Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Juin 2007
Résumé
Contexte : La Division des droits et taxes d'accise (la Division) fait fonctionnellement partie de la Direction de l'accise et des décisions de la TPS/TVH de la Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires (DGPLAR). La Division administre divers programmes en plus d'administrer les droits de l'accise, les parties de la Loi sur la taxe d'accise qui ne touchent pas la TPS de la Loi sur l'accise (carburant, automobiles, assurance), et la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien ainsi que la nouvelle Loi sur le droit à l'exportation de produits de bois d'oeuvre. La présente vérification examine les activités de programme liées aux droits d'accise seulement.
Le Programme des droits d'accise (le Programme) administre la Loi de 2001 sur l'accise et la Loi sur l'accise, et la Loi sur l'importation des boissons enivrantes qui régissent l'institution de droits sur l'alcool et les produits du tabac. Les droits sont établis en fonction des volumes de production et sont calculés en tant que taux fixe par unité ou volume, contrairement à la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente harmonisée (TVH) et les impôts sur le revenu qui sont établis en fonction de la valeur monétaire. L'alcool et les produits du tabac sont des marchandises sensibles en matière de santé et de recettes à l'échelon international.
Le programme des droits d'accise est responsable des activités de vérification, d'observation ainsi que des activités réglementaires liées à environ 4 400 titulaires de licence et d'inscrits. La Division opère le programme avec un budget de 4,8 millions de dollars représentant 15 employés à l'Administration centrale (AC) et 75 dans les Bureaux des services fiscaux (BSF). Le programme a pour objectif d'accomplir les tâches suivantes.
- Collecter environ 4,3 milliards de dollars de taxes nettes.
- Protéger environ 7 milliards de dollars en marchandises assujetties à l'accise en report.
- Contrôler environ 6,5 milliards de dollars en marchandises assujetties à l'accise utilisées et traitées dans des conditions exonérées.
Les activités d'observation du Programme portent sur l'intégrité des recettes (l'assurance que les droits soient bien versés sur les produits) et la surveillance (l'assurance que les contribuables contrôlent adéquatement la production, le stockage et le déplacement des produits de façon adéquate). Les activités menées comprennent les fonctions de base (approbations, vérifications et examens réglementaires des licences et de la sécurité) et les initiatives spéciales mettant en jeu d'autres organismes gouvernementaux.
Les activités d'observation du Programme comportent deux dimensions. Le Programme comprend la dimension de l'intégrité des recettes, dont l'objectif est de s'assurer que les droits sont bien versés sur les produits selon les exigences législatives. Le Programme comporte également une dimension de surveillance, dont l'objectif est d'assurer le contrôle de la production, du stockage et du déplacement des produits assujettis à la loi (contrairement au versement de droit).
Le changement le plus notable que la Loi de 2001 sur l'accise a apporté, c'est que l'accent du travail d'observation ne porte plus sur le contrôle sur place, où les agents des droits d'accise contrôlent toutes les activités à mesure qu'elles se déroulent, mais désormais sur une vérification post-activités, où les agents des droits d'accise vérifient un nombre limité d'activités après qu'elles se sont déroulées.
Les fonctions relatives aux licences et aux contrôles sur place, les activités d'observation dans le programme d'accise opèrent souvent dans un environnement temps réel. Les examens réglementaires et les contrôles sur place peuvent résulter en des évaluations et des pénalités, des ajustements aux montants, des suspensions ou des révocations de licences ou des accusations au criminel.
Objectif : L'objectif de la vérification interne consistait à déterminer si la structure de régie et les contrôles opérationnels nécessaires existent pour que les activités d'observation du Programme soient gérées adéquatement. L'étape de planification de la vérification a été exécutée de décembre 2005 à mai 2006 et comprenait des entrevues, des examens de la documentation et des dossiers d'observation, ainsi que des observations des opérations de titulaires de licence. L'étape d'examen de la vérification s'est déroulée de juin à novembre 2006 et comprenait des entrevues, un examen de la documentation et des tests des dossiers d'observation terminés.
La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Conclusion : L'équipe de vérification a conclu que le Programme des droits d'accise était géré avec moins de contrôles officiels que ceux qui font normalement partie des programmes de l'Agence. Puisque le Programme n'est pas d'une très grande ampleur, la direction s'est fiée aux contrôles non officiels pour exécuter ses activités.
L'examen des documents et des dossiers d'observation n'a pas permis de trouver des preuves substantielles de problèmes significatifs dans la gestion de l'observation de la loi chez les titulaires de licence et les inscrits. Toutefois, il est recommandé d'avoir une approche plus officielle, intégrée et axée sur les risques pour la gestion du Programme afin de s'assurer que les efforts liés à l'observation sont entièrement efficaces et que les ressources sont utilisées à leur pleine capacité. Cette approche informelle, accompagnée par un haut niveau de départs anticipés en raison de retraites, menace le maintien du savoir collectif.
Les contrôles sont d'importants outils utilisés à l'Agence pour trouver des occasions de promouvoir l'observation globale de la loi qu'elle administre. L'équipe de vérification a remarqué que le Programme des droits d'accise ne comportait pas de structure de régie adéquate pour aider à garantir une contribution convenable à la planification stratégique et l'établissement de rapports de l'Agence. Le mandat d'observation du Programme, y compris les objectifs et les priorités, n'a pas été complètement défini. De plus, le Programme n'était pas suffisamment intégré aux initiatives de l'Agence qui portent sur l'observation. Aucune stratégie de gestion des risques officielle n'a été mise en place et la création de possibilités de partenariat n'a pas été coordonnée de façon adéquate.
L'équipe de vérification a trouvé que le Programme ne comportait pas les contrôles opérationnels nécessaires à l'exécution de toutes les activités d'observation du Programme. Aucune recherche n'a été faite dans le domaine du comportement des titulaires de licence et des inscrits et de l'efficacité de ses activités d'observation à promouvoir et à s'assurer de l'observation chez la clientèle des titulaires de licence. Le système de sélection de la charge de travail n'était pasexhaustif et uniforme. En outre, la qualité de la documentation de la vérification et de l'examen réglementaire variait grandement. Enfin, tel que mentionné plus haut, le maintien du savoir collectif était à risque.
Plan d'action : La Division des droits et taxes d'accise a élaboré un plan détaillé qui comprend plusieurs projets et produits à livrer au cours des deux prochaines années en vue de se pencher sur les recommandations énoncées dans le présent rapport. Les initiatives comprennent les suivantes :
- formation d'une unité non opérationnelle à l'Administration centrale;
- création d'un mécanisme d'établissement de rapports révisé et élaboration de normes nationales;
- début des examens de programme;
- création d'un plan d'entreprise pour la Division;
- recherche de possibilités de collaboration avec les autres directions et Directions générales;
- établissement d'un régime de responsabilité complet et d'une nouvelle stratégie de gestion des risques.
