Authentification des documents

L’authentification : de quoi s’agit-il?

L’authentification vise à certifier l’authenticité de la signature, du sceau et le poste occupé par un fonctionnaire qui a le pouvoir d’établir, de délivrer ou de certifier un document de manière à ce qu’un document établi, délivré ou certifié dans une province, un territoire ou un pays soit reconnu dans un autre. Cependant, l’authentification ne permet pas de certifier l’authenticité, la légalité ou la crédibilité des documents ni de leur contenu.

Nous authentiquons authentifie une vaste gamme de documents pour le public. Dans le cas d’un document public canadien, vous pouvez nous demander de l’authentifier en certifiant que la signature du fonctionnaire, le sceau ou le timbre figurant sur le document sont authentiques.

Votre document doit-il être authentifié?

Les exigences relatives à l’authentification varient d’un pays à l’autre. Avant de nous envoyer des documents pour les faire authentifier, veuillez communiquer avec l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat du pays dans lequel ils seront utilisés afin de savoir si l’authentification est nécessaire.

Si les documents doivent être authentifiés, vous devriez obtenir cette authentification avant de prendre les dispositions pour votre voyage à l’étranger. Veuillez noter que les missions ou les ambassades canadiennes à l’étranger se trouvent souvent dans l’incapacité d’authentifier les documents. Par conséquent, veuillez prévoir suffisamment de temps pour le processus d'authentification, y compris l'envoi de documents.

Frais de l’authentification

L’authentification des documents est gratuite.

Quels documents peuvent être authentifiés?

• Même si l’authentification ne s’applique pas au contenu d’un document, nous nous réservons le droit de refuser d’authentifier un document lorsque son contenu est trompeur ou lorsque nous croyons que le document sera utilisé à des fins frauduleuses. Vous serez informé si l’authentification est refusée. Nous pouvons aussi renvoyer l’affaire à la Gendarmerie royale du Canada.
• Nous n’authentifions que les documents pour lesquels vous faites une demande à cet effet.
• Concernant les documents délivrés au Canada, nous n’authentifions que les signatures des fonctionnaires canadiens. Exception : nous pouvons authentifier la signature et le sceau d’un fonctionnaire d’une ambassade, d’un haut-commissariat ou d’un consulat d’un pays accrédité au Canada.  Veuillez toutefois vous assurer que le nom du signataire est écrit en alphabet latin.
• Nous n’authentifions pas les documents religieux canadiens même s’ils sont certifiés par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien.
• Les photocopies doivent être certifiées copies conformes par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien faute de quoi ils vous seront renvoyés sans avoir été authentifiés. Veuillez-vous référer aux règles applicables dans la province ou le territoire où le document doit être certifié, pour savoir qui est habilité à dûment certifier les documents.

Pour avoir de l’information sur les exigences relatives à l’authentification, cliquez sur les liens ci-dessous correspondant aux types de documents. Si les exigences ne sont pas respectées, les documents vous seront retournés sans avoir été authentifiés.

• Actes de naissance, certificats de mariage, de divorce ou de décès
• Documents délivrés par un établissement d’enseignement
• Vérifications du casier judiciaire (certificat de police) ou d’attestations d’empreintes digitales
• Documents étrangers
• Documents canadiens rédigés dans une langue étrangère
• Déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger

Actes de naissance, certificats de mariage, de divorce ou de décès

• Nous n’authentifions que les versions originales intégrales des actes de naissance et des certificats de mariage ou de décès délivrés par le bureau de l’état civil de la province ou du territoire pertinent, signés essentiellement par le registraire adjoint ou le registraire général de l’état civil. Remarque : nous n’authentifions pas les certificats plastifiés en format abrégé (pour le portefeuille).
• Les documents de recherche de certificats de mariage délivrés par la province de l’Ontario doivent être notariés pour pouvoir être authentifiés.
• Les photocopies des actes de naissance et des certificats de mariage ou de décès peuvent être authentifiées seulement s’ils sont émis par l’état civil. Elles doivent cependant avoir été dûment certifiées conformes aux originaux par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien. Les photocopies de documents qui ne sont pas dûment certifiées conformes vous seront retournées sans avoir été authentifiées.
• Les certificats de divorce et les documents relatifs au divorce (ordonnances de divorce, jugements de divorce, etc.) doivent être délivrés par un tribunal canadien. De plus, il doit y figurer la signature originale du greffier, ainsi que le sceau ou le timbre du tribunal. Si la signature est illisible, vous devez demander au greffier d’écrire son nom en caractères d’imprimerie ou d’apposer un timbre portant son nom en caractères d’imprimerie.
• Nous n’authentifions pas les certificats de décès des salons funéraires.
• Nous n’authentifions pas les documents religieux même s’ils sont certifiés par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien. Ces documents sont, par exemple :
• les actes de baptême;
• les certificats de mariage religieux;
• les documents délivrés par une institution religieuse.

