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Employés/Chercheurs des ministères

Les employés/chercheurs ministériels qui désirent consulter les documents archivistiques ou historiques entreposés dans la région de la capitale nationale doivent suivre le processus de consultation.

Les employés/chercheurs des ministères qui désirent consulter les documents archivistiques ou historiques entreposés dans un centre de services régional situé à l'extérieur de la région de la capitale nationale doivent présenter une lettre d'autorisation au gestionnaire du centre de services régional en suivant les procédures pour demander des documents qui se trouvent dans les lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux.

Processus de consultation

1. L'employé/chercheur envoie sa demande de documents à la Division de la référence et de la généalogie, par la poste ou par télécopieur, accompagnée des références archivistiques et d'une lettre d'autorisation de son employeur. L'employé/chercheur doit indiquer clairement sur sa demande la date à laquelle il aimerait consulter les documents. Bibliothèque et Archives Canada (BAC) exige un préavis minimum de cinq jours ouvrables.
2. BAC examine la demande et détermine les conditions d'accès aux documents, puis informe l'employé/chercheur de la date à laquelle les documents seront disponibles pour consultation.
3. Si la lettre d'autorisation contient des renseignements insuffisants, BAC communiquera avec l'employé/chercheur.
4. Les documents ne peuvent être mis de côté au nom de l'employé/chercheur que pour une période de 30 jours, après quoi ils seront retournés aux locaux d'entreposage.
5. Pour commander des photocopies de documents, voir Photocopies et reproductions.

ALettre d'autorisation

Quiconque désire être reconnu comme employé/chercheur d'un ministère doit présenter à BAC une lettre écrite sur le papier à en-tête officiel du ministère et signée par un gestionnaire occupant un poste au niveau de directeur. La lettre doit inclure les détails suivants :

• le nom de l'employé/chercheur proposé;
• le statut de l'employé/chercheur (c'est-à-dire indéterminé, déterminé ou contractuel);
• la cote de sécurité de l'employé/chercheur (vérification approfondie de la fiabilité, secret ou très secret);
• le but de la recherche (ou les documents qui sont nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels);
• les dossiers que l'employé/chercheur a la permission de consulter (tous les dossiers ministériels auxquels sa cote de sécurité lui donne accès ou les dossiers spécifiquement indiqués par groupe d'archives, numéro de volume et numéro de dossier);
• la permission ou l'interdiction de commander des photocopies;
• la date d'échéance de l'autorisation (maximum d'un an ou jusqu'à la fin de la période d'emploi déterminé ou du contrat de l'employé/chercheur). Si l'autorisation d'accès aux mêmes documents est prolongée, la lettre doit l'indiquer clairement.
• les coordonnées complètes de l'employé/chercheur;
• le numéro de carte d'usager (si disponible). Voir le Formulaire d'inscription pour la carte d'usager.
• le numéro de téléphone et l'adresse professionnelle du gestionnaire qui signe la lettre d'autorisation.

Voir le Modèle de lettre d'autorisation des employés/chercheurs des ministères [RTF 77 Ko].

Note : Les employés/chercheurs ne peuvent demander l'accès qu'aux documents de leur propre ministère. Pour consulter des dossiers d'un autre ministère, ils doivent obtenir la permission de ce ministère.