Introduction
La Loi de 2001 sur l'accise énonce les exigences législatives liées à l'institution de droits sur les spiritueux, le vin et les produits du tabac. Promulguée en juin 2002 et en vigueur depuis juillet 2003, la Loi de 2001 sur l'accise s'applique à toutes les industries qui étaient régies par la Loi sur l'accise, sauf les fabricants de bière qui restent régis par la Loi sur l'accise. Les droits sont établis en fonction des volumes de production, contrairement aux autres taxes qui sont établies en fonction de la valeur monétaire, et sont calculés selon un taux fixe par unité ou volume.
Le Programme des droits d'accise (le Programme), qui comprend l'administration de la Loi de 2001 sur l'accise et les éléments restants de la Loi sur l'accise, supervise les activités d'environ 4 400 licences et inscriptions et est responsable de ce qui suit.
- Collecter environ 4,3 milliards de dollars de taxes nettes.
- Protéger environ 7 milliards de dollars en marchandises assujetties à l'accise en report.
- Contrôler environ 6,5 milliards de dollars en marchandises assujetties à l'accise utilisées et traitées dans des conditions exonérées.
Sur le plan administratif, la Division des droits et taxes d'accise (la Division) fait partie de la Direction de l'accise et des décisions de la TPS/TVH de la Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires (DGPLAR) de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Deux des quatre unités de la Division sont particulièrement chargées des opérations des droits d'accise, l'une s'occupant des produits alcoolisés et l'autre des produits du tabac. Une autre unité temporaire a été établie pour la planification et la mise en oeuvre de la Stratégie d'observation de la taxe sur le tabac. Les unités ont un certain nombre d'activités principales touchant le développement et le maintien des options de prestation du programme fondées sur les exigences législatives, les pratiques de l'industrie, les progrès technologiques et les questions d'observation.
La Division a un budget d'environ 4,8 millions de dollars pour réaliser ses activités liées aux droits d'accise. Le bureau de la Division à l'Administration centrale (AC) est formé de 15 employés, et les bureaux locaux comptent 75 employés répartis dans les divers Bureaux des services fiscaux des cinq régions. Les bureaux régionaux servent de liaison avec les titulaires de licence et les inscrits pour les questions liées au Programme.
Les activités d'observation du Programme comportent deux dimensions. Le Programme comprend la dimension de l'intégrité des recettes, dont l'objectif est de s'assurer que les droits sont bien versés sur les produits selon les exigences législatives. Le Programme comporte également une dimension de surveillance, dont l'objectif est d'assurer le contrôle de la production, du stockage et du déplacement des produits assujettis à la loi (contrairement au versement de droit). Par exemple, aucun droit n'est exigible sur l'alcool dénaturé et l'alcool spécialement dénaturé[Note 1], dans la mesure où la loi est respectée. Si les règles ne sont pas suivies, un droit est exigible.
Les activités d'observation du Programme comprennent les suivantes :
- approuver et traiter les licences et les inscriptions;
- certifier que les niveaux de sécurité (p. ex. cautions) sont suffisants;
- vérifier que les activités des titulaires de licence et les inscrits restent conformes;
- aider les titulaires de licence à établir leur autocotisation des droits exigibles au moyen d'activités d'extension des services, de décisions et d'interprétations;
- effectuer des vérifications et des examens réglementaires pour s'assurer que tous les droits applicables sont soit acquittés, soit correctement exonérés;
- appliquer les mesures d'exécution, comme les pénalités et les révocations de licence, à l'égard des titulaires de licence qui n'observent pas la loi;
- collaborer avec les autres autorités chargées de l'application des lois (la Gendarmerie royale du Canada (GRC), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC), Santé Canada et les provinces) en ce qui a trait à des questions d'exécution horizontale.
En plus de ses activités de base, le Programme joue un rôle dans des initiatives d'observation particulières visant des activités à risque élevé, comme les suivantes :
- l'Illicite Alcool Initiative (initiative relative aux alcools illicites) de la Colombie-britannique, initiative à laquelle plusieurs intervenants participent pour faire obstacle à la distribution d'alcool illicite;
- la Stratégie fédérale de lutte contre le tabagisme (SFLT), qui est un programme d'une durée de dix ans dirigé par Santé Canada visant à réduire la morbidité et la mortalité attribuables au tabagisme chez les Canadiens;
- la Stratégie d'observation de la taxe sur le tabac, initiative conjointe de 8,7 millions de dollars financée à la suite d'une présentation au Conseil du Trésor (CT), pour améliorer les activités d'observation concernant les produits du tabac (cultivateurs de tabac, marquage et timbrage, vérification intensifiée).
La nouvelle Loi de 2001 sur l'accise a amené les changements suivants qui ont une incidence sur le fonctionnement du Programme :
- un plus grand nombre d'entreprises sont tenues de s'inscrire ou de tenir des livres comptables;
- les dispositions relatives aux pénalités ont été renforcées, et des droits d'appel et d'équité ont été instaurés;
- les taxes d'accise sur la production de tabac et des vins ont été converties en droits d'accise.
Le changement le plus notable que la Loi de 2001 sur l'accise a apporté, c'est que l'accent du travail d'observation ne porte plus sur le contrôle sur place, où les agents des droits d'accise contrôlent toutes les activités à mesure qu'elles se déroulent, mais désormais sur une combinaison de contrôle sur place et une vérification post-activités, où les agents des droits d'accise vérifient un nombre limité d'activités après qu'elles se sont déroulées.
Objectif de la vérification
L'objectif de la vérification interne consistait à déterminer si les contrôles stratégiques et opérationnels nécessaires sont en place pour que le Programme soit géré adéquatement :
- la régie (y compris la gestion des risques) est en place pour guider, diriger, gérer et surveiller les activités du Programme;
- des contrôles opérationnels sont en place pour aider à assurer que les objectifs et les buts fixés sont atteints.
La vérification a permis d'examiner ces contrôles stratégiques et opérationnels par rapport à l'exécution des activités d'observation du Programme.
L'étape de la planification de la vérification s'est déroulée de décembre 2005 à mai 2006. Pendant cette étape, l'équipe de vérification a mené des entrevues préliminaires auprès de la direction du Programme à l'Administration centrale et du personnel des bureaux locaux sélectionnés. Elle s'est aussi rendue sur les lieux d'un bureau régional et a étudié le Programme en plus amples détails, y compris à l'aide d'un examen initial des dossiers d'observation et de visites chez les titulaires de licence locaux, afin de comprendre les questions liées à l'exécution du Programme.
Certaines activités d'observation du Programme ont été définies à l'étape de la planification de la vérification afin de centrer l'attention sur les secteurs les plus à risque. On a constaté que les éléments suivants étaient en place :
- solide consultation et communication avec les intervenants;
- décisions et interprétations opportunes et justes.
En conséquence, on a considéré qu'il n'était pas nécessaire d'effectuer un examen plus approfondi de ces secteurs.
Selon les renseignements recueillis au cours de l'étape de la planification, la portée de la vérification a été précisée en vue d'examiner les activités d'observation du Programme suivantes :
- inscription (octroi de licence, enregistrement, sécurité, non-inscrits et non-titulaires de licence);
- observation (vérifications, examen réglementaire);
- exécution (pénalités et établissement de nouvelles cotisations).
L'équipe de vérification a observé les activités relatives aux renseignements (coordination avec les autres Directions générales et les autres ministères, initiatives spéciales en matière d'observation) au moyen d'un examen des ententes de partenariat.
