Contexte: Chaque année, l'Agence du revenu du Canada (ARC) présente ses états financiers des activités administrées selon la méthode de comptabilité d'exercice intégrale. Comme dans les années antérieures, la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) a demandé l'aide de la Division de la vérification interne (DVI) pour rassurer la direction en ce qui a trait aux renseignements financiers choisis contenus dans ces états.
Le travail a été effectué conjointement avec la vérification annuelle des états financiers menés par le Bureau du vérificateur général (BVG) qui est responsable de la publication de l'opinion du vérificateur. Les efforts déployés par la DVI étaient axés sur trois volets des états financiers: l'encaisse, les comptes clients et la provision pour créances douteuses. Les résultats de la vérification étaient utilisés par le BVG aux fins de l'élaboration de son opinion sur les états financiers.
Objectif: La vérification avait pour but de rassurer la direction quant à l'exhaustivité et à l'exactitude des renseignements choisis sur les comptes de l'encaisse et les comptes clients ainsi qu'à la pertinence et à l'application de la provision pour créances douteuses. La vérification n'a pas porté sur les montants apparaissant dans les états financiers; elle visait plutôt certains secteurs précis, notamment les suivants:
1. l'exactitude de la date utilisée pour imputer les rentrées de fonds à l'exercice approprié et de la méthode utilisée par les F&A pour déterminer le montant de l'encaisse à la fin de l'exercice;
2. la pertinence des procédures utilisées par la Direction générale du recouvrement des recettes (DGRR)[Note 1] pour déterminer le pourcentage de créances irrécouvrables (taux relatifs à la provision pour créances douteuses) et des documents de travail préparés par les F&A pour calculer la provision pour créances douteuses;
3. l'exactitude des rapprochements des paiements faits en avril et en mai 2005 entre les données sélectionnées des systèmes sources et les montants des comptes clients apparaissant dans le Grand livre des recettes (GLR) et le progrès réalisé par rapport à la mise en oeuvre des plans d'action consécutif à la vérification de fin d'exercice 2003-2004 de la DVI.
La vérification s'est déroulée de février à décembre 2005. Les travaux sur les rapprochements d'avril et de mai ont été menés après l'émission de l'opinion du Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada, afin d'éviter toute ingérence dans la vérification réalisée par le BVG.
Conclusion: Les renseignements relatifs aux trois volets des états financiers examinés par la DVI sont jugés fiables. Les résultats de la vérification pour chacun des secteurs sont résumés comment suit:
Pour ce qui est du volet encaisse des états financiers des activités administrées, la vérification a révélé que la date utilisée pour imputer les rentrées de fonds à l'exercice pertinent était appropriée, tout comme la méthode utilisée par les F&A pour déterminer l'encaisse.
Certaines erreurs ont été relevées lors de l'enregistrement, elles n'étaient pas importantes en ce qui touche les résultats de la vérification de cet exercice et avaient peu ou pas d'incidence sur l'exactitude des comptes des contribuables.
Dans le cas du volet provision pour créances douteuses, la vérification a révélé que les procédures de la DGRR étaient valables pour garantir l'exactitude des taux relatifs à la provision pour créances douteuses et que les F&A avaient appliqué correctement les taux dans les états financiers des activités administrées de l'ARC. Toutefois, un certain nombre de questions liées aux procédures pourraient accroître le risque que des erreurs soient commises à l'avenir si elles ne sont pas corrigées.
Pour ce qui est du volet comptes clients, les résultats des travaux de la DVI indiquent que les rapprochements et la logique de programme utilisée par la Direction générale de l'informatique (DGI) allaient de pair avec la méthode de comptabilité d'exercice dont se sert les F&A. Toutefois, on observe encore des écarts dans le processus de rapprochement; il sera donc nécessaire de mener un examen et une analyse des données plus détaillée pour en trouver l'origine. La DVI continuera d'aider les F&A à examiner ces écarts de rapprochement dans le cadre de ses travaux de vérification de fin d'exercice 2005-2006.
La DVI a aussi fait le suivi sur toutes les constatations clés cernées dans la vérification de procédures de fin d'exercice choisies 2003-2004 et a conclu que tous les plans d'action liés aux recommandations ont été effectués de façon satisfaisante.
Plan d'action: Les F&A ont accepté les recommandations de la DVI pour traiter des questions en matière de procédures touchant les dates de paiement, les provisions pour créances douteuses et les rapprochements des comptes clients. Un plan d'action a été élaboré par les F&A conjointement avec la Direction générale du recouvrement des recettes (DGRR) afin d'éclaircir les procédures pour la fin d'exercice en cours.
Chaque année, l'Agence du revenu du Canada (ARC) prépare ses états financiers des activités administrées selon la méthode de comptabilité d'exercice intégrale. Ces états financiers sont préparés par: la Division de la comptabilisation et de l'analyse des recettes et des rapports (DCARR) de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) en utilisant les méthodes de comptabilité d'exercice approuvées par un comité directeur formé de représentants du ministère des Finances, du Secrétariat du Conseil du Trésor, de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, du Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada et de l'ARC.
Comme dans les années antérieures, la DGFA a demandé l'aide de la Division de la vérification interne (DVI) pour vérifier l'information des états financiers choisis que l'on considère comme présentant des risques potentiels dans une perspective de présentation de l'information financière. Le travail a été effectué conjointement avec la vérification annuelle des états financiers menés par le Bureau du vérificateur général (BVG) qui est responsable de la publication de l'opinion du vérificateur.
La vérification avait pour but de rassurer la direction quant à l'exhaustivité et à l'exactitude de renseignements choisis sur les comptes de l'encaisse et les comptes clients ainsi qu'à la pertinence et à l'application de la provision pour créances douteuses. La vérification n'a pas porté sur les montants apparaissant dans les états financiers; elle visait plutôt certains secteurs précis, notamment les suivants:
1. l'exactitude de la date utilisée pour imputer les rentrées de fonds à l'exercice approprié et de la méthode utilisée par les F&A pour déterminer le montant de l'encaisse à la fin de l'exercice;
2. la pertinence des procédures utilisées par la Direction générale du recouvrement des recettes (DGRR)[Note 2] pour déterminer le pourcentage de créances irrécouvrables (taux relatifs à la provision pour créances douteuses) et des documents de travail préparés par les F&A pour calculer la provision pour créances douteuses;
3. l'exactitude des rapprochements des paiements faits en avril et en mai 2005 entre les données sélectionnées des systèmes sources et les montants des comptes clients apparaissant dans le Grand livre des recettes (GLR) et le progrès réalisé par rapport à la mise en oeuvre des plans d'action consécutif à la vérification de fin d'exercice 2003-2004 de la DVI.
La vérification s'est déroulée de février à décembre 2005. Les travaux de vérification comprenaient l'examen et l'analyse des opérations échantillonnées, l'examen des rapprochements des données sur les paiements et l'examen des pièces justificatives et des principaux documents de travail préparés par les F&A et la DGRR. Un examen ayant pour objet de trouver les sources possibles d'écart de rapprochement des paiements faits en avril et en mai a également été réalisé après l'émission de l'opinion du BVG.
L'imputation des fonds à l'exercice approprié est un élément important dans le calcul des recettes fiscales qui sont déclarées dans les états financiers des activités administrées de l'ARC. On tient également compte de l'encaisse, qui représente les fonds reçus pendant l'exercice précédent mais qui sont déposés pendant le nouvel exercice (d'environ 4 milliards).
Les résultats du contrôle indiquent que la date utilisée pour imputer les rentrées de fonds à l'exercice pertinent était appropriée, tout comme la méthode utilisée par les F&A pour déterminer l'encaisse. Toutefois, sans être vrai pour l'ensemble des résultats, certaines erreurs d'inscription des dates ont été relevées; la majorité de ces erreurs l'ont été lors de l'enregistrement de la date de versement d'un paiement aux établissements financiers. Ces erreurs représentaient un délai de moins de deux jours et avaient eu peu ou pas d'incidence sur l'exactitude des comptes des particuliers.
Il incombe aux F&A d'imputer les fonds à l'exercice approprié à l'aide des renseignements sur la date de réception du paiement qui sont inscrits dans les systèmes comptables clients de l'ARC et dans le Grand livre des recettes (GLR). Afin d'évaluer l'exactitude de la date inscrite dans ces systèmes, la DVI a choisi d'examiner 300 paiements traités au Centre de technologie d'Ottawa et dans quatre bureaux locaux.
Des erreurs de saisie peuvent se produire lors à l'étape d'entrée de données; un taux d'erreur maximal a donc été établi comme seuil de tolérance pour évaluer l'exactitude. À la suite de consultations avec le BVG, un taux d'erreur fondé sur l'importance relative a été fixé à 6% aux fins de la présente vérification.
Parmi les 300 paiements examinés, 10 comportaient une date incorrecte dans le système comptable client, soit 3,3% de la population échantillonnée. Par conséquent, à un coefficient de confiance de 95%, le taux maximal estimé d'erreurs possibles dans la date se chiffrait à 5,6%. La DVI a donc conclu que le degré d'exactitude de la date de réception enregistrée dans le système comptable client était adéquat pour ce qui est d'imputer les rentrées de fonds à l'exercice approprié.
Des erreurs d'inscription de la date dans le GLR ont été relevées dans 12 cas sur 300, soit 4% de la population échantillonnée. Se retrouvaient parmi ces cas les 10 paiements qui avaient été repérés dans les systèmes comptables clients. À un coefficient de confiance de 95%, la DVI a évalué que le taux d'erreur maximal estimé relativement à la date inscrite dans le GLR était de 6,4%, soit légèrement au-dessus du seuil établi. Toutefois, les F&A ont été en mesure de démontrer que les résultats obtenus en imputant les fonds à l'aide du GLR étaient essentiellement les mêmes que ceux obtenus à l'aide des systèmes comptables clients. Par conséquent, la DVI a conclu que le degré d'exactitude de la date de réception figurant dans le GLR était suffisant aux fins de l'imputation des rentrées de fonds à l'exercice approprié.
Même si, dans l'ensemble, les résultats étaient positifs, la DVI a constaté que sept des erreurs relevées étaient liées à la date des paiements faits aux établissements financiers (paiements versés aux établissements financiers). Cette proportion relativement élevée peut être attribuée en majeure partie à une vérification insuffisante des renseignements sur la date. Étant donné que les taux d'erreur globaux se situaient sous le seuil préétabli, ils n'ont pas influé sur la conclusion de cette année. Toutefois, si ces types d'erreurs devaient se répéter, elles pourraient y avoir une incidence sur les conclusions dans les années ultérieures.
Les F&A devraient collaborer avec la Direction générale des cotisations et des services à la clientèle (DGCSC)[Note 3]afin de s'assurer que les renseignements sur la date des paiements versés aux établissements financiers font l'objet d'une vérification suffisante vers la fin de l'exercice.
Plan d'action
Les F&A informeront la DGCSC que, dans le cadre des procédures de fin d'exercice adoptées par les F&A, d'autres procédures de vérification relatives aux paiements versés aux établissements financiers devraient être mises en place dans le but de réduire le taux d'erreur.
L'encaisse représente les rentrées de fonds qui ont été déposées pendant le nouvel exercice mais qui avaient été reçues lors de l'exercice précédent. L'encaisse est comptabilisée comme rentrées de fonds dans l'exercice précédent et constitue donc un élément clé de l'imputation des fonds à l'exercice approprié. En 2004-2005, le montant de l'encaisse s'est chiffré à environ 4 milliards de dollars.
Au cours des dernières années, les F&A ont amélioré leur méthode de calcul de l'encaisse en vérifiant davantage les montants reçus de différentes sources. C'est pourquoi la portée des travaux de vérification dans ce secteur a été grandement réduite comparativement aux années antérieures.
