Disposition
C'est un processus qui permet aux institutions fédérales de disposer des documents qui sont sans valeur opérationnelle, soit en permettant leur destruction, (cette décision est laissée à la discrétion des institutions), en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à leur aliénation du contrôle de l'administration fédérale.
Programme pour évaluer et disposer des documents gouvernementaux
Bibliothèque et Archives Canada doit s'acquitter de différentes obligations concernant l'élimination de l'information créée par les institutions fédérales à l'appui des politiques gouvernementales, de l'administration publique et de la prestation des programmes.
Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, seulement le Bibliothécaire et Archiviste du Canada peut disposer des documents gouvernementaux en émettant des autorisations de disposer de documents (ADD) de l'une ou l'autre des façons suivantes :
- Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD)
visent les documents que gèrent toutes les institutions fédérales ou du moins un bon nombre d'entre elles et habilitent les institutions à disposer des documents conformément aux certaines modalités fixées.
- Les autorisations spécifiques de disposer des documents (ASDD)
visent les documents gérés par cette seule institution fédérale et habilitent l'institution à disposer des documents conformément aux certaines modalités fixées.
Le Système de contrôle des autorisations de disposer des documents (SysCAD)
est un système de renseignements qui renferme les descriptions sommaires des Autorisations de disposer des documents (ADD) accordées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada aux institutions fédérales, ainsi que les copies en ligne de la documentation qui s'y rattache. Il comprend les descriptions de plus de 2 200 autorisations. SysCAD est maintenant disponible aux institutions fédérales [http://rdacs-syscad.lac-bac.gc.ca/index_fr.html]. Bibliothèque et Archives Canada travaille présentement à rendre le système disponible au public.
