Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Novembre 2006
Table des matières
Sommaire exécutif
La Division de la vérification interne de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVÉE) a effectué une vérification interne nationale des processus de passation des marchés en septembre 2004. Des manques d'uniformité significatifs dans l'application des politiques, procédures et pratiques d'approvisionnement ont été constatés dans les régions et les directions générales de l'Administration centrale (AC), ce qui a entraîné un haut niveau de non-conformité. Des faiblesses dans le cadre de gestion, telles qu'une orientation des politiques inadéquate, une formation insuffisante, un manque de compréhension commune de la délégation des pouvoirs et d'accord sur les imputabilités, responsabilité et priorités, et une surveillance inefficace des activités d'approvisionnement, ont empêché d'assurer que les acquisitions étaient effectuées de façon transparente, équitable et rentable.
La Direction de l'administration (DA) de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) a élaboré un plan d'action en 4 points pour donner suite aux recommandations formulées à la suite de la vérification. Les mesures indiquées dans le plan comprenaient des modifications des pouvoirs délégués, une formation accrue, des améliorations de la communication, la création d'outils de passation des marchés, et une surveillance accrue par la haute direction.
Objectif : L'objectif de cette vérification était de faire un suivi sur les progrès réalisés dans la mise en oeuvre des plans d'action issus de la vérification interne nationale des processus de passation des marchés, dont le rapport est daté de septembre 2004, et de rendre compte du niveau d'observation des politiques, procédures, réglementations et dispositions législatives auxquelles l'Agence est soumise en matière d'approvisionnement.
La vérification de suivi a visé la période de septembre 2004 à juin 2005 et elle a été menée en 2005-2006. La méthode utilisée a compris un examen des plans d'action de gestion ainsi qu'un sondage détaillé des transactions pour évaluer l'observation. Il convient de noter qu'il s'agissait alors d'une période de transition pour la fonction d'approvisionnement du fait que plusieurs initiatives visant à améliorer la gestion et les processus étaient en cours à ce moment-là, et les incidences de ces initiatives ne pouvaient pas être pleinement mesurées par la présente vérification de suivi.
Cette vérification a été menée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Conclusion : Dans l'ensemble, les progrès réalisés dans la mise en oeuvre du plan d'action en 4 points ont été satisfaisants. La capacité de l'Agence à gérer le processus de passation des marchés a été renforcée, les pouvoirs délégués ont cessé d'être décentralisés, et les communications avec les agents de négociation des marchés et les gestionnaires de budget pour les aider à assumer leurs responsabilités se sont améliorées. L'évolution a été lente dans certains secteurs aspects de l'assurance de la qualité (AQ) et de la surveillance.
Le tableau en page 3 présente plus de détails sur les progrès réalisés par rapport au plan d'action en 4 points.
Sur la base de l'examen de l'échantillon statistique de 273 contrats, la vérification a constaté que 82 % des dossiers de passation des marchés étaient en conformité avec les politiques de l'Agence sur la passation des marchés. Il s'agit d'une augmentation significative par rapport aux résultats de la vérification précédente, alors que seulement 44 % des dossiers étaient en conformité. Bien que des améliorations supplémentaires s'imposent pour continuer d'améliorer le taux de conformité, il convient de noter que depuis la vérification de suivi, la DA a retiré la délégation de pouvoir aux régions et centralisé les activités régionales d'approvisionnement dans un seul établissement. Le sujet à savoir si cette récente action déclenchée en avril 2006 avait été efficiente et prise en temps opportun ne pouvait pas se faire dans la présente vérification de suivi puisque cette action tombait en dehors de la période de référence.
Plans d'action : La Direction de l'administration (DA) et la Direction de l'administration financière (DAF) de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) souscrivent aux recommandations et ont présenté des plans d'action pour répondre aux constatations de la vérification et pour renforcer davantage le processus de passation des marchés de l'Agence.
La DA prévoit étendre ses efforts de surveillance en augmentant les ressources pour le soutien des examens de l'assurance de la qualité et des autres activités de surveillance, et elle fera un suivi sur les cas de non-conformité avec les politiques et procédures de passation des marchés. La DA continuera de rappeler au personnel l'importance d'avoir une documentation complète en dossier. La DA a également indiqué qu'elle fera un suivi sur les cas où des paiements sans référence ont été effectués pour des achats, et qu'elle a pris des mesures pour améliorer l'exactitude du rapport de divulgation des marchés de l'Agence.
La DA élaborera, en outre, une plus ample formation en cours d'emploi destinée aux agents de négociation des marchés, et elle continuera de soutenir le personnel d'approvisionnement en tenant des conférences téléphoniques et des vidéoconférences mensuelles et en émettant des documents d'orientation (Le conseiller) sur le site intranet de l'Agence. Un profil de formation a été élaboré pour les agents de négociation des marchés qui soutiennent les besoins régionaux en matière de passation des marchés à partir du nouveau Centre de services professionnels qui a été mis sur pied le 1er avril 2006 à Laval, Québec. La DA a également élaboré durant l'exercice 2005-2006 un projet de profil de formation en approvisionnement qui se fonde principalement sur le Programme de perfectionnement professionnel et de certification à l'intention de la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et de biens immobiliers du Conseil du Trésor. Une première version de ce cadre de formation a été établie et elle sera présentée aux cadres supérieurs de la DA d'ici la fin de novembre 2006. Sa finalisation est prévue d'ici le quatrième trimestre de 2006-2007.
