Vérification des contrôles de base de la Commission des libérations conditionnelles du Canada

Objectif et portée

Cette vérification avait pour but de déterminer si les contrôles de base de la gestion financière^[1] en place à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) conduisent à la conformité aux exigences essentielles des lois, des politiques et des directives correspondantes. Pour connaître les critères de vérification, se reporter à http://www.tbs-sct.gc.ca/report/orp/2011/ccac-cvcb-fra.asp.

La vérification a porté sur toutes les opérations, les dossiers et les processus dirigés par la CLCC au bureau national et aux bureaux régionaux du Québec et des Prairies du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. Elle n’a pas examiné les opérations, les dossiers et les processus des bureaux régionaux de l’Atlantique, du Pacifique et de l’Ontario.

Les opérations ont été choisies parmi celles de l’exercice 2011-2012. La vérification visait à examiner un échantillon de transactions se rapportant à chacune des politiques et directives figurant à l’annexe A du présent rapport.

Conformité aux normes professionnelles

La présente vérification a été menée conformément aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada. Une inspection des pratiques n’a pas été menée.

Pourquoi est-ce important

La population canadienne s’attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement, que les fonds publics fassent l’objet d’une gestion prudente, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s’attend également à des rapports fiables et transparents sur la façon dont le gouvernement dépense les fonds publics en vue d’obtenir des résultats pour les Canadiennes et les Canadiens.

La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En leur qualité d’administrateur des comptes, les administrateurs généraux doivent s’assurer que l’organisation des ressources permet de réaliser les objectifs ministériels, conformément aux politiques et aux directives gouvernementales, veiller à ce que des systèmes de contrôle interne efficaces soient en place, signer les comptes ministériels et s’acquitter d’autres fonctions particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l’administration de leur ministère ou de leur organisme.

Constatations et conclusions de la vérification

La vérification des contrôles de base de la Commission des libérations conditionnelles du Canada a permis de constater la conformité aux exigences de trois politiques et directives, la conformité partielle à neuf politiques et directives et la non-conformité à une des directives^[2].

D’abord, nous avons relevé des faiblesses quant à l’administration du programme de cartes d’achat pour la plupart des cartes d’achat visées par la vérification. Ensuite, certains cadres supérieurs n’avaient pas suivi la formation obligatoire requise relativement aux pouvoirs délégués correspondant à leur fonction. En outre, dans certains dossiers de passation de marchés, les documents à l’appui de la décision prise étaient absents. Par ailleurs, pour bon nombre d’ententes de rendement, les objectifs de rémunération au rendement n’avaient pas été fixés avant le début de la période visée. De plus, la majorité des dossiers d’employé ayant fait l’objet de la vérification ne contenaient pas les documents requis relativement aux départs. Finalement, dans le cas d’une grande part des dossiers vérifiés concernant des voyages et des heures supplémentaires, les dépenses n’avaient pas été préalablement approuvées.

Recommandations

La CLCC devrait mettre en place des processus opérationnels visant à assurer une administration adéquate du programme de cartes d’achat. Elle devrait aussi faire en sorte que tous les gestionnaires exerçant des pouvoirs délégués de signer des documents financiers aient suivi la formation requise à cet effet. La CLCC devrait établir des processus opérationnels lui permettant d’assurer que soient complétés et conservés les documents à l’appui des décisions en matière de passation de marchés. Elle devrait de plus veiller à ce que les objectifs en matière de rémunération au rendement soient fixés avant le début de la période visée. En outre, la CLCC devrait mettre en place des processus opérationnels visant à assurer que les procédures de départ soient suivies et documentées. Enfin, la CLCC devrait faire en sorte que l’engagement des dépenses soit documenté avant que celles-ci ne soient effectuées.

Réponse de la direction

La direction a accepté les constatations de la vérification et elle a mis au point un plan d’action en vue de donner suite aux recommandations. Le plan d’action de la direction devrait être pleinement mis en œuvre d’ici le mois de juin 2013.

Les résultats de la vérification et le plan d’action de la Direction ont fait l’objet de discussions avec l’administrateur général de la CLCC et le Comité de vérification des petits ministères et organisme. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant ce plan d’action jusqu’à ce que des mesures soient prises relativement à chaque constatation.

Annexe A : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification