Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

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1. Introduction

Ce document présente de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, son mandat et ses activités de programme se retrouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2012-2013 et dans le Rapport sur les plans et priorités 2014-2015.

2. Environnement de contrôle de l'Agence spatiale canadienne relatif aux CIRF

L'ASC reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. La priorité de l'ASC est de veiller à ce que les risques soient bien gérés, dans un environnement de contrôle souple axé sur le risque qui favorise l'amélioration continue et l'innovation.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les principaux postes et comités de l'ASC qui ont la responsabilité de maintenir et de surveiller l'efficacité du système de CIRF sont exposés ci-dessous.

Président
À titre d'administrateur général, le Président de l'ASC assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue d'assurer l'efficacité du système de CIRF, préside le Comité exécutif et est membre du Comité d'audit. En tant que Président, il approuve le Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers et signe annuellement la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers qui accompagne les états financiers de l'ASC ainsi que la Lettre de déclaration à l'égard de l'information financière rapportée dans les Comptes publics du Canada.

Dirigeant principal des finances (DPF)
Le DPF relève directement du Président et exerce un leadership pour assurer la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré incluant son évaluation annuelle. La gestion du profil de risques organisationnels incombe au DPF.

Le DPF préside le Comité de gestion financière et assiste au Comité d'audit. De plus, le DPF signe annuellement la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers qui accompagne les états financiers de l'ASC ainsi que la Lettre de déclaration à l'égard de l'information financière rapportée dans les Comptes publics du Canada.

Dirigeant principal de la vérification (DPV)
Le DPV relève directement du Président et est indépendant des cadres hiérarchiques. Le DPV fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de l'efficacité du système de CIRF. De plus, le DPV assiste au Comité d'audit.

Comité d'audit (CA)
Le CA fait rapport au Président de l'ASC. Il est un comité consultatif qui a pour mandat de donner des conseils objectifs et de surveiller les processus de gestion, de contrôle et de responsabilisation. Le CA s'est réuni pour la première fois le 18 février 2010. En 2012-2013, le CA s'est réuni deux fois, a participé à six appels-conférence et à deux sessions de travail. Le CA est composé du Président de l'ASC, de deux membres ex-officio soit, le DPV et le DPF et de trois membres externes dont un préside le Comité. Le CA examine entre autres le profil de risques de l'ASC et son système de contrôle interne, notamment par les mises à jour de l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF ainsi que les rapports financiers. De plus, le CA recommande au Président la signature des états financiers.

Comité exécutif (CE)
Le CE de l'ASC, présidé par le Président, est l'instance décisionnelle officielle de l'ASC. À ce titre, le CE est responsable de la gouvernance et de la régie des programmes et des activités de l'ASC. En vertu de son mandat, le CE est responsable de l'ensemble de la gestion, de la surveillance et du contrôle des activités. Les membres du CE examinent, approuvent et surveillent le profil de risques organisationnels, ainsi que son système de contrôle interne, notamment par les mises à jour régulières de l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF.

2.2 Principaux contrôles organisationnels

L'environnement de contrôle de l'ASC prévoit un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu'au perfectionnement de leurs compétences. Les principales mesures comprennent :

• Une division Comptabilité ministérielle et contrôle interne qui se consacre au contrôle interne;
• La documentation des principaux processus opérationnels et des risques et points de contrôle connexes pour appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF;
• Des systèmes des TI servant à accroître la sécurité, l'intégrité, l'efficacité et l'efficience;
• Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public, le Code organisationnel de valeurs et éthiques de l'ASC ainsi qu'un Comité des valeurs et de l'éthique qui relève du Président;
• Un plan d'audit fondé sur le risque recommandé par le CA et approuvé par le Président;
• Un suivi systématique des recommandations issues des vérifications internes est effectué par le CA jusqu'à la mise en œuvre complète des plans d'action.
• Des programmes de formation et des communications visant les principaux secteurs de la gestion financière, notamment à l'intention des agents financiers et des gestionnaires délégués;
• Un instrument des pouvoirs délégués qui est révisé périodiquement;
• Des ententes de rendement annuelles qui précisent les responsabilités en matière de gestion financière;
• Un profil de risques organisationnels incluant les stratégies d'atténuation des principaux risques.

