• Les documents

• La base de données
• Les écrans de recherche
• La syntaxe de recherche
• Quelques conseils de recherche
• Comment interpréter les résultats obtenus ?
• Pour consulter le document ou en commander une reproduction

Dans l'ensemble, les fonds des Archives nationales du Canada font tout d'abord l'objet d'une description générale, qui donne idéalement des renseignements sur la provenance, l'historique ou l'intérêt général d'un fonds. Ces mêmes fonds, sauf exception, sont aussi l'objet d'instruments de recherche qui les décrivent en plus de détail.

La présente base de données contient des descriptions à la pièce et couvre une part importante de nos fonds en art documentaire. L'autre partie de ceux-ci demeure toutefois décrite par des instruments de recherche ou inventaires disponibles dans nos locaux à Ottawa seulement. Comme la recherche dans ces fonds est sujette à de nombreuses contraintes, dont celle non négligeable de l'obligation de consultation des pièces originales à Ottawa, nous invitons les chercheurs intéressés par ces collections à nous écrire pour obtenir de plus amples renseignements. Nous croyons cependant qu'une grande partie des besoins des chercheurs peut être comblée par le truchement de la présente base de données.

Au gré des legs, dons et autres formes d'acquisition planifiée, les Archives nationales du Canada ont acquis environ 275 000 œuvres portant surtout sur le Canada. Les œuvres comprennent entre autres des peintures, des aquarelles, des estampes, des dessins, des caricatures, des affiches, des médailles et des sculptures. Certaines remontent jusqu'au dix-septième siècle.

Le présent outil de recherche permet de consulter près de 160 000 enregistrements qui, compte tenu du fait que certaines œuvres peuvent être décrites plus d'une fois, correspondent à un nombre un peu moindre de documents. Environ 5 000 images numérisées d'œuvres qui appartiennent au domaine public sont consultables en direct. Ce nombre est appelé à croître graduellement.

Les descriptions sont en principe rédigées dans la langue du créateur ou du donateur, mais on constatera que l'anglais domine largement. Les pratiques en description ayant changé au fil des années où a été constituée la base de données, il est fort probable que la quantité de détails sur chaque œuvre varie d'une notice à l'autre. Il faut de plus signaler que les bases de données d'origine sont en constante évolution et que des corrections, ajouts et retraits peuvent y être faits à n'importe quel moment.

Deux écrans de recherche permettent au chercheur de naviguer dans la base de données, soit l'écran de recherche générale, qui apparaît par défaut, et l'écran de recherche détaillée auquel on accède en cliquant sur le bouton portant son nom. Des cases à cocher et des listes à choix multiples permettent de raffiner la recherche.

Écran de recherche générale

Cet écran offre un unique champ de recherche où l'on peut inscrire tout terme ou ensemble de termes séparés par les connecteurs logiques qui conviennent (consultez le lien Syntaxe de recherche pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de la base de données.

Par exemple :

Tapez Julien, vous obtiendrez toutes les mentions de ce nom, fût-il sujet d'une œuvre d'art, nom d'un artiste, élément de toponyme, etc.

Les trois cases à cocher sous la rubrique Pour limiter la recherche auront pour effet de réduire la portée de la recherche à des sous-ensembles prédéfinis.

Cocher Descriptions incluant une image numérisée ne donnera que des images numérisées consultables en direct.

Cocher Descriptions de caricatures seulement donnera uniquement des caricatures.

Cocher Descriptions d'œuvres d'art excluant les caricatures ne donnera que des œuvres d'art excluant les descriptions de caricatures.

L'option Nombre de références par page permet de changer, pour la durée de la recherche en cours, le nombre de références qui apparaîtront sur une page de la liste générale de résultats. Au préalable, ce nombre est de vingt.

Écran de recherche détaillée

L'écran de recherche détaillée possède les mêmes attributs que l'écran de recherche générale, mais offre en plus la possibilité d'interroger des champs précis.

Une recherche par Fonds/collection permet de repérer des descriptions d'œuvres provenant d'une collection donnée. Le nom précis de la collection doit préférablement être connu d'avance, mais on peut cependant présumer qu'une collection provenant d'un ministère quelconque, par exemple, sera inventoriée sous le nom de ce ministère. Il ne faut toutefois pas oublier qu'un fonds peut faire l'objet de plusieurs acquisitions distinctes.

Une recherche par Créateur permet de retrouver les œuvres d'un artiste.

Par exemple :

Tapez Julien, vous n'obtiendrez que des descriptions d'œuvres attribuées à un artiste nommé ou prénommé Julien.

Une recherche par N° d'acquisition permet de retrouver des descriptions d'œuvres acquises par les Archives en un moment bien précis. Le numéro d'acquisition doit être connu d'avance, mais il est aussi possible de l'obtenir grâce à une recherche générale.