Documents délivrés par un établissement d’enseignement

• Nous authentifions uniquement les diplômes ou relevés de notes délivrés par des établissements d’enseignement canadiens reconnus par le ministère de l’Éducation de la province ou du territoire.
• Les diplômes, relevés de notes ou lettres d’inscriptions des collèges ou des universités doivent être signés par le bureau du registraire et porter le sceau de ce dernier. De plus, une signature complète, nom et titre, doit figurer sur le document.
• Les diplômes et relevés de notes originaux des écoles secondaires et primaires canadiens doivent contenir une signature original du directeur ou du directeur adjoint de l’école qui a délivré le document. De plus, une signature complète, nom imprimé et titre, doit figurer sur le document. Les documents scolaires autres que les diplômes et relevés de notes doivent être notariés pour pouvoir être authentifiés.
• Si vous demandez à l’établissement d’enseignement de nous envoyer le document directement, il est impératif qu’il y joigne le formulaire de demande faute de quoi le document sera renvoyé à l’établissement d’enseignement sans avoir été authentifié.
• Nous ne pouvons pas authentifier les documents suivants s’ils ne sont pas notariés :
• attestations de cours;
• certificats d’enseignants de l’anglais aux allophones;
• certificats de mérite;
• lettre d’offre d’admission ; ou
• autres documents délivrés par les établissements d’enseignement qui ne sont pas des diplômes ni des relevés de notes.
• Les photocopies de diplômes et de relevés de notes peuvent être authentifiées. Cependant, elles doivent être certifiées conformes par le bureau du registraire, le directeur ou le directeur adjoint de l’établissement, par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien.

Vérifications du casier judiciaire (certificat de police) ou d’attestation d’empreintes digitales

• Les vérifications de casier judiciaire et les attestations d’empreintes digitales ainsi que les documents émanant d’un poste de police provinciale ou locale du Canada doivent être certifiés conformes par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien avant de pouvoir être authentifiés. Exception : les documents émanant du quartier général de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) à Ottawa (exemplaires en noir et blanc portant le sceau de la GRC) n’ont pas à être certifiés conformes.
• Vérifiez auprès de l’ambassade, du haut-commissariat ou du consulat du pays concerné s’il accepte une photocopie certifiée conforme de la déclaration de police ou s’il exige le document original notarié. S’il vous faut le certificat de police original, vous devrez le demander auprès du quartier général de la GRC à Ottawa.

Documents étrangers

• Les documents provenant de pays étrangers doivent être signés par un représentant de l’ambassade, du haut-commissariat ou du consulat du pays d’origine accrédité au Canada et porter son sceau. Veuillez-vous assurer que le nom du signataire est écrit en caractères d’imprimerie et en alphabet latin.
• Lorsque l’établissement auquel le document est destiné exige qu’il soit traduit, il est impératif que la traduction soit certifiée par un traducteur agréé canadien et par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien.
  
  * Remarque: Un notaire peut également certifier la traduction comme vraie si il/elle comprend et parle les deux langues. Si tel est le cas, veuillez-vous assurer que ce soit bel et bien écrit sur le document que le notaire attestent parler les deux langues et qu’il ou elle certifie que la traduction est vraie accompagné de leur signature et sceau.

Documents canadiens rédigés dans une langue étrangère

• Les documents provenant du Canada et rédigés dans une langue étrangère doivent être traduits en anglais ou en français et certifiés par un traducteur agréé canadien et être certifiés par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien.

Déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger

• Certains pays exigent un « certificat de non-empêchement au mariage » pour qu’un étranger puisse se marier sur leur territoire. Au Canada, il n’est pas possible de délivrer un tel certificat. Cependant, une déclaration peut être établie tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger.
• Si vous avez besoin d’une déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger, vous devez le spécifier sur le formulaire de demande de service d’authentification, à défaut de quoi nous n’émettrons pas de déclaration. De plus, si les documents complémentaires à la déclaration doivent être authentifiés, vous devez l’indiquer sur le formulaire de demande.
• Pour savoir si vous avez besoin d’une telle déclaration ou de tout autre document, vous devez communiquer avec l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat du pays au Canada.
• Veuillez prendre note que certains pays exigent que la déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger soit délivrée au Canada, avant votre départ, et n’acceptent pas un document délivré par une ambassade, un haut-commissariat ou un consulat canadien à l’étranger.
  Vous pouvez présenter votre demande de déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger en personne ou par la poste.
• Vous devez fournir une déclaration solennelle indiquant votre nom au complet, votre état civil actuel et votre adresse permanente au Canada. Nous n’acceptons pas de case postale en guise d’adresse permanente. Une déclaration solennelle peut se faire devant un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadienne.
• Si vous avez été marié ou mariée, vous devez présenter l’original ou une copie certifiée conforme du certificat ou du jugement de divorce.
• Si vous êtes veuf ou veuve, vous devez présenter l’original ou une copie certifiée conforme du certificat de décès de votre conjoint ou conjointe.
• Si vous êtes né ou née au Canada, vous devez présenter l’original ou une copie certifiée conforme de votre acte de naissance ou votre passeport. Si vous êtes né ou née à l’étranger, vous devez présenter les copies certifiées conformes de votre certificat de citoyenneté canadienne et de votre fiche relative au droit d’établissement. Si vous avez perdu cette fiche, vous devez le mentionner dans la déclaration officielle de votre état civil.
• S'il vous plaît prendre note qu’il n’est plus nécessaire d'obtenir une déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger si vous vous mariez au Vietnam. Vous pouvez visiter le site web de l'Ambassade de la République socialiste du Vietnam à l'adresse ci-dessous pour plus de renseignements sur les conditions requises pour le mariage à l'étranger (anglais seulement)

Autres documents

Les exigences suivantes s’appliquent à tous les documents qui n’ont pas été mentionnés précédemment.

• Veuillez faire certifier vos documents par un notaire public ou un commissaire à l’assermentation canadien avant de nous les expédier pour les faire authentifier.
• Exemples de documents qui doivent être notariés avant d’être envoyés :
• procurations
• documents de l’Agence du revenu du Canada
• documents de Citoyenneté et Immigration Canada
• documents d’Industrie Canada
• documents délivrés par Service Canada
• documents émis par un ordre professionnel comme celui des comptables, des ingénieurs ou des dentistes
• certificats d’apprentissage.
• Si les exigences susmentionnées ne sont pas respectées, nous vous renverrons les documents sans les avoir authentifiés.

Présentation ou envoi des documents

PRÉSENTATION EN PERSONNE

• Présentez-vous à notre bureau, 111, promenade Sussex, Ottawa, Ontario, K1N 1J1, documents en mains. Vous n’avez pas besoin de rendez-vous. Veuillez prendre note qu’une autre personne peut venir remettre les documents en votre nom.
• Le bureau est ouvert du lundi au jeudi, de 10 h 00 à midi et de 14 h à 15 h. Il est fermé les vendredis, fins de semaine et les jours fériés et civils.

Délai de traitement

• Nous pouvons traiter jusqu'à 15 documents pendant que vous attendez. Si vous avez plus de 15 documents, vous devez les laisser avec nous et nous vous contacterons quand ils seront prêts à être pris en charge. Cela peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables, selon le nombre de documents dont vous avez besoin d'authentification.
  • 16-30 documents prendront 24 heures à traité.
    • Veuillez noter que les documents déposés à 10 h peuvent être prêts à être remis à 15 h ce jour-là.
  • 31-50 documents prendront 48 heures à traiter
  • 51-100 documents prendront 72 heures à traiter
  • 101+ prendra jusqu'à 5 jours ouvrables

    * Veuillez noter que les heures indiquées ci-dessus sont en heures de travail.

• Nous n’accélérerons pas le traitement des documents, quelle qu’en soit la raison. Il n’y aura aucune exception à cette règle.
• Si vous venez au bureau et si la signature figurant sur les documents ne peut pas être vérifiée dans l’immédiat, vous devrez probablement venir chercher les documents authentifiés à un autre moment.

