Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Novembre 2006
Table des matières
Sommaire exécutif
Contexte : L'Agence du revenu du Canada (ARC) établit annuellement les États financiers des activités administrées par l'ARC qui rendent compte des recettes fiscales par la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale. Comme dans les années antérieures, la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) a demandé l'assistance de la Division de la vérification interne (DVI) pour donner à la direction l'assurance que l'information financière sélectionnée aux fins desdits états financiers sont exacts et complets.
Le travail a été effectué en conjonction avec la vérification annuelle des états financiers menée par le Bureau du vérificateur général (BVG), qui est chargé de formuler une opinion sur leur fidélité. Les efforts de la DVI ont été focalisés sur quatre secteurs qui étaient considérés comme présentant un risque pour l'exercice 2005-2006. L'approche et la méthodologie de vérification pour les travaux de fin d'exercice ont été discutées avec la DGFA et le BVG, et le BVG a fait usage des résultats obtenus par la DVI pour formuler son opinion sur les États financiers des activités administrées par l'ARC.
Objectif : La vérification avait pour objectif de donner à la direction l'assurance que les procédures et données sélectionnées relativement aux encaissements et au Grand livre des recettes (GLR) étaient complètes et exactes, et que les procédures utilisées pour estimer la provision pour créances douteuses (PCD) étaient adéquates. La portée de la vérification n'a pas inclus la vérification des montants figurant dans les états financiers mais s'est focalisée sur les risques ayant des incidences directes sur :
- l'exactitude et la complétude des procédures nouvellement automatisées de balance de vérification de fin d'exercice, mises en oeuvre dans le Grand livre des recettes (GLR);
- l'exactitude et la complétude de la séparation, dans le GLR, des comptes de l'ARC et de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC);
- l'adéquation des procédures appliquées pour déterminer la proportion des comptes à recevoir irrécouvrables (taux de PCD);
- l'exactitude de l'imputation des encaissements à l'exercice approprié.
La vérification s'est déroulée entre février et septembre 2006, et elle a été menée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Conclusion : Dans l'ensemble, les procédures et informations de rapport financier ayant trait aux secteurs examinés par la DVI se sont révélées exactes et complètes sur tous les plans significatifs. Cependant, plus ample action est requise de la part des personnels de direction pour que s'achève la séparation des comptes de l'ARC et de l'ASFC au GLR, et certaines questions de procédure devront être solutionnées en ce qui concerne le processus d'examen mis en oeuvre pour estimer la provision pour créances douteuses (PCD).
Plans d'action : L'ASFC s'emploie à l'heure actuelle à créer son propre GLR d'ici décembre 2007, ce qui permettra de réaliser la séparation complète des comptes de GLR. Un groupe de travail constitué de représentants de la DGFA, de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC), du ministère des Finances et du Conseil du Trésor (CT) a également été formé en septembre 2006, pour discuter des moyens qui permettront de simplifier les procédures de PCD pour les processus de fin d'exercice 2006-2007.
Introduction
L'Agence du revenu du Canada (ARC) établit annuellement les États financiers des activités administrées par l'ARC qui rendent compte des recettes fiscales par la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale. Le Bureau du vérificateur général (BVG) est chargé de vérifier ces états financiers chaque année et de formuler une opinion sur leur fidélité.
Comme dans les années antérieures, la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) a demandé l'assistance de la Division de la vérification interne (DVI) de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVÉE) pour donner à la direction l'assurance que les renseignements financiers sélectionnés aux fins de ces états financiers sont exacts et complets. Le travail de vérification s'est focalisé sur les secteurs qui étaient considérés comme présentant un risque pour l'exercice 2005-2006.
L'approche et la méthodologie de vérification pour les travaux de fin d'exercice ont été discutées avec la DGFA et le BVG, et le BVG a fait usage des résultats obtenus par la DVI pour formuler son opinion sur les États financiers des activités administrées par l'ARC.
