Gestion du cycle de vie des documents et de l'information

La gestion de l'information est une science en évolution essentielle au partage efficace de l'information au sein des institutions ainsi qu'avec les clients, les fournisseurs, les partenaires ou le public. Dans le cadre d'une initiative de gestion de l'information continue à l'échelle du gouvernement, Bibliothèque et Archives du Canada a recueilli un certain nombre de ressources documentaires pour encadrer la création de vos propres ressources et capacités en GI. Même si, à l'heure actuelle, certains domaines ne disposent que d'un nombre limité de ressources documentaires, nous avons choisi de présenter un environnement de GI complet qui pourra servir à accroître la masse de connaissances en gestion de l'information ainsi qu'à guider les efforts consacrés à l'élaboration d'une série de ressources complètes au fil du temps. De concert avec la collectivité de la GI, nous contribuerons à accroître, avec le temps, le nombre et la qualité des ressources mentionnées dans ce guide en ligne.

Si vous disposez de ressources qui, selon vous, pourraient contribuer à l'avancement de l'ensemble des gestionnaires de l'information, communiquez avec nous afin que nous puissions enrichir notre masse croissante de connaissances communes.

Le diagramme ci-dessous vous permettra de vous familiariser avec chacune des sept étapes du cycle de vie des documents et de l'information. Chaque étape comporte une description des principaux apports, résultats, avantages et ressources qui vous aidera à comprendre, à planifier, à mettre en œuvre et à améliorer vos initiatives en gestion de l'information.

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À propos de la gestion du cycle de vie des documents et de l'information

• Étape 1 : Planification de la gestion de l'information
  Apprenez à quelle étape de la planification de la GI vous devez intégrer des perspectives de gestion des documents et de l'information à vos activités quotidiennes en vue de favoriser l'adoption de pratiques simplifiées et plus efficaces.
• Étape 2 : Collecte, création, réception et saisie
  Pour gérer efficacement la GI, vous devez tenir compte de nombreuses questions importantes au moment de la création de nouveaux actifs d'information documentaire.
• Étape 3 : Organisation
  Il est essentiel de rendre disponible les actifs d'information documentaire voulus en les organisant convenablement pour pouvoir trouver et partager l'information efficacement.
• Étape 4 : Utilisation et diffusion
  L'emploi de pratiques astucieuses au cours de l'utilisation et de la diffusion de documents et de l'information permet de fournir des actifs d'information documentaire opportuns, précis et disponibles.
• Étape 5 : Conservation, protection et préservation
  Les documents et l'information mis à jour, protégés et conservés convenablement sont encore utilisables et disponibles maintenant et pourront l'être dans l'avenir.
• Étape 6 : Élimination
  Les méthodes d'élimination assurent la disponibilité de documents encore utiles, évitent des arriérés coûteux en matière d'entreposage et permettent de transférer aux archives des documents présentant un intérêt historique.
• Étape 7 : Évaluation
  Vos politiques et vos méthodes de gestion de l'information s'amélioreront avec le temps si vous en évaluez couramment l'efficacité.