2.3 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

L'ASC a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes courantes :

• Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) gère centralement le versement des salaires et l'acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués du ministère et fournit des services relatifs aux installations;
• le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'ASC les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• le ministère de la Justice fournit les services juridiques à l'ASC;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services de technologies de l'information à l'ASC dans les secteurs des courriels, des centres de données et de télécommunications. L'étendue et les responsabilités sont identifiées dans l'entente intergouvernementale entre SPC et l'ASC.

Ententes particulières :

• Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC une plateforme financière du système SAP pour saisir et déclarer toutes les transactions financières.

3. Résultats de l'évaluation au cours de l'exercice 2012-2013

Au cours de 2012-2013, l'ASC a significativement progressé dans les tests d'efficacité de la conception dans tous les secteurs de contrôles clés et a aussi significativement progressé dans les tests d'efficacité opérationnelle pour le secteur des contrôles au niveau des processus.

3.1 Tests d'efficacité de la conception des contrôles clés

Au cours de l'année, l'ASC a effectué les tests d'efficacité de la conception des éléments de contrôles clés suivants : formation obligatoire, évaluation du rendement, instrument de délégation, attribution des pouvoirs délégués, contrôles informatiques généraux et radiation et aliénation.

En conséquence des tests d'efficacité de la conception, l'ASC a pu déterminer les principales mesures correctives requises suivantes :

Attribution des pouvoirs délégués

• Améliorer les communications en ce qui a trait à l'activation et à l'annulation des fiches de spécimen de signature.
  • Les mesures correctives ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Contrôles informatiques généraux

• Effectuer une révision périodique des accès octroyés.
  • Les mesures correctives ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Radiation et aliénation

• Mettre en place un contrôle pour confirmer que tous les équipements informatiques sont sécurisés avant leur disposition;
• Mettre à jour l'instrument de délégation eu égard aux pouvoirs délégués pour les aliénations.
  • Les mesures correctives ont été élaborées et seront entièrement mises en œuvre en 2013-2014 dans ce secteur de contrôle.

3.2 Tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2012-2013, l'ASC a effectué les tests d'efficacité opérationnelle pour la paye, les dépenses opérationnelles (approvisionnement au paiement), les voyages et l'accueil, les paiements de transfert ainsi que pour les procédures de fin de mois / année et rapports financiers.

En conséquence des tests d'efficacité opérationnelle, l'ASC a pu déterminer les principales mesures correctives requises suivantes :

Paye

• Améliorer les contrôles lors de départs d'employés pour s'assurer que les dossiers sont complets et qu'il n'existe pas de dû envers l'État avant l'émission des derniers paiements;
• Corriger l'application de certains articles de convention collective et communiquer l'interprétation aux divers intervenants;
• Mettre en place une procédure de vérification des comptes pour le temps supplémentaire pris en temps;
• Mettre en place des contrôles supplémentaires spécifiques en ce qui a trait aux divers types de congés.
  • Le processus de départ et la liste de vérification sont en place depuis décembre 2012. Les mesures correctives ayant trait à l'application de certains articles de convention collective ainsi que la communication de l'interprétation ont été mises en œuvre. Les mesures correctives pour les autres lacunes de contrôle ont été élaborées et seront mises en œuvre en 2013-2014 dans ce secteur de contrôle.

Dépenses opérationnelles, voyages et accueil

• Revoir la façon d'utiliser les autorisations générales de voyager;
  • Les mesures correctives ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Paiements de transfert

• Appliquer des mécanismes de contrôles afin de s'assurer que les dossiers soient documentés selon les normes et procédures prescrites et que toutes les clauses pertinentes et l'information requise au niveau des projets soient consignées dans les ententes.
  • Les mesures correctives ont été élaborées et seront entièrement mises en œuvre en 2013-2014 dans ce secteur de contrôle.

Procédures de fin de mois / année et rapports financiers

• Conserver les preuves requises pour soutenir les contrôles internes;
  • Les mesures correctives ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

L'ASC n'a pas débuté la surveillance continue de ses contrôles au cours de 2012-2013.