Objectif de la vérification
La vérification avait pour objectif de donner à la direction l'assurance que les procédures et données sélectionnées relativement aux encaissements et au Grand livre des recettes (GLR) étaient complètes et exactes, et que les procédures utilisées pour estimer la provision pour créances douteuses (PCD) étaient adéquates. La portée de la vérification n'a pas inclus la vérification des montants figurant dans les états financiers mais s'est focalisée sur les risques ayant des incidences directes sur :
- l'exactitude et la complétude des procédures nouvellement automatisées de balance de vérification de fin d'exercice, mises en oeuvre dans le Grand livre des recettes (GLR);
- l'exactitude et la complétude de la séparation, dans le GLR, des comptes de l'ARC et de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC);
- l'adéquation des procédures appliquées pour déterminer la proportion des comptes à recevoir irrécouvrables (taux de PCD);
- l'exactitude de l'imputation des encaissements à l'exercice approprié.
La vérification s'est déroulée entre février et septembre 2006. Le travail de vérification a inclus l'examen et l'analyse de transactions échantillonnées, l'examen des listes de comptes de l'ARC et de l'ASFC au GLR, et l'examen des procédures de contrôle de la qualité établies pour assurer l'exactitude de l'information utilisée pour déterminer la provision pour créances douteuses (PCD).
La vérification a été menée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Résultats, recommandations et plans d'action
1.0 Automatisation de la balance de vérification dans le grand livre des recettes (GLR)
La balance de vérification utilisée par la DGFA comme base d'établissement des États financiers des activités administrées par l'ARC était, par le passé, générée manuellement au moyen d'un tableau. À compter du 1er avril 2006, la DGFA a introduit à l'intérieur même du GLR des procédures automatisées visant à établir la balance de vérification de fin d'exercice dès à partir du présent exercice.
La DVI a examiné les nouvelles procédures automatisées utilisées pour reporter les entrées et redressements de comptabilité d'exercice dans le GLR, et elle a confirmé l'exactitude de ces reports. L'automatisation n'a pas englobé la détermination réelle des entrées, et, pour cette raison, ces processus manuels n'ont pas été inclus dans la portée de la présente vérification.
Plus de détails sont indiqués dans le Tableau 1 ci-après sur les risques clés pris en considération dans l'examen des nouvelles procédures automatisées du GLR, sur les sondages de vérification effectués, et sur les résultats obtenus.
Tableau 1 – Procédures automatisées
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Risques considérés
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Procédures de vérification
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Résultats
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Que les reports au GLR ne reflètent pas exactement les entrées générées par le moteur de comptabilité d'exercice et les entrées manuelles créées par la DGFA.
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Toutes les entrées de comptabilité d'exercice utilisées dans l'environnement d'essai et les opérations sélectionnées ** de l'environnement de production ont été examinées pour vérifier si le report des entrées avait été opéré correctement.
** Sont incluses toutes les opérations reportées jusqu'au 16 juin (date de fin du travail de vérification aux bureaux locaux).
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Aucune erreur substantielle n'a été notée dans le report des entrées comptables.
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Que les soldes d'ouverture au GLR ne reflètent pas correctement les soldes de clôture de la balance de vérification 2004-2005 simulée.
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La logique sous-tendant comment les soldes de comptes allaient être déterminés dans le GLR en utilisant les procédures automatisées a été examinée.
Le solde d'ouverture pour la balance de vérification de 2005-2006 au GLR a été vérifié par comparaison avec les soldes de clôture de 2004-2005.
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Aucune erreur n'a été notée.
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2.0 Séparation des comptes de l'ARC et de l'ASFC dans le GLR
L'ARC et l'ASFC sont devenues des organisations distinctes en 2004 mais elles ont continué de partager des comptes pour l'inscription des recettes au GLR. Dans un tel arrangement, le processus d'établissement des rapports financiers des deux organisations est devenu complexe et très long. Des efforts ont été faits en 2005-2006 pour séparer les comptes partagés dans toute la mesure du possible compte tenu des limitations techniques imposées par le fait de devoir continuer à partager le système du Grand livre des recettes.