Tableau 1 – Résumé des progrès réalisés par rapport au plan d'action en 4 points
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Engagements contenus dans le
plan d'action en 4 points - 2004
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Cote
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Constatations de la vérification de suivi - 2006
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1. Renforcer la capacité des directions générales et des régions à gérer le processus d'approvisionnement
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| Examiner et traiter la capacité des directions générales de l'AC et des régions à gérer le processus d'approvisionnement par la mise en oeuvre d'un modèle organisationnel normalisé. |
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La réorganisation régionale des activités d'approvisionnement s'est terminée en août 2004. Toutes les activités d'approvisionnement régionales ont été centralisées en avril 2006 dans un seul centre de services professionnels pour la passation des marchés. (pp. 7-9) |
| Enlever le pouvoir de passation des marchés au détenteur de budget et l'accorder aux employés ayant une expertise en passation des marchés. |
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En septembre 2004, le nombre d'employés ayant un pouvoir d'acquisition délégué est passé de 1 100 à 100. Les agents d'approvisionnement sont maintenant les détenteurs principaux de ces pouvoirs. (p. 7) |
| Réviser la matrice de délégation de la passation des marchés pour assurer la séparation des tâches (détenteur de budget, agent de négociation des marchés et agent financier). |
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La matrice révisée de la délégation de la passation des marchés de l'ARC est entrée en vigueur le 31 août 2004. Les nouveaux rôles et responsabilités ont été largement communiqués à ce moment-là et des accords sur les niveaux de service (ANS) ont été conclus entre la DA et les secteurs de programme qui n'ont plus de pouvoirs de passation des marchés. (p. 7-9) |
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2. Améliorer la formation et les communications
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| Améliorer la formation et les communications pour soutenir les agents de négociation des marchés et les gestionnaires de budget. |
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La « Place d'achats ARC » sur InfoZone est régulièrement mise à jour par la Direction de l'administration (DA). La DA organise des vidéoconférences mensuelles à l'intention des agents d'approvisionnement de l'AC et des régions. Les gestionnaires de budget doivent subir un test en ligne avant que le pouvoir de signer en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques leur soit délégué. (pp. 9-10)
Aucun cadre formel de formation n'a été mis en oeuvre pour les agents d'approvisionnement. Une formation limitée était donnée aux agents d'approvisionnement pendant la période de référence de la vérification. (p. 10)
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3. Développer des outils pour améliorer les pratiques d'approvisionnement
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| Promouvoir l'approvisionnement électronique et les cartes d'achat pour une certaine gamme de marchandises et pour les offres contractuelles permanentes importantes disponibles. |
S.O. |
Cette mesure particulière n'a pas été incluse dans la portée de cette vérification et sera prise en considération dans une vérification interne spécifique qui a démarré en 2006-2007. |
| Apporter des améliorations aux Systèmes administratifs d'entreprise (SAE). |
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Aucune erreur substantielle n'a été trouvée dans les données SAE sur l'approvisionnement. Les rôles d'approvisionnement des SAE ont été examinés et des mesures ont été prises pour supprimer les accès d'utilisateurs non autorisés. La DA a besoin de continuer à examiner l'attribution des rôles des SAE. (p. 11) |
| Améliorer les cadres et pratiques de surveillance et d'assurance de la qualité (AQ). |
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Des ressources supplémentaires pour la fonction d'AQ et de surveillance sont encore nécessaires pour répondre pleinement aux besoins opérationnels. Certaines améliorations ont été apportées à l'étendue et à la nature des examens, et les résultats de la vérification des dossiers de passation de marchés manifestent une augmentation notable des taux de conformité. (p. 12) |
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4. Mettre en oeuvre une surveillance générale plus efficace du processus d'approvisionnement
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| Faire rapport régulièrement au commissaire et au Comité de gestion de l'Agence (CGA) sur les questions concernant la passation des marchés et sur l'attribution des contrats de plus de 1 M$. |
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Le commissaire et le CGA ont reçu les rapports sur la passation des marchés, comme prévu. Une notification destinée au CGA est rédigée sur une base hebdomadaire et elle comporte un bref résumé des contrats estimés à 1 M$ et plus. Il est nécessaire d'améliorer l'exactitude de l'établissement de rapports, comme dans le rapport de divulgation (pp. 13-14). |
| Le Comité sur la stratégie d'acquisition en technologie de l'information (CSATI) examinera tous les contrats présentant un risque éventuel et/ou une valeur supérieure à 1 M$. |
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Le CSATI se réunit régulièrement pour examiner les marchés de l'Agence. Le Comité de gestion de direction générale (CGDG) de la DGFA, présidé par l'administrateur supérieur des affaires financières de l'ARC, se réunit régulièrement pour examiner tous les contrats de grande valeur monétaire qui ne visent pas les technologies de l'information (p. 13). |
Légende des cotes :
Mesure entièrement terminée
Progrès acceptable jusqu'à présent
Progrès insatisfaisant jusqu'à présent
X Aucune mesure prise
S.O. Sans objet
Introduction
La Division de la vérification interne de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVEE) a effectué une vérification interne nationale des processus de passation des marchés en septembre 2004. Des manques d'uniformité significatifs dans l'application des politiques, procédures et pratiques d'approvisionnement ont été constatés dans les régions et les directions générales de l'Administration centrale, ce qui a entraîné un haut niveau de non-conformité. Des faiblesses dans le cadre de gestion, telles qu'une orientation des politiques inadéquate, une formation insuffisante, un manque de compréhension commune de la délégation des pouvoirs et d'accord sur les imputabilités, responsabilité et priorités, et une surveillance inefficace des activités d'approvisionnement, ont empêché d'assurer que les acquisitions étaient effectuées de façon transparente, équitable et rentable.
La Direction de l'administration (DA) de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) a élaboré un plan d'action en 4 points pour donner suite aux recommandations formulées à la suite de la vérification. Les mesures indiquées dans le plan comprenaient des modifications des pouvoirs délégués, une formation accrue, des améliorations de la communication, la création d'outils de passation des marchés, et une surveillance accrue par la haute direction.
Objectif de la vérification de suivi
L'objectif de cette vérification était de faire un suivi sur les progrès réalisés dans la mise en oeuvre des plans d'action issus de la vérification nationale des processus de passation des marchés, dont le rapport est daté de septembre 2004, et de rendre compte du niveau d'observation des politiques, procédures, règlements et dispositions législatives concernant la fonction d'approvisionnement dans l'Agence.
La vérification de suivi a visé la période de septembre 2004 à juin 2005, période à laquelle la valeur globale des activités de passation des marchés [Note 1] gérées par l'Agence équivalait à 236 M$. La phase d'examen a eu lieu en 2005-2006. La méthode utilisée comprenait un examen des plans d'action de gestion ainsi qu'un sondage détaillé sur les transactions pour évaluer l'observation. Des entrevues ont été effectuées avec des gestionnaires de budget et des agents d'approvisionnement sélectionnés dans les régions du Pacifique, de l'Ontario (Sud), du Québec et de l'Atlantique ainsi que dans toutes les directions générales de l'Administration centrale.
Il convient de noter qu'il s'agissait alors d'une période de transition pour la fonction d'approvisionnement du fait que plusieurs initiatives visant à améliorer la gestion et les processus étaient en cours à ce moment-là, et les incidences de ces initiatives ne pouvaient pas être pleinement mesurées par la présente vérification de suivi.
L'approvisionnement électronique, le système WBRO (Web Based Rapid Order) et l'usage des cartes d'achat ne faisaient pas partie de la portée de cette vérification de suivi. Ils feront l'objet d'une vérification particulière incluse dans le plan d'entreprise de la DGVEE pour 2006-2009.
