3 Vérification d'Affaires indiennes et du Nord Canada

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Table des matières

• Résumé
• Contexte
  • Affaires indiennes et du Nord Canada
  • Objectifs et méthodologie de la vérification
• Observations et recommandations
  • Les éléments essentiels d'un cadre de nomination étaient en place
    • Le plan des ressources humaines a été amélioré
    • Des politiques obligatoires en matière de ressources humaines ont été établies
    • Les gestionnaires subdélégués ont été informés de leurs rôles, responsabilités et obligations
    • Des mécanismes de surveillance étaient en vigueur, mais aucune stratégie d'examen des nominations n'avait été adoptée
    • La qualité des données des rapports obligatoires doit être améliorée
  • Le mérite n'a pas été démontré ou respecté dans la majorité des nominations et processus de nomination régionaux
    • Le mérite a été respecté dans certains processus de nomination
    • Le mérite n'a pas été démontré dans la majorité des dossiers de nomination
    • L'obligation de justification liée aux processus non annoncés n'a pas été respectée
• Conclusion
• Mesure prise par la Commission de la fonction publique
• Réponse globale d'Affaires indiennes et du Nord Canada
• À propos de la vérification
  • Considérations liées à l'étendue
  • Sélection de l'échantillon
  • Équipe de vérification

Résumé

3.1 La Commission de la fonction publique (CFP) a mené une vérification qui avait pour objectifs de déterminer si Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) avait mis en place un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés afin de gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si les nominations et processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et aux autres autorisations en vigueur.

3.2 La fonction des ressources humaines (RH) d'AINC est décentralisée. Le personnel régional des RH relève des directeurs généraux régionaux et les responsables de la prestation de services RH pour les clients de la région de la capitale nationale relève de la directrice générale, Services des ressources humaines et du milieu de travail.

3.3 Nous avons constaté qu'AINC avait établi des plans de RH, et que des améliorations y avaient été apportées, quant à la détermination des risques, des stratégies en matière de RH et des mesures de rendement. AINC a également établi des politiques obligatoires en matière de RH et pris des mesures pour s'assurer que ces politiques étaient actualisées et conformes à celles de la CFP. Nous avons également noté que les rôles, les responsabilités et les obligations des gestionnaires subdélégués avaient été clairement définis.

3.4 AINC a surveillé son rendement réel au regard des résultats prévus en matière de dotation et pris rapidement les mesures correctives qui s'imposaient. Toutefois, nous avons noté qu'il n'y avait aucune stratégie ministérielle permettant de vérifier la conformité des nominations avec la LEFP, les lignes directrices en matière de nomination de la CFP et les politiques ministérielles.

3.5 Nous avons relevé dans le système des RH du Ministère un problème de qualité des données sur les types de nominations effectuées, en raison de renseignements incorrects ou manquants dans près de 50 % des dossiers ciblés aux fins de vérification.

3.6 Nous avons constaté que 34 % (22 sur 64) des nominations régionaux examinées démontraient que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et respectait les autres critères de mérite énoncés pour le poste. Nous avons relevé que dans 63 % (40 sur 64) des nominations régionales examinées, le mérite ne pouvait être démontré en raison de l'utilisation d'outils ou de processus d'évaluation inadéquats ou de documents manquants ou incomplets versés au dossier. Nous avons également noté que dans 3 % (2 sur 64) des nominations régionales examinées, le mérite n'avait pas été respecté, du fait que la personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs qualifications essentielles établies.

3.7 AINC a accepté nos constatations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le rapport de vérification.

3.8 La CFP surveillera les mesures prises par les AINC pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général d'AINC.

Contexte

Affaires indiennes et du Nord Canada

3.9 Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) a pour mission d'aider les Autochtones et les résidants du Nord à réaliser leurs aspirations sociales et économiques, et à former des collectivités viables et en santé. Le Ministère s'acquitte de cette mission par l'accomplissement de son double mandat : les affaires indiennes et inuites, et le développement du Nord.