Plutôt que d'effectuer une vérification complète de l'encaisse, comme par le passé, la vérification a axé ses efforts sur la méthode pour s'assurer que les sources utilisées et les méthodes de calcul étaient valables. Au terme de son examen, la DVI a conclu que la méthode utilisée par les F&A pour calculer l'encaisse était valable, ce qui a été suffisant pour rassurer la direction de l'ARC en ce qui a trait à son exactitude.
Les normes comptables généralement reconnues exigent que les comptes débiteurs soient présentés dans les états financiers à leur valeur réalisable estimative. De cette façon, les provisions pour créances douteuses sont établies en fonction de la meilleure estimation de la direction relativement à la possibilité de recouvrement des montants cotisés mais encore impayés. À l'ARC, la provision pour créances douteuses est calculée en fonction de l'évaluation de la possibilité de recouvrement d'un échantillon de comptes clients, telle qu'elle a été évaluée par le personnel de recouvrement d'expérience.
La DVI a conclu que les procédures utilisées par la DGRR étaient valables pour garantir l'exactitude des taux relatifs à la provision pour créances douteuses et que les F&A avaient appliqué correctement les taux dans les états financiers des activités administrées de l'ARC. Toutefois, un certain nombre de questions liées aux procédures pourraient accroître le risque que des erreurs soient commises plus tard si elles ne sont pas corrigées.
Environ 3 000 comptes clients ont été sélectionnés dans le cadre de l'examen visant à estimer le taux général relatif à la provision pour créances douteuses pour 2004-2005. Ces comptes ont été tirés des données de cinq systèmes comptables clients de l'ARC: impôt des particuliers (T1), impôt des sociétés (T2), retenues à la source (T4), taxe sur les produits et services (TPS) et grand livre auxiliaire automatisé (GLAA).
Afin d'assurer l'exhaustivité des populations faisant l'objet de l'échantillonnage, les F&A ont rapproché les données tirées des systèmes comptables clients avec les renseignements enregistrés dans le GLR. D'importants écarts avec les données des systèmes de recettes TPS et GLAA ont d'abord été repérés, mais les F&A ont pu les justifier. La DVI a examiné les rapprochements effectués par les F&A, validé les justifications fournies et conclu que les données des populations utilisées pour l'échantillonnage étaient complètes.
Il est important de noter qu'en raison de contraintes de temps, la sélection des échantillons a été pratiquée avant l'achèvement du rapprochement des données, ce qui aurait pu compromettre la validité de l'échantillon et créer une attente évitable si les données avaient soulevé un problème de taille.
L'examen des comptes clients a été mené par des employés du recouvrement dans trois bureaux régionaux de l'ARC relevant de la DGRR. Après examen, la DVI s'est dite satisfaite des procédures de contrôle de la qualité qui ont été mises en place pour assurer l'exactitude des résultats. Dans une certaine mesure, les détails fournis au personnel des régions quant à la recherche des échantillons étaient insuffisants puisque, selon les résultats, quatre des 3 000 éléments sélectionnés pour l'examen étaient introuvables dans les systèmes comptables clients en utilisant l'échantillon de renseignements fourni. En outre, les agents locaux n'avaient reçu aucune directive sur ce qu'ils devaient faire lorsque des éléments échantillonnés étaient introuvables.
Le fait de ne pas pouvoir évaluer ces quelques éléments de l'échantillon n'a pas posé problème cette année. Cependant, l'incapacité de repérer des éléments échantillonnés à partir d'une base de données dans les années à venir pourrait avoir une incidence plus significative, selon le nombre et la valeur de ces éléments.
Pour contrôler la qualité de l'examen de l'échantillon réalisé par le personnel des régions, le Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada a demandé à un groupe distinct d'employés de la DGRR (groupe de contrôle) de vérifier l'exactitude d'environ 10% de l'échantillon. Même si le groupe de contrôle avait, sur certains points, des divergences importantes en égard aux résultats d'évaluation obtenus par le personnel des régions, la situation a été réglée et n'a pas influé sur l'opinion formulée par le BVG à l'égard des états financiers.
