Accès à l'information et protection des renseignements personnels -- Pour en savoir plus

Bien que la majorité des documents du gouvernement fédéral relevant du contrôle de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) soient accessibles au public, certains documents, avant d'être divulgués, doivent faire l'objet d'un examen en vertu des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information (http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/A-1) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (http://lois.justice.gc.ca/fr/p-21/texte.html) ci-après appelées lois sur l'AIPRP.

La Loi sur l'accès à l'information (http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/A-1) accorde à tout citoyen canadien ou résident permanent le droit fondamental d'accéder à l'information détenue par le gouvernement fédéral et de l'obtenir sur demande. Cette information, toutefois, fait l'objet de restrictions d'ordre juridique telles que la sécurité nationale, l'application de la loi, les intérêts commerciaux et la protection de la vie privée.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (http://lois.justice.gc.ca/fr/p-21/texte.html) donne aux individus le droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement fédéral, tout en assurant la protection des renseignements personnels contenus dans les dossiers du gouvernement. En plus de demander des renseignements personnels les concernant, les individus peuvent également demander que l'on apporte une correction à leurs renseignements personnels ou qu'une note soit jointe aux renseignements contenus dans leur dossier.

Catégories de documents soumis à un examen en vertu des lois sur l'AIPRP

Les documents du gouvernement fédéral qui sont conservés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et qui, avant d'être divulgués, doivent être passés en revue en vertu des lois sur l'AIPRP sont répartis en trois catégories :

• Les dossiers du personnel des anciens employés fédéraux militaires et civils

Veuillez noter que les documents du personnel militaire ayant servi dans les Forces canadiennes avant 1919 sont accessibles au public. Veuillez noter en plus que les documents du personnel militaire ayant trouvé la mort (pas uniquement au combat) pendant la Seconde Guerre mondiale sont aussi accessibles au public.

Pour la liste des banques de renseignements personnels de BAC, veuillez consulter le site du gouvernement fédéral Info Source: sources de renseignements sur les employés fédéraux (www.infosource.gc.ca/index_f.asp).

Toute demande concernant des dossiers du personnel militaire de 1918 jusqu'à nos jours (y compris ceux de personnes ayant servi durant la Deuxième Guerre mondiale) doit être signée et envoyée par la poste ou par télécopieur. Vous trouverez plus de détails sur la façon de demander ces dossiers à la page du Centre canadien de généalogie intitulée Forces canadiennes après 1918.

À retenir lorsque vous demandez des dossiers du personnel militaire : la Division de l'AIPRP ne traitera que les demandes de copies des dossiers complets des militaires qui ont quitté le service militaire depuis cinq ans ou plus. Les demandes de copies des dossiers complets des militaires qui ont quitté le service militaire depuis moins de cinq ans devront être adressées directement au ministère de la Défense nationale (www.forces.gc.ca/site/contact_f.asp).

• Les documents historiques d'institutions fédérales qui sont passés sous le contrôle de BAC. Les documents produits par certains organismes gouvernementaux et sociétés d'État (p. ex., la Société Radio-Canada, les Chemins de fer nationaux du Canada) et par la suite confiés à BAC ne tombent pas sous le coup des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Les documents de cette catégorie sont plutôt soumis aux conditions et modalités d'accords conclus entre ces organismes et BAC.
• Les documents opérationnels de BAC.

Questions et réponses -- Accès aux documents du gouvernement du Canada

En tant que chercheur, comment la législation sur l'AIPRP me touchent-elles?

Si, au cours de votre recherche, vous trouvez des documents du gouvernement qui sont protégés en vertu de la législation sur l'AIPRP, veuillez communiquer avec la Division de l'AIPRP&DP;. Un analyste de cette division vous renseignera soit en personne, au téléphone ou par écrit, discutera de votre demande et vous conseillera la meilleure façon de procéder. L'analyste pourra vous suggérer des stratégies - par exemple, réduire la portée de votre demande et négocier un délai raisonnable pour obtenir les renseignements demandés. La Division de l'AIPRP&DP; examinera les documents que vous avez demandés dans l’esprit de la législation sur l'AIPRP et s'efforcera de vous fournir toute l'information qui peut être divulguée. Il n'y a aucun frais pour ce service, à l'exception des photocopies et des reproductions (voir Photocopies et reproductions).

