2 Vérification de Pêches et Océans Canada

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Table des matières

• Résumé
• Contexte
  • Pêches et Océans Canada
  • Objectifs et méthodologie de la vérification
• Observations et recommandations
  • La plupart des éléments d'un cadre de dotation sont en place
    • Le plan de ressources humaines de Pêches et Océans Canada comprend des stratégies de dotation
    • Les lignes directrices obligatoires en matière de nomination sont en place, mais certaines d'entre elles ne sont pas conformes à celles de la CFP
    • Les rôles et responsabilités sont communiqués aux intervenants
    • Des mécanismes de surveillance sont en place
    • Les décisions en matière de nomination doivent s'appuyer sur des documents
  • Des améliorations s'imposent au chapitre de la conformité
    • Le mérite n'était pas toujours respecté ou démontré dans les régions visées par la vérification
    • Des indicateurs de traitement préférentiel ont été trouvés dans certains processus de nomination menés dans les régions visées par la vérification
    • D'autres situations de non-conformité ont été relevées dans les régions visées par la vérification
• Conclusion
• Mesure prise par la Commission de la fonction publique
• Réponse globale de Pêches et Océans Canada
• À propos de la vérification
  • Considérations liées à l'étendue
  • Sélection de l'échantillon
  • Équipe de vérification

Résumé

2.1 Les objectifs de cette vérification étaient de déterminer si Pêches et Océans Canada (MPO) avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et aux autres autorisations en vigueur.

2.2 Notre vérification nous a permis de constater que le MPO avait établi et communiqué à ses gestionnaires d'embauche et conseillers en ressources humaines (RH) ses priorités et ses objectifs en matière de RH pour les trois prochaines années, et avait d'ailleurs mis en place des stratégies de dotation en vue de les concrétiser. Notre vérification a également révélé que le MPO s'était doté d'un instrument de subdélégation écrit officiel qui définit clairement les rôles et responsabilités en matière de dotation et la façon dont les pouvoirs délégués doivent être exercés.

2.3 Le MPO avait mis en place des lignes directrices en matière de nomination qui sont obligatoires selon le Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP). Toutefois, les lignes directrices du MPO sur la zone de sélection ne satisfaisaient pas à l'exigence selon laquelle les organisations doivent établir une zone nationale de sélection pour les processus externes annoncés, et les lignes directrices du MPO sur les processus de nomination non annoncés n'étaient pas entièrement conformes aux lignes directrices de la CFP.

2.4 Le MPO assurait la surveillance d'un certain nombre de ses activités de nomination les plus à risque. Cependant, nous avons constaté que le MPO avait omis de mettre en place un mécanisme de suivi efficace en matière de surveillance des nominations à des postes de durée déterminée ou indéterminée d'anciens employés occasionnels.

2.5 Nous avons constaté que le mérite n'avait pas été respecté dans 9 % des processus de nomination externes annoncés et non annoncés visés par la vérification. Enfin, dans 12 % des processus de nomination externes visés par la vérification, nous avons trouvé des indicateurs que la personne nommée avait bénéficié d'un traitement préférentiel.

2.6 Le MPO a accepté nos constatations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le rapport de vérification.

2.7 La CFP surveillera les mesures prises par le MPO pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général du MPO.

Contexte

Pêches et Océans Canada

2.8 Fondé en 1868, Pêches et Océans Canada (MPO) gère et protège les ressources océaniques, halieutiques et aquatiques du Canada. En 2008-2009, la Garde côtière canadienne (GCC) est devenue un organisme de service spécial (OSS), de sorte que son commissaire relève désormais directement du sous-ministre des Pêches et des Océans. Il s'agit d'un changement organisationnel majeur pour le MPO.

2.9 Le MPO est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de politiques et de programmes au profit des intérêts scientifiques, environnementaux, sociaux et économiques du Canada dans les océans et les eaux intérieures. La GCC est responsable des programmes et services qui contribuent directement à la sécurité et à l'accessibilité des voies navigables du Canada.