ENVOI PAR LA POSTE

*À compter du 1^er juillet 2015, vous devrez joindre aux documents une enveloppe de retour pré adressée et suffisamment affranchie, lorsque l’envoi se fait par la poste, ou encore une étiquette d’expédition prépayée si l’envoi se fait par messagerie, faute de quoi la Section de l’authentification et de la signification de documents vous les renverra par la poste sans les avoir authentifiés. Veuillez prendre note que nous n’acceptons pas les bordereaux d'expédition de messagerie portant un numéro de compte.

• Vous devez télécharger, imprimer et remplir le formulaire EXT 2165 qui se trouve sur le site (Demande de service d'authentification - PDF à remplir 152 Ko | PDF 148 Ko) (nous n’acceptons que les formulaires sur support papier). Vous devez joindre le formulaire rempli aux documents faute de quoi ils vous seront retournés.
• Il nous est impossible de retracer les documents envoyés par la poste.
• Nous ne prendrons aucune disposition spéciale pour vous renvoyer les documents.
• Nous ne sommes pas responsables des documents perdus, qu’ils aient été envoyés par la poste ou par messagerie.

Envoyez les documents à :

Affaires mondiales Canada
Section des services d’authentification
125, promenade Sussex
Ottawa (Ontario) Canada
K1A 0G2

Délai de traitement 

• Pour le traitement, prévoyez jusqu’à 20 jours ouvrables à compter de la date à laquelle nous recevons les documents. Au Canada, veuillez ajouter au moins dix jours ouvrables si vous choisissez d’envoyer les documents par la poste et si vous voulez qu’ils vous soient expédiés de la même façon. Le délai sera plus long si nous devons communiquer avec vous pour vous poser des questions concernant votre demande.
• Nous n’accélérerons pas le traitement des documents, quelle qu’en soit la raison. Il n’y aura aucune exception à cette règle.

Demande urgente

• Si vous êtes à l’extérieur du Canada, vous devriez vérifier si l’ambassade ou le haut-commissariat du Canada dans ce pays peuvent authentifier vos documents.
• Si vous êtes à l’extérieur du Canada ou si votre demande est urgente, nous vous recommandons fortement de les envoyer à une personne à Ottawa qui viendra les porter au bureau en votre nom. Vous pouvez aussi faire appel à un fournisseur de service privé tels un fournisseur de service d’authentification et de légalisation ou un huissier des services judiciaires dans la région d’Ottawa-Gatineau afin qu’il apporte vos documents en personne.

Envoi des documents à une ambassade, un haut-commissariat ou un consulat

• Si les documents doivent être envoyés à une ambassade ou un haut-commissariat à Ottawa, veuillez le spécifier sur le formulaire de demande des services d’authentification. Nous les enverrons les enverra à la main pour vous.
• Le paiement destiné à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat, ne doit jamais être sous forme d’argent comptant inséré dans l’enveloppe. Veuillez mettre les documents connexes, photos, mandats postaux, etc. qui ne doivent pas être authentifiés dans une enveloppe séparée et cachetée.  On n’est pas responsable de la perte d’articles envoyés à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat.
• Si les documents doivent être envoyés à un consulat à l’extérieur d’Ottawa, vous devez inclure dans votre envoi une enveloppe pré adressée et suffisamment affranchie, lorsque l’envoi se fait par la poste, ou encore une étiquette d’expédition prépayée si l’envoi se fait par messagerie. Vous devez vérifier auprès de l’ambassade, du haut-commissariat ou du consulat quelles sont leurs exigences afin que les documents vous soient expédiés par la suite.

Vérifier où en est le traitement des documents

• Pour vérifier où en est le traitement de vos documents, il suffit de remplir en ligne le formulaire de demande de statut de documents à authentifier. Veuillez prendre note que nous ne pouvons vous donner ces renseignements qu’après avoir traité vos documents. Si ces derniers doivent être envoyés à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat après avoir été authentifiés, vous devez communiquer avec ce bureau en tout premier lieu.
• Ne téléphonez pas au centre d’appels pour savoir où en est le traitement de votre demande À MOINS QUE vous ayez rempli en ligne le formulaire de demande de statut de documents à authentifier ET qu’il se soit écoulé 20 jours ouvrables.

Pour avoir plus de renseignements, veuillez avec notre centre de renseignements generaux en composant le 613-944-4000 ou 1-800-267-8376.