Par exemple :

Tapez 1986-14$, vous n'obtiendrez que des descriptions d'œuvres dont le numéro d'acquisition commence par 1986-14 (le $ étant une troncature, et le reste du numéro ayant été découvert grâce à une recherche générale sous Julien).

Une recherche par Titre de l'œuvre permet de retrouver un document selon un ou plusieurs mots paraissant dans le titre.

Par exemple :

Tapez maison, vous obtiendrez des œuvres dont le titre comprend ce mot.

Une recherche par N° de copie de reproduction permet de retrouver une œuvre à partir d'un numéro de reproduction (numéro de négatif) que vous auriez pu trouver au cours de vos recherches dans des publications ou ailleurs.

Par exemple :

Tapez C-000385 (assurez-vous d'inscrire un numéro à six chiffres en remplaçant par des zéros les chiffres manquants), vous devriez obtenir une seule description de document. Quelques numéros ne figurent plus dans la base de données : il peut s'agir d'œuvres qui ne sont plus sous notre garde ou d'œuvres dont les droits d'auteurs faisaient problème. Le cas échéant, communiquez avec nos services de référence pour en savoir davantage.

Une recherche par Mots clés permet de retrouver tout terme ou ensemble de termes séparés par des connecteurs logiques qui conviennent (consultez le lien syntaxe de recherche pour plus de renseignements). Notez bien qu'il s'agit d'un système de recherche de texte intégral. Une fois lancée, la recherche se fait dans tous les champs de la base de données.

Les trois cases à cocher sous la rubrique Pour limiter la recherche auront pour effet de réduire la portée de la recherche à des sous-ensembles prédéfinis.

Cocher Descriptions incluant une image numérisée ne donnera que des images numérisées consultables en direct.

Cocher Descriptions de caricatures seulement donnera uniquement des caricatures.

Cocher Descriptions d'oeuvres d'art excluant les caricatures ne donnera que des œuvres d'art excluant les descriptions de caricatures.

On peut, en cochant les deux cases appropriées, limiter sa recherche aux seules caricatures numérisées ou aux seules copies de consultation numérisées.

L'option Opérateur implicite entre les zones de recherche permet de changer le connecteur entre les champs de recherche seulement et non entre les termes que vous inscrivez dans un champ.

Inscrivez dans le champ approprié les termes qui vous semblent le mieux décrire le document que vous recherchez. Ce peut être le titre d'une œuvre, sa description générale, le nom d'un artiste, d'un copiste, un nom de lieu, etc.

À moins que vous ne désiriez retrouver une œuvre bien précise, conduisez d'abord votre recherche initiale à l'aide de peu de termes. Ne craignez pas d'utiliser les troncatures ? (remplace un seul caractère) ou $ (remplace une chaîne de caractères) pour contourner d'éventuelles fautes de frappe et le problème des variantes orthographiques. Si la recherche donne trop de références, il vous sera toujours possible d'en réduire le nombre en vous servant des connecteurs logiques qui conviennent.

Par exemple :

Tapez Sm?th, vous obtiendrez Smith, Smyth.

Tapez patriot$, vous obtiendrez patriote, patriotes, patriotisme, patriotique, patriotic, patriotism, etc.

Les connecteurs logiques AND, OR, ADJ permettront davantage de raffinement (suivez le lien Syntaxe de recherche pour en savoir davantage).

Par exemple :

Tapez Lord Dorchester OR Guy Carleton, vous obtiendrez des œuvres illustrant ce personnage, qu'il soit identifié par son titre ou son nom.

Tapez war AND ship, vous obtiendrez toute description combinant ces deux mots.

Tapez war ADJ ship, vous obtiendrez toute occurrence de ces deux mots ensemble, dans l'ordre où ils sont inscrits.

Si possible, cherchez en français et en anglais. S'il est aujourd'hui coutume de décrire les documents dans la langue du créateur ou du donateur, il faut savoir que cela n'a pas toujours été le cas. La majorité des descriptions sont en anglais seulement. Sauf exception, les titres des œuvres ne sont pas traduits.

Par exemple :

Tapez d'abord navire et ensuite ship, les résultats ne se recouperont pas, et le second terme donnera sans doute une bien meilleure récolte.

Par contre, certains termes généraux comme le genre de document ou le médium utilisé peuvent paraître en anglais ou en français.

Par exemple :

Tapez d'abord aquarelle et ensuite watercolour, vous obtiendrez des résultats semblables.

Attention aux dates. Vous n'obtiendrez que les dates qui correspondent strictement à ce que vous avez demandé.

Par exemple :

Tapez 1790-1810, vous n'obtiendrez que des descriptions comportant cette expression précise, s'il y en a, et vous passerez à côté de 1791, 1792, 1793, etc. Utilisez les troncatures pour augmenter vos chances de succès.

Tapez 179$, les résultats seront améliorés.

Comme la base de données décrit des documents anciens, il faut savoir la questionner en prenant un certain recul.

