Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Mars 2007
Sommaire exécutif
Contexte : Le mandat du programme des non-déclarants et des non-inscrits (ND/NI) est de contribuer au maintien de l'intégrité du régime fiscal canadien et de protéger l'assiette fiscale en signalant et en réglant les cas d'inobservation relatifs à la production de déclarations de revenus et de renseignements ainsi qu'à l'inscription aux fins de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH).
Sur le plan organisationnel, le programme des ND/NI fait partie de la Division des comptes de fiducie (DCF) de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC). Ce programme est l'un des quatre secteurs envers lesquels l'Agence du revenu du Canada (ARC) s'engage à porter principalement son attention dans son Plan d'entreprise de 2005-2006 à 2007-2008. La DGSCGC dispose d'un plan stratégique destiné à appuyer la stratégie globale d'observation de l'ARC; ce plan stratégique comporte des stratégies prenant en compte les non-déclarants et les non-inscrits.
Les charges de travail liées au programme des ND/NI proviennent de différentes sources, y compris des renvois (ou indices) internes et externes, des projets d'identification régionaux et nationaux et des outils de l'ordinateur central de l'ARC. En raison de la nature de ces charges de travail, on accorde beaucoup d'importance à la collaboration avec d'autres secteurs, au sein de la DGSCGC et dans d'autres Directions générales de l'Agence, qui remplissent des mandats connexes en matière d'observation. Les liens établis entre le programme des ND/NI et le travail global axé sur l'économie clandestine (EC) sont particulièrement importants.
Durant l'exercice 2005-2006, le programme des ND/NI a généré 934 671 déclarations des particuliers, des sociétés et des fiducies et d'inscrire 4 283 clients aux fins de la TPS/TVH. L'incidence fiscale prévue était de 2,6 milliards de dollars.
Les allocations de ressources de 2005-2006 pour le programme des ND/NI se chiffraient à 30,9 millions de dollars en salaires pour 674 équivalents temps plein (ETP) et à 2,1 millions de dollars en coûts de fonctionnement et d'entretien (F/E).
Point de mire de la vérification : L'objectif de la vérification consistait à évaluer la pertinence des contrôles de gestion mis en place afin d'atteindre les buts et les objectifs du programme. Cette vérification figurait dans le Plan d'activité 2005-2008 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise approuvé.
Plusieurs aspects du cadre de contrôle, tels que la formation et les procédures, ont été retirés de la portée de la vérification durant l'évaluation préliminaire du risque parce qu'il a été déterminé qu'ils constituaient des points forts. Par exemple, il existe des cours en ligne destinés aux personnels locaux ainsi qu'un manuel exhaustif des opérations des ND/NI disponible en ligne pour soutenir le programme des ND/NI.
De plus, le manuel des opérations des ND/NI inclut des critères exhaustifs d'évaluation du risque pour soutenir le personnel dans ses prises de décisions par rapport aux indices reçus des autres secteurs de programmes de l'ARC et des sources externes. En conséquence, il a été déterminé que la gestion des indices entrants communiqués aux ND/NI était à faible risque et elle n'a pas été incluse dans la portée de la vérification.
La phase d'examen de la vérification a eu lieu entre avril et septembre 2006 dans
six Bureaux des services fiscaux (BSF) choisis dans trois Régions ainsi que dans la Section des ND/NI à l'Administration centrale (AC). La méthodologie comprenait des sondages de la vérification ainsi que des entrevues individuelles et collectives avec des membres de la direction et du personnel.
La vérification a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Conclusion : À la suite de la vérification, on a conclu qu'en général les contrôles de gestion mis en place sont pertinents au programme des ND/NI dans le but de réaliser ses principaux objectifs.
Les mécanismes concernant les procédures, la formation, le budget et l'ensemble des communications de l'Administration centrale (AC) et des Régions sont bien établis.
En outre, la fonction des ND/NI à l'AC s'est refocalisée sur les projets d'identification permettant de repérer les non-déclarants et les non-inscrits. Cette approche favorise des initiatives ciblées et opportunes axées sur les secteurs les plus à risque, y compris l'économie clandestine.
Les aspects de la gestion du programme des ND/NI qui exigent une attention particulière comportent :
- la communication et la collaboration de l'AC et des Régions avec les programmes connexes;
- la mesure du rendement du programme; et
- l'assurance de la qualité.
