Marche à suivre
Les Citoyens ou organismes Canadiens souhaitant obtenir des emblèmes héraldiques officiels doivent envoyer une lettre au héraut d'armes du Canada indiquant qu'ils désirent « recevoir des emblèmes héraldiques émanant de la Couronne du Canada en vertu des pouvoirs exercés par le gouverneur général ».
Les particuliers doivent joindre à leur lettre :
- un formulaire dûment rempli (no. I-2006-1);
- une preuve de citoyenneté canadienne;
- une notice biographique à jour faisant état de leurs diplômes d'études, de leur expérience professionnelle et de leurs contributions bénévoles et communautaires;
- les noms de deux personnes pouvant servir de références.
Les organismes doivent inclure :
- un résumé de leurs antécédents et une copie du document établissant leur existence légale au Canada;
- un rapport annuel ou des états financiers à jour;
- une copie de la résolution de leurs instances dirigeantes demandant la concession d'emblèmes.
La concession d'emblèmes héraldiques, définie comme un honneur, rend hommage à la contribution à la communauté du demandeur. La documentation fournie est donc un instrument clé permettant au héraut d'armes du Canada d'évaluer l'admissibilité de la demande.
Sur la recommandation du héraut d'armes du Canada, le chancelier d'armes (le secrétaire du gouverneur général) ou le vice-chancelier d'armes (le sous-secrétaire de la Chancellerie) signe un mandat autorisant la concession d'emblèmes. une facture pour les frais administratifs est alors envoyée au demandeur.
Chaque dossier est confié à l'un des hérauts d'armes de l'Autorité. Le processus de concession comprend trois grandes étapes : la conception des emblèmes sous forme écrite, la création d'un dessin préliminaire et la production des lettres patentes officielles.
Lorsque les frais administratifs ont été réglés, le héraut d'armes, spécialiste en matière d'emblématique, travaille de concert avec le demandeur à définir les éléments potentiels à inclure, lesquels doivent respecter les règles de l'héraldique. La description écrite des emblèmes, une fois acceptée par le héraut d'armes du Canada, est envoyée au demandeur pour approbation.
Une fois la description écrite approuvée, le demandeur signe une formule d'entente autorisant un des artistes de l'Autorité à préparer un dessin préliminaire des emblèmes. Le dessin est revu par le héraut Fraser, artiste principal de l'Autorité, approuvé par le héraut d'armes du Canada, puis envoyé au demandeur pour approbation.
La troisième étape est celle de la préparation du document de concession. Ce document officiel, appelé lettres patentes, inclut la représentation finale des emblèmes et un texte légal de concession. il est signé par les autorités compétentes et le sceau de l'Autorité héraldique du Canada y est apposé.
Le demandeur choisit le format de ses lettres patentes, soit l'option à une ou deux feuilles. Les lettres patentes sont bilingues et le demandeur indique la langue officielle (français ou anglais) qu'il souhaite voir à la gauche du document. des formules d'entente distinctes sont préparées pour la réalisation du dessin final et pour la calligraphie du document.
La concession est consignée dans le Registre public des armoiries, drapeaux et insignes du Canada et un avis officiel est publié dans la Partie I de la Gazette du Canada sous la rubrique « résidence du gouverneur général ».