L'étape de l'examen de la vérification s'est déroulée de juin à novembre 2006. L'équipe de vérification a mené des entrevues et a examiné la documentation, les outils et un échantillon de dossiers d'observation représentatif sur le plan statistique pour la période allant d'avril 2002 à mars 2006.
La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Constatations, recommandations et plans d'action
L'équipe de vérification a conclu que le Programme des droits d'accise était géré avec moins de contrôles officiels que ceux qui font normalement partie des programmes de l'Agence. Puisque le Programme n'est pas d'une très grande ampleur, la direction s'est fiée aux contrôles non officiels pour exécuter les activités du Programme.
L'équipe de vérification a remarqué au cours de l'étape de planification de la vérification qu'il existait une solide consultation et communication avec les intervenants ainsi que des décisions et interprétations opportunes et justes.
L'examen des documents et des dossiers d'observation n'a pas permis de trouver de preuve substantielle de problèmesdans le Programme en ce qui touche la gestion de l'observation de la loi chez les titulaires de licence et les inscrits.
Des contrôles officiels aideront à s'assurer que la loi est administrée de façon efficace sous la responsabilité du Programme. L'adoption d'une approche plus officielle et intégrée pour la gestion du programme est recommandée afin de s'assurer que les avantages qu'apportent les efforts liés à l'observation soient pleinement réalisés et que les ressourcessoient optimisées. Bien que le Programme n'a qu'une base de ressources mince, elle administre 4 milliards de dollars en recettes qui sont sous sa responsabilité. On s'attend à ce que le risque, pour ce qui est d'atteindre les objectifs du Programme, augmente dans l'avenir puisque 30 p. 100 du personnel du Programme sera bientôt admissible à la retraite et que de nouveaux programmes, comme l'administration de la Loi sur le droit à l'exportation de produits de bois d'oeuvre, seront ajoutés au mandat de la Division.
Les recommandations relatives à l'amélioration de l'exécution du Programme portent principalement sur le renforcement de la structure de régie et plus de contrôles officiels opérationnels.
1. Structure de régie
En générale, l'équipe de vérification a remarqué que le Programme des droits d'accise ne comportait pas de structure de régie adéquate pour aider à garantir une contribution convenable à la planification stratégique et à l'établissement de rapports de l'Agence. Le mandat d'observation du Programme, y compris les objectifs et les priorités, n'a pas été complètement défini. Le Programme n'est pas suffisamment intégré aux initiatives de l'Agence en matière d'observation. Aucune stratégie de gestion des risques officielle n'a été élaborée. La création de possibilités de partenariat n'a pas été coordonnée de façon adéquate.
1.1 Mandat d'observation, mesures et établissement de rapports
Le cadre stratégique de l'Agence procure une structure pour les programmes des particuliers qui sert à lier leurs activités d'observation à l'ensemble de la stratégie d'observation de l'Agence en vue de renforcer la gestion globale des programmes d'observation. Le cadre permet d'examiner le résultat que l'Agence souhaite atteindre à titre d'organisme et d'établir un lien entre les résultats souhaités et les résultats prévus pour chaque secteur d'activité.
Les responsables du Programme n'avaient pas participé à la planification de l'observation de l'Agence. Dans son plan d'entreprise de 2002-2003 à 2005-2006, l'ancienne Direction générale de la politique et de la législation (DGPL) considérait particulièrement que les vérifications des organismes de bienfaisance et des régimes de pension agréés étaient des activités à l'appui des priorités de l'Agence, mais ne faisait pas mention des vérifications des droits d'accise ni des examens réglementaires. De plus, le Programme ne faisait pas partie de l'initiative relative à l'examen de l'observation à l'échelle de l'Agence (examen de la façon dont l'Agence comprenait et gérait l'observation) qui a été menée en 2005.
Les activités d'observation menées par les agents des droits d'accise ne faisaient pas partie du mandat du Programme des droits d'accise. Bien que ce dernier comprenne les décisions (Protégée rendues en 2004-2005) et les interprétations (Protégée), il n'abordait pas l'octroi de licences (Protégée), les vérifications (Protégée) et les examens réglementaires (Protégée). Ces travaux représentaient plus de 75 p. 100 de temps et des efforts du personnel local.
Les objectifs mesurables du Programme des droits d'accise n'avaient pas été définis. Certains objectifs de programme étaient mentionnés dans le dernier plan d'entreprise de la Direction générale (2002-2006), dont l'adoption de la Loi de 2001 sur l'accise et la Stratégie d'observation de la taxe sur le tabac. Toutefois, ce plan n'indiquait pas comment ces objectifs seraient atteints ni comment la réussite serait mesurée. La Division n'a pas non plus établi de plan d'entreprise annuel pour indiquer ses priorités des prochaines années (c.-à-d. la façon dont les objectifs seraient atteints).
Les d'observation (DGPO) a fourni de l'information sur les indicateurs d'observation rapports d'entreprise et les documents relatifs à la mesure du rendement ne faisaient pas mention du Programme des droits d'accise. Dans les rapports annuels de l'Agence présentés au Parlement, la Direction générale des programmes généraux concernant les programmes d'impôt sur le revenu et de TPS/TVH, mais il n'y avait aucun renseignement sur le Programme des droits d'accise. Aucune norme de service ni d'indicateur de résultat lié au Programme ne figurait dans les rapports annuels de l'Agence présentés au Parlement.
En conséquence, les activités liées aux droits d'accise n'ont pas été intégrées à la gestion des risques liés à l'inobservation et aux décisions d'exécution connexes de l'Agence. En intégrant le Programme au cadre stratégique pour la préparation de rapports de l'Agence, les contributions éventuelles du Programme (tout particulièrement les 4 milliards de dollars administrés et protégés par l'intermédiaire du Programme) auraient pu figurer adéquatement dans les objectifs de l'Agence en matière d'observation. Cela aurait pu susciter le besoin de mesures du rendement et d'établissement de rapports au niveau du Programme et de l'Agence.
Recommandations
1.1.1 La Division des droits et taxes d'accise devrait mettre son mandat à jour afin de mieux illustrer ses activités d'observation.
1.1.2 La direction de la Division devrait établir des objectifs, mesurer le rendement et rendre compte des résultats dans les rapports de l'Agence.
Plans d'action
- L'énoncé du mandat qui figure sur la page Web de la Division sera remanié en septembre 2007 après la publication du nouveau plan d'entreprise de la Direction générale.
- La Division étudie actuellement la possibilité d'améliorer le mémorandum sur les droits d'accise 1.1.2, Bureau régional des Droits d'accise, afin de rendre public les renseignements sur le rôle et les activités liés à l'accise dans une seule publication. Une décision sera prise d'ici décembre 2007.
- La Section de planification, de rapport et de responsabilisation est responsable de regrouper le plan d'entreprise de la Direction, qui devrait être diffusé sous peu. L'établissement du plan d'entreprise de la Division débutera une fois que le plan d'entreprise de la Direction générale sera rendu public. Un plan sera prêt et en place pour mars 2008.