La principale cause des écarts a été que, d'après les résultats de l'examen de l'échantillon, certains comptes importants étaient irrécouvrables; de son côté, le groupe de contrôle a conclu que le dénouement de ces mêmes comptes ne pouvait être déterminé. (Aux fins de l'établissement du taux de la provision pour créances douteuses, lorsque le dénouement ne pouvait être déterminé, on devait considérer que le compte était entièrement recouvrable.)
Étant donné que l'exercice de contrôle du BVG n'est effectué qu'à la fin du processus d'examen local, l'existence de différences importantes quant aux résultats des bureaux locaux et des examens des groupes de contrôle pourrait, dans les années à venir, empêcher l'établissement des taux relatifs à la provision pour créances douteuses dans les délais prescrits.
Afin de s'assurer que l'on établit de façon cohérente les taux relatifs à la provision pour créances douteuses d'année en année, les F&A ont réalisé une analyse des écarts dans chacune des cinq sources de recettes; ainsi, certains écarts significatifs ont été repérés. En faisant le suivi à cet égard, on a conclu que la précision des estimations relatives à la provision pour créances douteuses dans les sources de recettes ne permettait pas toujours d'expliquer les écarts observés.
On a appris, dans les discussions qui ont suivi, que les F&A et la DGRR n'avaient pas la même compréhension à l'égard de l'objectif visé par l'échantillon. Il a été confirmé que le plan d'échantillonnage ne visait pas à obtenir des taux exacts dans chaque source de recettes mais plutôt un taux global juste. Pour être en mesure d'estimer les taux pour chaque source de recettes, comme le voudrait la DCARR, il fraudait accroître la taille déjà imposante de l'échantillon.
La DVI a conclu que les F&A avaient appliqué correctement la provision pour créances douteuses aux données des comptes clients pour 2004-2005, sauf dans le cas des comptes clients T1 ayant fait l'objet d'une cotisation en avril et en mai, considérés essentiellement comme saisonniers. Selon les F&A, le taux calculé par la DGRR était inapproprié. Elle a calculé son propre taux pour prendre ces comptes en considération, selon les tendances hypothétiques de recouvrement relatives aux débiteurs dans la période suivant la fin d'exercice.
Après avoir effectué une analyse du taux estimé par les F&A en utilisant des données des années d'imposition 2002 et 2003, la DVI a jugé que le taux était plausible. Toutefois, l'analyse a permis de découvrir l'existence d'une importante marge d'erreur dans les hypothèses fondamentales sur les tendances de recouvrement des débiteurs. Par conséquent, le BVG n'a pas accepté le taux des F&A. Il a relevé une erreur qui découle de l'application d'un taux différent de celui calculé par la DGRR. Cette erreur n'était pas importante et n'a pas incité le BVG à modifier son opinion sur les états financiers des activités administrés.
Recommandation
La DGRR devrait s'assurer que les données sur les comptes clients extraites des systèmes comptables clients et les renseignements inscrits dans le GLR sont rapprochés avant de sélectionner des comptes qui formeront l'échantillon utilisé pour estimer les taux relatifs à la provision pour créances douteuses.
Plan d'action
En collaboration avec la DGI, la DGRR contrôle la qualité des données pour faire en sorte que toutes les données extraites correspondent à celles du GLR avant de les intégrer dans le processus d'examen de la provision pour créances douteuses de 2005-2006.
Recommandation
La DGRR devrait s'assurer que des renseignements suffisants sont transmis aux agents locaux, en ce qui a trait au repérage d'éléments échantillonnés, et que des directives claires leur sont communiquées à propos des procédures à suivre lorsqu'un élément est introuvable.
Plan d'action
La DGRR a abordé la question avec la DGI. Des bureaux locaux supplémentaires participeront à l'extraction des données de façon à s'assurer que tous les comptes puissent être repérés. Les procédures à suivre lorsque des éléments échantillonnés sont introuvables feront partie des directives communiquées aux agents locaux.
