Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2012-2013
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Table des matières
Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.
L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu'à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d'une institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution.
Le présent rapport rend compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de cette loi au cours de la période visée par ce rapport.
A. Renseignements généraux - Partie I
1. Agence spatiale canadienne
Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur la protection des renseignements personnels est administrée, cette section présente une vue d'ensemble de l'Agence spatiale canadienne.
L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Industrie.
La mission de l'Agence spatiale canadienne se lit comme suit :
« L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité ».
Pour mener cette mission à bien, l'ASC :
- vise l'excellence en tant que collectivité;
- préconise une attitude tournée vers la clientèle;
- appuie la valorisation des employés et l'ouverture des communications;
- favorise la délégation des pouvoirs et la responsabilisation;
- s'engage à coopérer et à travailler avec des partenaires à l'avantage de tous et chacun.
L'Agence regroupe les principaux programmes spatiaux du gouvernement fédéral. Elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'Agence a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.
Pour plus d'information sur les activités de l'Agence spatiale canadienne, veuillez consulter son site internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca/index.html
2. Organisation de la mise en œuvre des activités de protection des renseignements personnels
Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels est le ministre de l'Industrie. Ce dernier a délégué certaines de ses attributions en vertu de la loi au Directeur général, Services corporatifs de même qu'à certains cadres et employés de l'Agence spatiale canadienne.
La responsabilité opérationnelle de mise en œuvre de la Loi à l'Agence spatiale canadienne a été déléguée à la Coordonnatrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au Directeur général, Services corporatifs.
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la Coordonnatrice. La Coordonnatrice travaille en relation étroite avec les membres du Comité exécutif concernant l'application et le respect de cette loi.
Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés et, selon le besoin, la direction des Services juridiques, les groupes du Conseil du Trésor ou d'autres institutions. Lorsqu'un document est sujet à une exception en vertu de la Loi, la Coordonnatrice fait des recommandations en ce sens au Directeur général, Services corporatifs.
Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Coordonnatrice recommande à la direction des Services juridiques de consulter le Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.
Les demandes officielles en vertu de la Loi sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.
La dernière version d'Info Source, requise aux termes de l'article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, est mise à la disposition du public à la bibliothèque du siège social à Longueuil. Le chapitre courant d'Info Source a été envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor mais n'est pas encore publié sur leur site Web.
B. Rapport - Loi sur la protection des renseignements personnels - Partie II
1. Faits saillants
- Aucun nouveau projet ou programme n'a requis que l'ASC effectue d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au cours de la période couverte par ce rapport.
- La Coordonnatrice de l'AIPRP surveille les activités qui pourraient mener à ces évaluations et informe les employés de leur rôle en ce qui a trait aux obligations reliées aux renseignements personnels et aux ÉFVP.
- Au cours de la présente année de rapport, la majeure partie des divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2) par l'ASC découlait de l'alinéa 8(2)a). Aucune divulgation n'a été faite en 2012-2013 en vertu du paragraphe 8(2)m).
- Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est annexé à la fin du présent document.
2. Rapport statistiques
Le rapport statistiques pour la période allant du 1er avril 2012 au 31 mars 2013 est présenté à la fin de ce chapitre ainsi que l'annexe A.
3. Demandes reçues
Le Bureau de l'AIPRP a reçu sept demandes d'accès à des renseignements personnels et il y avait deux demandes en suspend depuis la période précédente. Les neuf demandes on été traitées au cours de la période visée par le présent rapport.
4. Plaintes
Trois plaintes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et reçues durant la période précédente ont été résolues durant la période couverte par ce rapport. Les trois plaintes ont été conclues comme non-fondées par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
5. Usage et communication des renseignements
La politique de l'Agence spatiale canadienne concernant l'usage de renseignements personnels est de s'assurer que ces renseignements ne sont utilisés qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour des usages compatibles avec ces fins.
6. Fichiers exemptés
L'Agence spatiale canadienne ne possède pas de fichier exempté aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
7. Sessions de sensibilisation
En plus de la gestion des demandes d'accès à des renseignements personnels, la Coordonnatrice de l'AIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale sur l'observation de la Loi et leur offre des sessions d'information hebdomadaires sur le traitement des demandes d'accès aux renseignements personnels et de sensibilisation sur le traitement de documents délicats à l'ASC. Les employés assistent à ces sessions selon leurs besoins. Dix-neuf sessions ont eu lieu et trente employés ont assisté.
8. Politiques et procédures
Les politiques et procédures de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont accessibles sur l'intranet de l'ASC. L'ASC n'a pas ajouté ou modifié ses politiques ou procédures durant la période du rapport.
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