2.10 En 2008-2009, le MPO comptait environ 10 500 équivalents temps plein répartis dans tout le Ministère. Durant la même période, les employés de la GCC représentaient environ 40 % de la main-d'œuvre du MPO. Le MPO est un ministère en grande partie décentralisé; environ huit employés sur dix travaillent dans une des six régions (Région du Centre et de l'Arctique, Région du Golfe, Région des Maritimes, Région de Terre-Neuve et du Labrador, Région du Pacifique et Région du Québec), à l'extérieur de la région de la capitale nationale. La fonction des ressources humaines du MPO offre des services à l'ensemble des régions et aux deux secteurs d'activités de l'organisation.

2.11 La Commission de la fonction publique (CFP) est chargée de l'application de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Celle-ci lui confère le pouvoir exclusif de procéder à des nominations externes et internes à la fonction publique, lesquelles doivent être fondées sur le mérite. Elle permet aussi à la CFP de déléguer ses pouvoirs en matière de nomination aux administrateurs généraux des organisations. La CFP a signé avec le MPO un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination par lequel des pouvoirs de nomination ont été délégués à l'administrateur général du MPO. Celui-ci disposait du plein pouvoir de délégation durant la période faisant l'objet de notre vérification.

Objectifs et méthodologie de la vérification

2.12 La présente vérification du MPO s'inscrit dans le Plan de vérification, d'évaluation et d'études de 2009-2011 de la CFP. Afin d'élaborer le plan de vérification fondé sur le risque, la CFP a examiné particulièrement les rapports ministériels sur l'obligation de rendre compte en dotation de 2007-2008 et de 2008-2009. Cet examen a mis en lumière les secteurs de rendement en dotation que le MPO devait améliorer et sur lesquels il devait se concentrer. Au cours de l'exercice 2008-2009, la CFP a constaté que le MPO devait améliorer ses systèmes organisationnels de soutien aux ressources humaines, en particulier au niveau de la qualité globale des services en dotation, et indiquer en termes mesurables, dans son plan de ressources humaines, la capacité de son groupe Gestion du personnel (PE).

2.13 La vérification visait à déterminer si le MPO avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de dotation. Elle avait également pour but de déterminer la conformité des processus de nomination externes, dans les régions visées par la vérification, avec la LEFP et les autres autorisations en vigueur. Compte tenu des risques identifiés durant la phase de planification du projet, la présente vérification portait seulement sur les activités de nominations externes menées par le MPO et les décisions connexes qu'il a prises pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009. Nous avons donc examiné un échantillon représentatif des dossiers de nominations externes du MPO provenant des régions visées par la vérification : la Région du Pacifique, et un ensemble formé des régions des Maritimes et du Golfe. Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

La plupart des éléments d'un cadre de dotation sont en place

Le plan de ressources humaines de Pêches et Océans Canada comprend des stratégies de dotation

2.14 Nous nous attendions à ce que le plan de ressources humaines (RH) de Pêches et Océans Canada (MPO) contienne des stratégies de dotation. Une stratégie de dotation décrit les mesures que l'organisation prévoit prendre afin d'appliquer les orientations en matière de dotation, telles qu'elles ont été énoncées par la haute direction dans son plan de RH. Elle décrit les objectifs en matière de dotation et la méthode adoptée pour les atteindre, c'est-à-dire au moyen de cibles mesurables et d'un échéancier prévu.

2.15 Nous avons constaté que le plan de RH du MPO comprend des stratégies de dotation. Dans ce plan, le MPO énonce ses priorités et ses objectifs en matière de RH pour les trois prochaines années et expose les stratégies de dotation permettant de les concrétiser. Notre vérification a également révélé que toutes les régions avaient effectué une analyse des écarts par rapport à leur propre plan de RH et avaient élaboré un plan d'action pour combler les écarts entre les activités de RH prévues et les résultats réels.