Cette vérification a été menée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Constatations, recommandations et plans d'action
A. Progrès réalisés par rapport au plan d'action en 4 points
Le plan d'action en 4 points se résume comme suit :
1. Renforcer la capacité des directions générales et des régions à gérer le processus d'approvisionnement – Modèle organisationnel;
2. Améliorer la formation et les communications;
3. Développer des outils pour améliorer les pratiques d'approvisionnement; et
4. Mettre en oeuvre une surveillance générale plus efficace du processus d'approvisionnement.
Depuis septembre 2004, des progrès ont été réalisés à l'égard d'un certain nombre de mesures du plan d'action. La Direction de l'administration (DA) est responsable de veiller à ce que le plan d'action en 4 points soit mis en oeuvre. Un rapport de rentabilisation et de restructuration d'activités, qui énumère plusieurs activités, est établi mensuellement et présenté au directeur général de la DA et au sous-commissaire de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) aux fins d'examen. Toutefois, la surveillance des progrès réalisés par rapport à chaque élément du plan d'action a été incomplète et non clairement structurée. De plus, la DA n'a pas établi d'indicateurs de rendement pour évaluer les progrès ou pour en rendre compte et n'a pas non plus mesuré l'efficacité des mesures prises pour soutenir le plan d'action en 4 points au moyen de l'évaluation de l'observation.
Recommandation
La DA devrait s'assurer qu'un mécanisme est en place pour mesurer et faire rapport sur les progrès du plan d'action en 4 points et sur l'efficacité des mesures prises pour améliorer la conformité des activités d'approvisionnement de l'ARC avec les politiques et les procédures.
Plan d'action
En mars 2006, le rapport de rentabilisation et de restructuration d'activités a été révisé pour y ajouter des renseignements supplémentaires, comme les statistiques sur les approvisionnements et les achats approuvés par le Comité sur la stratégie d'acquisition en TI et le Comité de gestion de la DGFA.
1. Renforcer la capacité des directions générales et des régions à gérer le processus d'approvisionnement - Modèle organisationnel
Rôles et responsabilités
À compter du 31 août 2004, un nombre limité d'employés de l'ARC ont conservé leurs pouvoirs d'acquisition délégués, leur nombre diminuant considérablement, passant de plus de 1 100 à environ 100. Les spécialistes désignés en approvisionnement (SDA) de chaque région sont les principaux détenteurs des pouvoirs d'acquisition délégués, ainsi que certains cadres supérieurs, selon la délégation de pouvoirs d'acquisition de leur région ou direction générale respective.
Les seuils de la délégation de pouvoirs d'acquisition ont été réduits, étant passés de 100 000 $ à 25 000 $ pour les produits, et de 200 000 $ à 89 000 $ pour les services. Ce changement a visé toutes les régions ainsi que quatre directions générales de l'Administration centrale. La DA a pris en main l'entière responsabilité de l'approvisionnement de biens et services pour les sept autres directions générales de l'Administration centrale.
Les changements entrés en vigueur en août 2004 ont été communiqués à grande échelle par l'intermédiaire d'une note de service à l'intention de la haute direction et de séances de formation particulières offertes à tous les gestionnaires de budget et employés qui jouent un rôle dans l'approvisionnement dans l'ensemble de l'Agence. Cette documentation a aussi été intégrée au programme de formation des groupes EX et SM. Depuis septembre 2004, plusieurs politiques et documents d'orientation (Le conseiller) ont été révisés et publiés pour clarifier les procédures et les attentes en matière de gestion des marchés.
Par des entrevues, les employés de l'approvisionnement ont indiqué qu'ils comprenaient clairement leurs rôles et responsabilités. Par contre, les gestionnaires de budget ont fait savoir qu'ils ne comprenaient pas parfaitement leurs rôles et responsabilités respectifs. La vérification précédente avait aussi révélé des préoccupations semblables. Quelques gestionnaires de budget ont indiqué avoir directement pressenti un fournisseur pour discuter de questions contractuelles avant d'établir un contrat officiel (comme pour l'obtention d'une proposition de prix ou de détails sur les biens et services, etc.) sans avoir sollicité l'apport d'un agent d'approvisionnement. Cette pratique pourrait présenter des risques éventuels pour l'Agence, puisque le gestionnaire pourrait avoir conclu un contrat verbal sans le savoir.
En octobre 2005, la DA a apporté d'autres changements à sa structure organisationnelle et elle a entrepris de réorganiser et centraliser les activités d'approvisionnement régionales dans un seul centre d'expertise en approvisionnement à Laval, Québec. Cette mesure a été prise pour améliorer davantage le cadre de régie et les imputabilités, et pour accroître l'uniformité dans les activités d'approvisionnement.
Recommandations
La DA devrait continuer d'offrir des séances de sensibilisation et de formation aux gestionnaires de budget pour clarifier les rôles et responsabilités en matière d'approvisionnement.
Plans d'action
Afin d'aider les gestionnaires de budget à mieux connaître leurs rôles et responsabilités respectifs en matière d'approvisionnement, la DA continue à participer au Programme d'apprentissage pour MG (PAMG) et contribue actuellement à l'élaboration de séances qui seront offertes aux gestionnaires régionaux au début du prochain exercice. De plus, le site Web de la DA a été amélioré au cours de l'exercice 2005-2006 pour y ajouter un coin des gestionnaires destiné aux gestionnaires de budget afin qu'ils aient facilement accès à l'information sur la passation des marchés. En mai 2006, la DA a élaboré le « guide d'approvisionnement » du gestionnaire de budget, qui passe en revue le processus de passation des marchés et explique les rôles et responsabilités des gestionnaires de budget pour chaque étape. La DA a aussi formé un comité d'examen chargé de tenir le guide à jour et de tenir une liste des questions les plus souvent posées.
Service à la clientèle
Depuis que la Direction de l'administration a pris en main l'entière responsabilité de l'approvisionnement des biens et services pour les sept directions générales de l'Administration centrale, ainsi que la responsabilité des opérations supérieures aux seuils des pouvoirs délégués des régions, il était nécessaire de préciser les rôles, les responsabilités et les attentes relativement aux services. Par conséquent, l'une des mesures de la DA indiquée dans le plan d'action en 4 points consistait à passer des accords sur les niveaux de service (ANS).
À partir de septembre 2004, la DA a conclu des ANS avec les sept directions générales de l'Administration centrale. Les conditions de ces ANS ont été expliquées à tous les représentants des directions générales à l'AC et au personnel de la DA au moyen de communiqués, de rencontres personnelles et de présentations. De plus, la DA a rencontré de façon régulière les représentants des clients avec lesquels des ANS ont été conclus afin de discuter de questions concernant l'approvisionnement et les futures exigences possibles. La DA a aussi établi des normes de service d'approvisionnement qui ont été affichées sur le site intranet de l'ARC.