- Le budget fédéral 2006 et la présentation au Conseil du Trésor pour le programme du bois d'oeuvre résineux comprenaient des ressources supplémentaires allouées à la Division des publications techniques afin d'aider les responsables du Programme des droits d'accise à établir un régime de responsabilisation complet pour l'établissement de rapports et la planification pluriannuelle des ressources. Le régime sera établi et mis en place d'ici mars 2009.
- La Division préparera les renseignements sur le rendement du Programme et les présentera à la DGSEDM à compter du prochain cycle d'établissement de rapports pour le rapport annuel de 2007-2008.
1.2 Initiatives horizontales en matière d'observation
Dans sa vérification des droits d'accise de 1994, le Bureau du vérificateur général (BVG) s'est dit préoccupé par la coordination de l'exécution de l'observation à risque élevé à l'Agence. La coordination est essentielle pour minimiser le double emploi, corriger les différences et promouvoir l'efficience et l'efficacité des activités d'exécution de l'Agence.
La vérification a permis de déterminer les efforts déployés par chaque bureau local pour collaborer et partager l'information avec les responsables du Programme et autres programmes reliés à l'observation. Par exemple, les agents des droits d'accise de certains bureaux communiquaient des renseignements issus des vérifications des droits d'accise afin qu'ils soient utilisés dans le cadre des vérifications des grandes entreprises.
Le programme bénéficie de fortes relations avec les autorités externes chargées de l'application des lois telles que la GRC, les Gardiens de la paix Autochtones, les gouvernements provinciaux et les États-Unis. Le programme s'impliqueégalement dans des comités et des ateliers divers tels que le Comité directeur fédéral-provincial-territorial anti-tabac.
Cependant, la vérification n'a pas permis de démontrer que la Division des droits d'accise à l'AC avait collaboré avec les secteurs d'expertise de la Direction générale des programmes d'observation DGPO afin de coordonner les activités d'observation. Étant donné que la DGPO est responsable d'assurer la conduite de la politique, de la stratégie et des recherches sur l'observation à l'échelle de l'Agence, elle compte beaucoup de secteurs qui offrent une expertise dans l'ensemble de l'Agence. Selon la vérification, rien ne montrait que le personnel du Programme demandait conseil aux secteurs d'expertise de la DGPO (p. ex. Division des recherches sur l'observation (DRO)), participait aux projets menés à l'échelle de l'Agence (p. ex. initiatives relatives à l'économie clandestine) ou assistait aux réunions des comités horizontaux (p. ex. Comité sur l'observation de l'AC, Comité directeur de la restructuration des systèmes des Programmes d'observation). En conséquence, le personnel du Programme a manqué des occasions de se servir de l'expertise de l'Agence pour mieux mener les activités d'observation.
Le personnel du Programme pourrait avoir manqué des occasions d'améliorer la capacité de l'Agence à assurer l'observation de toutes les lois qu'elle administre. Comme les organismes qui n'observent pas la loi sont susceptibles de se soustraire à l'impôt et aux droits, une approche coordonnée détecterait vraisemblablement ce comportement non conforme.
Recommandation
1.2.1 La Division devrait participer plus activement aux activités d'observation horizontales de l'Agence qui sont menées à l'Administration centrale.
Plans d'action
- La Division examinera les orientations futures en collaboration avec la DGPO quant aux moments où les deux groupes peuvent partager l'information et les pratiques exemplaires. Un rapport sur l'examen des orientations futures sera établi d'ici mars 2008 en collaboration avec la DGPO.
- De plus, la Division vérifiera et déterminera s'il y a des comités liés à l'observation auxquels le personnel du Programme des droits d'accise pourrait envisager de participer. Un rapport sur la participation du personnel du Programme à des comités liés à l'observation sera présenté d'ici mars 2008.
- On effectuera un examen de l'adaptation possible de son programme du Système de vérification sur ordinateur portatif pour Windows (SVP/Win) pour les agents de l'accise. Une décision sera prise à l'égard de l'adaptation du SVP/Win pour les droits d'accise en février 2008.
- Les agents de l'accise reçoivent actuellement une formation sur l'utilisation du Procédé interactif d'extraction et d'analyse des données (IDEA), un programme d'extraction de la vérification utilisé par la DGPO. La formation sera terminée d'ici juin 2008.
- L'AC entamera des discussions avec les responsables du Programme spécial d'exécution (PSE) et du Programme des enquêtes criminelles (PEC) pour vérifier si certaines pratiques exemplaires pourraient être utilisées pour les programmes de l'accise. Un rapport sur les discussions tenues avec les responsables du PSE et du PEC sera prêt d'ici mars 2008.
1.3 Gestion des risques
La Politique relative à la gestion intégrée des risques (GIR) de l'Agence, rendue publique en mars 2006 et fondée en grande partie sur la Politique de gestion des risques précédemment établie en décembre 2000, indique que la réussite de l'exécution d'un programme ou de la prestation d'un service dépend de la gestion efficace et stratégique des risques.
La direction de la Division n'avait pas mis en place un système de gestion des risques officiel. Bien que la direction ait connu les risques éventuels liés à l'atteinte des objectifs du Programme, ces risques n'ont pas été clairement définis, documentés ni placés en priorité. La Division n'a pas examiné la gestion des risques dans un contexte général en matière de risque (stratégique, opérationnel, rapportage, observation)[Note 2].
Étant donné que les facteurs externes ont une grande influence sur le Programme (par exemple, le ministère des Finances a récemment instauré de nouvelles règles applicables à la fabrication de bière et de vin dans un délai de mise en oeuvre assez court), le fait d'avoir une gestion des risques plus officielle lui serait profitable. Si la Division avait examiné les risques du point de vue stratégique, opérationnel, des rapports et de l'observation, elle aurait eu les renseignements nécessaires pour affecter les ressources de façon à mieux gérer les changements de priorités survenus en raison des influences externes tout en exécutant ses activités de base.
Recommandation
1.3.1 La direction de la Division devrait élaborer et mettre en oeuvre un cadre de gestion des risques fondé sur la Politique relative à la gestion intégrée des risques de l'Agence.
Plans d'action
- On accordera la priorité à l'élaboration d'une stratégie et d'outils relatifs à la gestion des risques liés à l'accise afin d'aider les gestionnaires à élaborer et à planifier les charges de travail. À court terme, la Division élaborera et mettra à l'essai des modèles et des normes, et effectuera des examens trimestriels à compter du troisième trimestre de 2007-2008 afin de vérifier l'efficacité des modèles et des normes.
- À long terme, la Division intégrera l'établissement de modèles de risque au processus décisionnel. Ce ne sera vraisemblablement pas prêt avant 2010, mais une mise à jour sur les progrès accomplis sera remise d'ici mars 2009.
- La Division collabore avec le coordonnateur de la formation de la Direction afin de trouver le cours de formation sur la GIR approprié à offrir aux gestionnaires des droits d'accise. En ce moment, l'Agence met seulement à l'essai un cours sur la GIR. Une mise à jour sur la formation sur la GIR sera présentée d'ici mars 2009.
