Vous devez inscrire toutes vos transactions dans vos livres comptables et être en mesure de démontrer la provenance de tous vos revenus et dépenses.
Les renseignements suivants concernent la tenue de vos registres comptables, ainsi que quelques exemples :
Consultez Registres pour les véhicules à moteur.
Inscrivez dans vos livres comptables les biens achetés et vendus. Vous devez indiquer qui vous a vendu le bien, le coût ainsi que la date d'achat. Ces renseignements vous aideront à calculer votre déduction pour amortissement ainsi que certains autres montants.
Si vous vendez ou échangez un bien, inscrivez la date de la vente et le montant que vous avez reçu ou que vous recevrez, ou la valeur du bien reçu en échange.
Pour en savoir plus sur les registres consultez Conservation de registres.
Avantages
La tenue de livres comptables complets et en ordre comporte de nombreux avantages :
- Vous pourrez facilement identifier vos revenus de différentes sources. Sans livres comptables adéquats, vous ne pourrez pas prouver que certains revenus ne proviennent pas de l'entreprise ou qu'ils ne sont pas imposables.
- Vous pourrez plus facilement remplir votre déclaration de revenus et déduire toutes les dépenses.
- Vous connaîtrez bien la situation financière passée et actuelle de votre entreprise.
- Vous pourrez déterminer les tendances de votre entreprise, faire des budgets et il vous sera plus facile d'obtenir des prêts.
- Vous éviterez les problèmes qui pourraient survenir au moment d'une vérification de vos déclarations de revenus.
Vos livres comptables
Vous devez inscrire dans vos livres comptables vos revenus et dépenses effectués quotidiennement. Nous ne publions pas de livres comptables ni ne recommandons l'emploi d'un livre ou d'un système comptable en particulier. Il se vend de nombreux livres et systèmes de comptabilité que vous pouvez utiliser.
Vous pouvez par exemple utiliser un livre à colonnes contenant des pages distinctes pour les revenus et les dépenses.
Conservez vos livres avec vos bordereaux de dépôt, vos relevés bancaires et vos chèques oblitérés ou annulés. Vous devez tenir des livres comptables distincts pour chacune des entreprises que vous exploitez. Si vous désirez tenir des livres comptables informatisés, ils doivent être clairs et lisibles.
Remarque
N'envoyez pas vos livres comptables avec votre déclaration de revenus. Vous devez cependant les conserver au cas où nous vous les demanderions.
Si vous ne conservez pas tous les renseignements requis, nous devrons peut être calculer votre revenu en utilisant d'autres méthodes. Nous pourrions également réduire les dépenses que vous demandez.
Conservation de vos registres comptables
Selon la situation, voici les règles à suivre pour la conservation de vos registres et pièces justificatives :
- Si vous avez soumis votre déclaration de revenus à temps, conservez les pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
- Si vous avez soumis votre déclaration de revenus en retard, conservez les pendant les six années suivant la date où vous avez soumis cette déclaration de revenus.
- Si vous avez présenté une opposition ou fait un appel, conservez les jusqu'à la dernière des dates suivantes :
- la date à laquelle la question se règle ou la date d'expiration du délai pour faire appel;
- la date à laquelle la période mentionnée ci dessus expire.
Ces périodes de conservation ne s'appliquent pas à certains documents. Pour en savoir plus, consultez la IC78-10, Conservation et destruction des livres et des registres.
Si vous désirez détruire vos registres et pièces justificatives avant l'expiration de la période de six ans, vous devez d'abord obtenir l'autorisation écrite du directeur de votre bureau des services fiscaux. Vous pouvez lui écrire ou remplir un formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des livres et registres.
Formulaires et publications
