Dans l'ensemble, les fonds des Archives nationales du Canada font tout d'abord l'objet d'une description générale, qui donne idéalement des renseignements sur la provenance, l'historique ou l'intérêt général d'un fonds. Ces mêmes fonds, sauf exception, sont aussi l'objet d'instruments de recherche qui les décrivent en plus de détail.

La présente base de données contient un certain nombre de descriptions à la pièce. On y retrouve certes un grand nombre de descriptions de photographies sur une foule de sujets, mais il demeure que la vaste majorité de nos photographies n'y figurent pas. La plupart de nos fonds demeurent décrits dans des instruments de recherche ou inventaires disponibles dans nos locaux à Ottawa seulement. Comme la recherche dans ces fonds est sujette à de nombreuses contraintes, dont celle non négligeable de l'obligation de consultation des pièces originales à Ottawa, nous invitons les chercheurs intéressés par ces collections à nous écrire pour obtenir de plus amples renseignements. Nous croyons cependant qu'une grande partie des besoins des chercheurs peut être comblée par le truchement de la présente base de données.

Au gré des legs, dons et autres formes d'acquisition planifiée, les Archives nationales du Canada ont acquis environ vingt-deux millions de photographies illustrant la réalité canadienne, mais aussi certains aspects du monde en général.

Le présent outil de recherche permet de consulter près de 400 000 descriptions de photographies anciennes ou modernes et donne accès à une centaine de photographies numérisées consultables en direct. Le nombre de ces dernières est appelé à croître graduellement.

Les descriptions sont en principe rédigées dans la langue du créateur ou du donateur, mais on constatera que l'anglais domine largement. Les pratiques en description ayant changé au fil des années où a été constituée la base de données, il est fort probable que la quantité de détails sur chaque photographie varie d'une notice à l'autre. Il faut de plus signaler que les bases de données d'origine sont en constante évolution et que des corrections, ajouts et retraits peuvent y être faits à n'importe quel moment.

Deux écrans de recherche permettent au chercheur de naviguer dans la base de données, soit l'écran de recherche générale, qui apparaît par défaut, et l'écran de recherche détaillée auquel on accède en cliquant sur le bouton portant son nom. Une case à cocher et des listes à choix multiples permettent de raffiner la recherche.

Écran de recherche générale

Cet écran offre un unique champ de recherche où l'on peut inscrire tout terme ou ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui conviennent (consultez le lien Syntaxe de recherche pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de la base de données.

Par exemple :

Tapez King, vous obtiendrez toutes les mentions de ce nom, fût-il sujet d'une photographie, nom d'un photographe, élément de toponyme, etc.

La case à cocher sous la rubrique Pour limiter la recherche aura pour effet de réduire la portée aux seules descriptions de photographies disposant d'une copie numérisée consultable en direct.

L'option Nombre de références par page permet de changer, pour la durée de la recherche en cours, le nombre de références qui apparaîtront sur une page de la liste générale de résultats. Au préalable, ce nombre est de vingt.

Écran de recherche détaillée

L'écran de recherche détaillée possède les mêmes attributs que l'écran de recherche générale, mais offre en plus la possibilité d'interroger des champs précis.

Une recherche par Fonds/collection permet de repérer des descriptions de photographies provenant d'une collection donnée. Le nom de la collection doit préférablement être connu d'avance, mais on peut cependant présumer qu'une collection provenant d'un ministère quelconque, par exemple, sera inventoriée sous le nom de ce ministère. Il ne faut toutefois pas oublier qu'un fonds peut faire l'objet de plusieurs acquisitions distinctes, mais qu'en général une acquisition porte sur un fonds bien particulier.

Une recherche par N° d'acquisition permet de retrouver des descriptions de photographies acquises par les Archives en un moment bien précis. Le numéro doit être connu d'avance, mais il est possible de se faire une idée de numéros d'acquisitions pertinents grâce à une recherche générale.

Par exemple :

Tapez 1967-052, vous n'obtiendrez que des descriptions de photographies portant ce numéro d'acquisition, dans ce cas-ci des photos provenant du ministère de la Défense nationale.

Une recherche par N° de copie de reproduction permet de retrouver une photographie à partir d'un numéro de reproduction (numéro de négatif) que vous auriez pu trouver au cours de vos recherches dans des publications ou ailleurs.