2.16 Nous avons également remarqué que le MPO avait un plan d'action de gestion de l'équité en matière d'emploi (EE) et qu'il avait été mis en œuvre parallèlement au plan de RH. Une des mesures énoncées dans ce plan d'action consiste à mettre davantage l'accent sur la détermination des activités prévues de recrutement et de dotation visant les groupes d'EE dans toutes les régions. Enfin, nous avons constaté que les stratégies et les plans du MPO sont communiqués aux gestionnaires d'embauche et aux conseillers en RH et que ces derniers peuvent les consulter.

Les lignes directrices obligatoires en matière de nomination sont en place, mais certaines d'entre elles ne sont pas conformes à celles de la CFP

2.17 En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la Commission de la fonction publique (CFP) exige que les organisations élaborent leurs propres lignes directrices et critères quant à la zone de sélection, aux mesures correctives et aux révocations, et à l'utilisation des processus de nomination non annoncés. Nous nous attendions à ce que le MPO ait établi des lignes directrices ministérielles et des critères conformes aux exigences du Cadre de nomination de la CFP.

2.18 Nous avons constaté que le MPO avait mis en œuvre les lignes directrices obligatoires en matière de nomination conformément au Cadre de nomination de la CFP, à savoir la zone de sélection, les mesures correctives et les révocations, et les processus de nomination non annoncés. Nous avons noté que les lignes directrices du MPO en matière de mesures correctives et de révocations sont conformes à la LEFP et au Cadre de nomination de la LEFP. Nous avons cependant constaté que les lignes directrices du MPO sur la zone de sélection ne sont pas conformes à l'exigence selon laquelle les organisations doivent établir une zone nationale de sélection dans le cadre des processus externes annoncés. Toutefois, les dossiers que nous avons vérifiés au cours de la présente vérification n'ont révélé aucun problème relatif à l'application de ces lignes directrices de la CFP. En outre, nous avons constaté que les lignes directrices du MPO sur les processus de nomination non annoncés ne sont pas conformes aux lignes directrices de la CFP. En effet, elles ne font pas référence à la valeur directrice qu'est la représentativité. Les lignes directrices actuelles du MPO n'exigent donc pas que ses gestionnaires démontrent dans leur justification que la valeur directrice de la représentativité soit prise en compte. L'incidence de ce manque de conformité sera abordée plus loin dans le présent rapport.

2.19 En plus des lignes directrices obligatoires, le MPO a élaboré un certain nombre de lignes directrices à l'appui de ses activités de nomination, notamment sur la notification, l'intégration des étudiants, les discussions informelles, les nominations à des postes pour une durée déterminée en situation d'urgence, les nominations intérimaires et les emplois occasionnels. Nous avons constaté que ces lignes directrices fournissent des renseignements pertinents aux gestionnaires subdélégués et aux conseillers en RH et sont conformes à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP.

Les rôles et responsabilités sont communiqués aux intervenants

2.20 Nous nous attendions à ce que le MPO se soit doté de mécanismes permettant de faire en sorte que les intervenants soient informés de leurs rôles et responsabilités et qu'ils possèdent les connaissances nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités en matière de nomination. Nous nous attendions également à ce que le MPO ait établi une structure ministérielle en matière de subdélégation des pouvoirs conforme à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP.

2.21 Nous avons constaté que le MPO dispose d'un instrument officiel de subdélégation écrit et que les pouvoirs subdélégués sont conformes à l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination. Cet instrument de subdélégation définit clairement les rôles et responsabilités en matière de dotation et la façon dont les pouvoirs délégués doivent être exercés.

2.22 Après avoir reçu leur formation obligatoire sur la subdélégation, les gestionnaires subdélégués du MPO poursuivent leur apprentissage en dotation de façon systématique et continue. Ils le font grâce à divers moyens, y compris à l'aide de renseignements et d'outils de dotation qui se trouvent sur le site intranet du Ministère, ainsi que des mises à jour régulières du bulletin d'information électronique du MPO intitulé Au courant. Nous avons également constaté que les gestionnaires subdélégués ont accès aux avis et conseils de conseillers en RH dont les connaissances relatives au Cadre de nomination ont été validées au moyen de l'Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP.