Combien de temps prend un examen de documents effectué en vertu de la législation sur l'AIPRP?

Il y a deux principaux types d'examen des documents historiques du gouvernement en vertu de la législation sur l'AIPRP: de courte durée et de longue durée.

L'examen de courte durée des documents historiques du gouvernement en vertu de la législation sur l'AIPRP portant sur moins de 15 dossiers et/ou 3,000 pages sera terminé dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la demande, dans l'ordre où elle est reçue.

L'examen de longue durée des documents historiques du gouvernement en vertu de la législation sur l'AIPRP portant sur plus de 15 dossiers et/ou plus de 3,000 pages doit être présenté par écrit à la Division de l'AIPRP&DP;. Votre demande écrite doit précisée le suivant: 1) une liste des dossiers recherchés avec les références exactes aux archives (le fonds, le numéro du contenant (volume ou boîte) et le dossier ou le numéro d'item); 2) une liste prioritaire des dossiers; et 3) une indication de toute échéance liée à la demande. Un analyste principale communiquera avec vous dans les 15 jours qui suivent la date de réception de la demande pour négocier un délai d'exécution mutuellement agréable. Généralement, 2 à 3 dossiers pourront être examinés par semaine. Ce montant pourra varier selon la charge de travail de la Division, les ressources disponibles, le temps de l'année (c'est-à-dire les mois d'été occupés), et la complexité ou la nature délicate des dossiers demandés.

Si vous planifiez une visite à BAC au quartier général d'Ottawa, 395, rue Wellington à Ottawa, nous vous suggérons fortement de soumettre votre demande bien avant votre visite pour vous vous assurer que les dossiers seront disponibles lors de votre visite.

J'ai fait ma demande, mais les documents continuent d'être protégés. Que faire?

Certains des renseignements contenus dans les documents du gouvernement peuvent continuer d'être protégés. En pareil cas, il vous est possible de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/A-1) ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels (http://lois.justice.gc.ca/fr/p-21/texte.html). Si vous présentez une demande officielle en vertu des lois sur l'AIPRP, la Division de l'AIPRP entrera en contact avec les ministères qui ont produit les documents et s'efforcera de vous donner accès à la plus grande quantité de renseignements possibles. Des frais de 5 $ doivent accompagner toute demande officielle présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/A-1). D'autres frais peuvent être exigés, tel que stipulé dans la Loi. Aucuns frais ne s'appliquent à une demande officielle présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (http://lois.justice.gc.ca/fr/p-21/texte.html). Si les documents demeurent protégés, vous avez le droit de vous plaindre. Pour les demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (http://lois.justice.gc.ca/fr/p-21/texte.html), vous devez présenter une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.privcom.gc.ca/index_f.asp). Pour les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/A-1/), vous devez présenter une plainte auprès du Commissariat à l'information du Canada (www.infocom.gc.ca/menu-f.asp).

Quand puis-je m'attendre à recevoir une réponse à une demande officielle présentée en vertu des lois sur l'AIPRP?

D'après ces deux lois, BAC dispose de 30 jours pour répondre à une demande officielle. Si votre demande officielle requiert l'avis d'un autre ministère, vous serez prévenu par écrit de la nécessité d'une prolongation de 30 jours.

Si j'ai d'autres questions à poser, que puis-je faire?

Communiquer avec la Division de l'AIPRP&DP; :

Bibliothèque et Archives Canada
Division de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et des documents du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada
Téléphone : 613-996-5115 ou 1-866-578-7777 (sans frais au Canada et aux États-Unis)
Télécopieur : 613-992-9350
Courriel : atipd@lac-bac.gc.ca

Sur place

Vous pouvez avoir accès à tous les services de l'AIPRP en vous présentant au comptoir de la Salle des services de référence au 2ième étage.