Novembre 1999
Manuel des finances et de l'administration | POLITIQUE |
Volume : | Gestion du matériel | Section 1 : | Directives sur les marchés de l'ARC |
Chapitre 1 : | Structure des programmes de gestion du matériel | Sous-section : | |
Liens : | Lignes Directrices/ Procedures |
Appendice | Bulletin/Autre |
Table des matières
1. Afin qu'il soit dûment tenu compte des grands principes qui s'inscrivent dans le cadre du programme de gestion du matériel, l'adjudication des marchés n'aura lieu que suite au déroulement d'un appel d'offres pour plusieurs motifs, dont ceux-ci :
(a) donner à tous les fournisseurs qualifiés une chance égale de faire des affaires avec l'Agence du revenu du Canada (ARC);
(b) obtenir la meilleure valeur;
(c) satisfaire les besoins opérationnels efficacement et en temps opportun;
(d) faire preuve d'équité envers tous les fournisseurs éventuels (de biens et de services) de l'ARC; et
(e) assurer la conformité aux accords commerciaux en vigueur.
2. Cette politique s'applique à tous les marchés conclus au nom de l'ARC concernant l'acquisition ainsi que la gestion du matériel et des avoirs de l'ARC.
3. Une attribution de marché ne peut se faire que suite à un appel d'offres, lequel est censé s'être déroulé lorsqu'une invitation à présenter une soumission a été faite à trois fournisseurs éventuels au moins ou encore lorsque l'appel a été lancé par une annonce publique informant les fournisseurs qu'ils peuvent, s'ils le désirent, soumettre un projet susceptible de répondre aux besoins précisés. Cette annonce peut être diffusée dans les journaux locaux ou internes, dans le Bulletin des marchés publics ou encore au moyen du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
4. On a prévu quatre cas d'exception où l'employé autorisé à passer des marchés peut déroger à l'obligation de recourir à l'appel d'offres et adjuger le marché à un seul fournisseur. (C'est ce qu'on appelle un marché prescrit ou un contrat à fournisseur unique.) Ces cas d'exception sont les suivants :
(a) Il y a besoin urgent et tout retard à le satisfaire pourrait être préjudiciable à l'intérêt public.
Par nature, l'urgence est incontournable et nécessite une attention immédiate, d'où impossibilité de recourir à un appel d'offres. Il peut s'agir en fait d'une situation de danger de mort réel ou éventuel, d'un désastre qui met en péril la qualité de vie ou qui a entraîné des pertes humaines ou encore qui pourrait, en ce qui regarde les biens de l'ARC, être cause de pertes ou de dommages considérables.
(b) Le montant approximatif de la dépense n'excède pas :
- 25 000 $, s'il s'agit de biens
- 25 000 $, s'il s'agit de services
- 100 000 $, s'il s'agit d'un contrat de services d'architecte et d'ingénieur ainsi que de tout autre service requis dans la planification, la conception, la préparation ou la supervision des constructions, des réparations, des rénovations ou des remises en état d'ouvrages. Il peut également s'agir de l'obtention de services d'impression auprès du Groupe Communication Canada inc. aux termes d'un arrangement administratif privilégié (Décret du Conseil 1997-189).
Cette exception comporte des limites monétaires précises en deçà desquelles l'employé autorisé à passer des marchés n'est plus obligé de recourir à l'appel d'offres. Cependant, on est en droit de s'attendre à ce que cet employé applique les modalités propres à cette sorte d'opération quand, du point de vue coût, il est plus avantageux de procéder ainsi. Dans l'éventualité où la valeur approximative du marché envisagé dépasserait la limite mentionnée dont il est question plus haut, l'employé à qui l'autorisation est déléguée doit se conformer aux exigences touchant les appels d'offres exposées dans la présente directive.
(c) La nature des travaux à exécuter est telle qu'il ne serait pas dans l'intérêt du public de procéder à un appel d'offres.
