Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2006-2007

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont entrées en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi sur l'accès à l'information donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux individus d'avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, également sous réserve de certaines exceptions. De plus, cette loi protège la vie privée des individus en empêchant des tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et permet aux individus d'exercer un contrôle sévère sur la collecte, l'utilisation et la transmission de tels renseignements.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipulent qu'à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d'une institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'application de ces lois au sein de son institution.

Le présent rapport rend compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de ces lois au cours de la période visée par ce rapport.

A. Renseignements généraux – Partie I

1. Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel les lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont administrées, cette section présente une vue d'ensemble de l'Agence spatiale canadienne.

L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Industrie.

La mission de l'Agence spatiale canadienne se lit comme suit :

« L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité ».

À cette fin, l'Agence spatiale canadienne favorisera un environnement où tous les secteurs de l'organisation voudront :

  • viser l'excellence en tant que collectivité;
  • préconiser une attitude tournée vers la clientèle;
  • appuyer la valorisation des employés et l'ouverture des communications;
  • favoriser la délégation des pouvoirs et la responsabilisation;
  • s'engager à coopérer et à travailler avec des partenaires à l'avantage de tous et chacun.

L'Agence regroupe les principaux programmes spatiaux du gouvernement fédéral. Elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'Agence a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'Agence spatiale canadienne, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

2. Organigramme

Organigramme

Description texte de l'image

Cet organigramme situe les principaux éléments de l'Agence spatiale canadienne pour l'année 2006-2007. Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est situé au siège social de l'Agence spatiale canadienne, soit à Longueuil au Québec.

3. Organisation de la mise en œuvre des activités d'AIPRP

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels est le ministre de l'Industrie. Ce dernier a délégué certaines de ses attributions en vertu des deux lois au Vice-président principal de même qu'à certains cadres et employés de l'Agence spatiale canadienne.

La responsabilité opérationnelle de mise en oeuvre des lois à l'Agence spatiale canadienne a été déléguée à la coordonnatrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au dirigeant principal de l'information.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la coordonnatrice. La coordonnatrice travaille en relation étroite avec les membres du Comité exécutif concernant l'application et le respect des deux lois.

Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés, la Direction des services juridiques et, selon le cas, le Bureau du Conseil privé, les groupes du Conseil du Trésor ou d'autres institutions. Lorsqu'un document est sujet à une exception en vertu de l'une des deux lois, la coordonnatrice fait des recommandations en ce sens au Vice-président principal.

Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la coordonnatrice consulte le Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Les demandes officielles en vertu des deux lois sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.

La dernière version d'Info Source ainsi que les manuels et les publications de l'Agence, requis aux termes de l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 71 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sont mis à la disposition du public à la bibliothèque du siège social à Longueuil. La dernière version du manuel Info Source peut être consultée également sur le site Internet suivant : www.infosource.gc.ca/index-fra.asp

B. Rapport - Loi sur l'accès à l'information - Partie II

1. Faits saillants

  • L'Agence spatiale canadienne a reçu, au cours de la période couverte par ce rapport, dix-neuf demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il y avait deux demandes en suspens depuis la période antérieure. Nous avons dû reporter le traitement d'une demande à l'année suivante.
  • Des dix-neuf demandes reçues, 10,5 % provenaient des médias, 79 % émanaient du public et 10,5 % originaient du secteur commercial.
  • Les documents ont été entièrement divulgués dans 16 % des réponses aux demandes reçues et complétées durant cette période.
  • Les documents ont été partiellement divulgués dans 58 % des cas.
  • Il nous a été impossible de traiter six demandes parce qu'il n'existe aucune trace des documents demandés.
  • On a dû proroger les délais dans huit cas pour consulter d'autres institutions fédérales et dans un cas pour consulter des tiers.
  • Les consultations de la part d'autres institutions fédérales ont été au nombre de vingt-sept.
  • Aucune plainte n'a été logée durant l'année 2006-2007.
  • Durant la période couverte par ce rapport, la coordonnatrice de l'AIPRP, de concert avec le Comité sur la sécurité de l'information, a dispensé des sessions de sensibilisation sur le traitement des documents délicats à l'ASC. Des sessions d'information sur le traitement de demandes d'accès à l'information et à la vie privée sont aussi offertes régulièrement.
  • Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est annexé à la fin du présent document. Cette ordonnance est présentement revue pour être amendée suite à une réorganisation au sein de l'ASC.

2. Rapport statistiques

Le rapport statistiques pour la période allant du 1er avril 2006 au 31 mars 2007 est inclus à la fin du présent chapitre.

