RMR 2005-2006
Bibliothèque et Archives Canada

Message de la ministre

À titre de ministre du Patrimoine canadien et de la Condition féminine, je présente au Parlement et à la population canadienne le Rapport sur le rendement de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour l'exercice 2005-2006. En brossant un portrait détaillé des activités et des réalisations de BAC, ce rapport témoigne du progrès accompli et démontre que l'institution n'est plus en transition. En effet, BAC est en marche vers l'accomplissement de son mandat et offre déjà aux Canadiens des services nouveaux ainsi qu'un accès accru à leur patrimoine collectif.

En assurant l'intégration de ses systèmes et en apportant un certain nombre d'améliorations, BAC s'est donné les moyens de mieux servir les Canadiens de tous les âges et de toutes les cultures, et ce, partout au pays.

Durant la transformation de l'organisme, beaucoup de travail a été accompli en coulisse.

Beverley J. Oda

Message du Bibliothécaire et Archiviste du Canada

Lorsque Bibliothèque et Archives Canada a vu le jour en 2004, le Parlement nous a confié un nouveau mandat qui nous a incités à devenir une institution du savoir d'un nouveau genre, dotée d'une portée vraiment nationale.

Afin de réaliser les objectifs ambitieux reliés à notre mandat, nous avons reconnu la nécessité de nous doter d'une orientation claire et de faire des choix stratégiques nous permettant d'utiliser de manière optimale les ressources que nous allouait le Parlement. C'est ce que nous avons fait en élaborant une vision commune à chaque personne composant BAC, nous inspirant de l'organisme et de sa culture. Notre institution a vécu une année de grands changements, alors que nous avons travaillé à la mise en œuvre de la vision et des plans élaborés au cours de notre processus de transformation. C'est un processus important, qui touche l'ensemble de notre organisme, de nos services et des méthodes de travail de la plupart de notre personnel, qui s'efforce de répondre aux besoins de nos clients et de s'adapter aux nouvelles technologies. Notre processus de transformation nous a permis de définir d'importantes priorités en fonction de notre vision. Au cours de l'exercice 2005-2006, nous avons réalisé ces priorités à maints égards.

L'un de nos rôles actuels les plus fondamentaux est de faciliter la gestion des documents du gouvernement du Canada dans le but de préserver les décisions, délibérations et activités quotidiennes d'un gouvernement fédéral dynamique, conformément aux exigences établies par le Parlement. En cette période où les ministères et organismes fédéraux prennent de plus en plus conscience de l'importance que revêt la tenue efficace des dossiers pour la prise de décisions et l'obligation de rendre compte, nous contribuons à diriger les efforts qui sont déployés à l'échelle du gouvernement pour revoir ses politiques en matière de gestion de l'information, et faisons office de centre d'expertise et de source d'information auprès des ministères et organismes qui s'emploient à l'organisation et la conservation de leurs documents de valeur.

BAC a assumé un rôle de leader national dans l'élaboration d'une stratégie pancanadienne sur l'information numérique, qui favorisera grandement la conservation et l'accessibilité d'importants sites Web, publications électroniques et autres éléments composant l'information numérique croissante du Canada. Nous nous sommes dotés d'un programme ambitieux, qui se poursuivra au cours de la prochaine année en collaboration avec nos partenaires de tous les secteurs de l'information, afin d'élaborer une stratégie canadienne sur l'information numérique.

Pour la majorité des Canadiens, Bibliothèque et Archives Canada est synonyme d'une collection renfermant une grande partie du riche patrimoine documentaire du Canada. Les collections sont l'âme de BAC – elles sont permanentes, elles représentent Bibliothèque et Archives Canada. Notre objectif est de faire de BAC un lieu d'apprentissage de premier ordre – une institution dont les collections sont accessibles aux citoyens du Canada et du monde entier. Nous avons fait des progrès à l'égard de la réalisation de cet objectif en permettant aux Canadiens de tous âges d'avoir accès à nos collections et de les explorer dans le cadre d'initiatives telles l'utilisation d'un nouveau moteur de recherche sur notre site Web. Nous nous sommes également acquitté de notre responsabilité d'assurer une gestion efficace de nos collections en travaillant à l'élaboration d'une stratégie d'une durée de 25 ans qui visera à conserver et à loger nos collections, à aménager des locaux adéquats et attrayants destinés au public, à la recherche et aux expositions, ainsi qu'à instaurer un environnement de travail sûr, productif et accueillant.

Par ces gestes et bien d'autres, Bibliothèque et Archives Canada contribue de manière substantielle à l'évolution du Canada sur le plan culturel, social et économique. Comme en fait foi le présent rapport, nous concentrons notre attention et nos ressources sur les activités qui importent le plus pour que les générations actuelles et futures puissent avoir accès au patrimoine documentaire qui leur appartient.