Cette exception est habituellement valable dans les situations où entrent en jeu des considérations de sécurité ou encore quand il s'agit d'atténuer une certaine disparité socio-économique importante. Par exemple, préserver une source particulière d'approvisionnement au Canada peut se révéler nécessaire en vue de satisfaire les besoins futurs de l'ARC ou encore en vue d'assurer la pérennité d'une industrie canadienne. On ne doit invoquer ce cas d'exception qu'après en avoir obtenu l'autorisation du fonctionnaire compétent désigné dans l'instrument de délégation.
(d) Une seule personne ou une seule entreprise est en mesure d'exécuter le contrat.
Cette exception permet de passer outre à l'appel d'offres lorsqu'une seule personne ou une seule entreprise est capable de faire le travail. Cette exception comporte un caractère décisionnel absolu et on ne doit l'invoquer que lorsque la question des brevets, celle des lettres patentes ou celle des droits d'auteur entre en ligne de compte ou encore lorsque des facteurs de compatibilité technique ou des connaissances requises en la matière laissent supposer qu'un seul entrepreneur et nulle autre personne n'est apte à exécuter le contrat. Autre point à souligner : on ne doit pas invoquer cette exception simplement parce que l'entrepreneur pressenti est le seul que le gestionnaire connaisse. L'exception ne sera donc reconnue valable que si elle a reçu l'approbation du fonctionnaire compétent désigné dans l'instrument de délégation.
5. Chaque fois que l'employé déroge à l'appel d'offres en invoquant l'une des quatre exceptions énumérées ci-dessus, il doit en donner une justification exhaustive dans le dossier relatif au marché en question ou, le cas échéant, dans la lettre de demande d'autorisation d'adjuger un contrat dont la valeur dépasse la limite établie.
Préavis d'adjudication de contrat (PAC)
6. Lorsque que le marché à fournisseur unique (de biens ou de services) envisagé remplit les conditions de l'une des quatre exceptions et que la valeur du besoin excède les seuils des accords commerciaux, l'autorité contractante doit utiliser le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) pour annoncer le contrat accordé au moyen d'un Préavis d'adjudication de contrat (PAC). Lorsque la valeur estimative du besoin est inférieure aux limites des accords commerciaux, les autorités contractantes devraientt, dans la mesure du possible, utiliser le SEAOG. Si, après quinze (15) jours, il n'y a eu aucune contestation valide du PAC, le marché proposé est réputé en être un de pleine concurrence et peut alors être attribué en vertu des pouvoirs de passation de marchés rattachés au Service électronique d'appels d'offres.
7. On trouve à l'appendice A du MFA-GM-1, Structure des programmes de gestion du matériel, la liste des accords commerciaux et celle des seuils actuels libellés en dollars canadiens. Selon les dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) et de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres avant que ne soit conclu un marché qui excède les seuils fixés dans les accords respectifs. Comme il n'est pas possible de lancer un appel d'offres pour chaque marché envisagé, les exceptions sont énoncées en détail à l'appendice A.
8. À l'Agence du revenu du Canada, la passation de marchés doit se dérouler en quatre (4) étapes. Il en a été ainsi décidé afin d'assurer pour l'ensemble de l'organisme l'uniformité dans le déroulement du processus ainsi que l'établissement d'une piste de vérification au cas où il y aurait plus tard contestation de la façon dont les choses se sont déroulées. Ces phases sont les suivantes :
(a) Définition des besoins – c'est l'étape où il est nécessaire de définir ou de préciser les besoins. On établit le cahier des charges et les énoncés des travaux demandés (ETD), on relève les sources d'approvisionnement et on décrit les méthodes de sélection et les critères d'évaluation des soumissions. On remplit ensuite les formulaires de demande et on obtient toutes les approbations requises pour poursuivre le processus.
(b) Tâches liées à la passation de marchés – c'est le moment de la mise en oeuvre du plan d'action arrêté à l'étape de la définition des besoins. On procède alors à la distribution des cahiers d'information touchant les propositions ou soumissions d'offres. Il peut ensuite y avoir réunion avec les soumissionnaires. Suit la réception des offres et leur évaluation. Finalement, on choisit parmi les soumissionnaires et le contrat est adjugé à celui qui a été retenu. En dernier, on informe les soumissionnaires dont l'offre a été rejetée.