Recommandation
La DGRR devrait s'assurer que la méthode utilisée aux fins d'examen de l'échantillon est compatible avec celle du groupe de contrôle du BVG et qu'elle communique clairement ces procédures aux agents locaux qui seront chargés d'évaluer l'échantillon en 2005-2006.
Plan d'action
La DGRR s'emploie actuellement à améliorer son logiciel d'examen de la provision pour créances douteuses dans le but de régler ces questions. Plus particulièrement, la DGRR est à mettre au point un « guide intelligent » qui permettrait aux agents locaux de suivre l'approche prescrite pour évaluer tous les comptes laquelle serait conforme à celle utilisée par le groupe de contrôle.
Recommandation
La DGRR et les F&A devraient collaborer afin de veiller à ce que les objectifs de l'examen de l'échantillon et de l'application des taux relatifs à la provision pour créances douteuses soient officiellement acceptés et compris de la même façon par toutes les parties en cause.
Plan d'action
La DGRR et les F&A discutent présentement des différentes options qui s'offrent à elles; elles prévoient adopter un objectif qui convient aux deux parties pour 2005-2006.
Recommandation
Le degré de précision de la méthode élaborée par les F&A pour établir la provision pour créances douteuses pour les comptes débiteurs T1 d'avril et de mai de l'exercice 2004-2005 devrait être amélioré si la méthode doit être utilisée en 2005-2006.
Plan d'action
Les F&A sont à examiner leur approche et prévoit avoir une meilleure estimation pour 2005-2006.
Les rapprochements des paiements faits en avril et en mai permettent de confirmer l'exactitude des montants utilisés pour déterminer les comptes clients à la fin de l'exercice. La DVI s'est engagée à en examiner la pertinence et l'exactitude. Les résultats de la vérification indiquent que les rapprochements et la logique de programme employés par la DGI en matière de sélections des données pour les comptes clients étaient uniformes à la méthode des comptabilité d'exercice utilisée par les F&A. Bien que ces résultats sont jugés être suffisamment justes pour les besoins des états financiers, il existe encore des écarts.
Le BVG a recommandé que les F&A effectuent une analyse des causes fondamentales des écarts et la DVI a donc accepté de procéder à un examen plus approfondi des rapprochements, dans le but d'aider les F&A à en trouver les raisons. L'examen a été retardé jusqu'à l'automne, une fois que le BVG aura terminé ses travaux, de façon à ce qu'il n'y ait aucune ingérence dans la vérification du BVG.
Les travaux de la DVI comprenaient un examen de la méthode de comptabilité d'exercice et de son application au processus de rapprochement, un examen des demandes de sélection des données et un examen de la logique de programme utilisée par la Direction générale de l'informatique (DGI) pour produire la sélection de données.
Il est devenu évident que les procédures de vérification initiales adoptées par la DVI ne permettent pas de découvrir les causes des écarts de rapprochement et qu'une autre analyse serait nécessaire. Des discussions ont été entamées avec les F&A au sujet de ce travail de vérification supplémentaire qui devra être réalisé en 2005-2006.
La Vérification de procédures de fin d'exercice choisies 2003-2004 a identifié un nombre de questions relatives à l'exactitude des sélections de données des comptes clients utilisées par les F&A dans sa méthode de comptabilité d'exercice en fin d'exercice qui nécessitent des mesures correctives. Ces questions ont été soulevées dans lettre de recommandations de la DVI émise en juin 2005 aux F&A et des plans d'action ont été élaborés.
La DVI a fait un suivi de toutes les constatations importantes cernées dans la vérification de fin d'exercice antérieure. Elle a conclu que tous les plans d'action liés aux recommandations ont été mis en vigueur de façon acceptable.
Les renseignements relatifs aux trois volets des états financiers examinés par la DVI sont jugés fiables. Les F&A ont accepté les recommandations de la DVI pour traiter des questions en matière de procédures touchant les dates de paiement, les provisions pour créances douteuses et les rapprochements des comptes clients. Un plan d'action a été élaboré par les F&A conjointement avec la Direction générale du recouvrement des recettes afin d'éclaircir les procédures pour la fin d'exercice en cours.