La planification horizontale et la coordination doivent être améliorées de sorte que le programme des ND/NI coïncide mieux avec les importants efforts d'observation qui sont effectués à l'échelle de la Direction générale et de l'Agence. En août 2005, la Section des initiatives spéciales et de la liaison d'observation (SISLO) a été créée dans la DCF à des fins semblables; toutefois, le mandat de la SISLO sur les rôles et les responsabilités quant à assurer la liaison avec la Direction générale des programmes d'observation (DGPO), pour le compte des ND/NI, n'est pas suffisamment clair.
Les indices sont le terme employé par les ND/NI pour désigner les renvois à d'autres secteurs du programme, tels que la vérification, pour susciter un travail supplémentaire d'observation spécialisée. La création d'indices sortants est une activité essentielle du programme des ND/NI. Un sondage de vérification effectué sur les indices, produit par les six bureaux choisis, a permis d'indiquer qu'ils sont clairs et bien documentés. Cependant, l'AC apporte une participation systématique minimale pour soutenir les bureaux locaux en termes de critères des indices sortants, de délais de traitement de ces indices, et pour fournir de la rétroaction aux Sections des ND/NI sur l'utilité des indices sortants.
Les mesures et les indicateurs de rendement des ND/NI qui existent actuellement sont suffisants pour évaluer les extrants (c'est-à-dire les unités de production et la cotisation d'impôt). Toutefois, ces mesures et indicateurs ne sont pas, à eux seuls, suffisamment détaillés pour fournir à la direction un portrait du rendement nécessaire en vue d'appuyer la prise de décision stratégique et l'établissement des priorités. Ce point est particulièrement important puisqu'un investissement de 33 millions de dollars dans les ND/NI a un impact de cotisation fiscale de l'ordre de 2,6 milliards de dollars.
Les activités de surveillance de l'assurance de la qualité se basaient principalement sur les efforts individuels et sur les efforts ponctuels déployés par les Régions et les bureaux locaux. Des lignes directrices nationales devraient être en place pour assurer qu'il y a de l'uniformité dans les normes de qualité et dans la fréquence de la surveillance.
La Section des ND/NI est d'accord avec les constatations et les recommandations de la Vérification interne et a rédigé des plans d'action prenant en compte tous les points à améliorer qui ont été relevés en vue du renforcement de la prestation de ce programme.
Plans d'action : À la suite de la vérification interne, la Section des ND/NI a consulté le gestionnaire de la SISLO, qui a révisé le mandat de la section afin d'inclure les intérêts liés aux ND/NI dans la Division des comptes de fiducie et dans les partenariats stratégiques, ainsi qu'une exigence visant à consigner formellement les principales discussions et décisions aux fins de continuité et de suivi. Le mandat révisé sera communiqué à tous les intervenants et affiché dans le site Web de la DCF d'ici juin 2007.
Les ND/NI à l'AC travailleront de concert avec le Recouvrement intégré des recettes (RIR) pour veiller à ce qu'il existe une fonction qui permette d'assurer l'uniformité du traitement des renseignements des indices. La date de mise en œuvre du RIR est fixée à 2010. Entre-temps, d'ici juin 2007, l'AC demandera aux bureaux locaux d'effectuer individuellement une surveillance et le suivi des indices sortants.
L'AC élaborera, et communiquera aux bureaux locaux, les rôles et responsabilités pour ce qui est d'analyser et de communiquer les résultats des indices grâce à des lignes directrices actualisées et à des ateliers qui auront lieu d'ici septembre 2007.
L'AC consultera la Section de l'amélioration continue et de l'assurance de la qualité (SACAQ) afin d'assurer une surveillance des indices sortants des ND/NI au cours des discussions concernant le plan de surveillance de 2007-2008, et les feuilles de travail seront modifiées en conséquence.
Afin d'élaborer les mesures et indicateurs de rendement aptes à signaler avec exactitude les résultats du programme des ND/NI, des études sont en cours ou prévues sur les cotisations en vertu du paragraphe 152(7), les poursuites des ND/NI, et l'analyse des ND/NI par les Services statistiques. Ces renseignements soutiendront une compréhension meilleure et approfondie de l'effet des politiques, des processus et des procédures sur l'observation en matière de production des déclarations, ce qui permettra de mieux élaborer les plans et des priorités stratégiques et d'améliorer les mesures et les indicateurs de rendement. On prévoit les premiers résultats d'ici la fin de l'exercice 2007-2008.