Au moment où la vérification a commencé, la DGFA a indiqué que la séparation n'avait pas été achevée pour 24 comptes du GLR étant donné que l'ARC et l'ASFC partagent encore le même numéro de ministère client (122) pour les encaissements et règlements interministériels transmis à leur intention à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
La DVI a confirmé que les travaux sur la séparation des comptes de l'ARC et de l'ASFC au GLR ont démarré. Cependant, il reste encore du travail à faire pour achever le processus, et on a fait des entrées manuelles pour séparer les transactions comme il se devait pour établir les balances de vérification cette année encore. La séparation complète dépendra de la mise en oeuvre par l'ASFC de son propre système de comptabilité.
Plus de détails sont indiqués dans le Tableau 2 ci-après sur les risques clés pris en considération dans l'examen des comptes partagés de l'ARC et de l'ASFC au GLR, sur les sondages de vérification effectués, et sur les résultats obtenus.
Tableau 2 – Comptes partagés de l'ARC et de l'ASFC au GLR
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Risques considérés
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Procédures de vérification
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Résultats
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Que la séparation des comptes de l'ARC et de l'ASFC au GLR soit inexacte ou incomplète.
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Les listings de la DGFA contenant les comptes GLR de l'ARC et de l'ASFC ont été comparés aux rapports générés par le système pour assurer qu'ils sont exacts et complets.
Le tableau des Règles de détermination des comptes (RDC) du GLR a été examiné au moyen du logiciel ACL pour s'assurer que les interfaces des systèmes de l'ARC et de l'ASFC font les reports de montants à leurs comptes GLR respectifs, et non aux comptes de recettes partagés.
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L'examen par la DVI de tous les comptes du GLR (environ 3 000) a confirmé que les 24 comptes identifiés par la DGFA comme ayant des interfaces à la fois avec les systèmes de l'ARC et de l'ASFC avaient été signalés convenablement comme étant partagés.
Deux autres comptes, qui portaient des soldes substantiels, ont été identifiés comme ayant des interfaces à la fois avec les systèmes de l'ARC et de l'ASFC. La DGFA, cependant, a effectivement séparé les transactions dans ces comptes en établissant la balance de vérification de fin d'exercice.
L'intervention manuelle de la DGFA a été nécessaire pour séparer les opérations dans le GLR pour que chaque Agence soit capable d'établir ses propres balances de vérification.
L'utilisation continue des systèmes de l'ARC par l'ASFC pour ses reports de recettes, ses encaissements, ses déboursements et sa comptabilité est un obstacle continu pour réaliser la séparation complète des comptes. Tant que la séparation n'aura pas été complètement réalisée, une intervention manuelle continuera d'être nécessaire pour séparer les transactions aux fins d'établissement des rapports financiers.
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Que le transfert des soldes entre les comptes de l'ARC et de l'ASFC dans le GLR soit inexact ou incomplet.
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Les entrées comptables dans les comptes séparés qui ont été créés par la DGFA ont été examinées pour s'assurer que les transferts de soldes entre les comptes GLR de l'ASFC et de l'ARC sont appropriés.
Les transferts de soldes représentant plus de 1 M$ ont été analysés pour juger qu'ils sont exacts et appropriés.
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Les transferts de soldes ont été réalisés durant l'exercice 2005-2006. La DGFA a désigné les comptes partagés comme appartenant soit à l'ARC soit à l'ASFC, et elle a fait dans le GLR des entrées comptables de pièces justificatives de façon à faire disparaître des comptes les soldes concernant l'autre agence.
La DVI a constaté que les transferts de soldes réalisés entre l'ARC et l'ASFC étaient exacts et appropriés.
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Que les comptes de rapports financiers (CRF) de TPSGC ne reflètent pas la séparation des comptes au GLR.
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Les descriptions des CRF ont été examinées pour s'assurer qu'elles reflétaient la séparation des comptes qui avait été opérée dans le GLR.
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Des éléments ont été trouvés dans le listing des comptes CRF de TPSGC qui auraient dû être rattachés seulement à l'ARC mais qui étaient encore décrits comme étant propres à la fois à l'ARC et à l'ASFC. TPSGC a indiqué que le listing est en cours de révision.
