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Instructions de production - Les formulaires T4 Web

Si c'est la première fois que vous utilisez les formulaires T4 Web, nous vous suggérons d'imprimer cette page.

Étape 1 - Entrez sur le site Web sécurisé des formulaires T4 Web

Lisez le Désistement et si vous êtes d'acord, cliquez sur J'accepte en bas de page.

Sur la page Web d'authentification des formulaires T4 Web, entrez les renseignements suivants :

  • Votre Numéro d'entreprise

    Numéro d'entreprise

  • Votre Code d'accès Web
    Ce code contient des lettres qui sont identifiées par un astérisque (*) et doivent être entrées exactement comme elles apparaissent (en majuscules ou en miniscules) sur votre formulaire T4 Sommaire personnalisé. Votre Code d'accès Web est indiqué au-dessus de votre numéro d'entreprise sur votre formulaire T4 Sommaire.

    Si vous n'avez pas un Code d'accès Web, appelez notre bureau d'aide au 1-877-322-7852.

    Code d'accès Web

  • Le nombre total de feuillets produit
    Vous pouvez produire un nombre maximal de trois feuillets avec les formulaires T4 Web.

    Nombre totale de feuillets produits

    Lorsque vous inscrivez le nombre de feuillets que vous voulez produire, l'écran affiche autant de feuillets T4, ainsi que les sections « Information de l'employeur », « Information du transmetteur (spécialiste en transmission) », et « Sommaire des renseignements financiers ».

    Remarque
    La section « Transmetteur (spécialiste en transmission) » s'affiche seulement si vous avez répondu Non à la question Produisez-vous en votre nom?

    Il est important d'indiquer le nombre exact de feuillets que vous produisez. Sinon, vous devrez quitter le site des formulaires T4 Web et suivre de nouveau le processus d'authentification. Les données déja entrées seront perdues.

  • Produisez-vous la déclaration en votre nom?

    Produisez-vous la déclaration en votre nom?

    Si vous êtes un employeur ou si vous produisez la déclaration au nom de votre employeur, répondez Oui.

    Si vous êtes une entreprise de service de paie, un avocat ou un comptable qui produit la déclaration au nom de son client, répondez Non. Vous devez remplir la section « Information du transmetteur (spécialiste en transmission) » pour que nous puissions communiquer avec vous si nous avons des questions.

  • Quel genre de déclaration produisez-vous?

    Quel genre de déclaration produisez-vous?

    Indiquez si vous produisez une décaration originale ou modifiée. Si vous produisez des feuillets que vous n'avez pas encore soumis à l'ARC, indiquez « Originale ». Si vous voulez corriger ou supprimer un feuillet que vous avez déjà soumis à l'ARC, indiquez « Modifié ».

    • Pour les feuillets modifiés, entrez toutes les données qui n'ont pas changé et toutes les modifications.
    • Pour les feuillets supprimés, entrez toutes les données que vous aviez déclarées précédemment.

Chaque feuillet modifié ou supprimé remplacera le feuillet original dans le fichier.

Lorsque vous complétez le sommaire modifié, inclure seulement les totaux des feuillets modifiés.

Accédez aux formulaires T4 Web
Cliquez sur le bouton Accédez aux formulaires T4 Web pour entrer sur le site sécurisé des formulaires T4 Web. Si vous n'avez pas rempli la page d'authentification correctement, vous verrez des messages d'erreur et des instructions sur la façon de les corriger.

Accédez aux formulaires T4 Web

Étape 2 - Remplissez une déclaration de renseignements avec les formulaires T4 Web

La déclaration de renseignements des formulaires T4 Web contient les sections suivantes auxquelles vous pouvez accéder en défilant vers le bas :

  • Information de l'employeur
  • Information du transmetteur (spécialiste en transmission)
  • Information des feuillets
  • Sommaire des renseignements financiers

Remarque
Vous devez entrer des données valides dans les champs avec un astérisque (*).

