Exercice «IN-BASKET» pour la supervision
Manuel du candidat
Normes de renouvellement du personnel et services d'évaluation
Direction générale des ressources humaines
Février 2007. Numéro du test: C101
T4102 Rev. 00
Remarque : Dans le présent document, les expressions désignant des personnes visent à la fois les hommes et les femmes.
Table des matières
- Description du test
- But
- Élaboration de l'exercice
- Présentation et durée
- Système de correction
- Conseils pratiques pour se préparer avant le test
- Conseils pratiques le jour du test
- Après le test
- Reprise de l'exercice et période de validité
1. Description du test
L'Exercice «In-Basket» pour la supervision est une mise en situation où sont simulés certains aspects importants d'un poste de supervision de premier niveau. Cet exercice est construit à partir de documents-types qui s'accumulent dans la corbeille d'arrivée d'un superviseur, comme des lettres, des notes de service et des rapports auxquels il faut donner suite.
Les candidats qui participent à l'exercice reçoivent les renseignements et les documents de base ainsi que les fournitures de bureau dont ils ont besoin (papier, trombones, etc.). On leur demande ensuite d'assumer la tâche d'un superviseur de premier niveau.
Les candidats doivent régler les affaires courantes qui se trouvent dans la corbeille d'arrivée comme s'ils étaient vraiment titulaires du poste, c'est-à-dire qu'ils doivent rédiger des notes de service et des lettres, planifier des réunions et établir des ordres du jour, prendre des notes ou écrire des aide-mémoire pour eux-mêmes ou pour leurs employés et prendre toutes les mesures qu'ils jugent appropriées. Ils doivent noter par écrit toutes les mesures qu'ils prendraient et tous leurs plans d'action.
L'Exercice «In-Basket» ne requiert des candidats aucune formation, connaissance ou expérience spécialisée ou technique. Ils sont appelés à régler des problèmes touchant un certain nombre de domaines, comme les calendriers de travail, la production, la qualité du service et les problèmes personnels.
Chaque mesure que prend le candidat est évaluée par rapport à d'autres interventions, au milieu organisationnel visé et à la situation précise à régler. L'avis de cadres intermédiaires sert de norme pour déterminer si les décisions et les mesures prises par le candidat sont appropriées.
2. But
L'exercice vise à évaluer les capacités de cerner et de résoudre des problèmes et des conflits, de consulter des employés et de les faire participer aux décisions, de comprendre des documents et de communiquer par écrit, de superviser et d'évaluer le rendement d'employés, de leur fournir du perfectionnement et d'établir pour eux des calendriers et un ordre de priorité.
3. Élaboration de l'exercice
L'Exercice «In-Basket» pour la supervision a été élaboré à partir d'une analyse des fonctions et des responsabilités d'un vaste échantillonnage de postes de supervision à l'Agence du revenu du Canada. L'exercice comporte une grande diversité de problèmes qui diffèrent en importance, en complexité et au niveau des priorités tout en correspondant de près aux tâches quotidiennes d'un superviseur. Les problèmes choisis visent également à donner un aperçu général d'une organisation donnée.
4. Présentation et durée
Les candidats reçoivent l'Exercice «In-Basket» pour la supervision dans deux enveloppes distinctes. La première contient les instructions, une documentation de base choisie et les références indispensables. La seconde contient 25 documents qui se sont accumulés dans la corbeille d'arrivée et auxquels il faut donner suite. Les candidats reçoivent également du papier et les autres fournitures nécessaires.
L'exercice dure deux heures et quart. On a réservé quinze minutes à l'examen de la documentation de base (première enveloppe) et deux heures au règlement des problèmes de la corbeille d'arrivée (seconde enveloppe). Les candidats doivent surveiller l'heure pour être certains d'avoir le temps de lire et de prendre les mesures qu'ils jugent nécessaires pour les 25 documents se trouvant dans la corbeille d'arrivée.
5. Système de correction
Habituellement, il y a plus d'une réponse ou mesure qui peut s'appliquer à un document particulier. Même s'il n'y a rarement qu'une seule bonne réponse, plus de points seront accordés à certaines réponses présélectionnées, surtout s'il s'agit d'une mesure jugée particulièrement efficace.
Les mesures prises par les candidats en réponse aux problèmes posés sont évaluées en fonction de leur efficacité dans le milieu organisationnel donné.
Les réponses sont évaluées selon les six capacités décrites ci-dessous :
- Capacité de cerner et de résoudre des problèmes et des conflits (p. ex. des malentendus entre des membres de l'équipe et des clients, au sein d'un même groupe de travail, entre différentes unités).