(c) Administration du marché – au cours de cette étape menant à la livraison du produit ou à la prestation du service qui fait l'objet du contrat, les activités de gestion et de contrôle se déroulent, les difficultés et les différends sont résolus, des directives sont données et des décisions prises, les écarts et les modifications sont approuvés, les biens à livrer sont évalués et on en arrive finalement à l'achèvement du travail demandé.
(d) Administration post-contractuelle – il s'agit de l'étape au cours de laquelle on évalue toutes les facettes du projet, officiellement ou officieusement suivant l'importance du contrat et selon qu'on juge qu'il est souhaitable ou non de consigner les résultats de l'évaluation. On juge le fournisseur en regard de certains critères, par exemple ceux-ci : Pouvait-on le joindre en cas de besoin? Était-il bien renseigné? D'un abord facile? A-t-il fait preuve d'une ouverture d'esprit et s'est-il montré honnête? Dernier critère : Aimeriez-vous dans l'avenir faire à nouveau affaire avec lui? De leur côté, les biens à livrer feront aussi l'objet d'une évaluation en fonction de critères comme ceux-ci : Répondent-ils aux besoins opérationnels? Répondent-ils aux attentes sur le plan rendement?
Ont-ils été livrés dans le délai prévu et selon la quantité demandée? Le prix payé est-il celui qui a été convenu? A-t-on obtenu la meilleure valeur? L'équipe de l'ARC, elle aussi, est soumise à une évaluation en vue de déterminer si les plans établis et les décisions prises tout au long du déroulement du projet ont été adéquats et si elle les referait le cas échéant sans rien y changer. En outre, quelles sont les leçons à tirer de l'expérience et dont on pourrait tenir compte lors de futurs projets?
9. L'employé compétent de l'ARC fera un appel d'offres au moyen d'une annonce publique qui offre de manière équitable la possibilité à tous les soumissionnaires éventuels de présenter à l'ARC des propositions et de faire des affaires avec elle. Tout cela doit se réaliser d'une façon conforme aux pratiques généralement acceptées. On recourra pour chaque cas au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement.
10. On déterminera le mode de facturation à l'étape de la définition des besoins. Le tableau figurant à l'appendice B de cette politique devrait rendre cette tâche plus facile. (On peut aussi laisser aux soumissionnaires la possibilité de proposer un mode de facturation, dont on pourrait tenir compte lors de l'évaluation. On peut également en décider en fonction des résultats de l'appel d'offres.)
11. On déterminera les modalités de paiement à l'étape de la définition des besoins. Le tableau figurant à l'appendice C de cette politique devrait rendre cette tâche plus facile. (On peut aussi laisser aux soumissionnaires la possibilité de proposer les modalités de paiement, dont on pourrait tenir compte lors de l'évaluation. On peut également en décider en fonction des résultats de l'appel d'offres.)
12. En ce qui concerne les services d'impression et de reproduction, si les acquisitions satisfont aux conditions d'exemption énoncées dans le Bulletin Gestion du matériel A-GM-97-002, il n'est pas nécessaire de procéder à un appel d'offres.
13. Le commissaire remettra au conseil de direction un rapport périodique sur l'éfficacité de cette politique.
14. Il incombe à la Direction de la gestion du matériel (Direction générale des finances et de l'administration) de vérifier la conformité à cette politique. Il lui revient également de mettre au point un régime de reddition de comptes et de l'inclure dans la matrice de délégation des pouvoirs destinée à l'autorité contractante de l'ARC.
15. À l'Administration centrale, la Direction de la gestion du matériel (Direction générale des finances et de l'administration) a la responsabilité de diffuser les politiques et les directives, de déléguer les pouvoirs en matière de passation de marchés visant l'acquisition de biens et de services. Il lui revient en outre de fournir une aide et des conseil spécialisés, de vérifier de quelle façon les pouvoirs délégués sont exercés et comment le matériel et les biens sont gérés. Enfin, ses responsabilités incluent aussi la résolution des différends et la gestion du programme d'accréditation et de formation mis en place à l'intention des employés et des gestionnaires de l'ARC.