3.10 Au 31 mars 2009, AINC comptait 4 967 employés, dont 46 % dans la région de la capitale nationale et la proportion restante, dans 10 autres régions du pays.

3.11 AINC est doté d'une structure comprenant 10 bureaux régionaux qui relèvent de deux sous-ministres adjoints (SMA). Ces deux SMA relèvent du sous-ministre.

3.12 La fonction des ressources humaines (RH) d'AINC est décentralisée. Le service des RH d'AINC est dirigé par la directrice générale du service des Ressources humaines et du milieu de travail. Le service des RH du Ministère à l'administration centrale est responsable de la prestation des programmes et services en matière de priorités des RH à l'intention du personnel des bureaux régionaux tels que le soutien ministériel et infrastructure, les politiques et lignes directrices, et la surveillance et la production de rapports sur le rendement du Ministère en matière de RH. Le personnel régional des RH relève des directeurs généraux régionaux. Toutefois, l'administration centrale possède également un groupe régional des RH qui est responsable de la prestation de services RH pour les clients de la région de la capitale nationale (RCN) et qui relève directement de la directrice générale.

Objectifs et méthodologie de la vérification

3.13 La présente vérification d'AINC s'inscrit dans le Plan de vérification, d'évaluation et d'études de 2009-2011 de la CFP. Cette vérification avait pour objectifs de déterminer si AINC avait mis en place un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés afin de gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si les nominations et processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et aux autres autorisations en vigueur. Cette vérification portait donc sur les activités de nomination menées par AINC au cours de la période du 1^er octobre 2008 au 31 mars 2010.

3.14 Dans cette vérification, nous avons examiné le Cadre de nomination du Ministère, y compris les plans de RH ainsi que les politiques, stratégies et mécanismes de surveillance pertinents. Cependant, seule la conformité des nominations et processus de nomination menés par les 10 bureaux régionaux a fait l'objet d'un examen (excluant la RCN), car ceux-ci étaient considérés plus à risque en raison de la nature décentralisée de la fonction RH.

3.15 Un échantillon représentatif des nominations effectuées par les 10 bureaux régionaux a été ciblé pour la période du 1^er octobre 2008 au 30 septembre 2009. Le tableau 1 ci-dessous illustre la répartition de l'échantillon.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

3.16 Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

Les éléments essentiels d'un cadre de nomination étaient en place

Le plan des ressources humaines a été amélioré

3.17 Nous nous attendions à ce qu'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) ait mis en place un plan des ressources humaines (RH) approuvé par le sous-ministre. Nous nous attendions également à ce qu'AINC détermine les risques en matière de dotation et élabore des stratégies, incluant des mesures du rendement, pour contrer ces risques au Ministère.

3.18 Nous avons constaté que le sous-ministre avait approuvé deux plans de RH, soit un plan pour chacun des deux exercices visés par la vérification. Nous avons noté que le plan des RH du second exercice (2009-2010 à 2011-2012) témoignait d'une amélioration, par rapport à l'exercice précédent, quant à la détermination des risques en matière de dotation et des stratégies de dotation. AINC a amélioré la qualité de son plan de RH en y ajoutant 22 indicateurs permettant de surveiller la mise en œuvre des stratégies de dotation.

Des politiques obligatoires en matière de ressources humaines ont été établies

3.19 Nous nous attendions à ce qu'AINC ait établi et communiqué, à tous les intervenants, les politiques ministérielles en matière de nomination qui sont obligatoires en vertu du Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP). Ces politiques portent notamment sur la zone de sélection, le choix du processus de nomination, les mesures correctives et les révocations, et les critères pour le choix des processus non annoncés. Nous avons constaté qu'AINC avait établi toutes les politiques obligatoires, et que tous les membres du personnel du Ministère pouvaient les consulter sur le site intranet du Ministère.

3.20 Nous avons constaté, malgré qu'AINC ait précisé dans sa Politique sur les mesures correctives et les révocations que celles-ci devaient être examinées en 2006, que cet examen n'a pas eu lieu comme prévu. En 2009, AINC a amorcé un processus d'examen de chacune de ses politiques afin de déterminer si elles étaient actualisées et conformes au Cadre de nomination de la CFP.