- Capacité de consulter des employés et de les faire participer aux décisions (p. ex. réorganisation d'une unité de travail, conduite d'un projet spécial, établissement de buts et objectifs et collaboration entre les membres de l'équipe).
- Capacité de comprendre des documents et de communiquer par écrit (p. ex. expliquer une nouvelle façon de procéder aux employés ou des changements aux clients, ou améliorer la collaboration entre différentes unités de travail), et ce, aux deux niveaux de communication, c.-à-d. horizontal et vertical.
- Capacité de superviser et d'évaluer le rendement des employés (p. ex. exécuter des examens de contrôle, des vérification du travail et en donner une rétroaction constructive).
- Capacité de former et de perfectionner les employés (p. ex. être disposé à discuter avec l'équipe des réalisations et des déceptions du groupe. Conseiller et guider plutôt que contrôler. Être déterminé à développer pleinement les capacités de ses employés. Chercher au sein de l'équipe ceux qui pourraient assumer un rôle de direction. Faire preuve d'un esprit de collaboration en participant aux travaux d'équipe).
- Capacité d'établir un calendrier et un ordre de priorité pour les employés (p. ex. nouvelle répartition du travail compte tenu d'une augmentation de la charge ou d'un manque d'employés pour atteindre l'objectif global de l'unité dans le cadre d'une équipe de travail naturelle).
La capacité de communiquer par écrit sera cotée par suite de l'évaluation de l'aptitude à écrire d'un candidat tout au long de l'exercice. Des points seront déduits pour les erreurs de grammaire, d'orthographe et de ponctuation. Les candidats qui rédigeront en style télégraphique au lieu d'utiliser des phrases complètes perdront également des points.
Le rendement de chaque candidat à l'Exercice «In-Basket» pour la supervision est communiqué au jury de sélection sous la forme d'une cote variant de un à dix pour chacune des six capacités évaluées. La note maximale qu'un candidat peut obtenir est 60.
6. Conseils pratiques pour se préparer avant le test
Si vous avez un handicap qui pourrait avoir des répercussions sur vos résultats, communiquez avec le conseiller en ressources humaines responsable, le plus tôt possible, pour que des mesures d'adaptation appropriées soient appliquées.
Déterminez le lieu, la date et l'heure exacts du test.
Puisque les résultats de l'Exercice «In-Basket» ne dépendent pas des connaissances acquises dans un domaine particulier, les candidats ne peuvent s'y préparer directement à l'exception de l'étude de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation. Si un candidat doit se déplacer, il doit organiser son horaire de façon à ne pas être trop pressé par le temps. Il lui faut oublier qu'il subit un examen et accorder aux documents déposés dans sa corbeille toute l'attention qu'ils méritent comme s'il occupait véritablement le poste.
7. Conseils pratiques le jour du test
Si vous ne vous sentez pas bien le jour du test et pensez que cela aura des répercussions sur vos résultats, vous devez informer le conseiller en ressources humaines pour prendre des arrangements alternatifs, si possible.
Arrivez bien en avance afin de ne pas vous sentir pressé par le temps ou inutilement stressé. Vous ne pourrez pas entrer dans la salle d'examen une fois que le test aura commencé.
Apportez une carte d'identité avec photo, votre CIDP (pour les employés de l'ARC seulement) ou votre numéro de candidat (pour les candidats hors de l'ARC) à l'examen.
8. Après le test
Une fois la session d'évaluation terminée, tout le matériel d'examen est retourné à la section des Normes de renouvellement du personnel et services d'évaluation, à Ottawa, pour en faire la correction.
N'oubliez pas que, étant donné qu'on se sert de cet exercice à des fins de dotation et qu'il n'est pas un instrument de diagnostic, les renseignements fournis aux candidats seront limités aux cotes obtenues dans chacune des compétences en supervision. Aucune rétroaction plus détaillée n'est disponible.
Puisque le l'Exercice «In-Basket» pour la supervision est un outil d'évaluation standardisé, il est interdit de discuter ou de partager son contenu. Ne pas se conformer à cette règle et/ou s'engager dans une pratique frauduleuse se traduira par des mesures disciplinaires.
9. Reprise de l'exercice et période de validité
Il y a une période d'attente de 180 jours avant de pouvoir reprendre l'exercice. Le nouveau résultat obtenu remplace l'ancien. Les résultats de l'exercice sont valides pour une période indéterminée.
Si vous désirez obtenir des renseignements supplémentaires au sujet de l'Exercice «In-Basket» pour la supervision, veuillez communiquer avec votre conseiller local en dotation.
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