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• L'écran de recherche
• Quelques conseils de recherche
• Comment interpréter les résultats obtenus ?
• Pour consulter le document ou en commander une reproduction

Inscrivez dans la zone de recherche appropriée les termes ou expressions qui vous semblent le mieux décrire le fonds, la collection ou l’acquisition que vous recherchez. Ce pourrait être le nom d'une personne, le nom d’un organisme ou d’un ministère, le nom d'un lieu, un sujet ou toute combinaison pertinente. Si nécessaire, effectuez de nouvelles recherches en utilisant des synonymes.

À moins que vous ne désiriez retrouver un fonds, une collection ou une acquisition bien précis, conduisez votre recherche initiale à l'aide d’un nombre limité de termes. Ne craignez pas d'utiliser les caractères de substitution pour contourner d'éventuelles variantes orthographiques ou coquilles: le point d’interrogation (?) remplace un seul caractère; le signe de dollar ($) remplace une chaîne de caractères.

Par exemple :

Tapez Wilfr?d, vous obtiendrez Wilfrid ou Wilfred.

Tapez patriot$, vous obtiendrez patriote, patriotes, patriotisme, patriotique, patriotic, patriotism, etc.

Si la recherche donne trop de références, il vous sera toujours possible de la préciser en vous servant des guillemets ou des connecteurs logiques qui conviennent. Veuillez suivre le lien Syntaxe de recherche pour en savoir davantage.

Par exemple :

Tapez Ottawa OR Bytown, vous obtiendrez un ensemble de notices descriptives où cette ville est nommée, qu'elle soit identifiée de l'une ou de l'autre façon.

Tapez Wilfr?d AND Laurier, vous obtiendrez toute description combinant ces deux mots, peu importe le rapport entre eux.

Tapez Wilfr?d ADJ Laurier, vous obtiendrez toute occurrence de ces deux mots lorsqu’ils se présentent de manière adjacente dans les notices et cela dans l'ordre où vous les aurez inscrits.

Tapez "Wilfr?d Laurier", vous obtiendrez les mêmes résultats que ci-dessus.

Pour répondre à des considérations techniques, certains mots et caractères fréquemment utilisés ne sont généralement pas pris en charge lors de l’exécution d’une recherche: ce sont le point (.) et certains adverbes, adjectifs, prépositions ou conjonctions en anglais comme par exemple the, by, it, at, near, or, with, not, etc. On peut effectuer une recherche sur ces mots si on les inscrit entre des guillemets, cependant nous conseillons aux utilisateurs de s’en tenir à des expressions qui ne contiendraient pas de pareils termes.

Par exemple :

Tapez Woodward and family vous obtiendrez toutes les notices qui comprennent ces mots, peu importe le lien entre eux.

Tapez "Woodward and family" et vous obtiendrez les notices où paraît cette expression précise.

La recherche d’initiales ou d’abréviations est soumise à des conditions spéciales; vous devez placer les initiales entre guillemets sans aucun signe de ponctuation. Des acronymes comme UNESCO ou OTAN ne posent pas de problème.

Par exemple :

Tapez "J.B.", vous n’obtiendrez aucun résultat

Cependant, tapez "J B" et vous obtiendrez tous les J.B., J.-B., J. B. ou autres.

Tapez "J B Demers", vous obtiendrez toutes les notices pertinentes; toutefois, la recherche ne relèvera pas les notices, bien qu’apparentées, où le prénom serait écrit au long.

Si possible, cherchez des termes équivalents en français et en anglais. Sauf exception, les notices sont rédigées dans la langue principale du fonds, de la collection ou de l’acquisition. La majorité des descriptions sont en anglais seulement.

La question des caractères accentués mérite également votre vigilance.

Par exemple :

Tapez Québec et vous obtiendrez un certain nombre de références.

Tapez ensuite Quebec et vous obtiendrez un résultat différent.

Tapez enfin Québec OR Quebec et le résultat sera encore différent sans nécessairement être la somme des deux premières recherches puisque le mot peut être écrit de plus d’une manière dans une même notice.