Les gestionnaires subdélégués ont été informés de leurs rôles, responsabilités et obligations

3.21 Nous nous attendions à ce qu'AINC ait mis en place des processus pour veiller à ce que les intervenants soient informés de leurs rôles, responsabilités et obligations concernant les activités liées aux nominations. Nous nous attendions également à ce que les gestionnaires subdélégués possèdent les connaissances nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités en matière de nomination.

3.22 AINC a clairement défini les rôles, responsabilités et exigences à respecter pour obtenir les pouvoirs de subdélégation en matière de dotation. Nous avons constaté que le processus instauré par AINC pour assurer le respect des exigences en matière de subdélégation était bien contrôlé. En fait, AINC centralise la gestion du processus permettant aux gestionnaires d'obtenir la subdélégation et veille à ce que les exigences soient satisfaites.

3.23 Cependant, au cours de notre examen des dossiers de nomination des bureaux régionaux, nous avons constaté que 12,5 % (8 sur 64) des lettres d'offre avaient été signées par une personne n'ayant pas obtenu les pouvoirs de subdélégation. De ces huit lettres, six provenaient des Territoires du Nord-Ouest et deux, de l'Alberta. Nous n'avons relevé aucune preuve indiquant que les conseillers en RH de ces régions, conformément à leur responsabilité précisée dans la Politique d'AINC en matière de subdélégation des pouvoirs de dotation, avaient informé les personnes concernées qu'elles n'étaient pas habilitées à signer des lettres d'offre.

Des mécanismes de surveillance étaient en vigueur, mais aucune stratégie d'examen des nominations n'avait été adoptée

3.24 La surveillance est un processus continu qui consiste à recueillir et à analyser les données qualitatives et quantitatives portant sur les résultats actuels et antérieurs en matière de dotation. Ainsi, les organisations peuvent évaluer la gestion de la dotation et le rendement en dotation, y compris les risques liés aux nominations et processus de nomination. La surveillance permet également de déterminer, dès le début, les mesures correctives à prendre, le cas échéant, pour gérer et atténuer les risques et améliorer le rendement en dotation.

3.25 Nous avons constaté qu'AINC avait établi un processus ministériel de surveillance des résultats réels des activités au regard des stratégies de dotation prévues. Le Comité de gestion des services de ressources humaines et du milieu de travail a examiné ces résultats et apporté les ajustements nécessaires aux stratégies de dotation, en réponse aux rapports de surveillance.

3.26 Nous nous attendions également à ce qu'AINC ait établi une stratégie de revue systématique des processus de nomination afin de s'assurer de leur conformité avec la Loi sur l'emploi dans a fonction publique (LEFP), les Lignes directrices en matière de nomination de la CFP et les politiques ministérielles. En outre, nous nous attendions à ce que des mesures correctives aient été prises, au besoin, et à ce que des démarches aient été entreprises pour prévenir tout problème.

3.27 Bien que nous ayons trouvé des preuves indiquant que certains processus de nomination aient pu faire l'objet d'un examen, en réponse à des plaintes précises, nous n'avons relevé aucune stratégie ministérielle visant à déterminer la conformité des processus de nomination avec la LEFP, et à mettre en application des mesures correctives au besoin.

La qualité des données des rapports obligatoires doit être améliorée

3.28 Une surveillance efficace repose sur des renseignements précis et complets. Nous nous attendions à ce qu'AINC dispose de données précises et complètes sur les nominations, à la fois pour appuyer les décisions en matière de nomination, et pour respecter les exigences obligatoires en matière de rapports de la CFP. Pour établir notre échantillon des dossiers de nomination, nous avons tiré les renseignements du système d'information sur les RH d'AINC.

3.29 Nous avons constaté qu'il y avait des renseignements incorrects ou des données manquantes dans près de 50 % des dossiers de notre échantillon représentatif. Parmi les renseignements incorrects ou manquants, notons le numéro du processus et le type d'activité de dotation tel qu'une nomination intérimaire, une nomination à un poste pour une durée déterminée, une mutation, un processus annoncé ou non annoncé, une nomination externe ou interne.