Cependant, la majorité des gestionnaires de budget de ces directions générales qui ont été rencontrés en entrevue ont indiqué ne pas être au courant des ANS formels conclus entre leur direction générale et la DA ni des normes de service. Aucun des documents des ANS n'était disponible dans les deux langues officielles. Dans les cas où les régions et les directions générales ont conservé des pouvoirs d'acquisition délégués limités, aucun ANS formel n'a été établi.
Certains gestionnaires de budget se sont dits insatisfaits du niveau de service offert, déplorant, par exemple, que le personnel de l'approvisionnement ne prépare pas les contrats en temps opportun et ne fournisse pas assez d'information. Au cours de l'exercice 2005-2006, la DA a mené un sondage sur la satisfaction de la clientèle.
Recommandations
La DA devrait établir des ANS formels avec les régions et les directions générales qui ont des pouvoirs délégués limités pour soutenir leurs besoins en matière de passation des marchés.
La DA devrait continuer à surveiller la satisfaction de la clientèle à l'égard du niveau de service offert et prendre les mesures nécessaires pour assurer une relation de travail efficace avec la clientèle.
Plans d'action
En ce qui concerne la prestation de services régionale, nos niveaux de service et les rôles et responsabilités ont été communiqués de manière informelle aux représentants régionaux. Une fois que le Centre de services professionnels pour la passation des marchés régionaux à Laval sera entièrement fonctionnel au début de 2007, des ANS formels seront établis relativement à la prestation de ses services. Des négociations d'ANS sont en cours avec les directions générales restantes de l'AC.
Depuis 2004-2005, la discussion menée de façon continue par la DA avec les représentants des clients ayant des ANS et avec les régions a entraîné de nombreux changements à son modèle de service. Par exemple, un examen et la mise en oeuvre d'une approche simplifiée pour l'approvisionnement de faible valeur sont en cours.
2. Améliorer la formation et les communications
L'un des principaux engagements du plan d'action en 4 points consistait à améliorer la formation et les communications et à élaborer des profils de formation spécifiques pour les agents d'approvisionnement.
Depuis la vérification de septembre 2004, le portail de l'approvisionnement sur le site intranet de l'ARC a fait l'objet de révisions et une formation a été offerte. Des vidéoconférences mensuelles ont eu lieu avec le personnel de l'approvisionnement pour discuter des questions d'actualité liées à la passation des marchés à l'Agence, ainsi que pour communiquer les prochains changements à apporter aux procédures. La majeure partie des séances de formation formelle offertes au personnel de l'approvisionnement portaient sur l'usage des cartes d'achat et sur le système WBRO (Web Based Rapid Order). Un nombre limité de séances de formation portaient sur la passation des marchés, étant donné que certaines des séances ont été mises en suspens en attendant la réorganisation régionale et la centralisation de la fonction d'approvisionnement à Laval, Québec.
Toutes les personnes rencontrées en entrevue ont parlé de la nécessité d'une meilleure formation sur les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE), étant donné que les modules de formation ne sont pas conviviaux et qu'ils ne traitent pas de tous les aspects des opérations quotidiennes aidant à la saisie de l'information sur la passation des marchés. Les personnes rencontrées en entrevue ont aussi indiqué que la formation sur les SAE n'avait pas été bien intégrée. La DA a effectué peu de surveillance pour s'assurer qu'on avait identifié les personnes qui avaient besoin de formation et que cette formation avait été offerte en temps opportun. Au moment de la vérification, la DA n'avait pas de plan de formation formel ni de profils de formation précis pour le personnel de l'approvisionnement.
La vérification initiale avait constaté que certains gestionnaires qui avaient seulement le pouvoir de signer des documents financiers (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]) avaient, par erreur, signé des bons de commande ou des contrats. Depuis la vérification, la DGFA a instauré un nouveau processus qui exige que tous les nouveaux gestionnaires de budget doivent subir un test en ligne pour que le pouvoir de signer en vertu de la LGFP leur soit délégué.
Recommandations
La DA devrait élaborer et communiquer les profils de formation applicables à tout le personnel de l'approvisionnement. Elle devrait aussi offrir une formation qui répond aux besoins des agents d'approvisionnement.
Plans d'action
Un profil de formation a été établi au début de l'exercice 2006 pour ceux des agents de négociation des marchés qui feront le soutien des besoins régionaux en matière de passation des marchés au Centre de services professionnels pour la passation des marchés de Laval. Les activités de formation ont débuté au début de 2006-2007.
La DA a élaboré un projet de profil de formation pour les groupes d'acheteurs qui se fonde principalement sur le Programme de perfectionnement professionnel et de certification à l'intention de la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et de biens immobiliers du Conseil du Trésor. Une première version de ce cadre de formation a été établie et elle sera présentée aux cadres supérieurs de la DA d'ici la fin de novembre 2006. Sa finalisation est prévue d'ici le quatrième trimestre de 2006-2007.
3. Développer des outils pour améliorer les pratiques d'approvisionnement
SAE
La vérification de septembre 2004 avait recommandé que la DA explore activement la disponibilité et la possibilité d'acheter un logiciel informatique qui pourrait être utilisé pour la surveillance permanente des activités d'approvisionnement, et qui permettrait d'effectuer une analyse opportune des données des SAE et d'identifier et cibler les opérations douteuses.
Un contrat pour un outil de gestion intégrée des dépenses a été attribué en septembre 2006. La mise en oeuvre de l'outil en question a commencé, et on prévoit qu'elle sera achevée d'ici 18 à 24 mois. La DA s'attend à ce que la mise en place de ce nouvel outil simplifiera davantage le processus d'approvisionnement et améliorera les fonctions de surveillance et de rapport relatives à l'administration des marchés.
Contrôles des systèmes
Les auteurs de la vérification précédente recommandaient que des rôles spécifiques des SAE (comme le rôle 24 - acquisition de biens et services), 25 - demande de biens et services, et 26 - approbation de la réquisition) soient examinés pour s'assurer que les responsabilités liées à l'approvisionnement sont séparées convenablement. De plus, la vérification recommandait que la Propriété du processus administratif (PPA) du rôle 26 des SAE soit réexaminée par la DGFA pour veiller à ce que les responsabilités de gestion visant ce rôle des SAE soient alignées sur l'autorité fonctionnelle appropriée de la direction générale.
