Archivé — Rapport de vérification Vérification des parcs de stationnementJanvier 2011 Recommandé le 25 janvier 2011 par le Comité ministérielle de vérification pour l'approbation du sous-ministre Approuvé par le sous-ministre le 31 janvier 2011 Table des matières
1.0 Sommaire exécutif1.1 IntroductionConformément au Plan pluriannuel de vérification interne axé sur les risques d'Industrie Canada, qui a été approuvé pour 2010-2011 à 2012-2013, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des parcs de stationnement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est responsable de fournir des directives générales relativement aux parcs de stationnement occupés par la Couronne, tandis que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable d'établir la politique relative aux parcs de stationnement dont il assure l'administration. La politique de TPSGC sur le stationnement dans les immeubles confiés aux ministères gardiens contient des directives sur la prestation de services de stationnement aux ministères locataires ainsi que sur l'acquisition, l'administration et l'aliénation des parcs de stationnement dont il assure la garde. Cette politique a fait l'objet d'une mise à jour en 2010; en conséquence, les employés du gouvernement sont tenus de payer les taux du marché pour stationner dans les parcs du gouvernement, à l'exception des personnes ayant une incapacité 1. De plus, on envisage de céder au secteur privé les parcs de stationnement des employés. Depuis juillet 2010, Industrie Canada a mis en œuvre l'exigence d'imposer des droits de stationnement comparables à ceux du marché à tous ses employés et entrepris le projet de céder ses services de stationnement à des exploitants du secteur privé. La transition est censée se faire progressivement, à mesure que prennent fin les ententes d'occupation de chacun des parcs de stationnement. Industrie Canada estime que la majeure partie de ses parcs de stationnement aura été cédée à des exploitants privés d'ici mai 2011. Dans l'intervalle, Industrie Canada continuera de retenir les droits de stationnement sur les salaires des employés qui disposent d'une place de stationnement. À compter de la prise en charge par le secteur privé, les employés paieront les droits de stationnement directement à l'exploitant. Industrie Canada ne jouera donc plus aucun rôle dans l'attribution des places de stationnement aux employés ni dans la perception des droits de stationnement (sous réserve des précisions attendues du SCT sur les responsabilités qui pourraient toujours incomber à Industrie Canada en vertu de l'« obligation d'adaptation »). En prévision de cette transition, la Direction de la gestion des installations (DGI), le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA) et la Direction générale des ressources humaines (DGRH) ont procédé conjointement, entre mai et juin 2010, à un examen par la direction des pratiques relatives à l'administration du stationnement des employés et aux retenues à la source en ce qui concerne les parcs de stationnement d'Industrie Canada. Cet examen avait pour but d'assurer le respect des politiques applicables et de faire des recommandations quant aux mesures correctives qui pourraient s'imposer. À la suite de cet examen par la direction, le SFCA et la DGRH ont documenté les nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada, qui sont entrées en vigueur le 1er juillet 2010. La présente vérification avait pour but de déterminer si les employés d'Industrie Canada qui disposent de places de stationnement payaient des taux de stationnement conformes aux politiques du SCT, de TPSGC et d'Industrie Canada, et si les contrôles mis en place sont adéquats pour soutenir l'établissement de rapports et la surveillance. La vérification incluait un examen par la direction de l'administration du stationnement et des pratiques de retenue à la source, ainsi que des « actions » en lien avec le stationnement 2 exécutées entre le 1er juillet et le 30 septembre 2010, en vertu des nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada. La vérification portait sur l'administration du stationnement et les procédures de contrôle de la qualité menées par la DGRH et la Direction de la gestion des installations à l'administration centrale de la région de la capitale nationale (RCN), à Mesures Canada, à l' Office de la propriété intellectuelle du Canada et aux bureaux régionaux. 1.2 Conclusion généraleDans l'ensemble, Industrie Canada a mis en place des contrôles adéquats pour s'assurer que ses employés paient le taux de stationnement applicable et pour veiller à ce que le processus d'établissement de rapports et de surveillance des parcs de stationnement d'Industrie Canada soit satisfaisant et adéquat. 1.3 Principales constatationsContrôle interne
1.4 RecommandationsEn raison de la cession imminente de l'administration du stationnement au secteur privé, la direction devrait évaluer les possibilités d'amélioration soulevées par la présente vérification, afin de déterminer les mesures qui s'imposent. Des améliorations seraient possibles dans les domaines suivants :