3.30 Les renseignements versés dans le système d'information sur les RH servent à appuyer les décisions en matière de nomination prises par AINC et doivent figurer dans les rapports obligatoires destinés à la CFP, comme le Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation.

Le mérite n'a pas été démontré ou respecté dans la majorité des nominations et processus de nomination régionaux

3.31 Nous nous attendions à ce que les nominations et les processus de nomination d'AINC respectent les valeurs fondamentales de la LEFP (mérite et impartialité politique), les valeurs directrices (justice, accessibilité, transparence et représentativité), les autres exigences de la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations vigueur. Nous nous attendions également à ce que les dossiers de nomination d'AINC contiennent une documentation suffisante et appropriée à l'appui des décisions de sélection et de nomination.

Le mérite a été respecté dans certains processus de nomination

3.32 Nous avons constaté que 34 % (22 sur 64) des nominations démontraient que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et respectait les autres critères de mérite énoncés pour le poste. Dans 3 % (2 sur 64) des nominations, le mérite n'a pas été respecté. Dans ces deux nominations, la personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs qualifications essentielles établies.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Le mérite n'a pas été démontré dans la majorité des dossiers de nomination

3.33 Les dossiers de nomination constituent des registres officiels des décisions en matière de sélection et de nomination. À ce titre, ils devraient constituer une source de données fiable sur les activités de dotation qui ont mené à une nomination, et contenir une justification selon laquelle les valeurs de nomination ont été respectées tout au long du processus.

3.34 Nous avons constaté que dans 63 % (40 sur 64) des nominations examinées, le mérite n'avait pas été démontré. Dans 28 de ces nominations, la documentation écrite versée au dossier ne nous a pas permis de déterminer que toutes les qualifications avaient été évaluées, ou aucun lien clair n'a pu être établi entre les qualifications et l'évaluation. En outre, 12 nominations ne contenaient aucune évaluation écrite.

3.35 Nous avons présenté nos constatations aux gestionnaires et conseillers régionaux des RH et aux gestionnaires subdélégués afin de leur donner l'occasion de fournir la documentation manquante.

L'obligation de justification liée aux processus non annoncés n'a pas été respectée

3.36 Conformément aux Lignes directrices sur le choix du processus de nomination de la CFP, les nominations non annoncées doivent être accompagnées d'une justification écrite démontrant que le processus respectait les valeurs de nomination que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité, ainsi que les critères établis par le Ministère.

3.37 Nous avons constaté que dans 17 % (5 sur 30) des processus de nomination non annoncés, aucune justification n'avait été versée au dossier. Nous avons également relevé que dans 100 % (25 sur 25) des processus non annoncés, la justification versée au dossier ne démontrait pas clairement que le processus respectait toutes les valeurs de dotation. En outre, dans 40 % (10 sur 25) des processus de nomination non annoncés contenant une justification, celle-ci ne démontrait pas que la décision de recourir à un processus non annoncé respectait les critères établis par AINC.

3.38 La pièce 1 donne un exemple d'une justification qui ne démontre pas le respect des valeurs de nomination.

Pièce 1 : Justification qui ne démontre pas le respect des valeurs de nomination

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Conclusion

3.39 Nous avons constaté qu'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) avait établi des plans de ressources humaines (RH), et que des améliorations y avaient été apportées quant à la détermination des risques, des stratégies en matière de RH et des mesures de rendement. AINC a également établi des politiques obligatoires en matière de RH et pris des mesures pour s'assurer que ces politiques étaient actualisées et conformes à celles de la Commission de la fonction publique (CFP). Nous avons également noté que les rôles, responsabilités et obligations des gestionnaires subdélégués avaient été clairement définis.

3.40 AINC a surveillé son rendement réel au regard des résultats prévus en matière de dotation et pris rapidement les mesures correctives qui s'imposaient. Toutefois, nous avons noté qu'il n'y avait aucune stratégie ministérielle permettant de vérifier la conformité des nominations avec la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les Lignes directrices en matière de nomination de la CFP et les politiques ministérielles.