2.23 Le MPO a mis en place un programme de perfectionnement du personnel appartenant au groupe PE dont l'objectif principal est d'attirer et de former de futurs conseillers en RH. Le programme d'apprentissage est agrémenté de téléconférences mensuelles sur les activités de dotation. Le MPO a également mis en place un répertoire de fichiers national consacré à la dotation. Ce répertoire a pour but de fournir à la collectivité de la dotation des documents, des renseignements et des outils normalisés, comme des formulaires et des gabarits. De plus, les entrevues menées auprès des conseillers en RH nous ont permis de constater que ceux-ci connaissaient bien leurs rôles et responsabilités.

Des mécanismes de surveillance sont en place

2.24 Nous nous attendions à ce que le MPO se soit doté de mécanismes visant à s'assurer que les nominations et les processus de nomination soient surveillés et que les mesures appropriées soient prises si des lacunes sont relevées. Nous nous attendions également à ce que le MPO ait mis en place des mécanismes permettant de veiller à ce que les dossiers de nomination contiennent suffisamment de documents appropriés à l'appui des décisions en matière de sélection et de nomination.

2.25 Notre vérification nous a permis de constater que, depuis l'exercice 2007-2008, le MPO assurait la surveillance de ses activités de nomination les plus à risque, notamment les processus de nomination externes non annoncés et les nominations intérimaires de longue durée. Ces activités faisaient d'ailleurs partie intégrante de son rapport de surveillance intitulé Cadre de la santé des RH. Nous avons constaté que les résultats sont présentés à la haute direction deux fois par année et même communiqués aux comités de gestion régionaux. L'examen régulier des tendances en matière de dotation constitue une bonne pratique. Il permet de déceler de façon préventive les lacunes au chapitre des activités de nomination et d'aider le Ministère à prendre les mesures correctives qui s'imposent. Notre vérification a révélé que les régions du MPO ont également élaboré un plan d'action afin de corriger leurs lacunes respectives en matière de dotation.

Les décisions en matière de nomination doivent s'appuyer sur des documents

2.26 C'est dans les dossiers de dotation que sont consignées officiellement les décisions en matière de sélection et de nomination. Ils doivent fournir un compte rendu fiable des activités de dotation qui ont conduit à une nomination et renfermer la preuve que les valeurs de nomination ont été respectées tout au long du processus. Bien que son utilisation ne soit pas obligatoire, une liste de contrôle exhaustive, utilisée régulièrement, peut faciliter le travail des conseillers en RH et des gestionnaires subdélégués. Elle peut en effet les aider à mener à terme leurs mesures de dotation et à justifier leurs décisions en matière de nomination.

2.27 Nous avons constaté que le MPO avait établi une liste de vérification nationale qui répond aux exigences de la CFP. Toutefois, notre vérification a révélé que 36 % (31 sur 85) des dossiers examinés ne contenaient pas certains documents importants. Ces documents doivent étayer les principaux points de décision et les principales activités tout en démontrant que les valeurs fondamentales et directrices de la LEFP ont été respectées. Les demandes d'autorisation en matière de priorité, les résumés des fonctions et les justifications du choix de la bonne personne sont quelques-uns des documents manquants dans les dossiers de nomination du MPO.

Des améliorations s'imposent au chapitre de la conformité

2.28 Nous nous attendions à ce que les nominations et les processus de nomination externes dans les régions visées par la vérification (les régions du Pacifique et des Maritimes et du Golfe) respectent les valeurs fondamentales (mérite et impartialité politique), les valeurs directrices (justice, accessibilité, transparence et représentativité), les autres exigences de la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur.

