Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Non auditée

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1. Introduction

Ce document présente de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, son mandat et ses activités de programme se retrouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement de 2012-2013 et dans le Rapport sur les plans et priorités de 2014-2015.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne qui favorise l'amélioration continue. Le Cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC, qui énonce l'objectif, les résultats attendus, les principes et l'approche ainsi que les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes, a été approuvé par le président le 19 juin 2013.

Le cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC englobe les éléments suivants:

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne à l'appui d'une saine gestion des ressources publiques et la production de rapports financiers fiables y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs domaines de responsabilité pour la gestion du contrôle interne;
• un Code de valeurs et d'éthique de l'ASC;
• des communications et des formations continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers efficaces pour gérer les risques;
• des moyens de surveillance et des mises à jour régulières, au moins deux fois par année, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation des contrôles et des plans d'action au président, au dirigeant principal des finances, aux membres du Comité exécutif et aux membres du Comité d'audit.

L'ASC a établi un Comité d'audit (CA) en 2010. Ce dernier est composé du Président de l'ASC, de trois membres externes dont un préside le Comité et de deux membres d'office, soit le Dirigeant principal des finances et le Dirigeant principal de la vérification et évaluation. Le CA fournit des conseils et surveille les processus de gestion, de contrôle et de responsabilisation. Il examine entre autres le système de contrôle interne de l'ASC, notamment par la mises à jour des résultats des évaluations et les plans d'action relatifs au système de CIRF ainsi que les rapports financiers. En 2013-2014, le CA s'est réuni trois fois et a participé à cinq téléconférences.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

L'ASC a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes courantes :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère centralement le versement des salaires et l'acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués du ministère et fournit des services relatifs aux installations;
• le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'ASC les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• le ministère de la Justice fournit les services juridiques à l'ASC;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services de technologies de l'information à l'ASC dans les secteurs des courriels, des centres de données et de télécommunications. L'étendue et les responsabilités sont identifiées dans l'entente intergouvernementale entre SPC et l'ASC.

Ententes particulières :

• Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC une plateforme financière du système SAP pour saisir et déclarer toutes les transactions financières.

3. Résultats de l'évaluation pour l'exercice 2013-2014

Au cours de 2013-2014, l'ASC a terminé les tests d'efficacité de la conception et a significativement progressé au niveau des tests d'efficacité opérationnelle dans tous les secteurs de contrôle clés. La surveillance continue a été mise en œuvre conformément au plan.

3.1 Tests d'efficacité de la conception des contrôles clés

En 2013-2014, l'ASC a effectué, conformément au plan, les tests d'efficacité de la conception des éléments de contrôles clés suivants : gestion des risques organisationnels, établissement des budgets, suivis prévisionnels et travaux en cours (immobilisations). D'autre part, l'ASC a ajouté les tests d'efficacité de la conception pour les secteurs de contrôles suivants : retenues de garantie et créditeurs en fin d'exercice.

Faisant suite aux tests d'efficacité de la conception, aucune amélioration n'a été nécessaire.

3.2 Tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2013-2014, l'ASC a effectué, conformément au plan, les tests d'efficacité opérationnelle pour la gestion du risque organisationnel, l'instrument de délégation et l'attribution des pouvoirs délégués, les contrôles informatiques généraux et la radiation et l'aliénation. D'autre part, l'ASC a ajouté des tests d'efficacité opérationnelle pour les dépenses opérationnelles (approvisionnement au paiement), les retenues de garantie et les créditeurs en fin d'exercice.

Faisant suite aux tests d'efficacité opérationnelle, l'ASC a identifié les améliorations possibles suivantes :

Instrument de délégation

• Assurer systématiquement la revue annuelle de l'instrument.
  • L'amélioration a été mise en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Attribution des pouvoirs délégués

• Améliorer les communications en ce qui a trait aux ajouts et retraits des pouvoirs délégués ainsi que pour la mise à niveau des formations requises pour conserver sa délégation.
• Assurer la mise à jour en temps opportun du fichier maître des spécimens de signatures.
  • Les améliorations ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Approvisionnement au paiement

• Assurer l'exactitude des données publiées sur le site Web en ce qui a trait à la divulgation proactive des contrats de plus de 10 mille dollars, et ce dans les 30 jours suivants la fin de la période visée pour le rapport.
  • L'amélioration a été mise en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Retenues de garantie

• Dispenser la formation nécessaire pour assurer un traitement comptable uniforme pour la comptabilisation des retenues de garantie et le remboursement des retenues d'années antérieures.
  • L'amélioration a été mise en œuvre dans ce secteur de contrôle.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

En 2013-2014, l'ASC a effectué, conformément au plan, la surveillance continue des contrôles clés pour la paye et pour les paiements de transfert.