Il y a eu une amélioration significative dans l'attribution et la surveillance des rôles des SAE pour assurer une répartition des tâches appropriée relativement aux responsabilités liées à l'approvisionnement. La vérification a constaté que des mesures avaient été prises pour retirer les rôles liés à l'approvisionnement aux utilisateurs qui n'en avaient plus besoin.
La propriété du rôle 26 des SAE a été attribuée à la DAF. En décembre 2005, la DAF a envoyé une note de service aux membres du Comité de gestion de l'Agence les informant que ce rôle serait donné seulement aux gestionnaires de budget. Ce changement devrait régler les préoccupations concernant l'attribution du rôle et la répartition des tâches.
Recommandation
La DA, en collaboration avec la DAF, devrait continuer d'examiner les détenteurs de rôles des SAE pour s'assurer qu'ils sont attribués seulement à ceux qui en ont besoin.
Plan d'action
La DA participe actuellement au projet de revue des rôles de sécurité des SAE, qui indiquera la façon dont la DA gérera les rôles dont elle a la Propriété du processus administratif. Cette initiative assurera qu'un processus de surveillance est en place et qu'il fonctionne comme prévu. Le rôle 24 sera utilisé comme projet pilote par la DA et le développement du processus est actuellement en cours. La DA prévoit qu'il sera achevé d'ici la fin de l'exercice 2006-2007.
Surveillance
En septembre 2004, la DGFA s'est engagée à mettre des mesures en place pour assurer une gestion plus étroite du processus d'approvisionnement et pour améliorer les cadres actuels de surveillance et d'assurance de la qualité. On s'attendait à ce que la Division de l'observation et des pratiques d'entreprise (DOPE) de la DA étende ses activités de surveillance et finalise le Programme d'assurance de la qualité. La DGFA s'est également engagée à communiquer les résultats des activités de surveillance à la haute direction.
Durant 2005-2006, 228 revues d'assurance de la qualité ont été menées dans toute l'Agence par la DOPE. La DOPE a indiqué que 60 dossiers contractuels supérieurs à 500 000 $ ont été revus au stade pré-adjudication. La documentation spécifique a été revue, par exemple, la demande de proposition, les documents d'approbation, la justification d'un fournisseur unique, les dates d'adjudication, et l'évaluation des offres. Pour les contrats post-adjudication, un total de 168 dossiers ont été examinés. Les dossiers ont été sélectionnés de façon aléatoire. Les clauses des contrats, la documentation des dossiers, et les approbations de délégation d'approvisionnement ont été les principaux sujets examinés. Des lacunes ont été notées à l'intérieur du dossier individuel et les résultats de l'examen ont ensuite été discutés avec le spécialiste désigné en approvisionnement (SDA) et transmis au gestionnaire concerné. Certaines tendances potentielles sont signalées à la direction de la DA, par exemple, sur quels points il serait bon de prévoir une formation supplémentaire ou de réviser les politiques.
Les résultats de la surveillance de l'AQ n'ont pas été résumés dans un document faisant office de sommaire. Aucune conclusion n'a été tirée de toute la population de dossiers, et aucune évaluation globale des résultats n'a été faite. Cette information pourrait aider les cadres supérieurs à rendre compte de l'efficience des mesures prises concernant l'administration des contrats, et à faire une détermination du taux global d'observation des activités d'approvisionnement au sein de l'Agence.
Le Programme d'assurance de la qualité (AQ) des marchés n'a pas été pleinement mis en oeuvre, mais il a été élargi pour inclure des secteurs à risque élevé, comme les achats de logiciels et la responsabilité des entrepreneurs. Les fonctions d'AQ et d'observation sont menées par diverses activités prévues dans le cadre global de l'AQ. Cela inclut l'examen des contrats après coup (contrats conclus après que la transaction réelle d'approvisionnement s'est produite), des rapports de divulgation, des transactions par cartes d'achat, et des approvisionnements stratégiques à risque élevé.
Le Programme d'AQ pourrait être amélioré davantage pour inclure d'autres secteurs à risque, comme les autorisations de tâche existant dans la chaîne d'Approvisionnement des services professionnels en TI (ASPTI) puisque celles-ci ne font pas partie du processus de surveillance de l'AQ post-adjudication. Une surveillance convenable du processus d'approvisionnement est essentielle pour fournir en temps opportun et de façon adéquate l'assurance que les marchés sont conformes aux exigences des politiques.
La DA recueille mensuellement l'information sur les contrats accordés et validés par les SDA dans les directions générales et dans les régions. Ces renseignements sont ensuite utilisés pour produire divers rapports pour la haute direction, par exemple, le rapport de divulgation, le rapport trimestriel au commissaire, et, enfin, le rapport de base qui est envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Ces rapports donnent de l'information sur tous les contrats que l'Agence a accordés et ils satisfont aux exigences législatives en matière de rapport.
Recommandation
La DA devrait finaliser et pleinement mettre en oeuvre son cadre d'assurance de la qualité, y compris élaborer un modèle plus robuste pour l'évaluation des risques.
Plans d'action
Les rôles et responsabilités ont été établis pour chaque processus d'examen et un processus de vérification postérieure à l'adjudication de contrat a été établi pour toutes les marchandises que l'on considère de nature délicate comme les logiciels et les contrats qui limitent la responsabilité de l'entrepreneur, ainsi que pour l'ASPTI. La centralisation des dossiers régionaux à Laval devrait permettre d'avoir un processus de surveillance qui soit plus focalisé et plus réactif.
En 2006, un outil de surveillance de l'AQ est en cours d'élaboration pour aider à enregistrer et faire rapport sur les examens pré- et post-adjudication. Cela assurera une rétroaction opportune et constructive aux agents de négociation des marchés. Le processus d'évaluation post-adjudication, qui fait partie du Programme de l'AQ, comprendra un examen du dossier contractuel, des données des SAE, du rapport de divulgation des marchés, et du rapport des paiements sans référence. L'outil est actuellement en place et il attend de subir les épreuves d'utilisateur avant d'être mis en oeuvre dans le quatrième trimestre de 2006-2007.
4. Mettre en oeuvre une surveillance générale plus efficace du processus d'approvisionnement
Après la vérification de 2004, les gestionnaires de la DA se sont engagés à présenter plus régulièrement des rapports au commissaire et au Comité de gestion de l'Agence sur des questions concernant la passation des marchés et l'attribution des contrats. La vérification de suivi a constaté que des mécanismes d'établissement de rapports étaient en place pour rendre compte des activités de passation des marchés à l'Agence. Divers rapports sont déposés devant les comités de la haute direction quand il le faut. Un sommaire hebdomadaire de l'attribution des marchés est envoyé pour informer le sous-commissaire de la DGFA de toute attribution de marché d'une valeur supérieure à 1 M$. Ces renseignements peuvent être communiqués au commissaire et au Comité de gestion de l'Agence à la discrétion du sous-commissaire.