Le mérite n'était pas toujours respecté ou démontré dans les régions visées par la vérification

2.29 L'article 30 de la LEFP prévoit que les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la Commission est convaincue que la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir et, s'il y a lieu, toute autre qualification constituant un atout, ou répond à toute exigence opérationnelle ou à tout besoin organisationnel indiqué dans l'énoncé des critères de mérite.

2.30 Notre vérification a révélé que le mérite a été démontré et respecté dans 64 % (54 sur 85) des nominations externes examinées. De ces 54 nominations externes, 13 ont été effectuées dans la Région du Pacifique et 41 dans les régions des Maritimes et du Golfe. Le tableau 1 présente une description détaillée de nos constatations sur le mérite.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

2.31 Nous avons constaté que le mérite n'a pas été démontré dans 27 % (23 sur 85) des nominations externes examinées. Pour ces nominations externes, nous n'avons pas pu conclure que le mérite était respecté, soit en raison de l'absence d'une évaluation ou de la présence d'une évaluation incomplète au dossier de nomination. Les évaluations incomplètes ne portaient pas sur toutes les qualifications essentielles, ou encore n'évaluaient pas en entier une ou plusieurs qualifications essentielles. Dans la majorité des cas où le mérite n'a pas été démontré, nous n'avons trouvé aucune preuve que la personne nommée satisfaisait aux exigences relatives aux études.

2.32 Nous avons également constaté que le mérite n'avait pas été respecté dans 9 % (8 sur 85) des nominations externes. Chacune de ces huit nominations a été effectuée dans la Région du Pacifique. La pièce 1 donne un exemple de nomination où le mérite n'a pas été respecté.

Pièce 1 : Le mérite n'a pas été respecté

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Des indicateurs de traitement préférentiel ont été trouvés dans certains processus de nomination menés dans les régions visées par la vérification

2.33 Les valeurs fondamentales que sont le mérite et l'impartialité politique demeurent les pierres angulaires des nominations internes et externes à la fonction publique. Le processus de sélection et de nomination doit en outre respecter les valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. Nous nous attendions à ce que les processus de nomination externes annoncés et non annoncés du MPO dans les régions visées par la vérification (régions du Pacifique, des Maritimes et du Golfe) n'accordent aucun avantage ou traitement préférentiel aux candidats. Voici quelques indicateurs de traitement préférentiel :

• l'énoncé des critères de mérite a été adapté ou semble trop précis;
• il y a eu une évolution progressive du statut de l'employé, qui a occupé temporairement le poste auquel il a été nommé à la fin (ou un poste semblable) afin d'acquérir l'expérience nécessaire avant que le gestionnaire ne lance le processus de nomination;
• les exigences linguistiques ont été modifiées en faveur d'un candidat en particulier au cours du processus de nomination;
• les méthodes d'évaluation font en sorte qu'une personne qui a déjà effectué le travail lié au poste est avantagée.

2.34 Notre vérification a révélé que 12 % (10 sur 85) des nominations externes vérifiées présentaient des indicateurs de traitement préférentiel. Il n'y a pas eu démonstration du respect du mérite pour trois de ces nominations, et le mérite n'a pas été respecté pour trois autres. Dans chaque cas, nous avons constaté que la personne nommée avait bénéficié d'un avantage ou d'un traitement préférentiel au cours du processus de nomination. La pièce 2 décrit l'un de ces processus de nomination.

Pièce 2 : Processus de nomination comportant des indicateurs de traitement préférentiel

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

2.35 Nous avons trouvé des cas où les personnes nommées qui avaient déjà de l'expérience au MPO avaient été favorisées au cours du processus de nomination. De plus, notre vérification a révélé que, des dix nominations externes présentant des indicateurs de traitement préférentiel, neuf visaient des personnes qui avaient déjà été des travailleurs occasionnels au Ministère.

2.36 Le MPO a omis de mettre en place un mécanisme de suivi efficace en matière de surveillance des nominations à des postes de durée déterminée ou indéterminée d'anciens travailleurs occasionnels. Le MPO reconnaissait qu'un suivi s'imposait au chapitre de ces nominations. D'ailleurs, nous avons constaté que, pour la période visée par la vérification, aucun plan d'action n'avait été élaboré pour adresser ces risques, ni dans les régions ni à l'échelle du Ministère.