Le travail effectué en collaboration avec le RIR et la Direction de la planification stratégique et de la recherche sur la gestion des créances ne mène pas seulement à une compréhension accrue de l'effet des activités de la Section des ND/NI, mais également à l'élaboration d'outils de mesure améliorés et à des normes qui correspondent davantage à ce que le programme doit et peut accomplir. Les mesures initiales seront élaborées au cours de l'exercice 2007-2008.
Les ND/NI élaboreront des lignes directrices nationales sur l'assurance de la qualité en fonction de la trousse créée dans la Région de l'Ontario, qui seront mises en œuvre d'ici le troisième trimestre de l'exercice 2007-2008.
Introduction
Le mandat du programme des non-déclarants et des non-inscrits (ND/NI) est de contribuer au maintien de l'intégrité du régime fiscal canadien et de protéger de l'assiette fiscale en signalant et en réglant les cas d'inobservation relatifs à la production de déclarations de revenus et de renseignements ainsi qu'à l'inscription aux fins de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH).
Sur le plan organisationnel, le programme des ND/NI fait partie de la Division des comptes de fiducie (DCF) de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC). Ce programme est l'un des quatre secteurs envers lesquels l'ARC s'engage à porter principalement son attention dans son Plan d'entreprise de 2005-2006 à 2007-2008. La DGSCGC dispose d'un plan stratégique destiné à appuyer la stratégie globale d'observation de l'ARC; ce plan stratégique comporte des stratégies prenant en compte les non-déclarants et les non-inscrits.
Les charges de travail liées au programme des ND/NI proviennent de différentes sources, y compris des renvois ou des indices en provenance ou en direction des secteurs de programme, des projets d'identification régionaux ou nationaux et des outils de l'ordinateur central de l'ARC, tels que le Système universel DELPAC (SUDS). Le SUDS est un outil de gestion de charge de travail qui comporte diverses fonctionnalités. L'analyse de ces sources permet d'effectuer la recherche, la communication et l'application concernant les mesures d'exécution qui contribuent à obtenir l'observation. Le cas échéant, des mesures d'exécution, y compris des avis de demande de produire (TX11 et TX14), des avis de mise en demeure de produire (TX14D) et les cotisations fiscales établies en vertu du paragraphe 152(7) de la Loi de l'impôt sur le revenu, seront émis aux particuliers et aux sociétés. Les renvois ou les indices sortants peuvent aussi être acheminés à d'autres secteurs de programme dans l'Agence (c'est-à-dire Gestion des créances, Vérification et Exécution) aux fins d'un travail d'observation supplémentaire.
La nature du programme des ND/NI exige des partenariats avec d'autres secteurs, tant à la DGSCGC qu'avec d'autres Directions générales de l'Agence qui remplissent des mandats précis en matière d'observation, telles que la Direction générale des programmes d'observation (la Section de l'économie clandestine, en particulier).
Dans le cadre du programme des ND/NI, l'Administration centrale (AC) doit assumer les responsabilités suivantes :
- élaborer des lignes directrices, des politiques, des procédures et des séances de formation à l'échelle nationale;
- formuler des commentaires sur l'allocation des ressources aux fins de réalisation du programme;
- orienter le personnel des bureaux locaux; et
- surveiller le rendement du programme et recommander des améliorations, au besoin.
Dans les Régions, le programme des ND/NI est exécuté par les Centres fiscaux (CF) et les Bureaux des services fiscaux (BSF). Dans les CF, le programme fait partie des Services aux employeurs de la Division des déclarations des entreprises, tandis que dans les BSF, il appartient à la Division de la gestion des créances.
Les unités ND/NI des CF sont responsables des mesures d'exécution de routine amorcées par le système SUDS. Cela assure que les BSF se penchent seulement sur des comptes complexes et qu'ils déclenchent uniquement des mesures d'exécution post-routine, comme forcer des clients à produire des déclarations de revenus de particulier ou de société et forcer des non-inscrits à s'inscrire aux fins de la TPS. Les agents peuvent aussi générer des renvois sous forme d'indices transmis à d'autres secteurs de travail au sein de l'Agence (c'est-à-dire Gestion des créances, Vérification, et Exécution) pour susciter un travail d'observation supplémentaire.