Par exemple :

Tapez PA-132860 ou C-010461 (assurez-vous d'inscrire un numéro à six chiffres en remplaçant par des zéros les chiffres manquants), vous devriez obtenir une seule description de document. Quelques numéros ne figurent plus dans la base de données : il peut s'agir de photographies qui ne sont plus sous notre garde ou de photographies dont les droits d'auteurs faisaient problème. Le cas échéant, adressez-vous auprès des services des services aux chercheurs pour en savoir davantage.

Une recherche par Mots clés permet de retrouver tout terme ou ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui conviennent (consultez le lien Syntaxe de recherche pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de la base de données.

La case à cocher sous la rubrique Pour limiter la recherche aura pour effet de réduire la portée aux seules descriptions de photographies disposant d'une copie numérisée consultable en direct.

L'option Opérateur implicite entre les zones de recherche permet de changer le connecteur entre les champs de recherche seulement et non entre les termes que vous inscrivez dans un champ. Cette option ne fonctionne qu'avec l'écran de recherche détaillée.

Inscrivez dans le champ approprié les termes qui vous semblent le mieux décrire le document que vous recherchez. Ce peut être le titre d'une photographie, sa description générale, le nom d'un lieu, d'un photographe, etc.

À moins que vous ne désiriez retrouver une photographie bien précise, conduisez d'abord votre recherche initiale à l'aide de peu de termes. Ne craignez pas d'utiliser les troncatures ? (remplace un seul caractère) ou $ (remplace une chaîne de caractères) pour contourner d'éventuelles fautes de frappe et le problème des variantes orthographiques. Si la recherche donne trop de références, il vous sera toujours possible d'en réduire le nombre en vous servant des opérateurs qui conviennent.

Par exemple :

Tapez Sm?th, vous obtiendrez Smith, Smyth.

Tapez patriot$, vous obtiendrez patriote, patriotes, patriotisme, patriotique, patriotic, patriotism, etc.

Les connecteurs logiques AND, OR, ADJ permettront davantage de raffinement (suivez le lien Syntaxe de recherche pour en savoir davantage).

Par exemple :

Tapez Lord Dorchester OR Guy Carleton, vous obtiendrez des photographies illustrant ce personnage, qu'il soit identifié par son titre ou son nom.

Tapez war AND ship, vous obtiendrez toute description combinant ces deux mots.

Tapez war ADJ ship, vous obtiendrez toute occurrence de ces deux mots ensemble, dans l'ordre où ils sont inscrits.

Si possible, cherchez en français et en anglais. S'il est aujourd'hui coutume de décrire les documents dans la langue du créateur ou du donateur, il faut savoir que cela n'a pas toujours été le cas. La majorité des descriptions sont en anglais seulement. Sauf exception, les titres des photographies ne sont pas traduits.

Par exemple :

Tapez d'abord navire et ensuite ship, les résultats ne se recouperont pas et le second terme donnera sans doute une bien meilleure récolte.

Attention aux dates. Vous n'obtiendrez que les dates qui correspondent strictement à ce que vous avez demandé.

Par exemple :

Tapez 1940-1950, vous n'obtiendrez que des descriptions comportant cette expression précise, s'il y en a, et vous passerez à côté de 1941, 1942, 1943, etc. Utilisez les troncatures pour augmenter vos chances de succès.

Tapez 194$, les résultats seront améliorés.

Comme la base de données décrit des documents anciens, il faut savoir la questionner en prenant un certain recul.

Soyez attentifs aux changements de sens de certains mots :

Sauvage, savage, eskimo.

Sachez aussi qu'on a souvent anglicisé les noms de lieu du Québec :

Trois-Rivières devient Three Rivers.
Pointe-Lévis devient Point Levi.

Les résultats de votre recherche seront affichés tout d'abord sous la forme d'une liste sommaire d'où vous pourrez rejoindre une description détaillée.

Liste sommaire des résultats

La liste sommaire des résultats contient, répartis en quelques colonnes, des renseignements destinés à vous permettre de juger rapidement de la pertinence des documents trouvés. Sachez que l'information inscrite entre parenthèses carrées reflète généralement les hypothèses émises par le personnel des Archives à partir d'indices paraissant sur la photographie. Chaque page de la liste décrira 20 références, valeur par défaut que vous pouvez changer. Vous pouvez exporter ces résultats vers une disquette ou vers votre propre ordinateur.

La première colonne constitue le lien avec la description détaillée (voir ci-dessous). Cliquer sur l'icône vous conduira à la description détaillée.

La colonne Titre donne le titre de la photographie, qui peut être abrégé. Le titre complet paraîtra dans la description détaillée.

La colonne Date donne la date exacte ou présumée de la photographie.