3. Interprétation /explication des statistiques

a. Demandes reçues

Nous avons reçu dix-neuf nouvelles demandes durant l'année 2006-2007. Dix-huit ont été traitées et une a été reportée pour être traitée dans la prochaine année. Nous avons aussi traité deux demandes qui étaient en suspens depuis la période antérieure.

b. Origine des demandes reçues

La répartition des demandes en fonction de leur origine est la suivante :

Quantité Pourcentage
Médias 2 10,5 %
Secteur commercial 15 79,0 %
Public 2 10,5 %
19 100 %

La répartition des demandes par province est la suivante :

Quantité Pourcentage
Ontario 17 89 %
Québec 2 11 %
19 100 %

4. Traitement des demandes de communication

a. Transmission

Durant cette période, aucune demande n'a été transmise à une autre institution fédérale reconnue comme étant davantage concernée.

b. Abandon

Aucune demande n'a fait l'objet d'un abandon par le requérant.

c. Incapacité à traiter

Nous avons été dans l'incapacité de traiter six demandes parce qu'il n'existe aucune trace des documents demandés.

d. Durée de traitement

La durée de traitement peut se résumer comme suit :

Quantité Pourcentage
30 jours ou moins 9 45 %
de 31 à 60 jours 8 40 %
de 61 à 120 jours 1 5 %
121 jours ou plus 2 10 %
20 100 %

e. Prorogation des délais

On a dû proroger les délais dans huit cas pour consulter d'autres institutions fédérales et dans un autre cas pour consulter des tiers.

f. Divulgation et méthode de communication

L'accès aux documents a été autorisé dans quatorze cas en fournissant des copies aux requérants.

5. Dispense de droits

La coordonnatrice de l'accès à l'information détermine, cas par cas, les droits à percevoir pour les demandes longues ou complexes.

Au cours de la période couverte par le présent rapport, il n'y a pas eu d'occasion pour que le Bureau de l'AIPRP recommande au Vice-président principal de dispenser de la nécessité de payer les frais autres que les frais d'application.

6. Demandes officielles/officieuses

Au cours de la période couverte, aucune demande n'a été traitée officieusement.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels considère comme officieuse toute demande concernant des documents déjà communiqués dans le cadre de demandes précédentes ou des documents déjà rendus disponibles au grand public.

7. Consultations par d'autres institutions fédérales

Vingt-sept demandes de consultation émanant d'autres institutions fédérales ont été reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au cours de la période visée. Ces demandes sont toujours traitées avec la priorité nécessaire au respect des échéanciers s'appliquant à chacune d'elles.

8. Exceptions et exclusions

Au cours de la période couverte par le présent rapport, il n'a pas été nécessaire d'exclure des renseignements en vertu de l'article 69 de la Loi.

9. Coûts

Le coût d'administration de la Loi sur l'accès à l'information est évalué à 67 497 $ pour la période visée. Il représente une partie du salaire de la coordonnatrice de l'AIPRP de l'ASC ainsi que les frais de gestion. Ce montant couvre également les fournitures de bureau. Cette estimation couvre le traitement direct des demandes et la correspondance connexe avec l'industrie et les différents paliers du gouvernement.

Cette estimation ne couvre pas le temps des membres du Comité exécutif, des directeurs, des gestionnaires de même que celui des avocats qui sont consultés au sujet des demandes. Certaines demandes nécessitent une consultation avec divers agents sur la façon d'extraire les renseignements demandés, ainsi qu'avec le demandeur pour déterminer avec exactitude quels renseignements il désire obtenir. Elle ne comprend pas le coût pour le temps consacré à la recherche des documents.

10. Plaintes/enquêtes

Au cours de l'année 2006-2007, aucune plainte n'a été déposée auprès du Commissaire à l'information.

11. Sessions de sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale sur l'observation des deux lois et leur offre des sessions d'information sur le traitement des demandes d'AIPRP et de sensibilisation sur le traitement de documents délicats à l'ASC.

12. Politiques et procédures

Les politiques et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, incluant l'article 67.1, sont publiées sur l'intranet de l'ASC.

C. Rapport - Loi sur la protection des renseignements personnels - Partie III

1. Faits saillants

  • L'ASC n'a pas été dans l'obligation d'entreprendre d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) ou d'ÉFVP préliminaire durant la période couverte par ce rapport. La coordonnatrice de l'AIPRP surveille les activités qui pourraient mener à ces évaluations et informe les employés de leur rôle en ce qui a trait aux obligations reliées aux renseignements personnels et aux ÉFVP.
  • Au cours de la présente année de rapport, la majeure partie des divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2) par l'ASC découlait de l'alinéa 8(2)a). Quelques divulgations ont été faites aux termes des alinéas 8(2)e) et 8(2)i). Aucun autre type de divulgation n'a été fait en 2006-2007 en vertu du paragraphe 8(2).
  • L'ASC n'a pas fait d'activité de couplage et de partage des données à l'interne ou à l'externe.
  • Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est annexé à la fin du présent document. Cette ordonnance est présentement revue pour être amendée suite à une réorganisation au sein de l'ASC.

2. Rapport statistiques

Le rapport statistiques pour la période allant du 1er avril 2006 au 31 mars 2007 est présenté à la fin de ce chapitre.

3. Demandes reçues

Le Bureau de l'AIPRP a reçu et traité quatre demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.

4. Usage et communication des renseignements

La politique de l'Agence spatiale canadienne concernant l'usage de renseignements personnels est de s'assurer que ces renseignements ne sont utilisés que dans le but pour lequel ils ont été recueillis ou pour des usages compatibles.

5. Fichiers exemptés

L'Agence spatiale canadienne ne possède pas de fichier exempté aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6. Politiques et procédures

Les politiques et procédures de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont accessibles sur l'intranet de l'ASC.