Information de l'employeur

C'est la première section qui s'affiche lorsque vous accédez aux formulaires T4 Web et nous vous suggérons de la remplir en premier.

Instructions détaillées

Voici une brève description des renseignements requis dans chacun des champs. Pour obtenir plus de détail, consultez T4.

Année : Sélectionnez l'année civile pour laquelle vous produisez la déclaration.

Numéro d'entreprise : Inscrivez votre numéro d'entreprise de 15 caractères.

Numéro du transmetteur (spécialiste en transmission) : Inscrivez votre numéro du transmetteur (spécialiste en transmission) (p. ex., MM 123456), si vous en avez un. Sinon, laissez le champ vide.

Nom de l'employeur : Inscrivez votre raison sociale (nom commercial).

Adresse : Inscrivez votre adresse postale, sans oublier la province ou le territoire, le pays et le code postal.

Personne à contacter à propos de cette déclaration : Inscrivez le nom et le numéro de téléphone de la personne avec qui nous pouvons communiquer pour toute question concernant les données inscrites dans cette déclaration.

Langue dans laquelle vous désirez recevoir vos communications : Sélectionnez la langue officielle avec laquelle vous désirez que nous communiquions avec vous.

NAS du ou des propriétaires : Inscrivez le numéro d'assurance sociale (NAS) de chacun des propriétaires.

Information du transmetteur (spécialiste en transmission)

Cette section apparaîtra seulement si vous avez répondu Non à la question Produisez-vous la déclaration en votre nom?

Instructions détaillées

Voici une brève description des renseignements requis dans chacun des champs. Pour obtenir plus de détails, consultez T4.

Nom du transmetteur (spécialiste en transmission) : Inscrivez le nom du transmetteur.

Adresse : Inscrivez l'adresse postale du transmetteur, sans oublier la province ou le territoire, le pays et le code postal.

Personne à contacter à propos de cette transmission : Inscrivez le nom et le numéro de téléphone de la personne avec qui nous pouvons communiquer pour toute question concernant la transmission de cette déclaration de renseignements T4.

Information des feuillets

Si vous avez inscrit 1 dans la case Nombre total de feuillets produits, l'écran affichera un feuillet T4. Si vous avez inscrit 2, l'écran en affichera deux et si vous avez inscrit 3, l'écran en affichera trois.

Remarque
Si vous avez indiqué un nombre inexact de feuillets, vous devez quitter le site des formulaires T4 Web et inscrire le nombre exact de feuillets.

Instructions détaillées

Voici une bréve description des renseignements requis dans chacun des champs. Pour obtenir plus de détails, consultez T4.

Quel genre de feuillet? (Cette question apparait si vous avez sélectionné Modifé à l'écran précédent). Sélectionnez Modifié pour corriger un feuillet que vous avez déja soumis ou sélectionnez Supprimé pour annuler un feuillet que vous avez déjà soumis.

Nom de l'employé : Inscrivez le nom de famille, le prénom et l'initiale de l'employé.

Adresse de l'employé : Inscrivez l'adresse de l'employé, sans oublier la province, le territoire ou l'État américain, le code postal canadien ou américain (ZIP), et le pays.

Année: Inscrivez les quatre chiffres de l'année civile au cours de laquelle vous avez versé la rémunération à l'employé.

Case 10 - Province d'emploi : Sélectionnez la province d'emploi de l'employé.

Case 12 - Numéro d'assurance sociale : Inscrivez le numéro d'assurance sociale (NAS) qui figure sur la carte d'assurance sociale de l'employé.

Case 14 - Revenus d'emploi : Inscrivez le revenu d'emploi total avant les retenues.

Case 16 - Cotisations de l'employé au RPC : Inscrivez le montant que vous avez retenu sur la rémunération de l'employé pour les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC).

Case 17 - Cotisations de l'employé au RRQ : Inscrivez le montant que vous avez retenu sur la rémunération de l'employé pour les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ).