1.4 Partenariats
Une composante importante de la capacité du Programme à exécuter son mandat d'observation est la collaboration et le partage de l'information avec les autres organismes gouvernementaux, en particulier la GRC et l'Agence des services frontaliers du Canada. En se partageant mutuellement les renseignements et les ressources de façon stratégique, les organismes gouvernementaux collaborent pour empêcher les activités de contrebande. Par exemple, la GRC et les unités régionales des droits d'accise ont collaboré de façon stratégique pour faire face aux questions liées à la contrebande en ciblant les détaillants de produits du tabac.
Toutefois, dans certains cas, les lignes directrices visant à déterminer et à officialiser ces collaborations ne sont pas respectées, comme il est mentionné dans les Lignes directrices pour l'approbation des accords de collaboration avec les ministères et organismes fédéraux et d'autres ordres du gouvernement du Canada. L'équipe de vérification a découvert des cas où les bureaux locaux avaient instauré des ententes de partenariat non officielles ou sans l'approbation de l'Administration centrale.
Recommandation
1.4.1 La direction de la Division devrait s'assurer que les partenariats sont conclus en vertu d'ententes officielles et que les partenariats externes sont approuvés par l'Administration centrale.
Plans d'action
- La Division élabore actuellement une approche nationale pour le partage de l'information, en collaboration avec la Direction des affaires intergouvernementales de l'Agence, et collabore avec les partenaires, les provinces et les autres organismes d'exécution. Le personnel du Programme sera entièrement responsable de surveiller les résultats et l'efficacité du partage de l'information. Cette nouvelle approche nationale à l'égard du partage de l'information sera entièrement en place d'ici mars 2009.
- L'AC et les bureaux régionaux élaborent actuellement un mécanisme de communication normalisé afin que plus de renseignements soient acheminés à l'AC aux fins de communication et de surveillance. Le mécanisme de communication révisé sera en place d'ici mars 2008.
2. Contrôles opérationnels
L'équipe de vérification a trouvé que le Programme ne comportait pas tous les contrôles opérationnels nécessaires pour aider à s'assurer que les ressources soient complètement optimisées. Il n'y a pas eu suffisamment de recherches sur le comportement des titulaires de licence et des inscrits en matière d'observation et l'efficacité des activités d'observations qui visaient à favoriser l'observation et à s'assurer de l'observation chez la clientèle des titulaires de licence. Le système de sélection de la charge de travail n'était pas suffisamment exhaustif et uniforme. Les politiques, les procédures et les outils de formation n'étaient pas complètement développés. De plus, la qualité de la documentation des vérifications et des examens réglementaires variait grandement.
2.1 Recherche et analyse sur l'observation
Le personnel du Programme n'a pas évalué le degré possible d'inobservation chez les titulaires de licence. Il n'a pas effectué de recherche sur l'inobservation pour déterminer l'écart éventuel en matière d'observation. Il n'a pas rassemblé de données à utiliser pour évaluer pleinement l'incidence des changements apportés au Programme sur les titulaires de licence et les inscrits (par exemple, déterminer si les modifications récentes des dispositions relatives au vin et à la bière avaient l'incidence attendue sur la production et l'usage du matériel).
Le personnel du Programme n'a pas entrepris de projets d'autoévaluation officiels, comme des analyses des changements d'une année à l'autre dans les résultats du Programme (taux de redressement, taux d'inobservation, etc.), visant à établir les tendances relatives à l'efficience et l'efficacité de l'exécution du Programme. Aucune analyse n'a été effectuée pour déterminer si l'objectif qui consiste à ce que la vérification se déroule Protégée sur une période de quatre ans était approprié, ces renseignements serviraient à informer des décisions sur les ratios d'observation, y compris les objectifs mandatés par le biais de programmes gouvernementaux et liés aux soumissions du Conseil du Trésor.
Ni l'AC ni les bureaux locaux n'ont évalué leurs systèmes de ciblage des risques, et aucun d'eux n'avait un système servant à suivre l'historique des résultats du ciblage des risques (c.-à-d. moment de la dernière vérification, pourquoi avoir été sélectionné aux fins de vérification, quel a été le résultat). Au moment de la vérification, le personnel du Programme n'avait pas mis en place le cadre de gestion du rendement prévu dans le cadre de l'adoption de la Loi de 2001 sur l'accise.
L'analyse de la Vérification interne des données enregistrées relativement aux rajustements des vérifications et des examens et au temps consacré aux vérifications et aux examens a indiqué que les données n'étaient pas uniformes. De multiples systèmes (Système de suivi des décisions et de l'interprétation (SSDI), SAP, Systèmes administratifs d'entreprise (SAE)) ont été utilisés pour entrer les données, ce qui a entraîné des écarts entre les données.
La vérification a également confirmé que quelques rapports pouvaient être obtenus dans le SSDI et le SAP et qu'ils pouvaient être utilisés par la direction pour la prise de décisions, laissant souvent les gestionnaires régionaux trouver les renseignements supplémentaires manuellement. Les rapports demandés par les intervenants externes (p. ex. le ministère des Finances et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)) ont été établis de façon ponctuelle et pour usage particulier, et ont principalement été fournis par la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP). Le personnel du Programme a eu de la difficulté à recueillir les renseignements nécessaires pour rendre compte des progrès relatifs aux projets spéciaux, comme la Stratégie fédérale de lutte contre le tabagisme pour les intervenants externes.
Recommandations
2.1.1 La Division devrait mener davantage de recherches et établir de meilleurs indicateurs de l'efficacité de l'utilisation des activités d'observation du Programme pour influencer le comportement conforme et non-conforme.
2.1.2 La Division devrait établir et utiliser des rapports de contrôle appropriés.
Plans d'action
- Dans l'immédiat, le personnel du Programme entreprendra un examen du programme régulier et défini pour mettre en oeuvre et vérifier les améliorations apportées au Programme et à l'établissement de rapports. Le premier rapport sur les résultats et les recommandations de l'examen du Programme sera prêt pour septembre 2007.
- Le personnel du Programme établit actuellement la première série de normes nationales qui entreront en vigueur le 1er avril 2007. La Division examinera et élaborera de nouvelles normes en fonction des recherches et des examens du Programme de façon permanente.
- L'unité de la région de l'Atlantique aide actuellement l'AC à corriger les problèmes du SAP. L'AC prévoit mettre à jour et améliorer les lignes directrices et la formation destinées aux agents en ce qui a trait aux divers systèmes mis à leur disposition d'ici février 2008.
- Des réunions mensuelles sont maintenant tenues avec l'Unité des autres prélèvements de la Direction générale des services de cotisation et de prestations afin de discuter de questions concernant le SAP, y compris des instructions plus précises sur l'utilisation de celui-ci et un meilleur soutien. L'élaboration d'autres rapports de contrôle sera convenue avec la DGSCP après que le nouveau système de TPS/TVH sera mis en place et qu'il sera stable, probablement d'ici mars 2008.
- La Division collaborera avec la Division des publications techniques pour vérifier s'il est possible d'adapter le SSDI de façon à ce qu'il produise certains rapports de gestion et de contrôle. On statuera sur sa capacité d'établir des rapports d'ici mars 2008.
- L'AC établira des rapports régionaux normalisés tous les trimestres que les bureaux régionaux pourront utiliser dès juin 2007.
2.2 Sélection de la charge de travail
Dans son Rapport sur les plans et les priorités de 2006-2007, l'Agence indique que l'approche adoptée à l'égard du programme d'Observation en matière de déclaration (OMD) est fondée sur « une gestion du risque efficace afin de déterminer les nouveaux risques en matière d'observation et d'évaluer leur incidence possible sur l'assiette fiscale ». Les responsables du Programme ont prévu d'adopter ce concept par l'intermédiaire biais de dispositions modernes relatives à l'établissement de cotisations et au recouvrement qui sont comprises dans la Loi de 2001 sur l'accise, comme il est indiqué dans le plan d'entreprise 2003-2004 de la DGPLAR.
Un certain nombre de cibles et d'engagements des ressources à l'égard des activités d'observation du Programme sont fondés sur les obligations établies dans les accords conclus avec les autres intervenants (p. ex. ministère des Finances et Santé Canada). Par conséquent, la sélection de la charge de travail est essentielle pour que le Programme respecte ces engagements tout en exécutant ses activités d'observation de base. La sélection de la charge de travail a été axée sur des quotas annuels.
La Division a établi un plan de travail annuel qui indiquait le nombre d'activités à réaliser pour chaque type de licence et chaque bureau régional. Selon l'examen d'un échantillon de dossiers statistiquement représentatif effectué par l'équipe de vérification, une certaine analyse des risques a été réalisée pour sélectionner 50 p. 100 des examens réglementaires et 20 p. 100 des vérifications. Le reste des dossiers ont été sélectionnés soit en raison du temps écoulé ou n'avait pas de motif indiqué.
L'approche que le personnel du Programme des droits d'accise a adoptée à l'égard de la sélection de la charge de travail était fondée sur des connaissances personnelles (subjectives). Bien que cela constitue une source de renseignements appréciable sur les risques, un outil de sélection plus officiel aurait aidé à s'assurer qu'une large gamme de facteurs était prise en compte de façon constante dans la sélection des cas. Une étude plus poussée de l'échantillon de dossiers a démontré qu'il n'y avait pas de lien entre la sélection des dossiers et la capacité à repérer l'inobservation ou l'établissement de cotisations.
Les niveaux de risque pour chaque titulaire de licence n'ont pas été évalués de façon officielle. La Division n'a pas élaboré de profils des titulaires de licence ou de l'industrie non plus, ce qui aurait pu aider à établir ces niveaux de risque. Avant que la vérification ne commence, un système visant à recueillir des renseignements objectifs sur les risques liés aux titulaires de licence était en cours de conception. Toutefois, au moment de la vérification, la conception du système était mise en suspens et on ne prévoyait pas continuer le projet.
Le personnel du Programme n'ont pas déterminé la position des titulaires de licence sur le continuum de l'observation (l'annexe 1 contient un tableau qui défini et illustre le continuum de l'observation). Idéalement, le personnel du Programme aurait dû avoir déterminé le risque d'inobservation chez chaque titulaire de licence (faible à élevé) puis avoir sélectionné le ou les types de mesure de l'observation (que ce soit l'apport de renseignements, l'exécution de vérifications et d'examens, l'imposition de pénalités ou la révocation de licences) qui auraient favorisé le mieux un haut niveau d'observation. Cependant, le personnel du Programme a plutôt planifié les activités en fonction de l'étendue souhaitée et des vérifications cycliques menées, en partie, par les priorités du gouvernement du Canada liées aux produits du tabac et à l'alcool.
Le nombre de vérifications et d'examens réglementaires menés et leur distribution n'étaient pas justifiés quant à la réduction du risque global lié à l'inobservation, ce qui aurait assuré l'observation plus efficacement tout en exécutant les activités de base et en respectant les engagements envers les intervenants externes.
Recommandations
2.2.1 La Division devrait mieux définir la finalité et la cible des activités d'observation en lien avec le modèle du continuum de l'observation.
2.2.2 La Division devrait améliorer son système de sélection de la charge de travail afin de relever les activités d'observation et de les classer par ordre de priorité pour les affecter aux bureaux locaux en fonction du risque lié à l'inobservation.
Plans d'action
- À long terme, le personnel du Programme élaborera un modèle d'évaluation des risques qui aidera à mieux cibler les titulaires de licence et les inscrits dans les cas où les ressources sont limitées. En ce qui concerne l'accise, on a eu recours à l'évaluation des risques non officielle pour cibler plus de 50 p. 100 de la population touchée par les droits (inscrits), dont le taux de visites sur les lieux est de Protégée. Cette sous-représentation aide les responsables de l'accise à étudier les groupes de la population à risque élevé de façon plus approfondie. Un modèle d'évaluation des risques sera prêt d'ici mars 2009.
- On en est actuellement à la dernière étape de la conception d'un « outil national d'attribution du temps », qui constitue la première étape d'un outil d'« évaluation des risques ». L'outil provisoire a été mis en place en avril 2007 afin qu'il soit utilisé pour l'établissement des plans de travail nationaux, et la première évaluation est prévue pour juin 2007.
- Le SSDI est actuellement adapté afin que les agents aient à entrer les facteurs de risque issus de l'outil d'attribution du temps pour chaque client à la suite d'une vérification ou d'un examen de l'observation important. Les modifications seront en place d'ici juin 2007.
- Les responsables de l'accise créeront un nouvel outil d'élaboration de la charge de travail fondé sur les risques en fonction de l'expérience acquise grâce à l'utilisation de l'outil lié au facteur de complexité et aux autres recherches. Ce nouvel outil sera prêt d'ici mars 2009.
- Les définitions et les instructions concernant les différences entre la vérification et l'examen réglementaire sont énoncées dans les plans de travail annuels des régions. Le sujet a fait l'objet d'une discussion à la Conférence annuelle de l'accise tenue en janvier 2007 et sera réitéré dans les lignes directrices des plans de travail annuels de 2007-2008. On cherche actuellement à apporter d'autres améliorations pour veiller à ce que les différences entre le potentiel de la vérification et de l'examen réglementaire soient entièrement comprises et que le système soit conçu pour recueillir les renseignements appropriés et utiles pour chacun.
2.3 Orientation fonctionnelle
Dans le Cadre de responsabilisation ministériel, mis en place pour la première fois à Revenu Canada en 1995, les rôles de l'Administration centrale et des régions sont clairement délimités. L'Administration centrale est chargée de la planification stratégique, de l'élaboration des programmes nationaux et de l'apport d'outils utiles à l'exécution des programmes. Quant aux régions, elles sont responsables d'appuyer les stratégies, d'exécuter les programmes et de se servir des outils.
L'Administration centrale a fourni une orientation fonctionnelle aux bureaux locaux à l'aide de groupes de discussion tenus lors de conférences téléphoniques mensuelles. L'un d'eux visait à ce que les gestionnaires discutent des questions concernant l'exécution des programmes et un autre visait à ce que les conseillers techniques discutent des questions liées à l'observation chez les titulaires de licence. Tant l'Administration centrale que les bureaux locaux ont été satisfaits de ce processus. De plus, l'Administration centrale a organisé les conférences nationales annuelles des droits d'accise des dernières années.