La colonne Restrictions sur l'accès donne des renseignements généraux sur l'accès et la reproduction. La consultation et la copie de certaines photographies peuvent ne pas être permises.

La colonne Droit d'auteur donne des renseignements sur les détenteurs des droits d'auteur s'il y a lieu.

Un crochet apparaissant au-dessous de la colonne Image numérisée signifie qu'une copie numérisée est incluse dans la description détaillée.

Description détaillée

À partir de la liste sommaire, on peut consulter une description détaillée à la fois. Un peu plus d'une centaine de descriptions de la base de données affichent une petite image que l'on peut agrandir en cliquant sur la petite loupe qui l'accompagne.

La description détaillée comprendra toutes les rubriques décrites ci-dessous ou seulement certaines d'entre elles. Si l'information paraît insuffisante ou obscure, puisque des fautes d'orthographe ou des erreurs sont toujours possibles, il faudra vous adresser auprès des services aux chercheurs pour en savoir davantage.

Fonds/collection : Nom de la collection.

Titre :

Il s'agit du titre complet de la photographie, comme il apparaît généralement dans les listes qui accompagnaient les acquisitions. Des précisions peuvent avoir été ajoutées entre parenthèses.

Date :

Date de la photographie.

Place :

Lieu illustré par la photographie.

Photographe :

Nom du photographe.

N° de copie de reproduction :

Il s'agit du numéro du négatif dont on doit se servir pour commander une reproduction de la photographie.

N° d'acquisition :

Il s'agit d'un numéro de contrôle administratif attribué à un ensemble de documents acquis par les Archives en même temps et d'une même origine.

Inscription :

Notes relevées sur la photo, le négatif, l'album, etc.

N° de l'original :

Numéro attribué à la photographie ou à son négatif par le créateur de la collection, avant son acquisition par les Archives nationales. Peut être très utile si l'on désire consulter des documents non copiés puisque les photos tirées d'une même collection et traitant d'un même sujet ou événement portent probablement des numéros rapprochés.

Type de photo :

Information technique codée (essentiellement genre de photographie: nitrate, stéréoscopies, carte de visite, etc.)

Dimensions :

Hauteur, largeur de l'image et de son support.

Étendue :

Information technique (nombre de pièces constituant une image, panoramas, etc.).

Format :

Information technique codée.

Séries :

Permet de localiser, dans des collections plus vastes, un ensemble de photographies ayant entre elles un rapport quelconque.

Instrument de recherche :

Nom et numéro de l'instrument de recherche dont est tirée une partie de l'information de la présente base de données. Cet instrument de recherche peut contenir des renseignements additionnels. Utile pour une visite éventuelle aux Archives.

N° de localisation :

Information permettant au personnel des Archives de retirer le contenant approprié.

Restrictions :

Détail des restrictions sur l'accès et la reproduction. La consultation et la copie de certaines photographies peuvent ne pas être permises.

Droit d'auteur :

Information sur les détenteurs des droits d'auteur.

Notes :

Notes diverses sur la photographie.

Un peu plus d'une centaine d'images numérisées sont disponibles en direct. Ce nombre est toutefois appelé à croître graduellement. L'utilisation des images numérisées est sujette à certaines conditions. Veuillez suivre le lien Obtenir des copies de documents aux Archives nationales pour davantage de renseignements sur nos services de reproduction.

La consultation des documents originaux, pour des motifs de conservation, n'est pas toujours possible. Lorsqu'elle est autorisée, elle doit se faire dans nos locaux sur rendez-vous.

La reproduction de documents d'archives est assujettie aux modalités et conditions de la Loi sur le droit d'auteur. Cette loi est complexe et a de profondes répercussions sur la façon dont les Archives nationales du Canada mettent les documents protégés à la disposition des chercheurs.

Le droit d'auteur peut échoir à une personne, à une personne morale, à une société, à la Couronne ou au public, et varie selon le créateur, la nature et la disposition des documents en question. Les Archives nationales du Canada possèdent des documents dont le droit d'auteur ne peut pas être établi avec certitude parce que ces documents sont de nature variée, étant soit publics soit privés, soit publiés soit non publiés. Une des grandes difficultés que rencontrent les archives et les chercheurs est de déterminer le détenteur du droit d'auteur. On recommande aux chercheurs de consulter la Loi sur le droit d'auteur et d'obtenir des conseils juridiques concernant toute interprétation en matière de droit d'auteur. Vous pouvez consulter la Loi en direct à l'adresse suivante : http://lois.justice.gc.ca/fr/C-42/index.html