Soyez attentifs aux graphies désuètes et aux changements de sens de certains mots :

Habitans, sauvage, savage, indien.

Pensez aux changements dans la toponymie officielle :

Fort Frontenac, Cataraqui ou Cataracoui = Kingston.
Ville-Marie = Montréal.
Bytown = Ottawa.

Sachez aussi que les artistes ont souvent anglicisé les noms de lieu du Québec :

Les résultats de votre recherche seront affichés tout d'abord sous la forme d'une liste sommaire d'où vous pourrez rejoindre une description détaillée.

Liste sommaire des résultats

La liste sommaire des résultats contient, répartis en quelques colonnes, des renseignements destinés à vous permettre de juger rapidement de la pertinence des documents trouvés. Sachez que l'information inscrite entre parenthèses carrées reflète généralement les hypothèses émises par le personnel des Archives à partir d'indices paraissant sur l'œuvre. Chaque page de la liste décrira 20 documents, valeur par défaut que vous pouvez changer. Vous pouvez exporter ces résultats vers une disquette ou vers votre propre ordinateur.

La première colonne constitue le lien avec la description détaillée (voir ci-dessous). Cliquer sur l'icône vous conduira à la description détaillée.

La colonne Titre donne le titre de l'œuvre, qui peut être abrégé. Le titre complet paraîtra dans la description détaillée.

La colonne Date donne la date exacte ou présumée de l'œuvre.

La colonne Restrictions sur l'accès donne des renseignements sur l'accès et la reproduction. La consultation et la copie de certaines œuvres peuvent ne pas être permises.

La colonne Droit d'auteur donne des renseignements généraux sur les détenteurs de droits s'il y a lieu. Suivre le lien Restrictions pour en savoir davantage.

Un crochet apparaissant au-dessous de la colonne Image numérisée signifie qu'une copie numérisée est incluse dans la description détaillée.

Description détaillée

À partir de la liste sommaire, on peut consulter une description détaillée à la fois. Environ 5 000 descriptions de la base de données comprennent une petite image que l'on peut agrandir en cliquant sur la petite loupe qui l'accompagne.

La description détaillée comprendra toutes les rubriques décrites ci-dessous ou seulement certaines d'entre elles. Si l'information paraît insuffisante ou obscure, puisque des fautes d'orthographe ou des erreurs sont toujours possibles, il faudra vous adresser auprès des services aux chercheurs pour en savoir davantage.

Près de 5 000 images numérisées sont disponibles en direct et ce nombre s'accroîtra au fur et à mesure que des demandes seront faites. L'utilisation des images numérisées est sujette à certaines conditions.

La consultation des documents originaux, pour des motifs de conservation, n'est pas toujours possible. Lorsqu'elle est autorisée, elle doit se faire dans nos locaux sur rendez-vous.

Veuillez suivre les liens Obtenir des copies et Consulter les archives pour plus de renseignements sur nos services de reproduction et de consultation.

La reproduction de documents d'archives est assujettie aux modalités et conditions de la Loi sur le droit d'auteur. Cette loi est complexe et a de profondes répercussions sur la façon dont les Archives nationales du Canada mettent les documents protégés à la disposition des chercheurs.

Le droit d'auteur peut échoir à une personne, à une personne morale, à une société, à la Couronne ou au public, et varie selon le créateur, la nature et la disposition des documents en question. Les Archives nationales du Canada possèdent des documents dont le droit d'auteur ne peut pas être établi avec certitude parce que ces documents sont de nature variée, étant soit publics soit privés, soit publiés soit non publiés. Une des grandes difficultés que rencontrent les archives et les chercheurs est de déterminer le détenteur du droit d'auteur. On recommande aux chercheurs de consulter la Loi sur le droit d'auteur et d'obtenir des conseils juridiques concernant toute interprétation en matière de droit d'auteur. Il n'incombe pas aux Archives nationales d'interpréter la Loi sur le droit d'auteur pour les chercheurs, auxquels revient ultimement l'entière responsabilité de déterminer les restrictions applicables. Les chercheurs doivent prévoir suffisamment de temps pour effectuer les recherches de droit d'auteur nécessaires et pour obtenir la permission de copier ou de publier des documents.

On conseille aux chercheurs de consulter la Loi sur le droit d'auteur et d'obtenir des conseils juridiques concernant toute interprétation en matière de droit d'auteur. Vous pouvez consulter la Loi en direct à l'adresse suivante : http://lois.justice.gc.ca/fr/C-42/index.html

Il n'incombe pas aux Archives nationales d'interpréter la Loi sur le droit d'auteur pour les chercheurs; ceux-ci doivent assumer l'entière responsabilité de cerner les restrictions applicables. Les chercheurs doivent prévoir suffisamment de temps pour effectuer les recherches de droit d'auteur nécessaires et pour obtenir la permission de copier ou de publier des documents.