Déclaration de la direction

Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Tel qu'il est énoncé dans notre loi habilitante, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à:

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada a introduit le nouveau concept de « patrimoine documentaire », qui englobe toutes les formes de publications et de documents ayant un rapport avec le Canada. La Loi renforce le mandat de la nouvelle institution concernant la préservation de ce patrimoine documentaire en prévoyant l'extension des dispositions sur le dépôt légal aux publications en ligne et aux futurs nouveaux médias, l'archivage de sites Web présentant un intérêt pour le Canada et le transfert de tout document gouvernemental jugé en péril. De plus, la Loi nous confie expressément le mandat de faire connaître et comprendre le patrimoine documentaire de notre pays aux Canadiens et à quiconque s'intéresse au Canada, ainsi que de faciliter la gestion de l'information dans les institutions gouvernementale.

Renseignements sommaires

Ressources financières

Note – Le total des dépenses prévues inclut un montant de 53 283 000 $ reporté aux années subséquentes.

Ressources humaines

ETP : signifie, en terme d'emploi, équivalent à temps plein

Une approche stratégique améliorée pour Bibliothèque et Archives Canada en matière d'établissement de priorités et de rapports

Le Rapport sur les plans et les priorités 2005-2006 était structuré selon trois résultats stratégiques et neuf activités de programme. Il reflétait la structure organisationnelle mise en place quand la Bibliothèque nationale du Canada et les Archives nationales du Canada se sont regroupées pour former Bibliothèque et Archives Canada.

Dans le cadre du processus qui allait transformer notre organisme et lui conférer le mandat présenté à la page suivante, nous avons décidé de bâtir notre architecture des activités de programme (AAP) autour d'une orientation beaucoup plus stratégique. Nous avons, par conséquent, défini un seul résultat stratégique, que nous avons accompagné des trois activités de programme énoncées ci-dessous. Cette nouvelle AAP nous permet de présenter au Parlement et aux Canadiens des rapports plus clairs sur nos objectifs et réalisations, ainsi que sur les stratégies et mesures qui indiquent notre chemin vers l'avenir.

En pratique, cela signifie que le Rapport ministériel sur le rendement traitera de toutes les priorités que nous nous sommes engagés à réaliser dans le RPP 2005-2006. Cela signifie également que le RMR traitera de manière plus cohérente de nos orientations et résultats stratégiques, pour qu'ainsi nous puissions présenter un rapport plus clair sur nos progrès et sur les secteurs que nous devons encore améliorer.

Résumé du rendement de l'organisme

Tableau de concordance entre la nouvelle structure d'activités de programme révisée et approuvée en juin 2006 et l'ancienne structure d'activités de programme

Tableau de concordance entre la nouvelle structure d'activités de programme révisée et approuvée en juin 2006 et l'ancienne structure d'activités de programme (suite)

1. Le total des dépenses prévues inclut un montant de 53 283 000$ reporté aux années subséquentes.
2. Le total des autorisations inclut le financement reçu des mandats spéciaux 2005-2006 du Gouverneur Général et est ventilé par activité de programme.
3. Les coûts des services généraux ont été répartis entre chacune des activités de programme et calculés au moyen de la formule de distribution approuvée par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Revue de l'année

Comme nous l'avons mentionné dans notre Rapport sur les plans et les priorités 2005-2006, nous aspirons à devenir un lieu d'apprentissage de premier ordre, un chef de file en matière de gestion de l'information au sein de l'administration fédérale, ainsi qu'une institution dotée d'une présence nationale et d'une capacité accrue de servir les Canadiens de tous âges, de toute appartenance culturelle et de toutes les régions du pays. Durant l'année, nous avons fait de réels progrès à l'égard de la réalisation de nos objectifs, tout en reconnaissant que nous devons en faire plus et que nous aurons besoin de plus de ressources pour accomplir notre mandat.

C'était la dernière année où nous recevions du financement pour intégrer les institutions précédentes qui se sont regroupées pour former Bibliothèque et Archives Canada. Une partie de notre transformation a été rendue possible par l'adoption de mesures telles la création d'une structure organisationnelle stable et la relocalisation de nombreux employés à Gatineau, au Québec, à proximité du Centre de préservation de Gatineau. Nous avons également déménagé au Centre de préservation de BAC bon nombre des manuscrits littéraires et documents musicaux les plus vulnérables de notre collection, qui étaient logés à divers endroits jugés non conformes aux normes par la Vérificatrice générale et notre personnel, et travaillé à l'élaboration d'une nouvelle approche concernant l'entreposage de notre collection.