Durant l'exercice 2005-2006, le programme des ND/NI a généré 934 671 déclarations de particuliers, de sociétés et de fiducies, et suscité 4 283 inscriptions de clients aux fins de la TPS/TVH, dont l'incidence fiscale était estimée à 2,6 milliards de dollars.
Les allocations de ressources de 2005-2006 pour le programme des ND/NI se chiffraient à 30,9 millions de dollars en salaires pour 674 équivalents temps plein (ETP) et à 2,1 millions de dollars en coûts de fonctionnement et d'entretien (F/E).
Point de mire de la vérification : L'objectif de la vérification consistait à évaluer la pertinence des contrôles de gestion mis en place afin de réaliser les buts et les objectifs du programme. Cette vérification figurait dans le Plan d'activité 2005-2008 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise approuvé.
Ce programme est l'un des quatre secteurs envers lesquels l'ARC s'engage à porter principalement son attention dans son Plan d'entreprise 2005-2006 à 2007-2008.
Dans la phase de planification, l'équipe de la vérification a réalisé une évaluation préliminaire des risques concernant le programme des ND/NI. L'évaluation a permis d'établir les secteurs à risque élevé suivants :
- l'orientation stratégique du programme;
- les liens mis en évidence par le transfert du programme de la DGPO à la DGSCGC;
- la gestion et la qualité des indices renvoyés en vue d'un travail de vérification supplémentaire; et
- les mesures mises en place en vue de l'établissement des rapports sur le rendement du programme.
Plusieurs autres aspects du cadre de contrôle, tels que la formation et les procédures, ont été supprimés de l'étendue de la vérification pendant l'évaluation préliminaire des risques étant donné qu'ils ont été jugés comme des points forts. À titre d'exemple, il y a des cours en ligne à l'intention du personnel des bureaux locaux et un manuel des opérations détaillé en ligne des ND/NI destinés à appuyer le programme des ND/NI.
En outre, le manuel des opérations des ND/NI comprend des critères détaillés de l'évaluation des risques afin d'appuyer les membres du personnel pendant leur prise de décisions au sujet des indices provenant d'autres secteurs de programme de l'ARC ou de sources externes. Par conséquent, la gestion des indices entrants des ND/NI a été jugée à faible risque et n'a pas été comprise dans l'étendue de la vérification.
La phase d'examen de la vérification a eu lieu entre avril et septembre 2006 dans six BSF choisis dans trois Régions ainsi que dans la Section des ND/NI à l'AC. Les BSF étaient représentatifs pour ce qui est de la taille du bureau et des résultats du programme. La méthodologie comprenait des sondages de vérification et des entrevues individuelles et collectives avec des membres de la direction et du personnel.
La vérification a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Constatations, recommandations et plans d'action
1.0 Orientation stratégique du programme
La Section des initiatives spéciales et de la liaison d'observation (SISLO) a été créée en août 2005 pour aider à coordonner les efforts entre les programmes de la DCF et les efforts d'observation connexes à l'échelle de l'Agence. Toutefois, des examens des plans et des procès-verbaux des réunions entre SISLO et DCF, ainsi que des entrevues avec les membres de la direction à l'AC, ont permis d'établir que le programme des ND/NI n'était pas intégré dans ces plans. Les rôles et les responsabilités de la SISLO quant à assurer la liaison avec la Direction générale des programmes d'observation (DGPO), pour le compte des ND/NI, ne sont pas suffisamment clairs. Les paramètres ne sont pas clairement définis; ils ne peuvent pas permettre de documenter et d'exécuter formellement les principales discussions et décisions afin d'assurer la coordination des projets et des initiatives d'observation entre la Section des ND/NI et la DGPO.