Faisant suite aux activités de surveillance continue, l'ASC a identifié les améliorations possibles suivantes :

Paye

• Modifier le Rapport de présence des employés occasionnels afin que le gestionnaire du centre de responsabilité soit responsable de certifier que les services ont été rendus.
• Prendre les mesures appropriées en lien avec des heures non travaillées qui ont été réclamées et payées et effectuer les rappels nécessaires aux gestionnaires eu égard à leurs responsabilités en lien avec la certification des services rendus.
  • Les améliorations ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Paiements de transfert

• Conserver les preuves requises pour soutenir les contrôles internes;
• Appliquer des mécanismes de contrôles afin de s'assurer que les pièces justificatives appropriées accompagnées d'une note de service comportant les informations nécessaires soient jointes aux demandes de paiements.
• Assurer l'exactitude des décisions des membres du Comité exécutif inscrites aux minutes incluant les conditions ou assujettissements, le cas échéant.
  • Les améliorations ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

4. Plan d'action de l'Agence spatiale canadienne

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2013-2014

Au cours de 2013-2014, l'ASC a continué de réaliser des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés et l'état d'avancement des travaux est conforme aux attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les progrès réalisés par l'ASC d'après les plans identifiés dans l'annexe de l'exercice précédent sont résumés ci-dessous :

Secteurs de contrôles clés	Documentation	Test		Surveillance continue	État de l'avancement des travaux
		Conception	Opérationnelle
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel		Oui	Oui		Les tests d'efficacité de la conception et opérationnelle sont terminés. Aucune lacune n'a été identifiée.
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués			Oui		Les tests d'efficacité opérationnelle sont terminés et des lacunes ont été identifiées. Les améliorations ont été mises en œuvre.
Établissement des budgets et Suivis prévisionnels		Oui			Les tests d'efficacité de la conception sont terminés. Aucune lacune n'a été identifiée.
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux			Oui		Les tests d'efficacité opérationnelle sont terminés. Aucune lacune n'a été identifiée.
Contrôles au niveau des processus
Paye				Oui	Des tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Les améliorations ont été mises en œuvre.
Radiation et aliénation			Oui		Les tests d'efficacité opérationnelle sont terminés. Aucune lacune n'a été identifiée.
Travaux en cours - immobilisations		Oui			Les tests d'efficacité de la conception sont terminés. Aucune lacune n'a été identifiée.
Paiements de transfert				Oui	Des tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Les ameliorations ont été mises en œuvre.
Évaluations supplémentaires non prévus au plan de l'exercice financier précédent
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement			Oui		Des tests d'efficacité opérationnelle ont été ajoutés pour 2013-2014 et des lacunes ont été identifiées. Les améliorations ont été mises en œuvre.
Créditeurs en fin d'exercice	Oui	Oui	Oui		Ces secteurs de contrôles ont été ajoutés en cours d'année. La documentation, les tests de l'efficacité de la conception et opérationnelle sont terminés et des lacunes ont été identifiées. Les améliorations ont été mises en œuvre.
Retenues de garantie	Oui	Oui	Oui

4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les années suivantes

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, l'ASC terminera l'évaluation complète de son système de CIRF en 2014-2015. À ce moment, l'ASC appliquera son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque dans tous les secteurs de contrôle. L'état et le plan d'action pour l'achèvement de l'évaluation des secteurs de contrôles identifiés et la poursuite de la surveillance continue pour l'exercice 2014-2015 et les prochains exercices financiers sont :

Secteurs de contrôles clés	Éléments de l'évaluation
	Tests d'efficacité de la conception et améliorations	Tests d'efficacité opérationnelle et améliorations	Surveillance continue cycliqueNote de bas de page 1
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel	Terminés	Terminés	2015-2016
Évaluation du rendement et Formation obligatoire	Terminés	2014-2015	2015-2016
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués	Terminés	Terminés	Années à venir
Établissement des budgets et Suivis prévisionnels	Terminés	2014-2015	Années à venir
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux	Terminés	Terminés	2014-2015
Contrôles au niveau des processus
PayeNote de bas de page 2	Terminés	Terminés	2014-2015
Voyages et Accueil	Terminés	Terminés	2015-2016
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement	Terminés	Terminés	2014-2015
Radiation et aliénation	Terminés	Terminés	2014-2015
Travaux en cours - immobilisations	Terminés	2014-2015	Années à venir
Paiements de transfert	Terminés	Terminés	2015-2016
Procédures de fin de mois/ année et rapports financiers	Terminés	Terminés	Années à venir