Une responsabilité-clé de l'Administration centrale est de surveiller les problèmes émergents du Programme et de fournir une orientation et des conseils. Ces mesures ont pour objet d'assurer l'efficacité et l'efficience des ressources du Programme afin de déterminer ainsi où et comment les ressources devraient être réparties pour obtenir une valeur optimisée.
Beaucoup d'autres initiatives qui auraient aidé à fournir une orientation fonctionnelle aux bureaux locaux sont restées en suspens. Bon nombre de politiques et de procédures n'ont soit pas été mises à jour, soit pas été élaborées afin de rendre compte des modifications apportées en raison de la Loi de 2001 sur l'accise. Par exemple, il n'y avait pas de politique pour orienter l'application des dispositions relatives aux pénalités ou pour apporter des précisions sur l'admissibilité des dispositions sur l'équité pour les cotisations établies par voie de vérification. Certaines régions ont créé leurs propres politiques et procédures locales afin de procurer des directives dans les cas où il n'y avait pas de politique nationale. Il n'existait pas de formation non prévue par la loi, en particulier en ce qui a trait aux vérifications et aux examens réglementaires des droits d'accise.
L'équipe de vérification a déterminé que des fonctions de soutien (par exemple, élaboration de politiques et procédures, développement de la formation, conception de système) étaient exécutées dans les bureaux régionaux, contrairement aux autres divisions de la Direction de l'accise et des décisions de la TPS/TVH qui comptaient sur la Division établie à l'Administration centrale pour l'apport de ce soutien.
Recommandation
2.3.1 La direction de la Division devrait fournir davantage de directives fonctionnelles et d'outils pour les opérations des bureaux locaux.
Plans d'action
- La Division met actuellement en place une nouvelle unité auxiliaire pour qu'elle dirige le renouvellement et l'élaboration de programmes et qu'elle effectue davantage de planifications, de recherches, d'analyses et de formations. La nouvelle unité entreprendra la fonction de planification et suivra les recommandations de la vérification interne et du plan d'action sur l'accise. Cela libérera des ressources des unités des opérations afin d'améliorer l'orientation fonctionnelle des unités régionales. L'unité sera mise en place d'ici septembre 2007.
- L'AC examinera et mettra à jour le Manuel des politiques et procédures relatives à l'accise d'ici mars 2009. Entre-temps, le personnel du Programme se servira davantage des directives opérationnelles jusqu'à ce que le nouveau manuel soit prêt.
- L'AC entreprend actuellement certains processus d'embauche accélérés pour surmonter ses problèmes de ressources. La Division embauchera des personnes supplémentaires d'ici mars 2008.
- Les responsables de l'accise effectuent des examens en vue d'augmenter le nombre d'outils mis à la disposition des unités des bureaux locaux, comme l'utilisation et l'adaptation éventuelles du SVP/Win.
- On tiendra des discussions avec la Direction des organismes de bienfaisance pour vérifier s'il y a possibilité de partager des pratiques exemplaires liées au travail d'observation. Une évaluation des possibilités d'application de ses pratiques exemplaires au Programme sera prête d'ici mars 2008.
- Le SSDI sera utilisé à titre de plate-forme afin de mettre davantage d'outils à la disposition du personnel du Programme. Les deux unités opérationnelles de l'AC examinent toute la documentation disponible ou presque prête, qui peut être entrée dans le SSDI très prochainement, et de nouveaux ajouts seront faits à compter de juillet 2007.
- On a commencé à effectuer un examen en vue de concevoir éventuellement une plate-forme de questions et réponses (Q et R) dans le SSDI pour les agents des bureaux locaux. La première version de la nouvelle section de Q et R sera en place d'ici décembre 2007.
- Un examen a débuté pour prioriser la mise à jour des cours d'accise actuels notamment les cours de vérification de licence et d'introduction à la loi. L'examen sera complété et la prestation des nouveaux cours pourra se faire d'ici mars 2009.
- De plus, la Division collabore avec le coordonnateur de la formation de la Direction pour élaborer une formation normalisé, créer une formation pour débutants, et modifier les cours qui peuvent être utilisés ou facilement adaptés aux fins de l'accise. Ces projets seront achevés d'ici mars 2008.
2.4 Assurance de la qualité (AQ)
Une autre partie importante du Cadre de responsabilisation ministériel est la fonction de surveillance attribuée à l'AC. L'objectif des programmes d'assurance de la qualité consiste à s'assurer que le travail exécuté est conforme et respecte les normes exigées.
Bien que le Programme ait une liste de procédures et de tests normalisés à exécuter pour chaque type de titulaire de licence, les procédures ont été omises sans explication dans 64 p. 100 des dossiers examinés par l'équipe de vérification. Les tests effectués n'ont pas tous été consignés dans les vérifications et les examens réglementaires, ce qui a rendu difficile de déterminer quelles étapes ont été menées à bien. Les éléments de preuve du repérage des reçus et des pièces justificatives dans les rapports étaient souvent absents.
Environ 75 p. 100 des dossiers ont fait l'objet d'un certain examen effectué par le personnel de supervision local. Le niveau de preuve de l'examen variait beaucoup, soit des initiales sur la page couverture aux remarques de l'examinateur. Aucune preuve d'un processus d'examen de supervision défini n'a été trouvée à aucun bureau. De plus, il n'y avait aucun programme national d'assurance de la qualité pour évaluer les vérifications des droits d'accise et les dossiers d'examen réglementaires afin d'assurer l'exhaustivité, l'exactitude et l'uniformité.
Recommandation
2.4.1 La direction de la Division devrait mettre en place un programme national d'assurance de la qualité ainsi qu'une liste de critères d'examen des dossiers pour l'examen obligatoire des dossiers par le superviseur. Tous les bureaux régionaux devraient les suivre de façon constante.
Plans d'action
- L'AC examine actuellement le programme d'AQ du bureau de l'accise de la région de l'Ontario afin de l'adapter à l'échelle nationale. Le nouveau programme national d'AQ sera prêt d'ici septembre 2008.
- Avec l'aide de sa Division de l'assurance de la qualité – Accise et TPS/TVH, l'AC élaborera un programme d'examen des dossiers pour le conseiller technique et les gestionnaires et le mettra en oeuvre d'ici mars 2008.
- L'AC examinera et mettra à jour la présentation normalisée de la vérification et du dossier d'examen réglementaire d'ici janvier 2008.
- Pour l'instant, la Division entreprendra un examen régulier et défini du Programme afin de mettre en oeuvre et de mettre à l'essai les améliorations apportées au Programme et aux rapports dès juillet 2007.
2.5 Gestion des connaissances
Au cours de la vérification, on a remarqué que le taux d'employés de la Division admissibles à la retraite est beaucoup plus élevé que celui du reste de l'Agence. Plus de 30 p. 100 des employés seront admissibles à la retraite dans les trois prochaines années, comparativement à environ 15 p. 100 pour le reste de l'Agence. Presque tout le personnel de trois des bureaux pourra prendre sa retraite d'ici trois ans. Un système efficace visant à rassembler et étayer la base de connaissances aiderait à transférer ces connaissances.