3.41 Nous avons relevé dans le système des RH du Ministère un problème de qualité des données sur les types de nominations effectuées, en raison de renseignements incorrects ou manquants dans près de 50 % des dossiers ciblés aux fins de vérification. Ce problème de qualité de données pourrait avoir un impact sur la capacité d'AINC à justifier ses décisions en matière de nomination et à fournir des rapports précis à la CFP.

3.42 Nous avons relevé que dans 63 % (40 sur 64) des nominations, le mérite ne pouvait être démontré en raison de l'utilisation d'outils ou de processus d'évaluation inadéquats ou de documents manquants ou incomplets versés au dossier. Nous avons également noté que dans 3 % (2 sur 64) des nominations, le mérite n'avait pas été respecté, du fait que la personne nommée ne satisfaisait pas à une ou à plusieurs qualifications essentielles établies.

3.43 AINC a une structure régionale établie selon laquelle la fonction de RH est décentralisée et confiée aux 10 bureaux régionaux. Cette structure doit reposer sur un solide cadre de nomination afin d'assurer une responsabilisation efficace et le respect de la LEFP. AINC a déterminé les éléments essentiels de son cadre de nomination. Toutefois, elle peut améliorer sa conformité avec la LEFP et les lignes directrices de la CFP en renforçant les rôles, responsabilités et obligations des gestionnaires subdélégués, en élaborant une stratégie ministérielle de surveillance de ses processus de nomination, et en améliorant la qualité des données de son système d'information sur les RH.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général d'AINC.

Réponse globale d'Affaires indiennes et du Nord Canada

À la lumière des conclusions et des recommandations de la présente vérification, AINC surveillera de près les pratiques de dotation du Ministère afin de remédier aux questions soulevées dans ce rapport. AINC s'engage à améliorer ses pratiques de dotation, à préparer et mettre en œuvre un plan d'action incluant les recommandations émises dans le cadre de cette vérification. Ce plan sera diffusé auprès du personnel en RH et aux gestionnaires d'AINC de toutes les régions.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

La vérification portait sur les activités de nomination menées et sur les décisions connexes prises par Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC), entre le 1^er octobre 2008 et le 31 mars 2010. La vérification visait deux objectifs; premièrement, déterminer si AINC avait mis en place un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés pour gérer ses activités de nomination et, deuxièmement, déterminer si les nominations et processus de nomination à AINC étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris aux Lignes directrices en matière de nomination et à l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination signé avec la CFP, ainsi qu'aux lignes directrices régissant l'organisation et autres autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Notre échantillon de nominations a été tiré de l'ensemble des nominations effectuées à AINC entre les 1^er octobre 2008 et 30 septembre 2009. Cette période d'échantillonnage ne couvre pas toute la période visée par la vérification, soit du 1^er octobre 2008 au 31 mars 2010, afin de donner le temps à l'équipe de vérification de réunir et d'examiner les dossiers de nomination. L'échantillon cible les secteurs les plus à risque que nous avons déterminés au moment de la planification de la vérification. Ces secteurs à risque sont les nominations internes et externes à des postes pour une durée déterminée ainsi que les nominations intérimaires de quatre mois ou plus. Nous avons exclu de notre vérification les reclassifications, les nominations dans le cadre du Programme de rémunération d'affectation spéciale, les nominations effectuées au moyen de mécanismes d'intégration et les processus menés par le service des ressources humaines de l'AINC, dans la région de la capitale nationale.

Nous avons réuni un échantillon de 64 dossiers, choisis au hasard parmi tous les dossiers régionaux de processus de nomination annoncés et non annoncés.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

En supposant un taux de déviation de 20 % ou moins, nous estimons l'intervalle de confiance à 10 %, et le niveau de confiance à 90 %.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification
Blair Haddock

Directeur
Darren Horne

Gestionnaire
Claudia M. Lozano

Vérificateurs
François Bélanger
Stéphanie Brisson
Erica Moores

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