Le programme des ND/NI à l'AC s'est refocalisé sur les projets d'identification qui permettent de désigner les non-déclarants et les non-inscrits qui ne font pas partie des systèmes de l'ARC et ne sont pas soumis aux mesures de contrainte gérées par ordinateur. Ces activités sont exécutées au niveau local à l'aide du renseignement et des indicateurs locaux. Elles chevauchent plusieurs secteurs de programme et sont essentielles à la détermination de l'inobservation cachée, c'est-à-dire l'économie clandestine. Actuellement, 20 % du financement des ND/NI est attribué aux projets exécutés dans les bureaux des services fiscaux. L'AC a récemment accordé beaucoup d'attention à ces projets au moyen de ressources supplémentaires, d'un soutien de la technologie de l'information et d'un code d'activité exclusif. De plus, on a nommé des coordonnateurs de projet locaux pour appuyer la surveillance et la continuité, et la Section des ND/NI a effectué des visites dans les bureaux locaux en vue de communiquer et de mettre en œuvre des procédures nationales aux fins de cohérence. L'AC continue d'élaborer et de documenter les rôles et les responsabilités afin d'assurer la saisie, la communication et l'analyse des renseignements sur les projets des ND/NI à tous les niveaux dans le but de relever les tendances émergentes.
Recommandation
Le mandat pour la SISLO devrait inclure les ND/NI à l'intérieur de la DCF et dans les partenariats stratégiques (par exemple, la DGPO). Le mandat devrait aussi inclure une exigence visant à ce que les principales discussions et décisions soient documentées à des fins de continuité et de suivi, surtout pour les projets voulant assurer que ces efforts aboutissent à la disponibilité de rapports de données nationales qui permettraient à l'AC de refocaliser ses projets d'une année à l'autre en fonction des secteurs ciblés comme présentant le plus grand risque de non-observation.
Plan d'action
À la suite de discussions qui ont eu lieu entre le gestionnaire de la SISLO et la Section des ND/NI, le mandat de la SISLO a été révisé afin d'inclure la coordination relative à l'élaboration et à la mise en œuvre de projets d'identification et de projets d'observation et d'exécution précis, en collaboration avec les Sections des non-déclarants et des non-inscrits, de l'Examen et des avantages imposables et des Programmes d'exécution de la DCF ainsi que la Direction générale des programmes d'observation (DGPO) et la Division des comptes clients. Certains projets comporteront également des partenariats avec les provinces.
La Section des ND/NI se chargera de communiquer le mandat révisé à tous les intervenants et de l'afficher dans le site Web de la DCF d'ici juin 2007.
2.0 Gestion de programme
2.1 Gestion des indices sortants
Les indices sortants sont des renvois à d'autres secteurs aux fins d'un travail d'observation supplémentaire. La production d'indices représente une activité essentielle du programme des ND/NI. Des indices efficaces contribuent à conserver des règles du jeu équitables pour tous les contribuables et à appuyer les efforts de l'ARC dans sa lutte contre l'économie clandestine.
Les sondages de vérification effectués pendant les visites aux BSF ont permis de constater que les indices préparés par le personnel du programme des ND/NI étaient clairs, descriptifs et étayés de documents lorsqu'ils étaient disponibles. Toutefois, aucun contrôle n'existait pour :
- gérer les indices sortants depuis leur création jusqu'à leur résolution;
- favoriser la communication dans le sens allant des destinataires des indices vers la Section des ND/NI; ou
- appuyer la surveillance de l'AC en ce qui concerne la qualité des indices.
Selon les observations et les entrevues, l'option des indices sortants du SUDS n'est pas efficace pour gérer ou saisir les résultats des indices sortants des ND/NI. Aucun des six bureaux visités n'utilise l'option à cette fin. Cinq des six bureaux n'ont pas recours à l'inscription des indices pour les gérer depuis leur création jusqu'à leur résolution; le sixième bureau utilise un registre qui a été élaboré localement pour gérer ses indices. L'insuffisance de données relatives aux résultats des indices sortants occasionnera un manque de possibilités de déterminer, de façon opportune, les secteurs à risque élevé d'inobservation et la perte de recettes.
Dans tous les bureaux visités, il n'existe ni entente formelle relative aux critères de production des indices, ni norme de rapidité d'exécution concernant le traitement des indices, ni communication de la rétroaction de la Vérification à la Section des ND/NI. Cinq des six bureaux ne fournissaient pas à leur Section des ND/NI des critères à jour concernant la production des indices. Les Sections des ND/NI n'étaient pas informées du potentiel de recouvrement fiscal pour aider à améliorer l'efficacité des indices sortants et de s'assurer qu'ils remplissent ou dépassent les critères d'évaluation des risques aux fins d'acceptation dans les banques de l'inventaire de Vérification.