Plus visibles aux utilisateurs de nos programmes et services, notre Initiative de transformation de la prestation des services a permis d'apporter des changements tels la création d'un site Web unique, la mise en place d'un nouveau système de gestion des demandes de renseignements, qui nous permet de retracer les demandes de renseignements de notre clientèle de manière efficace, la rénovation de nos installations publiques à Ottawa afin qu'elles répondent aux besoins des clients, ainsi que l'établissement d'un Programme national de développement des archives en soutien à la communauté archivistique du Canada.

Nous nous sommes également rapprochés des Canadiens en leur offrant l'accès à de nouveaux programmes et à de nouvelles ressources, en ligne pour la plupart. Notre Grand écran virtuel, par exemple, présente aux Canadiens des informations des premiers films racontant leur histoire, tandis que le recensement de 1911, maintenant accessible en ligne, constitue une ressource importante pour les spécialistes de la recherche historique, généalogique et autres, peu importe où ils se trouvent.

Nous avons également amélioré nos services grâce aux ressources existantes. Par exemple, nous avons regroupé des unités et amélioré nos procédures de réponse aux demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Nous avons ainsi éliminé toutes nos demandes en souffrance.

L'une de nos principales priorités est de nous adapter à la croissance du contenu numérique, dont les publications électroniques et les sites Web, et de trouver des moyens efficaces d'en faciliter l'acquisition, la description, la gestion et la conservation. Conformément à notre nouveau Cadre de travail du développement de la collection, nous avons élaboré une politique de développement des collections ayant pour but de sélectionner des publications électroniques et des sites Web canadiens de toutes sortes aux fins d'acquisition, et d'établir des partenariats avec d'autres institutions partageant des intérêts communs dans le cadre des travaux visant à élaborer une stratégie canadienne sur l'information numérique (SCIN).

L'amélioration de l'organisation de notre collection très diversifiée fait aussi partie de nos principales priorités. La consolidation du développement d'AMICAN est un enjeu important, dont la réalisation nécessitera beaucoup de temps. C'est un projet qui nous permettra de regrouper nos nombreuses bases de données qui décrivent les contenus numériques de notre collection, lesquels se trouvent actuellement dans MIKAN pour ce qui est de notre collection archivistique, et dans AMICUS pour ce qui est de notre collection bibliographique. En 2005-2006, nous avons réalisé une partie de l'intégration de nos bases de données grâce à un nouveau moteur de recherche facilitant le travail des utilisateurs.

L'une des tâches connexes est d'élaborer et de mettre en œuvre une méthode commune de description des ressources sur tous les supports – les métadonnées. Nous avons déjà commencé à nous servir de cette méthode pour aider notre service de disposition des documents à organiser les quelque 1 500 sites Web du gouvernement du Canada que nous avons recueillis aux fins de conservation, afin que les utilisateurs puissent les trouver facilement et de façon uniforme.

Nous avons commencé à accroître nos efforts visant à nous acquitter de nos responsabilités en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada pour ce qui est de la gestion des documents du gouvernement du Canada ayant une valeur archivistique et historique. L'un des éléments clés de cette initiative est le travail que nous accomplissons en collaboration avec des partenaires afin d'élaborer une nouvelle politique de gestion de l'information à l'intention des ministères et organismes fédéraux, qui devrait les aider à organiser leurs documents de manière plus uniforme, tirant profit des compétences de BAC pour appuyer ce changement. À cela s'ajoute le travail que nous faisons pour instaurer le Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS), qui permet aux ministères et organismes de classer leurs documents de manière uniforme. Nous avons également fait des progrès à l'égard d'autres initiatives dans ce secteur, notamment en permettant aux ministères et organismes d'accéder en ligne à notre Système de contrôle des autorisations de disposer des documents (SysCAD), qui permet aux institutions de déterminer, de surveiller et de gérer l'état officiel de leurs documents aux fins de conservation et de disposition en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Bien que nous ayons fait des progrès considérables, il nous reste encore des défis à surmonter si nous voulons accomplir notre mandat et offrir aux Canadiens des services de qualité. Par exemple, notre viabilité dépendra du personnel et des ressources dont nous disposerons pour respecter les obligations que nous impose la loi. L'infrastructure qui abrite nos collections devra être améliorée, comme le reconnaît la vérificatrice générale, et les technologies de l'information seront un élément de plus en plus essentiel de la gestion de notre collection et de son accessibilité aux Canadiens et aux peuples du monde entier qui s'intéressent au Canada.

Nous ferons notre part pour préparer l'avenir en tentant continuellement de tirer le maximum de nos ressources et en élaborant des stratégies axées sur la réalisation de nos priorités. Nous accentuerons notre collaboration avec le gouvernement du Canada et les archives et bibliothèques canadiennes afin de trouver des solutions conjointes à des problèmes communs.