D'autres situations de non-conformité ont été relevées dans les régions visées par la vérification

2.37 La candidature des bénéficiaires de priorité n'a pas toujours été prise en compte de façon appropriée : La LEFP exige que certains employés de la fonction publique fédérale bénéficient d'un droit de priorité pour les nominations à la fonction publique ou au sein de celle-ci. Avant de procéder à une nomination, une organisation doit obtenir un numéro d'autorisation auprès de la CFP; cette exigence permet de veiller à ce que la candidature des bénéficiaires de priorité soit prise en compte.

2.38 Nous avons constaté que dans 19 % (16 sur 85) des cas vérifiés, les employés de la fonction publique fédérale n'ont pas eu le droit de priorité puisque la demande d'autorisation avait été présentée après la nomination. De plus, dans 9 % (8 sur 85) des cas vérifiés, la demande d'autorisation contenait des qualifications essentielles plus strictes que celles figurant sur l'énoncé des critères de mérite utilisé pour la nomination. Il n'y a pas eu démonstration du respect du mérite dans quatre de ces huit nominations, et le mérite n'avait pas été respecté pour une de ces nominations. Cette pratique va à l'encontre de la LEFP et met les valeurs directrices à risque.

2.39 La majorité des justifications de processus non annoncés ne démontraient pas la valeur de représentativité : Les lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination exigent que les nominations effectuées à la suite d'un processus de nomination non annoncé soient accompagnées d'une justification écrite. Cette dernière doit démontrer que le choix de ce type de processus respecte les valeurs de nomination (fondamentales et directrices) et les critères établis par l'organisation.

2.40 Les lignes directrices du MPO sur les processus non annoncés ne se conforment pas aux lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus. Comme il a été mentionné plus tôt, les lignes directrices du MPO doivent être revues et son application doit être surveillée (voir Recommandation 1). Notre vérification indique que dans 70 % (32 sur 46) des justifications de processus non annoncés, le MPO avait omis de tenir compte d'une ou plusieurs valeurs incluant la valeur de représentativité. Le mérite n'avait pas été démontré dans 5 de ces 32 nominations, et n'avait pas été respecté dans une de ces nominations.

2.41 Affichages parfois inappropriés des possibilités d'emplois : Nous nous attendions à ce que le MPO fournisse aux personnes qui résident dans la zone de sélection suffisamment de renseignements sur le poste à doter pour que celles-ci puissent décider, en toute connaissance de cause, si elles poseront ou non leur candidature.

2.42 Notre vérification a révélé que, dans 13 % (5 sur 39) des dossiers de nomination, l'annonce d'une possibilité d'emploi à l'externe indiquait plus d'un niveau d'emploi. Dans ces cas, l'énoncé des critères de mérite ne faisait aucune distinction entre les différents niveaux de compétence nécessaires pour chaque niveau d'emploi, que ce soit en énonçant différentes connaissances, compétences ou capacités ou en indiquant le niveau de compétence nécessaire par rapport à la qualification demandée à chaque niveau.

2.43 En outre, les guides de cotation correspondant à ces processus de nomination n'indiquaient pas le point de coupure de chaque niveau. Cette pratique va à l'encontre des lignes directrices de la CFP en matière d'annonces dans le processus de nomination et met en péril les valeurs directrices que sont l'accessibilité, la justice et la transparence. Des cinq nominations pour lesquelles l'annonce était inappropriée, il n'y a pas eu démonstration du mérite pour trois nominations, et le mérite n'a pas été respecté dans le cadre des deux autres. La pièce 3 illustre l'une des annonces inappropriées.

