlene Wehrle (Chef, Collection des imprimés, Division de la musique), ainsi que les programmeurs informatiques des Services de technologie de l'information de la BNC, et d'autres.

Au début du mois de juin 1996, il y avait approximativement 12 000 notices numériques inscrites sur notre base de données interne de l'IPMC, et environ 16 000 notices sur fiches. Après la transposition digitale par scanner d'un ensemble de cartes par l'entremise du système de Reconnaissance optique des caractères (ROC), il a été décidé qu'il serait moins long d'entrer manuellement les données dans la base. Les problèmes liés aux diverses polices de machines à écrire utilisées au fil des ans, le manque d'uniformité dans la disposition des fiches et la présence d'annotations écrites à la main sur un nombre important de ces fiches font qu'elles sont de piètres candidates pour le système ROC.

Une fois la saisie terminée, d'autres étapes ont été nécessaires :

• La correction d'épreuve et la correction de toutes les notices dans la base de données de 28 000 entrées nouvellement augmentée;
• La vérification de tous les titres de périodiques de la base de données avec ceux du macro-ordinateur de la BNC, à savoir AMICUS, et à faire les révisions et les corrections nécessaires (certaines revues ont des titres similaires);
• La création de thésaurus numériques pour les vedettes-matières et les titres de périodiques;
• La vérification des noms officiels bilingues des sociétés, des associations et des titres de périodiques, là où il y en a.
• L'exportation de données de InMagic vers une application de base de données de recherche sur Web et la vérification en cas de perte ou d'altération des données durant le processus;
• La création d'une page d'interrogation bilingue fiable pour la version Web;
• La conception et la création de pages Web bilingues, comprenant des renseignements de base sur le site et un guide de recherche.

À chaque notice de la base de données de l'index IPMC, une ou plusieurs vedettes-matières sont attribuées, selon ce qui convient. Ces vedettes-matières peuvent être le nom d'une personne, d'une association, d'une institution, d'un ensemble, etc., ou un sujet plus général, comme le reggae, la politique culturelle, les textes littéraires mis en musique, les orchestres, etc. Il faut consulter la liste des vedettes-matières du site Web de l'index pour voir la gamme complète des sujets couverts.

On peut avoir accès aux notices en utilisant n'importe quelle combinaison de sujets, d'auteurs, de titres d'article, de titres de périodique, de secteurs géographique, de types d'article (p. ex., notice nécrologique, compte rendu, entrevue, etc.). Le site contient un guide de recherche donnant des directives et des renseignements supplémentaires sur les stratégies de recherche. L'IPMC est complètement bilingue.

En 1996, la mise au point de la version Web de l'IPMC a nécessité 12 semaines de travail, qui ont paru très courtes, de la part de l'équipe constituée de quatre étudiants. Afin de répondre aux exigences d'Industrie Canada, la BNC devait avoir terminé le projet avant le retour à l'école des étudiants en septembre. Ce fut un été stressant mais satisfaisant pour les personnes qui ont collaboré au projet. En fait, la base de données de l'IPMC a pu être installée sur le site Web de la BNC en septembre 1996.

Malgré tous nos efforts au niveau du dépannage, la base de données peut contenir encore quelques défauts ou quelques problèmes. Si vous ou vos utilisateurs rencontrez des problèmes durant l'utilisation de l'index, veuillez les porter à notre attention. Il peut s'agir d'un problème nécessitant simplement la correction d'une ligne de codes informatiques.

La Division de la musique de la BNC espère que la base de données de l'IPMC sera un outil utile pour la recherche concernant tous les aspects de la musique canadienne et des activités musicales au Canada. N'oubliez pas que l'IPMC n'est qu'un index. Il ne contient pas de textes ni de résumés des articles dont le titre apparaît sur la liste. Si vous désirez obtenir les articles des périodiques qui ne se trouvent pas à votre bibliothèque locale, vous pouvez en demander des photocopies en utilisant le service de prêt entre bibliothèques de la BNC.

CAML Newsletter/Nouvelles de l'ACBM, vol. 25/No. 3, November/novembre 1997.

Pour communiquer avec la Division de la musique :
Téléphone : 613-996-5115 ou 1-866-578-7777 (sans frais au Canada et aux États-Unis)
Télécopieur : 819-934-7272
Courrier électronique : mus@lac-bac.gc.ca