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General registry
[textual record, architectural drawing] |
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Sous-série Se compose de : 32553 description(s) de niveau inférieur |
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Sous-série Fait partie de : 1940 central registry |
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Acquisition 1 notice(s) |
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Équivalent bilingue : Système de classification général |
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Date(s) 1940-1963 |
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Étendue 967.7 m of textual records |
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2 architectural drawings |
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Portée et contenu
Sub-series consists of general registry files from the registry system for the period 1940-1963. These files are the main departmental file on any given subject. This registry system is commonly referred to as the "40 Series". The registry system is a consecutive numbered filing system beginning with file 1-40 in 1940 going to file 15500-11-4-40 in 1963 when the system was closed. Each file number ends with the suffix -40. The system began in the same way as the initial filing system created by the department, the "39 series", ie: each year a new consecutive numbering system was begun.
However, because of the volume of business during and after the war the system became a file block system with like subjects being dealt with on similar numbered files. An example is file 5475-40. This file was first set up as the file for the United Nations. It soon became apparent that there were so many pieces of correspondence, reports, memoranda, etc. regarding the United Nations that one file number could not contain it all. File 5475-40 became subdivided into 5475-1-40, 5475-A-40 and 5475-A-1-40, etc. File 5475-40 became the block whereby all material relating to the United Nations was filed. This registry system covers all operations of the Department of External Affairs between 1940 and 1963. Topics covered include Canada's diplomatic activities throughout the Second World War, the establishment of all of the many post war organizations, including the United Nations and North Atlantic Treaty Organization, bilateral and multilateral relations with almost every other country in the world along with files relating to the operation of the Department of External Affairs itself, and architectural drawings of the Regent Annex and the L.R. Steel buildings used to accommodate the department. |
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Conditions d’accès |
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Modalités d’utilisation
Copyright belongs to the Crown. Credit Library and Archives Canada.
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Créateur(s) / Provenance : Canada.Dept. of Public Works |
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Instrument de recherche
The finding aid for this series is in two parts. Part 1 is a KWOC -Key Word Out of Context - printout organized by subject. The researcher must look up the subject in which one is interested and will then find the file titles and file numbers relating to that subject. The researcher must then go to Part 2 of the finding aid which is a MINISIS printout organized by file number. Using the file number found is part 1 of the finding aid, the researcher will then look for that file number in part 2 and subsequently find the reference. 25-5 (Électronique)
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Volumes 6153-6165 (finding aid 25-5, part 23) is a thirteen part alphabetically arranged subject index called the "KWOC" - a Keyword Out of Context. This finding aid was created by the Department of External Affairs in the mid 1960's, soon after the registry system - the "40 series" - was closed. Some records created by the department were destroyed before being trasferred to the National Archives of Canada. Therefore, in some cases, the only proof of a departmental activity is the title and the date of the file in this finding aid. 25-5 (Papier)
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A microfilm copy of the KWOC index found in volumes 6153-6165 can be found on reels T-8077 to T-8080. Researchers may view these microfilms in the Reading Room. 25-5 (Microforme)
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Architectural drawings RG25M 945010. (Électronique)90: Ouvert
Finding aid is available in ArchiviaNet. Paper finding aid is available in the main reference room. |
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Numéros de référence |
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Ancien no de référence archivistique: RG25-A-3-b
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No de référence archivistique : R219-152-3-E
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Ancien no du BAN : 112-000034-3
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Volume: 2167 a 2253
Volume: 2258 Volume: 2261 a 2277 Volume: 2394 a 2412 Volume: 2439 a 2447 Volume: 2452 Volume: 2486 a 2488 Volume: 2491 a 2496 Volume: 2618 a 2673 Volume: 2675 a 2958 Volume: 2962 a 2978 Volume: 3004 a 3038 Volume: 3040 a 3041 Volume: 3106 a 3127 Volume: 3177 a 3204 Volume: 3206 a 3220 Volume: 3221 a 4439 Volume: 4949 a 5381 Volume: 5810 a 5821 Volume: 5827 Volume: 5945 Volume: 6153 a 7247 Volume: 7564 a 7899 Volume: 7901 Volume: 7905 a 7980 Volume: 5382 Volume: 5383 a 5589 Volume: 7288 Volume: 7289 a 7400 Volume: 7248 Volume: 7249 a 7287 Volume: 8387 Volume: 8388 a 8562 Volume: 7981 Volume: 7982 a 8386 Volume: 5649 Volume: 5650 a 5691 Volume: 5590 Volume: 5591 |
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Autre no d’acquisition : 945010 CA
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Information additionnelle |
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Historique de la conservation RG25M 945010 - transferred to Visual Sound Archives from the Government Archives Division, RG25, vol. 3642, files 4068-A-40 and 4068-A-5-40 in August 1994. |
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Source du titre Title is based on the contents of the sub-series. |
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Versements complémentaires Further accruals are expected. |
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Vedette-matière
Canada - Ontario
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Langue du document
anglais
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Langue du document additionnelle
French
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Source.
Gouvernement
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Autre numéros de contrôl : |
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No MIKAN
158744
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