Pièce 3 : Exemple d'une annonce inappropriée

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

2.44 Cas de nominations inappropriées : Nous nous attendions à trouver une lettre d'offre pour chaque nomination dans chacun des dossiers de dotation que nous avons examinés. La lettre d'offre est un document de nomination officiel qui décrit les conditions d'emploi et la durée de la nomination. Nous nous attendions à ce que le mérite du candidat ait été établi et à ce que les conditions d'emploi aient été remplies avant la nomination.

2.45 Personne ne devrait travailler dans les bureaux de la fonction publique fédérale sans une lettre d'offre ou une entente contractuelle dûment signée par elle-même et le gestionnaire subdélégué. Une telle situation crée une responsabilité potentielle pour la fonction publique. Comme le prévoit l'article 54 de la LEFP, à la date de nomination ou avant celle-ci, toute personne nouvellement nommée à la fonction publique doit promettre, en prêtant serment ou en faisant une affirmation solennelle, de remplir fidèlement, honnêtement et avec impartialité les fonctions que lui confère son poste.

2.46 Nous avons constaté que, dans 45 % (38 sur 85) des nominations examinées, la lettre d'offre avait été signée après la date de nomination. Les personnes visées occupaient donc leur poste sans y avoir été nommées de façon appropriée. En outre, 29 % (25 sur 85) des dossiers de nomination contenaient des documents prouvant que la personne nommée avait prêté serment ou fait l'affirmation solennelle après la date de nomination, ce qui va à l'encontre des exigences de la LEFP. La pièce 4 donne un exemple de nomination inappropriée.

Pièce 4 : Exemple de nomination inappropriée

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Conclusion

2.47 Notre vérification nous a permis de constater que Pêches et Océans Canada (MPO) avait élaboré un plan de ressources humaines (RH) qui contient des stratégies de dotation. Elle nous a aussi permis de remarquer que le MPO l'avait communiqué à ses gestionnaires d'embauche et conseillers en RH. Le MPO a établi ses priorités et ses objectifs en matière de RH pour les trois prochaines années. Il a d'ailleurs mis en place des stratégies de dotation en vue de les concrétiser. Notre vérification a également révélé que le MPO s'était doté d'un instrument de subdélégation écrit officiel qui définit clairement les rôles et responsabilités en matière de dotation et la façon dont les pouvoirs délégués doivent être exercés.

2.48 Nous avons constaté que le MPO avait mis en place des lignes directrices en matière de nomination qui sont obligatoires selon le Cadre de nomination de la CFP. Toutefois, nous avons également constaté que les lignes directrices du MPO sur la zone de sélection ne satisfaisaient pas à l'exigence selon laquelle les organisations doivent établir une zone nationale de sélection pour les processus externes annoncés. Nous avons d'ailleurs noté que les lignes directrices du MPO sur les processus de nomination non annoncés n'étaient pas conformes aux lignes directrices de la CFP. En effet, elles ne font pas référence à la valeur qu'est la représentativité. Notre vérification a également révélé que le MPO assurait la surveillance d'un certain nombre de ses activités de nomination les plus à risque. Cependant, nous avons constaté que le MPO avait omis de mettre en place un mécanisme de suivi efficace en matière de surveillance des nominations à des postes de durée déterminée ou indéterminée d'anciens travailleurs occasionnels.

2.49 La vérification a révélé que les nominations effectuées par le MPO et les processus de nomination qui y sont menés n'étaient pas toujours conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Nous avons constaté que le mérite n'avait pas été respecté dans le cadre de certains des processus de nomination externes annoncés et non annoncés dans les régions visées par la vérification. Enfin, dans certains des processus de nomination externes visés par la vérification, nous avons décelé des éléments montrant que la personne nommée avait bénéficié d'un avantage ou d'un traitement préférentiel.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par Pêches et Océans Canada (MPO) pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général du MPO.

Réponse globale de Pêches et Océans Canada

Pêches et Océans Canada reconnaît que les faits présentés dans ce rapport sont exacts et accepte les recommandations issues de la vérification. Le Ministère s'engage à règler rapidement et diligemment les problèmes soulevées dans le rapport.