16. Le personnel de direction, les gestionnaires et les superviseurs de l'ARC sont chargés de veiller à la conformité de cette politique et de veiller également à ce que la gestion du matériel et les avoirs de l'organisme ainsi que les mesures de protection dont ils font l'objet soient adéquats.
17. Des rapports sur les activités portant sur la passation des marchés de l'ARC doivent être soumis périodiquement ou sur demande au Conseil de direction. On peut se servir à cette fin des rapports annuels portant sur les accords commerciaux ou des rapports ad hoc biens par les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE).
18. Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente politique :
(a) Frais remboursables – se réfère aux modalités de facturation en vertu desquelles sont remboursés à l'entrepreneur les frais dûment engagés dans l'exécution des travaux prévus au contrat et exécutés conformément aux conditions qui y sont stipulées. Ce mode de facturation prévoit quatre (4) différentes modalités de paiement : la limitation des dépenses, l'établissement d'un prix plafond, le partage des coûts et la négociation du prix.
(b) Limitation des dépenses – se réfère à la base de paiement à frais remboursables en fonction de laquelle il est stipulé qu'une somme donnée peut être versée à l'entrepreneur pour les travaux ou les biens à livrer mentionnés dans le contrat. Malgré le fait que l'entrepreneur ne soit pas légalement tenu d'achever en entier des travaux avant d'avoir utilisé la totalité des fonds alloués, on est en droit de s'attendre à ce qu'il fasse tout son possible pour obtenir ce résultat. Si, au cours de l'exécution du contrat, il constate qu'il manque de fonds pour terminer les travaux, il doit en informer l'autorité désignée de l'ARC. Cette mesure est habituellement prise quatre mois avant la date d'achèvement prévue au contrat ou lorsque 75 % des fonds ont été dépensés. L'autorité désignée a le choix d'avancer des fonds supplémentaires ou de demander à l'entrepreneur de poursuivre les travaux jusqu'à concurrence des crédits disponibles à ce moment-là.
(c) Négociation du prix (NP) – se réfère à la base de paiement à frais remboursables en fonction de laquelle le contrat est adjugé avant même que les parties ne se soient entendues sur le coût en main-d'oeuvre, en frais généraux ou en charges administratives ou bien encore sur les prix. Les travaux seront alors entrepris. Quant à ces éléments du contrat, ils feront l'objet d'une négociation continue et aussi, peut-être, de modifications éventuelles.
(d) Partage des coûts – se réfère à la base de paiement à frais remboursables dont il est fait état dans le contrat et en fonction de laquelle l'entrepreneur accepte d'absorber une partie des coûts des travaux. La somme à payer par chaque partie sera précisée clairement dans le contrat, ainsi que le moment du paiement, la façon de l'honorer et qui en est responsable.
(e) Prix ferme – se réfère au montant total à payer, à savoir une somme forfaitaire, auquel cas les deux parties conviennent de ce prix avant même l'adjudication du marché.
(f) Prix plafond – se réfère à la base de paiement à frais remboursables lorsqu'une clause du contrat précise la somme maximale qui peut être versée à un entrepreneur pour les travaux à exécuter ou les biens à livrer aux termes du contrat. Seuls seront payés à l'entrepreneur les frais engagés relativement à ces travaux et à ces biens. Si le montant des frais effectivement facturés correspond au prix plafond stipulé dans le contrat ou le dépasse, l'entrepreneur doit achever les travaux mais ne recevra aucune somme dépassant ce plafond.
19. On adressera toute demande de renseignements à la personne suivante :
Directeur
Division de la politique et de l'élaboration des programmes
Direction de la gestion du matériel
15e étage, tour Albion
25, rue Nicholas
Ottawa (Ontario) K1A 0L5
Téléphone : (613) 688-9256
Télécopieur : (613) 954-0182