Durant les exercices 2004-2005 et 2005-2006, les membres du Comité sur la stratégie d'acquisition en TI de l'Agence se sont régulièrement réunis pour discuter et approuver les contrats à risque élevé et les contrats de plus de 1 M$ en technologie de l'information. Dans la même lignée, les marchés non en technologie de l'information d'une valeur supérieure à 1 M$ ont régulièrement été discutés et approuvés par les réunions du Comité de gestion de la DGFA.
En août 2005, la DA a demandé des renseignements aux directions générales et aux régions sur tous les contrats après coup d'une valeur supérieure à 10 000 $. Ces renseignements sont résumés trimestriellement dans un rapport sommaire à l'intention du commissaire. Les agents d'approvisionnement rencontrés en entrevue ont indiqué qu'il leur serait utile de recevoir plus d'information sur le sujet des contrats après coup, comme, par exemple, ces rapports trimestriels, pour qu'ils puissent déterminer si des améliorations doivent être apportées pour réduire le nombre de cas.
À la suite d'une annonce du gouvernement faite le 23 mars 2004, une nouvelle politique a exigé la publication obligatoire des marchés supérieurs à 10 000 $, sauf quelques exceptions. Le site Internet de l'Agence est mis à jour trimestriellement pour rendre compte des nouveaux contrats accordés. Ce rapport, nommé rapport de divulgation, est également envoyé au commissaire.
Un sondage a été mené dans le cadre de la vérification de suivi pour déterminer si tous les contrats étaient divulgués en conformité avec la nouvelle politique sur la divulgation. Selon l'analyse de tous les contrats attribués entre septembre 2004 et juin 2005, 39 marchés totalisant plus de 3 M$ n'avaient pas été divulgués. Des renseignements détaillés ont été fournis à la DA pendant la vérification pour plus ample investigation.
Recommandation
La DA devrait améliorer ses contrôles pour s'assurer que l'ARC divulgue tous les contrats d'une valeur supérieure à 10 000 $ et qu'elle en fait rapport sur son site Internet.
Plans d'action
Durant le premier trimestre de l'exercice 2006-2007, la DA a proposé de modifier le processus actuel de façon à rectifier une grande partie des transactions omises. La DA a inclus l'examen du rapport de divulgation des marchés dans le cadre de son processus d'évaluation post-adjudication. Cela permettra de certifier de façon aléatoire si le contrat devait être divulgué et s'il faisait partie du rapport. Du même coup, la DA a aussi clarifié les exigences dans la lettre d'appel pour la validation des divulgations, ce qui devrait éliminer la source des écarts. La Direction générale de l'informatique (DGI) transmet désormais à la DA des rapports détaillés qui permettent de faire l'analyse et la mise en concordance des données et d'éviter que des transactions soient omises.
B. Observation des politiques, procédures, réglementations et dispositions législatives
Pour évaluer l'efficacité des mesures mises en place depuis la dernière vérification, la méthode de suivi a compris un examen des dossiers contractuels pour déterminer si les opérations de passation des marchés étaient conformes aux politiques, procédures, réglementations et dispositions législatives auxquelles l'Agence est soumise en matière d'approvisionnement et si les renseignements requis au dossier étaient complets.
Suivre les politiques et procédures est une composante indispensable pour assurer que la valeur est réalisée par rapport à l'investissment dans les marchés. C'est ainsi, comme dans la vérification initiale, que la vérification de suivi s'est appliquée à évaluer le degré d'observation existant par rapport aux règles de base en place sur la passation de marchés plutôt qu'à évaluer si l'Agence tirait une valeur convenable des transactions d'approvisionnement considérées individuellement. Qui plus est, cependant que la vérification de suivi évaluait si une documentation appropriée de la réception des biens et services se trouvait en dossier, elle n'est pas allée jusqu'au point de vérifier physiquement si les biens et services avaient été reçus étant donné que cela n'avait pas été défini comme un point à risque élevé pour la vérification de suivi.
Le logiciel ACL (Audit Command Language) a été utilisé pour télécharger et analyser les opérations d'approvisionnement à partir des SAE, ainsi que pour produire un échantillon aléatoire statistiquement valable de 273 opérations aux fins d'examen. Une autre analyse des contrats à risque élevé a aussi été effectuée, comme les opérations éventuelles de fractionnement d'un marché ou la non-conformité avec les pouvoirs délégués. Le fractionnement d'un marché est la pratique qui consiste à séparer sans nécessité une quantité de commande donnée en plusieurs commandes de plus faible quantité pour éviter l'obligation de déclencher un processus concurrentiel ou de recourir à des fondés de pouvoir d'approbation de contrat. Les recommandations issues de l'examen des dossiers ont été regroupées à la fin de la présente section du rapport.
Résultats des vérifications par sondages
Sur la base de l'examen de l'échantillon statistique de 273 contrats, la vérification a constaté que 82 % des dossiers d'approvisionnement étaient en conformité avec les politiques de l'Agence sur la passation des marchés; cela constitue une augmentation significative comparativement aux résultats de la vérification précédente alors que seulement 44 % des dossiers étaient en conformité. Les détails des conclusions du procédé de vérification se trouvent à l'annexe A. La valeur des contrats considérés par la vérification comme étant en situation de non-observation n'est pas substantielle.
Les dossiers d'approvisionnement comportaient de façon générale une meilleure documentation pour appuyer l'observation et la pertinence des activités de passation des marchés. Des améliorations significatives ont été observées dans la documentation des justifications relatives aux méthodes d'invitation et aux modifications contractuelles. Cependant, le pourcentage de contrats après coup n'a que légèrement diminué, passant de 7 % à 6 % depuis 2004. Ce pourcentage continue d'être significatif, puisque ces opérations exposent l'Agence à des risques supérieurs en termes de responsabilité.
Bien que la plupart des données concernant les opérations d'approvisionnement vérifiées aient été entrées dans les SAE de façon exacte et complète, la vérification a identifié quelques occurrences où la méthode d'invitation avait été codée incorrectement. Ces erreurs de codage peuvent donner lieu à des rapports inadéquats sur les activités de passation des marchés.
Des sondages de vérification ciblés ont été menés sur 49 dossiers à risque élevé afin de déterminer le degré d'observation de la loi et des politiques et pratiques de l'Agence. L'un des buts de la vérification par sondage était de déterminer s'il y avait des cas de fractionnement de marché. La vérification a constaté qu'un total de 6 contrats (12 % de la population ciblée représentant une valeur totale de 74 000 $) avait été maintenu sous le seuil pour éviter le processus d'approvisionnement concurrentiel.