Le Ministère est en train d'élaborer un plan de communication et un plan d'action visant à combler les lacunes relevées lors de la Vérification. Certaines mesures sont en cours, alors que d'autres ont été achevées. Par exemple, les politiques relatives à la zone de sélection et aux nominations non annoncées ont été mises à jour et sont désormais conformes aux politiques de la CFP. Nous avons pris des mesures visant à faire en sorte que les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines suivent un cours de perfectionnement, et nous sommes entendus avec la section responsable de l'administration des priorités à la CFP pour présenter aux conseillers et aux assistants un exposé sur le système d'administration des priorités. Un document sur les options de dotation a été élaboré en vue d'orienter les clients quant aux différents types de scénarios de dotation et à l'approche privilégiée des ressources humaines. Un plan de surveillance a également été élaboré pour la période 2010-2012, alors que la procédure de prestation de serment pour les équipages de navire a été modifiée aux fins de conformité.

Nous poursuivrons nos efforts avec la direction et les professionnels des ressources humaines sur un certain nombre de mesures traitant de l'application du mérite et de l'importance de documenter de façon appropriée les décisions en matière de dotation afin que les recommandations de la vérification soient respectées.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

Notre vérification portait sur les activités de nomination menées par Pêches et Océans Canada (MPO) et les décisions connexes qu'il a prises pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009. La vérification comportait deux objectifs. Premièrement, déterminer si le MPO avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination. Deuxièmement, déterminer si les nominations externes et les processus de nomination externes au MPO dans les régions du Pacifique, des Maritimes et du Golfe^[1] étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la CFP, y compris à l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination signé avec la CFP, aux politiques ministérielles connexes et aux autres autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Notre échantillon de nominations a été tiré du nombre total de nominations effectuées dans les régions du MPO visées par la vérification pour l'exercice 2008-2009. Il ciblait les processus jugés les plus à risque à l'étape de la planification de la vérification. Nous avons exclu les processus internes annoncés, les processus internes non annoncés ainsi que les reclassifications, les nominations effectuées au moyen du Programme d'affectation spéciale ou de mécanismes d'intégration et les nominations intérimaires. Nous avons également exclu trois régions : Centre et Arctique, Terre-Neuve et Labrador et Québec.

Nous avons examiné un échantillon représentatif des dossiers de nomination externe du MPO visant la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009. Un échantillon aléatoire stratifié non proportionnel constitué de 85 dossiers provenant de deux régions, celle du Pacifique et un ensemble formé des régions des Maritimes et du Golfe, a été sélectionné. L'échantillon a été stratifié selon deux autres variables : le secteur (Garde côtière canadienne et tous les autres secteurs réunis) et le type de processus (annoncé ou non annoncé). Le tableau 2 ci-dessous donne une description détaillée de la taille de l'échantillon et des types de processus de nomination visés par la vérification. Bien que les proportions rapportées ne soient pas pondérées, tous les résultats ont été comparés à des estimations pondérées et aucune différence importante n'a été constatée.

* Indique que la taille de l'échantillon permet d'émettre une opinion sans réserve.
Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

En supposant un taux de déviation mesuré de 20 % ou moins, nous pouvons nous attendre à un intervalle de confiance égal ou inférieur à 10 % et à un niveau de confiance de 90 %. Il est donc possible de diffuser sans réserve les constatations de la vérification présentées dans les cellules comportant un astérisque.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification et des méthodes professionnelles
Yves Genest

Directrice
Catherine Gendron

Gestionnaire
Romy Bonneau

Vérificateurs
Pierre Bélanger
Julie Guillerm-Therrien
Mélanie Lebrun
Ghyslène Parent

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

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Notes

1. Les régions des Maritimes et du Golfe ont été réunies afin de représenter les nominations effectuées sur la côte Est, tandis que la Région du Pacifique a été choisie pour représenter la côte Ouest. (Retourner)

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