Il est possible de chercher par dates dans la zone de recherche mots clé. Toutefois, les formats de dates dans ce système ne sont pas normalisées. Ainsi, vous n'obtiendriez que celles qui correspondent strictement à ce que vous avez demandé.

Par exemple :

Tapez 1940-1950, vous n'obtiendrez que des descriptions comportant cette expression précise, s'il y en a, et vous passerez à côté de 1941, 1942, 1943, etc. Utilisez les caractères de substitutions ($ et ?) pour augmenter vos chances de succès.

Tapez 194$, les résultats seront plus pertinents.

Comme la base de données décrit beaucoup de fonds comprenant des documents anciens, il faut savoir l’interroger en prenant un certain recul. Il faut donc être attentif aux changements de sens de certains mots :

Par exemple:

L’acception des mots habitant, sauvage ou esquimau, entre autres, a évolué dans le temps

Enfin, les noms de lieux sont inscrits tels qu’ils apparaissent dans les documents. Votre recherche devra donc tenir compte des changements officiels dans la toponymie de même que des traductions utilisées par les créateurs des documents. Dans la plupart des cas ce sont des toponymes originellement en français qui peuvent avoir été anglicisés mais la démarche inverse est également possible quoique plus rare.

Par exemple :

William-Henry est devenu Sorel.

Bytown est devenue Ottawa.

Trois-Rivières se rencontre parfois comme Three Rivers.

New York peut être traduite par Nouvelle York.

La liste des résultats, peu importe les options que vous aurez choisies, contiendra des renseignements vous permettant de juger rapidement de la pertinence des descriptions trouvées : le titre de la notice, sous lequel paraîtra, lorsque disponible, le titre équivalent dans l’autre langue, le type de notice type, le genre de matériel qui prédomine (l’absence de renseignements ici suggère qu’il s’agit d’un fonds ou d’une collection sur supports multiples) et les dates extrêmes des documents. En fonction des paramètres que vous aurez sélectionnés dans l’écran de recherche, chaque page de la liste contiendra de 1 à 200 références liées aux descriptions elles-mêmes.

La liste des résultats comporte également, au haut et au bas de chaque page, quelques boutons de navigation. Il est cependant possible qu’un fureteur n’affiche pas la fonction du bouton lorsque la souris se trouve placée dessus. Ces boutons sont les suivants:

Retour à la page d’introduction de la base de données

Retour à l’écran de recherche

Retour à la page de résultats précédente (inactif à la première page)

Retour à la liste de résultats (toujours inactif ici)

Avancer à la page de résultats suivants (inactif à la dernière page)

Avancer au dernier enregistrement de la page en cours

Aide contextuelle

Les notices descriptives se présentent de façon normalisée dans le but d’aider les chercheurs à repérer les informations pertinentes. Toutefois, si en quelque endroit l'information paraissait insuffisante ou obscure, nous vous prions de vous adresser auprès des Services de référence des Archives nationales du Canada pour obtenir des renseignements supplémentaires. Ayez alors en main les éléments nécessaires pour nous permettre de retrouver la description à éclaircir, soit le nom du fonds, de la série ou de l’acquisition, le numéro de référence, et le numéro de source MIKAN (ex: Fonds Sir Wilfrid Laurier; MG26-G; Source MIKAN 98119).

Les notices descriptives présentent toutes, au haut et au bas de chaque page, les boutons de navigation suivants:

Retour à la page d’introduction de la base de données

Retour à l’écran de recherche

Retour à la page de résultats précédente (inactif à la première page)

Retour à la liste de résultats

Avancer à la page de résultats suivants (inactif à la dernière page)

Retour au premier enregistrement de la page en cours

Retour à l’enregistrement précédent (inactif au premier enregistrement de la page)

Document actif (inactif)

Avancer à l’enregistrement suivant (inactif au dernier enregistrement de la page)

Avancer au dernier enregistrement de la page en cours

Avancer au bas de l’enregistrement en cours

Bouton inactif

Aide contextuelle

Outre ces boutons standard, un autre bouton apparaît lorsque pertinent; il permet d’afficher la structure du classement du fonds auquel se rattache la notice active. La plupart des acquisitions ne sont pas reliées à la structure d’un fonds ou d’une collection. La structure du classement montre les relations entre les diverses composantes d’un fonds ou d’une collection et consiste en un ensemble de liens vers les notices descriptives pertinentes.