La vérification de suivi n'a pas été conçue pour faire ressortir spécifiquement les cas possibles de fraude mais les vérificateurs étaient conscients que ce point pouvait constituer un risque potentiel et ils ont exercé une diligence adéquate en réalisant les sondages de vérification. Aucun cas de fraude n'est apparu parmi l'échantillon des contrats sélectionnés dans le cadre de la vérification de suivi.
Les procédés de vérification de suivi ont aussi permis de reconnaître d'autres secteurs clés de risques où une surveillance accrue et une documentation d'appui plus étoffée sont nécessaires au soutien du processus de passation des marchés. Ces secteurs sont l'Approvisionnement des services professionnels en TI (ASPTI), les relations employeur-employé et les paiements sans référence.
- Approvisionnement des services professionnels en TI (ASPTI)
En 2000-2001, l'Agence a lancé la stratégie d'approvisionnement ASPTI pour aider les gestionnaires de programme à obtenir rapidement les fournisseurs de TI privilégiés à des taux fixes négociés au préalable dans la Région de la capitale nationale. Un processus unique de vente par soumissions a été suivi pour attribuer des contrats aux fournisseurs privilégiés pouvant offrir les services spécifiques dans le cadre de l'une des charges de travail uniques (par exemple, architecture de TI, gestion de projet). Pour aider à choisir un fournisseur particulier dans la liste, les lignes directrices sur l'ASPTI mentionnent que les gestionnaires de budget doivent remettre un énoncé de travail afin de définir clairement leurs besoins.
Les observations clés concernant les échantillons cibles examinés dans la vérification sont les suivantes :
- 27 sur 35 (77 %) contrats examinés ne comportaient pas d'énoncé de travail clair indiquant les produits livrables précis, ni les dates limites, ni une description de travail, selon le modèle d'énoncé de travail et les lignes directrices afférentes affichés dans l'InfoZone de la DA;
- 24 sur 35 (69 %) contrats examinés ne comportaient aucune justification en appui du choix d'un conseiller spécifique (c'est-à-dire qu'il n'y avait aucun élément de preuve au dossier démontrant que des critères de sélection ou des cotations avaient été appliqués au fournisseur choisi, pour montrer que cette étape avait été suivie afin de justifier le choix qui a été fait en comparaison des autres fournisseurs possibles).
Sans un énoncé de travail clair et une raison à l'appui pour justifier le choix d'un conseiller spécifique, il est difficile de déterminer si les modalités du contrat ont été respectées ou si le gestionnaire de budget a suivi les exigences de l'Agence en matière de passation des marchés.
- Relation employeur-employé
On a relevé des situations où des entrepreneurs avaient travaillé régulièrement à contrat pour l'Agence pendant plusieurs années. Il existe un risque potentiel pour qu'une relation employeur-employé soit établie.
Les paiements sans référence se produisent lorsque des biens et services sont traités en dehors du processus d'approvisionnement recommandé ou sans aucune référence à un bon de commande des SAE. La DA a publié un bulletin (Le conseiller no 69) en juillet 2005 dans lequel les procédures appropriées à suivre pour ces dépenses sont énoncées. Bien que certains paiements sans référence soient acceptables (comme les paiements des services publics), d'autres pourraient présenter un risque juridique ou financier pour l'Agence, puisqu'il n'existe aucun contrat écrit.
La vérification a inclus un examen de 55 paiements sans référence effectués entre septembre 2004 et juin 2005 représentant une valeur totale de 289 000 $. La documentation comportait peu de justifications pour expliquer pourquoi ces paiements n'avaient pas été traités dans le cadre des procédures d'approvisionnement normales. Bien que la valeur monétaire ne soit pas considérable, la DA n'avait pas surveillé ces opérations pour s'assurer qu'elles ne présentaient aucun risque pour l'Agence. Par exemple, la vérification a permis de trouver un cas où un paiement sans référence avait été utilisé pour éviter d'appliquer le processus d'approvisionnement concurrentiel. La direction a été mise au courant de ces opérations non conformes.
À titre d'exemple de bonne pratique, la région de l'Atlantique surveille de près les paiements sans référence depuis septembre 2004 et elle a été en mesure de traiter des situations de non-conformité et de favoriser le respect des politiques relatives à la passation des marchés. Ce mécanisme a réellement fait diminuer le nombre de paiements sans référence non conformes dans la région.
Recommandations
La DA devrait s'assurer que le personnel de l'approvisionnement conserve des dossiers d'approvisionnement complets et exacts, y compris une justification et une documentation appropriées pour appuyer le choix de fournisseurs spécifiques. L'usage obligatoire du Résumé d'approvisionnement ou d'un document semblable dans le dossier d'approvisionnement favoriserait la tenue d'une documentation de dossier complète et uniforme.
La DA devrait effectuer un suivi sur les cas où la délégation de pouvoirs d'acquisition n'a pas été respectée, et s'il y a lieu, prendre les mesures correctives appropriées pour que cela ne se reproduise plus.
La DA devrait fournir des lignes directrices au personnel de l'approvisionnement en ce qui a trait au codage approprié des procédures de demandes de soumissions spécifiques.
La DA, en collaboration avec la DAF, devrait mettre un mécanisme en place pour surveiller les paiements sans référence et s'assurer qu'ils sont en conformité avec le bulletin Le conseiller no 69.
Plans d'action
La DA continuera à offrir une formation reliée au bulletin Le conseiller no 72 (documentation au dossier) dans toutes ses séances de formation et elle enverra un rappel aux agents d'approvisionnement sur l'importance de tenir une documentation exacte et complète au dossier, conformément au bulletin Le conseiller no 72.
La DA a remis aux agents de négociation des marchés un résumé des erreurs courantes de codage afin de s'assurer l'uniformité et d'améliorer les données d'approvisionnement. Ces renseignements sont recueillis au moyen de l'examen mensuel des données d'approvisionnement pour soutenir le processus d'établissement de rapports de divulgation des marchés. Cela a permis d'améliorer considérablement le codage dans les SAE.
Dans le cadre de l'Approvisionnement des services professionnels en TI (ASPTI), plusieurs changements ont été apportés depuis novembre 2005 pour éliminer pratiquement toutes les questions soulevées au cours de cette vérification. Les énoncés de travail sont examinés en profondeur par des agents spécialisés de la DA et améliorés dans l'optique de l'optimisation des ressources. De plus, les ressources proposées au titre du processus d'ASPTI sont d'abord vérifiées par l'équipe de l'ASPTI pour s'assurer que les qualifications minimales sont satisfaites avant que le client ait l'occasion d'évaluer la ressource.
