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General registry
[textual record, architectural drawing]

Sous-série Se compose de :
32553 description(s) de niveau inférieur

Sous-série Fait partie de :
1940 central registry

Acquisition
1 notice(s)

Équivalent bilingue : Système de classification général

Date(s)
1940-1963

Étendue
    967.7 m of textual records
    2 architectural drawings

Portée et contenu
Sub-series consists of general registry files from the registry system for the period 1940-1963. These files are the main departmental file on any given subject. This registry system is commonly referred to as the "40 Series". The registry system is a consecutive numbered filing system beginning with file 1-40 in 1940 going to file 15500-11-4-40 in 1963 when the system was closed. Each file number ends with the suffix -40. The system began in the same way as the initial filing system created by the department, the "39 series", ie: each year a new consecutive numbering system was begun.

However, because of the volume of business during and after the war the system became a file block system with like subjects being dealt with on similar numbered files. An example is file 5475-40. This file was first set up as the file for the United Nations. It soon became apparent that there were so many pieces of correspondence, reports, memoranda, etc. regarding the United Nations that one file number could not contain it all. File 5475-40 became subdivided into 5475-1-40, 5475-A-40 and 5475-A-1-40, etc. File 5475-40 became the block whereby all material relating to the United Nations was filed.

This registry system covers all operations of the Department of External Affairs between 1940 and 1963. Topics covered include Canada's diplomatic activities throughout the Second World War, the establishment of all of the many post war organizations, including the United Nations and North Atlantic Treaty Organization, bilateral and multilateral relations with almost every other country in the world along with files relating to the operation of the Department of External Affairs itself, and architectural drawings of the Regent Annex and the L.R. Steel buildings used to accommodate the department.

Conditions d’accès
Dessins techniques architecturaux  90NA: Ouvert mais non disponible
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2167 a 2253
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 2258
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2261 a 2277
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2394 a 2412
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2439 a 2447
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 2452
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2486 a 2488
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2491 a 2496
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2618 a 2673
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2675 a 2958
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 2962 a 2978
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 3004 a 3038
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 3040 a 3041
90: Ouvert
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 3106 a 3127
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 3177 a 3204
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 3206 a 3220
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 3221 a 4439
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 4949 a 5381
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 5810 a 5821
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 5827
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 5945
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 6153 a 7247
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 7564 a 7899
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 7901
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 7905 a 7980
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 5382
90: Ouvert
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 5383 a 5589
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 7288
90: Ouvert
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 7289 a 7400
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 7248
90: Ouvert
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 7249 a 7287
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 8387
90: Ouvert
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 8388 a 8562
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 7981
90: Ouvert
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 7982 a 8386
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 5649
90: Ouvert
Documents textuels 
du contenant
(Volume) 5650 a 5691
32: Restreint selon la loi
Documents textuels 
(Volume) 5590
90: Ouvert
Documents textuels 
(Volume) 5591
32: Restreint selon la loi

Modalités d’utilisation
Copyright belongs to the Crown. Credit Library and Archives Canada.

Créateur(s) / Provenance : Canada.Dept. of Public Works


Instrument de recherche
The finding aid for this series is in two parts. Part 1 is a KWOC -Key Word Out of Context - printout organized by subject. The researcher must look up the subject in which one is interested and will then find the file titles and file numbers relating to that subject. The researcher must then go to Part 2 of the finding aid which is a MINISIS printout organized by file number. Using the file number found is part 1 of the finding aid, the researcher will then look for that file number in part 2 and subsequently find the reference. 25-5 (Électronique)

Volumes 6153-6165 (finding aid 25-5, part 23) is a thirteen part alphabetically arranged subject index called the "KWOC" - a Keyword Out of Context. This finding aid was created by the Department of External Affairs in the mid 1960's, soon after the registry system - the "40 series" - was closed. Some records created by the department were destroyed before being trasferred to the National Archives of Canada. Therefore, in some cases, the only proof of a departmental activity is the title and the date of the file in this finding aid. 25-5 (Papier)

A microfilm copy of the KWOC index found in volumes 6153-6165 can be found on reels T-8077 to T-8080. Researchers may view these microfilms in the Reading Room. 25-5 (Microforme)

Architectural drawings RG25M 945010. (Électronique)90: Ouvert
Finding aid is available in ArchiviaNet. Paper finding aid is available in the main reference room.

Numéros de référence
Ancien no de référence archivistique: RG25-A-3-b
No de référence archivistique : R219-152-3-E
Ancien no du BAN : 112-000034-3
Volume: 2167 a 2253
Volume: 2258
Volume: 2261 a 2277
Volume: 2394 a 2412
Volume: 2439 a 2447
Volume: 2452
Volume: 2486 a 2488
Volume: 2491 a 2496
Volume: 2618 a 2673
Volume: 2675 a 2958
Volume: 2962 a 2978
Volume: 3004 a 3038
Volume: 3040 a 3041
Volume: 3106 a 3127
Volume: 3177 a 3204
Volume: 3206 a 3220
Volume: 3221 a 4439
Volume: 4949 a 5381
Volume: 5810 a 5821
Volume: 5827
Volume: 5945
Volume: 6153 a 7247
Volume: 7564 a 7899
Volume: 7901
Volume: 7905 a 7980
Volume: 5382
Volume: 5383 a 5589
Volume: 7288
Volume: 7289 a 7400
Volume: 7248
Volume: 7249 a 7287
Volume: 8387
Volume: 8388 a 8562
Volume: 7981
Volume: 7982 a 8386
Volume: 5649
Volume: 5650 a 5691
Volume: 5590
Volume: 5591
Autre no d’acquisition : 945010 CA

Information additionnelle

Historique de la conservation
RG25M 945010 - transferred to Visual Sound Archives from the Government Archives Division, RG25, vol. 3642, files 4068-A-40 and 4068-A-5-40 in August 1994.

Source du titre
Title is based on the contents of the sub-series.

Versements complémentaires
Further accruals are expected.

Vedette-matière
Canada - Ontario

Langue du document
anglais

Langue du document additionnelle
French

Source.

Gouvernement

Autre numéros de contrôl :

No MIKAN
158744

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