La notice comporte également, à la suite des boutons, trois ou quatre renseignements de base:

Le premier élément, toujours présent, indique s’il s’agit d’un fonds, d’un sous-fonds, d’une série, d’une sous-série, d’une sous-sous-série, d’une collection, d’une acquisition ou d’une pièce unique.

Le deuxième élément, en caractère gras, donne le titre de la notice.

Le troisième élément est en fait un lien conduisant à la notice descriptive équivalente dans l’autre langue, lorsqu’une telle notice existe. Le cas échéant, il est important de les consulter toutes les deux puisque chacune peut présenter des informations complémentaires.

Un quatrième élément d’information consiste en un aperçu rapide du type des documents, des dates extrêmes de leur création et de leur étendue.

La notice présente ensuite plusieurs autres éléments d’information plus détaillée identifiés par des étiquettes:

Biographie / Histoire administrative : résume les principaux jalons de la vie ou des activités du créateur du fonds qu’il soit de nature privée ou institutionnelle.

Portée et contenu : résume le type de documents de cette unité archivistique et l’extension de celle-ci. On aura ici une idée du contexte de création des documents.

Fonds comprenant : ce renseignement apparaît dans le cas d’unités archivistiques suffisamment importantes pour être divisées en unités plus petites. Les références que l’on trouve sous cette rubrique sont en fait des liens vers les descriptions détaillées de ces unités, comme en propose le bouton structure du classement ci-haut.

Numéro de référence : numéro en usage aux Archives nationales depuis 1997-1998; par conséquent, seules les descriptions les plus récentes porteront un tel numéro. Lorsque disponible, ce numéro est essentiel pour référer à la notice et éventuellement pour commander des documents. En l’absence d’un numéro ici, utiliser le numéro qui paraît sous la rubrique suivante.

Ancien numéro de référence : numéro attribué antérieurement par les Archives. Lorsque disponible, ce numéro est essentiel pour référer à la notice et éventuellement pour commander des documents. En l’absence d’un numéro ici, utiliser le numéro qui paraît sous la rubrique précédente.

Numéro de reproduction : donne, le cas échéant, le numéro du ou des microfilm(s). Certaines bobines peuvent être restreintes, il faut donc s’assurer de bien lire la notice et, au besoin, consulter les Services de référence pour obtenir des précisions.

Consultation/reproduction : la consultation et la reproduction de certains documents peuvent être sujettes à des restrictions, notamment en vertu de la Loi sur le droit d'auteur ou, dans le cas de nombreux dossiers provenant du gouvernement du Canada, en vertu des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. On aura ici une idée générale de ce qui est restreint ou non. Au besoin, consulter les Services de référence pour obtenir des précisions.

Instrument de recherche : numéro attribué à l'outil donnant la description détaillée des documents faisant l’objet de la notice. Certains petits fonds ne nécessitent pas de description supplémentaire, donc ne possèdent pas d’instrument de recherche. Certains de ces instruments ont été automatisés et font l’objet de bases de données disponibles à partir de la page principale d’ArchiviaNet. Il est recommandé de noter le numéro de l’instrument car il peut être utilisé comme terme de recherche dans ces bases de données. Pour l’instant les seuls instruments de recherche repérables de cette manière sont ceux de la base de données Dossiers créés par les ministères et les organismes du gouvernement fédéral.

Notices d’acquisition accessibles : le cas échéant, lien qui renvoie le chercheur à la liste des résultats mais pour les descriptions d’acquisitions relatives à cette notice seulement.

Renseignements additionnels : peut contenir divers renseignements dont la date de création des documents, le nom du créateur du fonds, la localisation des documents originaux, des notes diverses.

Vedettes matières : le cas échéant, sujets identifiés comme susceptibles d’être couverts par le fonds.