1.5 Énoncé d'assuranceSelon mon jugement professionnel en tant que Dirigeante principale de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées au cours de la période visée à la lumière des critères de vérification préétablis, préalablement approuvés par la direction. L'opinion ne s'applique qu'aux entités examinées et au champ d'étude décrit dans le présent rapport. Cette vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. 1.6 Opinion de vérificationÀ mon avis, il n'y a pas de lacunes dans les processus de contrôle interne d'Industrie Canada en matière de stationnement, et ces processus sont efficaces. _______________________________ __________________________ 2.0 À propos de la vérification2.1 ContexteConformément au Plan pluriannuel de vérification interne axé sur les risques d'Industrie Canada, qui a été approuvé pour 2010-2013, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a entrepris une vérification des parcs de stationnement. Cette vérification s'est imposée à la suite d'un doute soulevé relativement au fait que les parcs de stationnement pourraient ne pas être gérés en conformité avec les politiques, procédures et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et d'Industrie Canada. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est responsable de fournir des directives générales relativement aux parcs de stationnement occupés par la Couronne, tandis que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable d'établir la politique relative aux parcs de stationnement dont il assure l'administration. La politique de TPSGC sur le stationnement dans les immeubles confiés aux ministères gardiens contient des directives sur la prestation de services de stationnement aux ministères locataires ainsi que sur l'acquisition, l'administration et l'aliénation des parcs de stationnement dont il assure la garde. Cette politique a fait l'objet d'une mise à jour en 2010; en conséquence, les employés du gouvernement sont tenus de payer les taux du marché pour stationner dans les parcs du gouvernement, à l'exception des personnes ayant une incapacité 3. De plus, on envisage de céder au secteur privé les parcs de stationnement des employés. Au sein d'Industrie Canada, la Direction de la gestion des installations, qui relève du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), est responsable d'élaborer la politique de stationnement et les procédures administratives du Ministère à cet égard. La responsabilité d'appliquer la politique et les modalités relatives au stationnement est assumée conjointement par les administrateurs de stationnement de la région de la capitale nationale (RCN), l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC), Mesures Canada et les administrateurs des bureaux régionaux. Industrie Canada est responsable de gérer ses places de stationnement conformément aux dispositions de la législation applicable, des directives du SCT, des politiques et autres documents connexes de TPSGC, et en tenant dûment compte des règlements municipaux. Industrie Canada assume la gestion des places de stationnement attribuées aux employés du ministère de la Justice qui utilisent des places de stationnement d'Industrie Canada; toutefois, c'est le ministère de la Justice qui doit s'assurer que les retenues à la source soient faites. Depuis juillet 2010, Industrie Canada a mis en œuvre l'exigence d'imposer des droits de stationnement comparables à ceux du marché à tous ses employés et entrepris le projet de céder ses services de stationnement à des exploitants du secteur privé. La transition est censée se faire progressivement, à mesure que prennent fin les ententes d'occupation de chacun des parcs de stationnement. Industrie Canada estime que la majeure partie de ses parcs de stationnement aura été cédée à des exploitants privés d'ici mai 2011. Dans l'intervalle, Industrie Canada continuera de retenir les droits de stationnement sur les salaires des employés qui disposent d'une place de stationnement. À compter de la prise en charge par le secteur privé, les employés paieront les droits de stationnement directement à l'exploitant. Industrie Canada ne jouera donc plus aucun rôle dans l'attribution des places de stationnement aux employés ni dans la perception des droits de stationnement (sous réserve des précisions attendues du SCT sur les responsabilités qui pourraient toujours incomber à Industrie Canada en vertu de l'« obligation d'adaptation »). En prévision de cette transition, la Direction de la gestion des installations (DGI), le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA) et la Direction générale des ressources humaines (DGRH) ont procédé conjointement, entre mai et juin 2010, à un examen par la direction des pratiques relatives à l'administration du stationnement des employés et aux retenues à la source en ce qui concerne les parcs de stationnement d'Industrie Canada. Cet examen avait pour but d'assurer le respect des politiques applicables et de faire des recommandations quant aux mesures correctives qui pourraient s'imposer. À la suite de cet examen par la direction, le SFCA et la DGRH ont documenté les nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada, qui sont entrées en vigueur le 1er juillet 2010. Le tableau ci-dessous illustre le nombre approximatif de places de stationnement détenues par des employés d'Industrie Canada au moment de la vérification, ainsi que le nombre d'« actions » de stationnement (c.-à-d. « commencer », « modifier » et « arrêter ») exécutées entre le 1er juillet et le 30 septembre 2010 en vertu des nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada dans la région de la capitale nationale, à Mesures Canada, à l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) et dans les régions :