La surveillance de la qualité des indices se limite actuellement aux efforts ponctuels déployés par la direction locale des ND/NI. Il n'existe aucun programme national sur l'assurance de la qualité concernant les indices ni aucun engagement systématique de la part de l'AC pour démontrer que la production des indices est efficace en ce qui concerne l'amélioration de l'observation et l'augmentation des recettes. Alors que la Section de l'amélioration continue et de l'assurance de la qualité (SACAQ) de la DGSCGC a commencé à inclure le programme des ND/NI dans certains bureaux ayant fait l'objet d'une visite en 2006, on ne peut pas compter sur cet effort pour s'assurer, de façon opportune, une surveillance efficace à l'échelle nationale de tous les bureaux, en particulier compte tenu du fait que la SACAQ vérifie seulement quelques bureaux chaque année et que le programme des ND/NI n'est inclus que dans quelques-uns de ces examens.
Recommandations
L'AC devrait élaborer et mettre en place un registre national des indices afin d'assurer un niveau d'uniformité à l'échelle nationale dans la gestion des informations d'indices sortants.
L'AC devrait établir et communiquer les rôles et les responsabilités pour ce qui est d'analyser et de communiquer les résultats des indices.
La surveillance des ND/NI effectuée par la SACAQ devrait inclure l'adéquation et la qualité des indices sortants.
Plan d'action
Les ND/NI à l'AC travailleront de concert avec le Recouvrement intégré des recettes (RIR) pour veiller à ce qu'il existe une fonction qui permette d'assurer l'uniformité du traitement des renseignements des indices. La date de mise en oeuvre du RIR est fixée à 2010. Entre-temps, d'ici juin 2007, l'AC demandera aux bureaux locaux d'effectuer individuellement la surveillance et le suivi des indices sortants.
L'AC élaborera, et communiquera aux bureaux locaux, les rôles et responsabilités pour ce qui est d'analyser et de communiquer les résultats des indices grâce à des lignes directrices actualisées et à des ateliers qui auront lieu d'ici septembre 2007.
L'AC consultera la SACAQ afin d'assurer une surveillance des indices sortants des ND/NI au cours de nos discussions concernant le plan de surveillance de 2007-2008, et nos feuilles de travail seront modifiées en conséquence.
2.2 Disponibilité des données
Le SUDS utilise la fonction de rapport Platinum (PRF), un progiciel qui sert à produire les renseignements, les rapports et les statistiques en matière de gestion. L'option Rapports et statistiques du SUDS n'est pas utilisée au maximum de ses possibilités par les gestionnaires des bureaux locaux, étant donné que la fonction de rapports n'est pas conviviale et que l'accès aux rapports est difficile à exécuter. Selon les observations et les entrevues, la fonction PRF est un système complexe pour lequel le soutien en formation est limité. De plus, ses capacités font l'objet d'un manque de sensibilisation.
Pour surmonter les difficultés liées à la fonction PRF auxquels sont confrontés les utilisateurs des bureaux locaux, la Section de la budgétisation et du suivi de la performance des comptes clients à l'AC fournit mensuellement les résultats du programme en affichant les renseignements qui s'y rattachent, tirée des rapports de la PRF, comme des feuilles de calcul dans le site Web de la DCF. Toutefois, ces feuilles de calcul ne répondent pas entièrement aux besoins de la direction des bureaux locaux sur le plan des renseignements sur les inventaires, à la production individuelle, aux dossiers du projet et aux indices.
L'AC a également créé des rapports à partir de la bibliothèque de la PRF à la demande périodique des gestionnaires des bureaux locaux. Ce soutien n'aborde pas la question fondamentale selon laquelle les utilisateurs prévus du système ne sont pas en mesure d'utiliser cette fonction. Par conséquent, le SUDS comme outil de gestion conçu pour faciliter l'exécution du programme n'est pas utilisé au maximum.
Recommandation
L'AC devrait s'assurer que les gestionnaires des bureaux locaux reçoivent la formation et le soutien adéquats leur permettant d'obtenir les rapports et les statistiques du SUDS dont ils ont besoin.
Plan d'action
L'AC orientera les gestionnaires des bureaux locaux (chefs d'équipe) relativement aux rapports et aux statistiques en prenant les dispositions nécessaires afin qu'un agent expérimenté élabore des directives précises sur la façon d'obtenir des statistiques de la PRF d'ici septembre 2007. En outre, étant donné que les rapports PRF peuvent être difficiles à extraire, l'AC améliorera la bibliothèque des rapports les plus utilisés.