4. Plan d'action de l'Agence spatiale canadienne

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2012-2013

Au cours de 2012-2013, l'ASC a continué de réaliser des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés et l'état d'avancement des travaux est conforme aux attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les progrès réalisés par l'ASC d'après les plans identifiés dans l'annexe de l'exercice précédent sont résumés ci-dessous :

Éléments du plan d'action de l'exercice précédent identifiés pour 2012-2013					État de l'avancement des travaux
Secteurs de contrôles clés	Documentation	Tests efficacité		Recommandation et plan d'action
		Conception	Opérationnelle
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel	Oui				La documentation est complétée.
Évaluation du rendement et Formation obligatoire		Oui			Les tests de l'efficacité de la conception sont terminés, les lacunes ont été identifiées et les mesures correctives ont été mises en œuvre.
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués		Oui
Contrôles informatiques généraux
Accès et Développement de modules / fonctionnalités		Oui			Les tests de l'efficacité de la conception sont terminés, les lacunes ont été identifiées et les mesures correctives ont été mises en œuvre.
Contrôles au niveau des processus
Paye		Oui	Oui	Oui	Les tests de l'efficacité de la conception et opérationnelle sont terminés, les lacunes ont été identifiées et les mesures correctives seront toutes mises en œuvre en 2013-2014.
Voyages et Accueil			Oui	Oui	Les tests de l'efficacité opérationnelle sont terminés, les lacunes ont été identifiées et les mesures correctives ont été mises en œuvre.
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement			Oui	Oui
Radiation et aliénation		Oui			Les tests de l'efficacité de la conception sont terminés, les lacunes ont été identifiées et les mesures correctives seront toutes mises en œuvre en 2013-2014.
Travaux en cours - immobilisations		Oui			Les tests de l'efficacité de la conception ont été différés jusqu'à 2013-2014 puisque le risque était faible étant donné que le Bureau du vérificateur général du Canada effectue des vérifications annuelles sur ce poste et qu'aucune lacune ne nous a été signalée suite à ces vérifications.
Paiements de transfert		Oui			Seuls les tests de l'efficacité de la conception étaient prévus pour 2012-2013 par contre, les tests de l'efficacité opérationnelle ont aussi été réalisés et les lacunes ont été identifiées. Les mesures correctives ont été mises en œuvre pour les Procédures de fin de mois/ année et rapports financiers et seront toutes mises en œuvre en 2013-2014 pour les Paiements de transfert.
Procédures de fin de mois / année et rapports financiers		Oui

4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les années suivantes

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, l'ASC terminera les tests d'efficacité de la conception et les correctifs associés en 2013-2014 et terminera l'évaluation complète de son système de CIRF en 2014-2015. À ce moment, l'ASC appliquera son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque dans tous les secteurs de contrôle. L'état et le plan d'action pour l'achèvement des secteurs de contrôles identifiés pour le prochain exercice (an 1, 2013-2014) et les années qui suivent (an 2, 2014-2015 et an 3, 2015-2016) sont :

Secteurs de contrôles clés	Éléments de l'évaluation
	Tests d'efficacité de la conception et correctifs	Tests d'efficacité opérationnelle et correctifs	Surveillance continue cycliqueNote de bas de page 1
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel	An 1	An 1	Années à venir
Évaluation du rendement et Formation obligatoire	Terminés	An 2	Années à venir
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués	Terminés	An 1	An 2
Établissement des budgets et Suivis prévisionnels	An 1	An 2	Années à venir
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux	Terminés	An 1	An 3
Contrôles au niveau des processus
Paye	Terminés	Terminés	An 1
Voyages et Accueil	Terminés	Terminés	An 3
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement	Terminés	Terminés	An 2
Radiation et aliénation	Terminés	An 1	An 2
Travaux en cours - immobilisations	An 1	An 2	An 3
Paiements de transfert	Terminés	Terminés	An 1
Procédures de fin de mois / année et rapports financiers	Terminés	Terminés	An 3

Les consultations auprès du Comité d'audit se poursuivront afin d'obtenir des conseils indépendants sur le système de contrôle interne de l'ASC, y compris sur la gouvernance et la gestion des risques. De plus, l'ASC continuera à chercher des occasions de renforcer ses contrôles en tenant compte des résultats des évaluations et des vérifications annuelles.