2.2 ObjectifLa présente vérification avait pour but de déterminer si les employés d'Industrie Canada qui disposent de places de stationnement payaient le taux applicable, conformément aux politiques du SCT, de TPSGC et d'Industrie Canada, et si les contrôles mis en place sont adéquats pour soutenir l'établissement de rapports et la surveillance. 2.3 PortéeLa vérification incluait un examen par la direction de l'administration du stationnement et des pratiques de retenue à la source (mené en mai et juin 2010), ainsi que des « actions » en lien avec le stationnement (c.-à-d. « commencer », « modifier » et « arrêter ») exécutées entre le 1er juillet et le 30 septembre 2010, en vertu des nouvelles modalités d'administration du stationnement et de contrôle de la qualité d'Industrie Canada. La vérification a porté plus précisément sur les éléments suivants :
La vérification a porté sur les procédures effectuées par la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et la Direction de la gestion des installations (DGI), tant à l'administration centrale, à Mesures Canada et à l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) qu'aux bureaux régionaux. En ce qui concerne les places de stationnement utilisées par des employés du ministère de la Justice, la vérification a abordé les activités et responsabilités d'Industrie Canada, mais non les pratiques mises en œuvre par le ministère de la Justice. 2.4 MéthodologieLa présente vérification interne a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT et à ses Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. L'examen sur le terrain a été effectué en novembre 2010. La stratégie de vérification était la suivante :
3.0 Constatations et recommandations3.1 IntroductionLa présente section contient le détail des constatations de la vérification des parcs de stationnement. Les constatations sont fondées sur les éléments probants et sur une analyse découlant de l'analyse des risques initiale ainsi que de la vérification comme telle. 3.2 Contrôle interneConstatation 1.0 : Examen par la direction L'examen par la direction des pratiques d'administration du stationnement et de retenue à la source, les mesures prises pour régler les problèmes relevés, ainsi que la surveillance continue de l'administration du stationnement sont adéquats. La SCT a informé Industrie Canada que, pour les locataires de place de stationnement réservé aux personnes handicapés, il n'y aurait pas de changement aux modalités actuelles avant la publication de nouvelles directives en décembre 2010. Lorsque le SCT publiera de nouvelles directives sur les exigences de l'« obligation d'adaptation », la direction devrait confirmer la validité des certificats médicaux provinciaux des employés qui bénéficient d'un statut lié à leur état de santé en ce qui concerne le stationnement. Dans le cadre de l'examen des mesures prises par la direction, nous nous attendions à constater qu'un examen exhaustif avait été mené, que la direction avait pris des mesures adéquates pour régler les problèmes relevés et que la surveillance continue du processus d'administration du stationnement était suffisante. La vérification a permis de confirmer que l'examen par la direction incluait un rapprochement entre un rapport de TPSGC qui comportait une liste de tous les employés d'Industrie Canada faisant l'objet de retenues à la source en lien avec le stationnement et une liste de tous les locataires de place de stationnement d'Industrie Canada fournie par la Direction de la gestion des installations (DGI). Dans les régions, ce rapprochement a été fait par les administrateurs du stationnement régionaux et le personnel des ressources humaines. Il a été noté que le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), la Direction de la gestion des installations (DGI) et la Direction générale des ressources humaines (DGRH) collaboraient à l'investigation et à la résolution de tout écart relevé. Des mesures correctives ont été prises et la direction a élaboré un processus pour suivre l'évolution. Toutefois, la vérification a relevé que l'examen de l'administration du stationnement effectué par la direction n'incluait pas la confirmation de l'état de santé des locataires de place de stationnement au moyen des certificats médicaux provinciaux fournis par les employés comme preuve d'incapacité (sur la base des normes de délivrance provinciales). Étant donné que le SCT a informé Industrie Canada que, dans le cas des locataires de place de stationnement réservés pour les personnes malades ou handicapés, il n'y aurait pas de changement dans les modalités courantes avant la publication de nouvelles directives en décembre 2010, (sous réserve des précisions attendues du SCT sur les responsabilités qui pourraient toujours incomber à Industrie Canada en vertu de l'« obligation d'adaptation »). Enfin, la direction a utilisé un autre outil, soit un état trimestriel de rapprochement comparant une liste des employés auxquels une place était attribuée aux rapports mensuels de retenue à la source. À l'issue de l'étude sur le terrain, le premier état trimestriel de rapprochement en était encore aux dernières étapes d'approbation, de sorte qu'il n'a pas été examiné dans le cadre de la présente vérification. Constatation 2.0 : Établissement et diffusion des modalités de stationnement Des modalités d'administration du stationnement ont été établies, et elles abordent la plupart des exigences de la politique. Les contrôles établis par les nouvelles modalités d'administration du stationnement sont appropriés. Les modalités ont été diffusées et sont comprises. La vérification a fait ressortir qu'il serait opportun de préciser d'avantage les nouvelles modalités de stationnement et d'insister sur l'importance de les appliquer. Dans le cadre de l'examen de l'établissement et de la diffusion des modalités de stationnement d'Industrie Canada, nous nous attendions