2.3 Mise en commun des meilleures pratiques
La mise en commun des meilleures pratiques au sein d'une organisation constitue une méthode efficace de la « gestion des connaissances », soit un processus visant à saisir et à partager l'expertise collective dans le but de remplir la mission d'un établissement.
En ce qui a trait au programme des ND/NI, la mise en commun des pratiques exemplaires était tributaire des efforts ponctuels déployés, principalement par les différents bureaux locaux. Le site Web du Recouvrement des recettes du BSF de Vancouver, en particulier, dispose d'une section bien élaborée sur les meilleures pratiques dont le contenu est significatif et pertinent.
Il n'existait pas de lignes directrices nationales formelles sur la mise en commun des pratiques exemplaires, et la vérification a permis de constater que l'AC ne tirait pas complètement profit des avantages possibles de communiquer les pratiques parmi les 37 bureaux des services fiscaux. Bien que la SACAQ diffuse les pratiques exemplaires relevées pendant des visites aux bureaux locaux dans les divisions de la Gestion des créances, les visites effectuées particulièrement dans les Sections des ND/NI constituent un concept relativement nouveau, et tous les bureaux ne sont pas inclus dans chaque visite des bureaux locaux.
Recommandation
L'AC devrait formaliser la mise en commun des meilleures pratiques à l'échelle nationale, par exemple, dans le site Web de la DGSCGC ou de la DCF.
Plan d'action
L'AC dispose d'un processus et d'une fonction visant à mettre en commun les pratiques exemplaires concernant les projets d'identification (écrans PI) qu'elle a modernisés; toutefois, en plus du processus et de la fonction, l'AC prévoit améliorer le site Web de l'AC avec la collaboration de la Section des ND/NI du BSF de Vancouver pour assurer que toutes les meilleures pratiques sont encouragées et partagées dans tout le pays d'une manière formalisée d'ici septembre 2007.
En outre, la SACAQ rend compte des pratiques exemplaires à la suite de ses visites de surveillance.
3.0 Mesure et surveillance du programme
3.1 Mesures et indicateurs du programme
Traditionnellement, le programme des ND/NI rend compte des unités de production et des montants cotisés, mesures qui permettent d'obtenir une évaluation raisonnable des activités ou des efforts. Toutefois, le programme exige aussi des mesures et des indicateurs de rendement liés aux résultats du programme en vue de fournir un portrait complet du rendement et d'appuyer la prise de décisions stratégiques.
Les mesures et indicateurs de résultats permettant d'évaluer l'impact des mesures prises par les ND/NI, telles que jauger les modifications de comportement des non-déclarants, ne sont pas en place. Bien que cela puisse soulever des difficultés auxquelles on est confronté généralement pour quantifier ou évaluer l'inobservation, l'élaboration de mesures stratégiques permettrait de favoriser une prise de décision mieux informée et la capacité de présenter un portrait plus complet de la contribution du programme des ND/NI aux priorités organisationnelles de l'Agence. De tels indicateurs contribueraient aussi à harmoniser les activités afin de réaliser les résultats souhaités et de fournir des renseignements au sujet des décisions en matière d'investissement. Le programme des ND/NI produit par ses efforts un impact fiscal relativement significatif; il est donc particulièrement important de comprendre son impact à fond et en détail.
Recommandation
Des mesures et indicateurs de rendement devraient être élaborés pour rendre compte de l'efficacité et de l'efficience du programme global en ce qui a trait aux résultats afin d'étayer les prises de décisions stratégiques par l'Agence.
Plan d'action
La Section des recherches sur l'observation de la DGPO a effectué une étude des cotisations en vertu du paragraphe 152(7). La Section de la recherche sur la gestion des créances de la DGSCGC prévoit effectuer une étude relative aux poursuites des ND/NI en 2007-2008. La Direction générale des services des statistiques effectue actuellement une analyse statistique des ND/NI, qu'elle espère mener à terme en 2007-2008. De plus, la Section des ND/NI a rencontré des représentants de la Section de la recherche sur la gestion des créances en janvier 2007 afin de la relier à l'établissement ascendant des rapports (projets d'identification) qui contribuera à élaborer des indicateurs additionnels.