Le Programme ne comportait pas de système servant à recueillir et à documenter les connaissances propres à l'entreprise. Par exemple, la façon dont le personnel du Programme partageait les connaissances acquises dans les conférences et les colloques n'était pas claire. Rien ne démontrait que la Division avait effectué une analyse des progrès et des initiatives appris lors de ces conférences afin de les comparer et d'établir leur pertinence pour l'Agence. Toute la documentation conservée par les bureaux locaux, comme les recherches antérieures ou les processus révisés, n'était pas facilement communiquée aux autres bureaux.
La perte de connaissances d'experts, jumelée avec le fait qu'il n'y a pas de système officiel pour consigner ces connaissances, aura une incidence défavorable sur la courbe d'apprentissage des nouveaux employés de la Division. Cette perte pourrait entraîner une insuffisance de connaissances du personnel du Programme concernant les titulaires de licence et les inscrits.
Recommandation
2.5.1 La direction de la Division devrait élaborer un plan officiel pour préserver les connaissances propres à l'entreprise.
Action Plans
- La Division examinera la Planification de la relève pour le transfert des connaissances organisationnelles : guide à l'intention des gestionnaires et des spécialistes des ressources humaines du Conseil du Trésor, et cernera et examinera la planification de la relève des autres organismes dont les données sur les effectifs sont semblables (Douanes, GRC). Un rapport sur les pratiques exemplaires et les plans sera prêt d'ici novembre 2007.
- Le programme du bois d'oeuvre résineux permettra à la Division d'embaucher 40 nouveaux employés par le biais du programme. Il s'agira d'une arrivée importante de nouveaux employés. Plusieurs d'entre eux travailleront conjointement sur les activités liées aux droits d'accise et au bois d'oeuvre résineux, ce qui permettra de transférer les connaissances sur les droits d'accise. Ces nouveaux employés seront embauchés d'ici septembre 2007.
- L'AC entreprendra un examen des programmes de perfectionnement des employés possibles afin de rechercher des gestionnaires et des cadres éventuels. On prendra une décision concernant l'utilisation possible de ces programmes d'ici mars 2008.
Conclusion
Le premier thème stratégique énoncé dans la vision d'Agence 2010 et la première étape à suivre pour atteindre les buts et objectifs de l'Agence sont le développement de la capacité des activités de base. La vérification interne a permis de conclure que le Programme des droits d'accise doit être développé davantage, compte tenu de son importance en tant que source de revenus pour le gouvernement. L'équipe de vérification recommande l'adoption d'une approche plus officielle et intégrée pour la gestion du Programme afin de s'assurer que les efforts liés à l'observation soient entièrement efficaces et que les ressources sont optimisées.
Puisque la Division compte un assez petit nombre d'employés et de titulaires de licence à superviser, la direction s'est fiée à des contrôles non officiels et à une solide communication pour exécuter les activités du Programme tout en aidant à mitiger les risques décrits dans le rapport de vérification.
Toutefois, puisque la taille du Programme s'amplifie, la capacité de la direction à diriger le Programme à l'aide de contrôles non officiels diminue. Par exemple, la prochaine responsabilité à l'égard de la Loi sur le droit à l'exportation de produits de bois d'oeuvre nécessitera la création d'outils de responsabilisation et d'établissement de rapports qui n'existent pas encore dans le Programme.
Afin de garantir une contribution convenable à la planification stratégique et l'établissement de rapports de l'Agence, le personnel du Programme des droits d'accise devrait mettre en place une structure de régie plus solide. Il est nécessaire de mettre à jour le mandat d'observation du Programme et d'établir des objectifs mesurables et des plans d'entreprise annuels étant donné qu'ils fixeront toutes les attentes à l'égard des résultats liés à l'atteinte de l'observation. Le Programme devrait être mieux représenté dans les stratégies et les initiatives en matière d'observation de l'Agence afin de veiller à ce qu'il aide l'Agence à réussir à favoriser l'observation. Il serait profitable pour le Programme qu'il y ait une stratégie de gestion des risques officielle qui améliorerait sa capacité à réaliser sa stratégie à long terme. Le personnel du Programme doit également mieux coordonner ses ententes de partenariat afin de mieux utiliser les ressources qui sont mises à sa disposition pour atteindre les cibles en matière d'observation.
Afin de s'assurer que le personnel du Programme puisse réussir à exécuter ses activités d'observation, la Division devrait renforcer ses contrôles opérationnels. Le personnel du Programme devrait effectuer une recherche sur les taux d'observation et élaborer de meilleurs rapports de contrôle en vue d'évaluer correctement sa capacité à promouvoir l'observation. Le personnel du Programme a besoin de stratégies améliorées pour avoir recours aux options liées à l'observation et sélectionner des titulaires de licence aux fins d'examen, et ce, afin d'exécuter ses programmes d'observation de façon efficiente et efficace. Le personnel du Programme devrait offrir un meilleur soutien fonctionnel pour les opérations locales et l'utilisation d'un meilleur système d'assurance de la qualité afin d'encourager l'utilisation efficiente des ressources du Programme. Enfin, le personnel du Programme devrait établir un plan pour préserver et mieux utiliser ses connaissances actuelles afin de s'assurer d'atteindre les objectifs du Programme dans l'avenir.
Comme la Division assume de nouvelles responsabilités, il deviendra encore plus important d'avoir un système de gestion éprouvé en place pour les raisons suivantes :
- définir les responsabilités du Programme;
- coordonner les activités avec les intervenants internes et externes;
- gérer les risques liés à l'exécution du Programme de façon proactive;
- contrôler le risque lié à l'inobservation avec efficience;
- appuyer l'exécution efficace des opérations locales du Programme;
- assurer la durabilité future des opérations.
En renforçant la régie et en améliorant les contrôles, la Division sera mieux placée pour améliorer l'exécution des programmes, réagir aux modifications législatives et accepter de nouvelles activités.
Annexe 1 – Continuum de l'observation
Source : Résumé du Plan d'entreprise 2002-2003 à 2004-2005 de l'Agence des douanes et du revenu du Canada
Exemples d'activités d'observation mises à la disposition du Programme des droits d'accise :
Notes
- L'alcool dénaturé et l'alcool spécialement dénaturé sont produits au moyen du mélange de spiritueux avec des dénaturants, ce qui les rend impropres à la consommation. De façon générale, ces mélanges sont destinés à être utilisés dans diverses applications industrielles. La Loi impose des mesures de contrôle pour ce qui est de la fabrication d'alcool dénaturé et elle impose des mesures de contrôle supplémentaires plus sévères pour ce qui est de la possession, de la fourniture, de l'importation et de la destruction d'alcool spécialement dénaturé.
- Un exemple de ce genre de modèle de gestion des risques existe dans la Directive de la comptabilité de gestion – Identifier, Mesurer et Gérer les risques organisationnels dans la prise de décisions à l'Interne et à l'Externe (publié par la Société des comptables en management du Canada(SCMC) en collaboration avec l'Institut américain des « certified public accountants »