Case 18 - Cotisations de l'employé à l'AE : Inscrivez le montant que vous avez retenu sur la rémunération de l'employé pour les cotisations à l'assurance-emploi (AE).

Case 20 - Cotisations à un RPA : Inscrivez le montant total que l'employé a versé à un régime de pension agréé (RPA). Laissez la case en blanc s'il n'a pas cotisé à un RPA.

Case 22 - Impôt sur le revenu retenu : Inscrivez le montant total d'impôt que vous avez retenu sur la rémunération de l'employé. Cela inclut l'impôt fédéral, provincial (sauf pour le Québec) et territorial. Laissez la case en blanc si vous n'avez pas retenu d'impôt.

Case 24 - Gains assurables d'AE : Inscrivez le montant total de la rémunération à partir de laquelle vous avez calculé les cotisations à l'AE de l'employé.

Case 26 - Gains ouvrant droit à pension - RPC-RRQ : Dans la plupart des cas, cette case reste en blanc. Dans certains cas, vous devez la remplir. Pour en savoir plus, consultez la section du guide de l'employer qui porte sur les feuillets T4.

Case 28 - Exemption (RPC-RRQ AE et Régime provincial d'assurance parentale) : Ne remplissez pas la partie « RPC-RRQ » de cette case si vous avez indiqué un montant aux cases 16, 17 ou 26. Inscrivez un « X » dans la partie « RPC-RRQ » seulement si les gains ou la rémunération ont été exonérés durant toute la période d'emploi. Ne remplissez pas la partie « AE » de cette case si vous avez indiqué un montant à la case 18 ou à la case 24. Inscrivez un « X » dans la partie « AE » seulement si la rémunération était exonérée ou non admissible pendant toute la période d'emploi. Ne remplissez pas la partie « RPAP » de cette case si vous avez indiqué un montant à la case 55 ou à la case 56. Inscrivez un « X » dans la partie « RPAP » seulement si la rémunération était exonérée ou non admissible pendant toute la période d'emploi dans la province de Québec.

Case 29 - Code d'emploi : Inscrivez dans cette case le code approprié si une des situations
ci-dessous s'applique. Sinon, laissez la case en blanc.

La case 14, « Revenus d’emploi », ne doit pas être remplie si vous utilisez les codes d’emploi 11, 12, 13 ou 17.

  • 11 - Travailleur autonome - Agence de placement
  • 12 - Chauffeur de taxi ou d'un autre véhicule de transport de passagers
  • 13 - Coiffeur pour hommes ou pour dames
  • 14 - Retrait d'un régime prescrit d'entente d'échelonnement du traitement
  • 15 - Programme des travailleurs agricoles saisonniers
  • 16 - Employé en détachement - accord de sécurité sociale
  • 17 - Pêcheur - Travailleur autonome

Case 44 - Cotisations syndicales (remplie au choix de l'employeur) : Remplissez cette case seulement si vous vous êtes entendu avec le syndicat pour qu'il ne remette pas aux employés de reçus pour les cotisations syndicales. Indiquez à cette case le montant que vous avez retenu sur la rémunération de l'employé pour les cotisations syndicales. Incluez les montants qui ont été versés à un comité paritaire ou consultatif et qui donnent droit à une déduction.

Case 46 - Dons de bienfaisance (remplie au choix de l'employeur) : Inscrivez le montant que vous avez retenu sur la rémunération de l'employé pour des dons à des organismes de bienfaisance enregistrés au Canada.

Case 50 - Numéro d'agrément d'un RPA ou d'un RPDB : Inscrivez les sept chiffres du numéro d'agrément que nous avons attribué au régime de pension agréé (RPA) ou au régime de participation différée aux bénéfices (RPDB), ou les sept chiffres du numéro d'identification que nous avons attribué au régime de pension étranger non agréé pour lequel vous déclarez un facteur d'équivalence (FE).

Case 52 - Facteur d'équivalence : Si vous avez un régime de pension agréé (RPA) ou un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB), indiquez, en dollars seulement, le montant du facteur d'équivalence (FE) de l'employé pour l'année.