à trouver des modalités de stationnement documentées abordant les exigences pertinentes de la politique ainsi que des contrôles appropriés. Nous escomptions aussi que la direction avait pris les mesures nécessaires pour diffuser les modalités de stationnement et s'assurer qu'elles étaient comprises des principaux intervenants. La vérification a permis de constater que les modalités d'administration du stationnement étaient documentées d'une manière logique et compréhensible, soulignant les différentes étapes du processus d'administration du stationnement; cependant, la vérification a fait ressortir quelques cas où les modalités de stationnement ne répondaient pas aux exigences de la politique. En particulier, les modalités ne décrivaient pas adéquatement comment déterminer quels demandeurs correspondent au niveau EX équivalent et comment ils seront traités en ce qui concerne l'attribution des places de stationnement; l'exigence pour les employés de donner un préavis de un mois pour résilier un permis de stationnement, ainsi que l'exigence de maintenir des permis de stationnement supplémentaires. Industrie Canada a eu recours à des messages par courrier électronique, à des conversations téléphoniques et à la distribution d'un document de type « foire aux questions » pour informer son personnel et les administrateurs du stationnement de son intention de céder à des exploitants privés les services de stationnement destinés à ses employés. En outre, les administrateurs du stationnement ont souligné avoir été avisés et informés des nouvelles modalités de stationnement. La vérification a également fait ressortir le fait que, bien qu'ils aient été au courant des nouvelles modalités, les administrateurs de certaines régions, en raison du nombre restreint de places de stationnement et de la rareté des modifications dans l'attribution des places, n'ont pas jugé nécessaire de mettre en œuvre le nouveau registre de suivi, qui constitue un contrôle clé pour activer les retenues à la source liées au stationnement dans ces régions. Constatation 3.0 : Application des modalités de stationnement Les modalités de stationnement ont été appliquées adéquatement pour assurer un traitement rigoureux dans l'attribution des nouvelles places de stationnement. Les contrôles ont été conçus et mis en œuvre pour veiller à ce que les employés d'Industrie Canada à qui des places de stationnement étaient attribuées paient le taux de stationnement approprié. Pour favoriser l'application des modalités de stationnement, il est suggéré de conserver la justification à l'appui des décisions liées à l'administration du stationnement. Dans le cadre de l'examen de l'application des modalités de stationnement, nous nous attendions à constater que les contrôles établis par les nouvelles modalités d'administration du stationnement étaient appliqués de manière à ce que toute nouvelle attribution de place de stationnement soit traitée avec rigueur. Nous escomptions également constater que la justification à l'appui des décisions liées à l'administration du stationnement était documentée et conservée. Les modalités de stationnement sont documentées et, sur le plan de la conception, elles contiennent, selon la vérification, des activités de contrôle clés telles que des rapprochements mensuels, l'approbation (signature) des rapprochements mensuels par la DGRH et la DGI, et la conservation de la documentation et de la justification à l'appui des décisions. La direction a pris des mesures pour s'assurer que les taux du marché soient appliqués à tous les locataires de place de stationnement à compter du 1er juillet 2010. La vérification a permis de mettre au jour quelques cas mineurs où la documentation à l'appui conservée n'était pas suffisante (ou ne se trouvait pas au dossier). Les accusés de réception des demandes de retenue à la source n'étaient pas toujours conservés (c'était le cas pour 6 des 21 actions mises à l'épreuve dans le cadre de la vérification; il convient toutefois de noter que c'était au début de la mise en œuvre des nouvelles modalités) et, dans un cas, le formulaire de demande de place de stationnement n'avait pas été rempli. On a noté également, à l'édifice C.D. Howe, même si une liste d'attente est maintenu, la documentation relative à la prise de décision n'est pas conservée de manière à pouvoir justifier l'attribution des places aux employés figurant sur cette liste. 3.3 RecommandationsEn raison de la cession imminente de l'administration du stationnement au secteur privé, la direction devrait évaluer les possibilités d'amélioration soulevées par la présente vérification, afin de déterminer les mesures qui s'imposent. Des améliorations seraient possibles dans les domaines suivants :
Annexe A : Critères de vérification
Annexe B : Plan d'action de la gestion
1 En décembre 2010, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du SCT devrait donner des précisions quant aux responsabilités d'Industrie Canada à l'égard des employés malades ou handicapés, en vertu de l'« obligation d'adaptation ». (Retour au renvoi 1) 2 Les « actions » liées au stationnement incluent « commencer », « modifier » et « arrêter ». (Retour au renvoi 2) 3 En décembre 2010, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du SCT devrait donner des précisions quant aux responsabilités d'Industrie Canada à l'égard des employés malades ou handicapés, en vertu de l'« obligation d'adaptation ». (Retour au renvoi 3) 4 Les critères de vérification sont en harmonie avec les contrôles de gestion de base du Secrétariat du Conseil du Trésor. (Retour au renvoi 4) |