Bien que le listing ne soit pas à jour, la procédure actuelle est que TPSGC surveille les reports et signale ceux qui sont incorrects. Le ministère concerné est informé qu'un CRF incorrect a été utilisé et il est responsable d'apporter les corrections nécessaires.
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Recommandation
La DGFA devrait travailler avec l'ASFC à développer un plan exhaustif pour réaliser la séparation qui reste à faire des comptes partagés du GLR.
Plan d'action
L'ASFC est en train d'effectuer une analyse de rentabilisation et de faisabilité dans le cadre de ses efforts visant à établir son propre Grand livre des recettes (GLR). Un plan exhaustif doit être élaboré après que la haute direction de l'ASFC aura examiné les résultats de ladite analyse, et qu'une décision aura été prise sur l'approche à adopter pour réaliser la séparation des comptes. L'ASFC continue de viser la date cible du 31 décembre 2007 pour la mise en oeuvre, et l'ARC continuera de suivre le progrès de cette initiative.
3.0 Provision pour créances douteuses (PCD)
La provision pour créances douteuses est établie pour indiquer à quel montant la direction estime, au mieux, la recouvrabilité du montant des impositions non encore perçues. La PCD est calculée par l'ARC sur la base d'une évaluation annuelle de la recouvrabilité d'un échantillon de comptes à recevoir établie par du personnel de recouvrement chevronné (analystes de PCD).
La DGFA a demandé que soit augmentée la taille de l'échantillon pour le présent exercice dans le but de permettre d'établir avec une plus grande précision les estimations de PCF pour chaque flux de recettes. Les analystes de PCD régionaux, sous la conduite de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC), ont réalisé l'examen de l'échantillon à trois établissements de l'ARC. Des procédures et lignes directrices d'examen des comptes ainsi qu'un logiciel sur plateforme MS Access ont été développés à l'intention des agents des bureaux locaux pour garantir que le travail d'évaluation de la recouvrabilité des comptes à recevoir allait se faire de façon uniforme. Par l'emploi de ce logiciel, les agents étaient tenus de suivre l'approche prescrite en évaluant chaque compte.
Après que l'évaluation initiale des comptes a été achevée, des craintes se sont manifestées quant à une possible sous-estimation de la PCD due à une erreur systématique qui faussait involontairement les résultats. Pour cette raison, un examen secondaire du même échantillon de comptes a été entrepris. Cela a entraîné une hausse de l'estimation de la PCD et ce montant final a été accepté ultérieurement par le BVG. La décision d'entreprendre du travail supplémentaire cette année met en lumière le fait qu'un risque inhérent est associé à la méthodologie actuelle (recourant à de l'échantillonnage) en termes de production de résultats inégaux.
Plus de détails sont indiqués dans le Tableau 3 ci-après sur les risques clés pris en considération dans l'examen du processus relatif à la PCD, sur les sondages de vérification effectués, et sur les résultats obtenus.
Tableau 3 – Provision pour créances douteuses (PCD)
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Risques considérés
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Procédures de vérification
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Résultats
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Que les données utilisées pour extraire les échantillons en vue de l'examen de PCD soient incomplètes.
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La DVI a examiné la réconciliation faite par la DGFA des extraits de données desquels ont été sélectionnés les échantillons de comptes devant être évalués. Ces extraits ont été tirés de 5 systèmes comptables clients de l'ARC, à savoir : Impôt des particuliers (T1); Impôt des sociétés (T2); Retenues à la source (T4); Taxe sur les produits et services (TPS); et Grand livre auxiliaire automatisé (GLA).
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Avant la sélection de l'échantillon, la DGFA a réconcilié les données dérivées des systèmes comptables clients avec l'information inscrite au GLR pour s'assurer que la population de données soumise à l'échantillonnage étaient complète.
Un écart de 65 M$ a été identifié concernant le système des recettes de TPS mais la DGFA a conclu qu'il était à l'intérieur du seuil acceptable pour l'échantillonnage aux fins de la PCD.