L'équipe du RIR a mis sur pied un groupe de mesure du rendement afin de contribuer à l'élaboration des indicateurs. Le secteur du budget et des statistiques représente la Section des ND/NI pendant les réunions du RIR. La date cible du RIR est 2010.
3.2 Assurance de la qualité
Les activités relatives à l'assurance de la qualité fournissent la preuve que les tâches sont exécutées de façon efficace en plus d'assurer une production de haute qualité. Des lignes directrices nationales concernant l'assurance de la qualité qui permettraient de surveiller la qualité des activités des ND/NI entreprises dans les bureaux locaux n'étaient pas mises en place. La surveillance de la qualité a été restreinte aux efforts ponctuels dans chaque bureau local ou Région. De plus, les résultats des activités informelles en matière d'assurance de la qualité dans les bureaux locaux n'ont pas été communiqués à l'AC aux fins d'une analyse nationale qui permettrait de déterminer les possibilités d'améliorations relativement à l'économie, à l'efficience et à l'efficacité.
Par conséquent, la Section des ND/NI à l'AC et les Régions peuvent ne pas être en mesure de reconnaître et d'aborder, de façon opportune, les insuffisances afin d'améliorer la gestion et l'exécution globales du programme. Le programme des ND/NI a été ajouté aux responsabilités de la SACAQ de la DGSCGC au cours de l'exercice 2005-2006. Toutefois, la fréquence et la portée des visites de surveillance dans les Sections des ND/NI des bureaux locaux ne sont pas suffisantes pour fournir une assurance nationale annuelle dans tous les bureaux, et ce, de façon opportune.
La Région de l'Ontario a élaboré des lignes directrices régionales sur l'assurance de la qualité afin d'assurer une cohérence et une continuité dans ses BSF. Ces lignes directrices ont été diffusées, de façon informelle, à certaines Régions.
Recommandation
Des lignes directrices nationales sur l'assurance de la qualité destinées aux Régions devraient être élaborées et communiquées.
Les résultats relatifs à l'assurance de la qualité devraient être utilisés pour soutenir la direction à tous les niveaux des prises de décisions.
Plan d'action
On a communiqué avec la Région de l'Ontario durant le quatrième trimestre de l'exercice 2006-2007 afin d'obtenir une copie de ses lignes directrices sur l'assurance de la qualité. On prendra également des mesures afin de les adapter au programme des ND/NI et aux lignes directrices nationales d'ici décembre 2007.
En outre, d'autres ressources seront fournies à la SACAQ durant l'exercice 2007-2008 afin de faire en sorte que davantage de visites comportent un examen du programme des ND/NI.
Conclusion
Dans l'ensemble, le programme des ND/NI a mis en place des contrôles de gestion dans le but d'atteindre ses principaux objectifs.
Le programme des ND/NI nécessite un appui plus important de la SISLO afin de s'assurer que ses activités sont intégrées dans des plans et des efforts liés à l'observation plus vaste.
On a défini d'autres possibilités d'amélioration qui devraient contribuer à faciliter et à améliorer la gestion et l'exécution du programme. La gestion des indices sortants devrait être améliorée afin de faire leur suivi à partir de leur création jusqu'à leur élimination finale, y compris la rétroaction aux créateurs de ces indices. Il devrait y avoir une tribune permettant de partager les pratiques exemplaires à l'échelle nationale et de communiquer les insuffisances relevées en temps opportun. Le programme des ND/NI devrait soutenir les bureaux locaux en ce qui concerne les activités de surveillance liées à l'assurance de la qualité grâce à l'établissement de lignes directrices nationales visant à assurer une cohérence. La formation et le soutien destinés aux gestionnaires relativement à l'option Rapports et statistiques du SUDS doivent être améliorés afin de faire en sorte que cet outil soit utilisé au maximum de ses possibilités.
Les mesures du rendement du programme qui existent actuellement sont suffisantes pour évaluer des activités ordinaires du programme. Toutefois, la Section des ND/NI doit élaborer des mesures et des indicateurs de rendement afin de rendre compte adéquatement des résultats du programme, et ce, en vue de fournir un portrait complet du rendement de son portefeuille visant à soutenir la prise de décisions stratégiques pour l'Agence.
La Section des ND/NI a accepté les constatations et les recommandations de la Vérification interne et a rédigé des plans d'action pour traiter tous les sujets d'amélioration identifiés et pour renforcer la réalisation de ce programme.