Les préoccupations concernant la relation employeur-employé dans certaines activités d'approvisionnement continuent à être surveillées et abordées avec les clients. Les énoncés de travail sont examinés en profondeur et des communiqués sont envoyés aux organismes clients à titre de rappel annuel (par exemple, la DGI), et nous continuons à collaborer avec les clients en vue de trouver des options pour acquérir certains services en étudiant d'autres possibilités. Récemment, la DA a également révisé un modèle de lettre, qu'elle distribuera et publiera, qui met en garde les gestionnaires de projet contre l'établissement d'une relation employeur-employé avec les entrepreneurs. La DGRH sera consultée pour savoir comment ces situations devraient être traitées dans le futur et qui serait le Bureau de première responsabilité (BPR) chargé d'informer les organisations clientes en prenant les mesures appropriées.
La DA examine actuellement la directive sur les contrats après coup et envisagera des modifications pour renforcer la façon dont la DA traite les cas où la délégation de pouvoirs n'est pas respectée. La directive fera l'objet de révisions sur la base des résultats de l'examen.
Depuis la vérification initiale des processus de passation des marchés, la DA discute de façon continue avec la DAF au sujet des paiements effectués sans qu'il y ait eu référence à un contrat. Des progrès ont été réalisés à ce sujet. La DA convient qu'il est nécessaire de mettre un mécanisme en place pour se pencher sur les paiements sans référence. Actuellement, des rapports mensuels sont produits et examinés en vue de repérer les marchandises qui auraient dû avoir été traitées au moyen du processus de passation des marchés. La DA collaborera avec la DAF pour établir le processus de surveillance et d'établissement de rapports au quatrième trimestre de l'exercice 2006-2007. Le titulaire de la fonction d'agent du commerce électronique sera responsable de cette activité de surveillance, ce qui assurera une couverture nationale.
Conclusion
Dans l'ensemble, les progrès réalisés dans la mise en oeuvre du plan d'action en 4 points ont été satisfaisants. La capacité de l'Agence à gérer le processus de passation des marchés a été renforcée, les pouvoirs délégués ont cessé d'être décentralisés, et les communications avec les agents de négociation des marchés et les gestionnaires de budget pour les aider à assumer leurs responsabilités se sont améliorées. L'évolution a été lente dans certains aspects de l'assurance de la qualité (AQ) et de la surveillance.
Sur la base de l'examen de l'échantillon statistique de 273 contrats, la vérification a constaté que 82 % des dossiers d'approvisionnement étaient en conformité avec les politiques de l'Agence sur la passation des marchés. Il s'agit d'une augmentation significative par rapport aux résultats de la vérification précédente, alors que seulement 44 % des dossiers étaient en conformité. Bien que des améliorations supplémentaires s'imposent pour continuer d'améliorer le taux de conformité, il convient de noter que depuis la vérification de suivi, la DA a retiré la délégation de pouvoir aux régions et centralisé les activités régionales d'approvisionnement dans un seul établissement. Le sujet à savoir si cette récente action déclenchée en avril 2006 avait été efficiente et prise en temps opportun ne pouvait pas se faire dans la présente vérification de suivi puisque cette action tombait en dehors de la période de référence.
La Direction de l'administration (DA) et la Direction de l'administration financière (DAF) de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) souscrivent aux recommandations et ont présenté des plans d'action pour répondre aux constatations de la vérification et pour renforcer davantage le processus de passation des marchés à l'Agence.
Annexe A : Sommaire de l'examen des dossiers – Échantillon statistique
|
Critères (indiqués dans la vérification précédente)
|
Moins de 5 K$
|
De 5 K$ à 25 K$
|
25 K$ et plus
|
Nbre total de dossiers
|
% total de dossiers
|
Résultat de la vérification précédente (nbre de dossiers)
|
% de la vérification précédente
|
Amélioration par rapport à la vérification précédente
|
|
Nombre total de dossiers examinés
|
40
|
120
|
113
|
273
|
—
|
321
|
—
|
—
|
|
Nombre total de dossiers en conformité
|
31
|
96
|
96
|
223
|
82 %
|
140
|
44 %
|
38 %
|
|
Nombre total de dossiers non conformes
|
9
|
24
|
17
|
50
|
18 %
|
181
|
56 %
|
38 %
|
|
Degré d'observation des politiques, procédures, réglementations et dispositions législatives
|
|
Principaux documents
|
|
1. Dossier disponible pour examen
|
40
|
120
|
113
|
273
|
100 %
|
303
|
94 %
|
6 %
|
|
2. Bon de commande signé ou contrat au dossier
|
39
|
115
|
112
|
266
|
97 %
|
267
|
83 %
|
14 %
|
|
3. Méthode de demandes de soumission clairement documentée (p. ex. preuve d'appel d'offres, justification d'un fournisseur unique)
|
36
|
112
|
110
|
258
|
95 %
|
249
|
78 %
|
17 %
|
|
4. Article – mouvement et justification au dossier – seulement 97 dossiers comportaient des modifications
|
9/9
|
28/34
|
49/54
|
86/97
|
89 %
|
44/103
|
43 %
|
46 %
|
|
Délégation de pouvoirs d'acquisition
|
| 5. Document signé par des personnes ayant un niveau suffisant de délégation de pouvoirs d'acquisition |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A. Bon de commande ou contrat
|
33
|
112
|
106
|
251
|
92 %
|
265/321
|
83 %
|
9 %
|
| B. Modification contractuelle – seulement 97 dossiers comportaient des modifications |
8/9 |
27/34 |
46/54 |
81/97 |
84 % |
87/103 |
84 % |
0 % |
|
Ententes après coup
|
|
6. Bon de commande créé après la date de livraison
|
4
|
9
|
3
|
16
|
6 %
|
22
|
7 %
|
1 %
|
|
Montants minimums du contrat
|
|
7. Montants minimums respectés, p. ex. fournisseur unique, accords commerciaux
|
40
|
118
|
112
|
270
|
99 %
|
311
|
97 %
|
2 %
|
** Ces résultats sont fondés sur les SAE et l'examen des dossiers en copie papier. Les échantillons ont été prélevés de la population de contrats conclus au cours de la période de 10 mois du 1er septembre 2004 au 30 juin 2005, en fonction d'un coefficient de confiance de 90 %, +/- 5.
Notes
- Aux fins du présent rapport, les termes « passation des marchés » et « approvisionnement » sont employés indifféremment.