La DVI a examiné le rapprochement opéré par la DGFA et a conclu aussi que le montant non-réconcilié n'était pas substantiel et que la population de données utilisées pour l'échantillonnage était complète.
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Que l'échantillon ne soit pas sélectionné conformément aux spécifications statistiques.
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Par sondage, la DVI a refait les étapes requises pour prélever l'échantillon. La DVI s'est aussi assurée que la taille et la stratification de l'échantillon ont été définies conformément aux spécifications du statisticien.
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La DGSCGC a sélectionné environ 4 300 éléments d'échantillon pour examen en 2005-2006, nombre supérieur aux quelque 3 000 comptes sélectionnés en 2004-2005. Ce fait s'est basé sur un plan d'échantillonnage conçu par un statisticien de la DGFA en collaboration avec le BVG.
La DVI a constaté que l'échantillon a été prélevé conformément aux spécifications de la statistique.
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Que l'évaluation de l'échantillon soit incomplète.
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La DVI a examiné la base de données d'échantillonnage pour s'assurer que tous les éléments d'échantillon ont été évalués.
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Tous les éléments d'échantillon ont été évalués par des agents des bureaux locaux.
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Que des procédures inadéquates soient utilisées pour déterminer la proportion de comptes à recevoir irrécouvrables.
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La DVI a mené des visites sur place pour observer le processus d'examen des comptes et l'application des procédures et lignes directrices.
La DVI a analysé les patterns de recouvrement des comptes à recevoir T1 pour 2004-2005 pour valider les hypothèses que la DGFA utilise pour calculer le taux de PCD pour les comptes à recevoir T1 saisonniers.
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La DGSCGC a fourni une formation étendue aux agents des bureaux locaux avant le démarrage des travaux.
Les agents des bureaux locaux ont suivi les écrans du programme MS Access ainsi que l'approche prescrite en évaluant chaque compte.
Certaines préoccupations ont été exprimées par les agents des bureaux locaux au sujet du processus d'évaluation :
- Le logiciel utilisé avait une souplesse limitée pour ce qui est de permettre aux examinateurs de se servir de leur propre bagage de connaissances et d'expertise pour déterminer la recouvrabilité des comptes.
- Le logiciel ne permettait pas de réaffecter le travail rapidement si quelqu'un quittait le projet.
- La taille de l'échantillon avait été accrue de façon notable sans qu'on ait accru les ressources allouées.
La DGFA a utilisé les résultats du travail de la DVI pour calculer le taux approprié pour les comptes à recevoir T1 saisonniers.
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Recommandation
La DGSCGC et la DGFA devraient travailler ensemble à revoir l'approche et la méthodologie qui sont utilisées pour établir les estimations de PCD et y apporter les rajustements nécessaires avant qu'ait lieu l'évaluation de la PCD de 2006-2007 afin de réduire au minimum le risque d'erreur systématique faussant les résultats.
Plan d'action
La DGSCGC et la DGFA font maintenant partie d'un groupe de travail qui compte des représentants du ministère des Finances et du Conseil du Trésor établi en septembre 2006 pour discuter des moyens qui pourraient permettre de simplifier le processus de PCD pour 2006-2007.
Bien que la méthode utilisée actuellement pour calculer la provision pour créances douteuses soit conforme aux principes comptables généralement reconnus, la direction de l'ARC est d'avis qu'il pourrait exister d'autres méthodes qui sont, elles aussi, conformes aux principes comptables généralement reconnus et qui pourraient produire de meilleurs résultats. La direction a donc l'intention d'explorer des voies d'approches plus prometteuses visant à améliorer le calcul de la provision, sans vouloir conserver à tout prix la méthode actuelle.
4.0 Imputation des encaissements
L'imputation des encaissements à l'exercice approprié est un élément important pour déterminer le montant de l'encaisse inscrite aux États financiers des activités administrées par l'ARC. Ladite encaisse inclut l'encaisse disponible, qui représente les encaissements reçus dans l'exercice précédent mais déposés dans le nouvel exercice.