Case 55 - Cotisations de l'employé au RPAP : Inscrivez le montant des cotisations au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP) que vous avez retenues sur la rémunération des employés qui travaillent au Québec.

Case 56 - Gains assurables du RPAP : Inscrivez le montant total de la rémunération à partir de laquelle vous avez calculé les cotisations au RPAP de l'employé.

Autres renseignements : Ce champ comporte des cases où vous inscrivez les codes et les montants correspondant aux commissions d'emploi, aux allocations et avantages imposables, aux montants déductibles et aux autres inscriptions qui s'appliquent.

Sommaire des renseignements financiers

Lorsque vous cliquez sur le bouton Calculer le sommaire, la section Sommaire des renseignements financiers affichera les montants totaux des champs financiers des feuillets T4.

Instructions détaillées

Voici un brève description de chacun des champs. Pour obtenir plus de détails, consultez notre T4.

  • Case 19 - Cotisations de l'employeur à l'AE : Inscrivez le montant total que l'employeur a versé à l'AE.
  • Case 27 - Cotisations de l'employeur au RPC : Inscrivez le montant total que l'employeur a versé au RPC.
  • Case 82 - Versements : Inscrivez le montant total versé par l'employeur.

Vous n'avez rien à inscrire pour les cases suivantes car le formulaire T4 Web calculera automatiquement ces montants.

  • Case 14 - Revenus d'emploi
  • Case 16 - Cotisations de l'employé au RPC
  • Case 18 - Cotisations de l'employé à l'AE
  • Case 20 - Cotisations à un régime de pension agréé (RPA)
  • Case 22 - Impôt sur le revenu retenu
  • Case 52 - Facteur d'équivalence
  • Case 80 - Total des retenues déclarées
  • Différence

Étape 3 - Correction des erreurs

Lorsque vous aurez rempli votre déclaration de renseignements T4, cliquez sur le bouton Calculer le sommaire. Le formulaire T4 Web :

  • validera et acceptera les données que vous avez entrées;
  • calculera les champs du Sommaire des renseignements financiers;
  • vous ramènera à la section Information de l'employeur.

En défilant vers le bas de l'écran, passez en revue votre déclaration de renseignements.

Si des données manquent ou ne sont pas valides, un cercle rouge cercle rouge apparaîtra près des cases qui doivent être vérifiées ou corrigées. Un lien Numéro d'erreur figurera en-dessous. Cliquez sur ce lien pour obtenir une explication de l'erreur et pour savoir comment la corriger.

Passez en revue les champs qu'il affichent un triangle jaune triangle jaune pour vous assurer que les renseignements que vous avez inscrits sont exacts. Ces champs ne vous empêcheront pas de produire votre déclaration.

Défilez vers le bas et corrigez chacune des erreurs. Lorsque vous les aurez toutes corrigées, cliquez sur le bouton Calculer le sommaire.

Vous ne pourrez pas produire votre déclaration de renseignements si les erreurs n'ont pas toutes été corrigées. S'il n'y a aucune erreur, cliquez sur le bouton Continuer. Si vous trouvez une erreur après avoir produit votre déclaration électronique, voyez Comment corriger votre déclaration électronique de renseignements.

Étape 4 - Imprimez votre déclaration de renseignements T4

Après avoir cliqué sur Continuer, le premier feuillet sera affiché pour l'impression (2 copies). Imprimez le feuillet en utilisant la fonction d'impression de votre navigateur. Cliquez sur le bouton Feuillet suivant pour visualiser le deuxième feuillet. Faites de même jusqu'à ce que tous les feuillets soient imprimés. Au dernier feuillet, cliquez sur le bouton Passer au sommaire pour visualiser le sommaire et l'imprimer si vous voulez un copie pour vos dossiers.

Lorsque vous êtes prêt à produire votre déclaration de renseignements T4, cliquez sur Prêt à transmettre.