La DVI a conclu que l'exactitude de la date de réception inscrite dans les systèmes comptables clients ainsi que la méthodologie utilisée par la DGFA pour déterminer l'encaisse disponible étaient adéquates aux fins d'imputation des encaissements à l'exercice approprié dans la limite du seuil d'importance relative établi pour la vérification.
Plus de détails sont indiqués dans le Tableau 4 ci-après sur les risques clés pris en considération dans l'examen des procédures d'imputation des encaissements, sur les sondages de vérification effectués, et sur les résultats obtenus.
Tableau 4 – Imputation des encaissements
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Risques considérés
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Procédures de vérification
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Résultats
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Que des dates inexactes soient utilisées pour imputer les encaissements à l'exercice approprié.
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Un échantillon discrétionnaire de 338 paiements reçus en mars et avril 2006 a été sélectionné pour vérification, en provenance de divers flux de recettes traités dans quatre établissements locaux et au Centre de technologie d'Ottawa (CTO).
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L'imputation des encaissements à l'exercice approprié se fait en utilisant la date de réception du paiement qui est inscrite dans les systèmes comptables clients de l'ARC. La DVI a constaté que la date inscrite au système n'était pas correcte pour 13 des 338 échantillons sélectionnés pour examen, soit 3,8 % de l'échantillon. (Il y avait un écart de 1 à 3 jours dans la date inscrite pour 12 paiements, et pour 1 paiement l'écart était de 30 jours.)
Seulement 4 des 13 erreurs identifiées concernaient l'imputation d'encaissements au mauvais exercice. La DVI a estimé que l'encaisse disponible était sous-estimée d'environ 32 M$, ce qui était au-dessous du seuil d'importance relative utilisé pour cette vérification (500 M$).
Des 9 erreurs restantes, 7 ont été attribuées au fait que le système de paiements de l'ARC (système TDF) ne fonctionnait pas dans la période du 2 avril au 5 avril 2006.
Les paiements remis par les institutions financières (IF) ont été identifiés comme ayant un taux d'erreur élevé l'an dernier mais une seule des erreurs relevées cette année concernait ce type de paiement. Cela peut largement être attribué aux mesures prises par la direction pour accroître la vérification des coordonnées de date au CTO.
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Qu'une méthodologie inadéquate soit utilisée pour déterminer l'encaisse disponible en fin d'exercice.
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La méthodologie utilisée par la DGFA a été examinée pour s'assurer que les sources utilisées et les méthodes de calcul étaient valables, et que des vérifications suffisantes avaient porté sur le montant de l'encaisse disponible pour en assurer l'exactitude.
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Aucune erreur d'importance relative n'a été identifiée.
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Suivi de la vérification de fin d'exercice 2004-2005
La DVI a opéré un suivi des résultats de la vérification de la fin d'exercice précédente pour déterminer la situation relativement aux plans d'action de la direction. Les deux secteurs par rapport auxquels des recommandations avaient été formulées incluaient l'imputation des encaissements et la provision pour créances douteuses, et les mesures prises pour corriger les préoccupations identifiées sont indiquées dans les sections du présent rapport se rapportant à ces secteurs.
Conclusion
Dans l'ensemble, les procédures et informations de rapport financier ayant trait aux secteurs examinés par la DVI se sont révélées exactes et complètes sur tous les plans significatifs. Cependant, plus ample action est requise de la part des personnels de direction pour que s'achève la séparation des comptes de l'ARC et de l'ASFC au GLR, et certaines questions de procédure devront être solutionnées en ce qui concerne le processus d'examen mis en oeuvre pour estimer la provision pour créances douteuses (PCD). L'ASFC s'emploie à l'heure actuelle à créer son propre GLR d'ici décembre 2007, ce qui permettra de réaliser la séparation complète des comptes de GLR. Un groupe de travail constitué de représentants de la DGFA, de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC), du ministère des Finances et du Conseil du Trésor (CT) a également été formé en septembre 2006 pour discuter des moyens qui permettront de simplifier les procédures de PCD pour les processus de fin d'exercice 2006-2007.
